Het Zuidelijk Informatie NetwerkDigitaliseringValkuilen en adviezen. Stand vanzaken in Zuid Nederland enVlaanderen        ...
 Neem   voldoende tijd voor organisatorische  voorbereiding Houdt er rekening mee dat techniek altijd langer  duurt dan ...
 Neem  voldoende tijd om lopende zaken te  inventariseren Neem voldoende tijd om achterstanden weg te  werken Voorkom d...
   Bij elke organisatieverandering (zo ook bij digitalisering)    ligt de verantwoordelijkheid bij het management   De p...
 Alleen informatie- en promotie-activiteiten zijn NIET  voldoende Betrek eindgebruikers in de testfase Zorg voor een pi...
   Nieuwe en bestaande gebruikers verschillend benaderen   Organiseer gerichte informatiebijeenkomsten   Voldoende tijd...
 Beschouw digitalisering niet te veel als technisch  implementatieproject, want het is eigenlijk een  (organisatie)verand...
Digitalisering                 Zuid-Nederland   Er zijn tussen de provincies    Zeelanden en Limburg aan de    ene kant e...
Digitalisering      Zuid-Nederland             Slechts  een klein deel van de              gemeenten vervangt de analoge ...
DIGITALISERING ZUID-NEDERLAND Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-  originele digitale documenten en p...
Provincie Zeeland        Onderzoeksjaarverslag 2009 Het programma e-dienstverlening  miste aanvankelijk een integrale  vi...
Provincie Zeeland          Onderzoeksjaarverslag 2009   Op basis van opgedane ervaringen    was in toenemende mate sprake...
Digitaliseren strop voor Limburg    (Volkskrant, 22 november 2010)De provincie Limburg heeft eenstrop geleden van 2,5 milj...
VLAAMSE OVERHEID Status en voortgang  van digitalisering rond  Europees gemiddelde In vergelijking met  Nederland is de ...
Gemeentelijke websites                                             (www.indigov.be)                                       ...
E-democratie                      (www.indigov.be)                                                                        ...
Gent digitaliseert alle 76.000grafplaatsen (Belga, 10 november 2010)De stad Gent digitaliseert alle 76.000 graven op haara...
Oost-Vlaanderen start pilootproject rond digitaliserenvan jachtplannen(Belga, 28 oktober 2010)Om discussies rond overlappi...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Digitalisering valkuilen en adviezen

436 views

Published on

Archiefdiensten van overheden zijn onvoldoende aangepast aan de digitalisering. Daardoor ontstaan onnodig gaten in de informatiehuishouding. Wat gaat er mis en hoe komt dat. In deze prsentatie komt u meer te weten.

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Digitalisering valkuilen en adviezen

  1. 1. Het Zuidelijk Informatie NetwerkDigitaliseringValkuilen en adviezen. Stand vanzaken in Zuid Nederland enVlaanderen Bijeenkomst ZIN Claraklooster, ‘s- Hertogenbosch, 25-11-2010
  2. 2.  Neem voldoende tijd voor organisatorische voorbereiding Houdt er rekening mee dat techniek altijd langer duurt dan gepland Ga stapsgewijs automatiseren Laat in een vroeg stadium de mogelijkheden van digitaal werken zien Start klein en laat medewerkers meepratenAdviezen en valkuilen ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  3. 3.  Neem voldoende tijd om lopende zaken te inventariseren Neem voldoende tijd om achterstanden weg te werken Voorkom dat bij de start van digitalisering werkzaamheden ophopen Zorg voor vertrouwen bij de medewerkers Houd er rekening mee dat medewerkers eerst lopende zaken willen afrondenAdviezen en valkuilen ZIN. s-Hertogenbosch, Claraklooster, 25-11-2010
  4. 4.  Bij elke organisatieverandering (zo ook bij digitalisering) ligt de verantwoordelijkheid bij het management De projectleider is niet verantwoordelijk, maar heeft wel een faciliterende functie Wat te doen bij een manager die zelf geen DMS gebruikt? Een projectleider moet kennis hebben van het systeem, beschikken over contactuele vaardigheden en het (hoger) management tijdig inschakelenAdviezen en valkuilen ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  5. 5.  Alleen informatie- en promotie-activiteiten zijn NIET voldoende Betrek eindgebruikers in de testfase Zorg voor een pilot van een bepaald werkproces DMS moet voor iedereen voordeel opleveren Ga niet teveel communiceren ‘TEGEN’ medewerkers in nieuwsbrieven, folders of op intranet maar praat ‘MET’ de mensen!Adviezen en valkuilen ZIN. s-Hertogenbosch, Claraklooster, 25-11-2010
  6. 6.  Nieuwe en bestaande gebruikers verschillend benaderen Organiseer gerichte informatiebijeenkomsten Voldoende tijd voor voorbereidende fase vereenvoudigt de implementatie Regel ondersteunende medewerkers na de implementatie De nadruk moet liggen op implementatie van de applicatie bij gebruikers Voorkom de mogelijkheid om documenten ook buiten het DMS op te slaanAdviezen en valkuilen ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  7. 7.  Beschouw digitalisering niet te veel als technisch implementatieproject, want het is eigenlijk een (organisatie)verandertraject. Een digitaliseringstraject is geen exclusieve DIV- of ICT- aangelegenheid. Invoeren van een DMS is een continue veranderproces: verbeteren, nieuwe releases, nieuwe processen erin, nieuwe mogelijkheden erop en eraan. Zorg dat de verantwoordelijkheid voor de verandering bij het management ligt. Neem de tijd voor organisatorische voorbereiding. Zorg dat de organisatie klaar staat en op orde is. Ga niet te veel en te snel automatiseren. Een toekomstvisie en een organisatieveranderplan vormen de basis voor een digitaliseringsprojectAdviezen en valkuilen: tips ZIN. s-Hertogenbosch, Claraklooster, 25-11-2010
  8. 8. Digitalisering Zuid-Nederland Er zijn tussen de provincies Zeelanden en Limburg aan de ene kant en Noord-Brabant aan de andere kant grote verschillen: in Noord-Brabant wordt op veel grotere schaal gescand dan in de andere provincies Ruim de helft van de Zuidnederlandse gemeenten digitaliseert in meer of mindere mate documenten Een ruime meerderheid van de organisaties maakt naast de digitale dossiers ook nog analoge dossiers ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  9. 9. Digitalisering Zuid-Nederland  Slechts een klein deel van de gemeenten vervangt de analoge documenten door digitale reproducties en vernietigt daarna de papieren originelen. De rest bewaart alle papieren documenten conform de wettelijke bewaartermijnen  Slechts een klein deel van de ondervraagde organisaties overlegt met andere belanghebbenden over het digitaliseren van documenten ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  10. 10. DIGITALISERING ZUID-NEDERLAND Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet- originele digitale documenten en papieren documenten is een bron van verwarring. Dat gaat ten koste van de betrouwbaarheid en het vertrouwen in de overheidsinformatie en maakt het archiefbeheer complex. Ook zijn nog niet alle voorwaarden in organisatorische, technische en personele zin in die mate vervuld dat er voldoende garantie geboden wordt voor duurzame bewaring. Hoewel digitale archiefdocumenten bij Zuidnederlandse overheidsorganisaties in de vorm van webpagina’s, E- mailberichten, PTT-presentaties, klantvolgsystemen enz. aanwezig zijn, beschouwen veel bestuurders deze documenten nog te zeer als voorbijgaand en niet archiefwaardig. ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  11. 11. Provincie Zeeland Onderzoeksjaarverslag 2009 Het programma e-dienstverlening miste aanvankelijk een integrale visie en leiderschap. Na een quick scan is een integrale visie geformuleerd, die nog niet is geborgd en levend gemaakt in de organisatie. Aandacht voor verandermanagement was aanvankelijk niet herkenbaar. Later was er wel een communicatieplan. De veranderkundige component van de verschenen visie wordt benoemd in een actieprogramma, maar is nog niet vertaald in concrete acties. De belangrijkste stappen in het proces van ontwikkeling van e- dienstverlening waren een noodzakelijk gevolg van voorgaande stappen. De aanpak van het hele programma kenmerkte zich door learning by doing. ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  12. 12. Provincie Zeeland Onderzoeksjaarverslag 2009 Op basis van opgedane ervaringen was in toenemende mate sprake van het in beeld brengen van risico’s voor deelprojecten. Een integrale risicoanalyse op het niveau van het totale programma ontbreekt nog. In het traject zijn successievelijk stappen genomen om grip op het proces te houden. Daarbij is een ontwikkeling te zien vanaf verzamelen van initiatieven tot een bewuste afweging van mogelijkheden en te nemen logische stappen. Dat gegeven biedt ruimte om het ambitieniveau in realistische stappen te vertalen. Informatie is in toenemende mate beschikbaar gekomen, mede gestimuleerd door inbreng van ZIN. s- externe expertise. Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  13. 13. Digitaliseren strop voor Limburg (Volkskrant, 22 november 2010)De provincie Limburg heeft eenstrop geleden van 2,5 miljoeneuro, doordat de software voor dedigitale archivering niet goedwerkt. Het project Aristoteles isgestart in 2005 en voorziet indigitalisering van documenten enondersteunt de automatiseringvan werkprocessen. Uit onderzoekvan Bureau Berenschot blijkt dat170.000 stukken niet goed zijngearchiveerd. Het softwarepakketvan een Belgische leverancierblijkt niet te voldoen aan de eisenvan de archiefwet. De provinciezal nieuwe software aanschaffen.De leverancier van de softwareging dit jaar failliet en de 2,5miljoen euro wordt als verlorenbeschouwd. ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  14. 14. VLAAMSE OVERHEID Status en voortgang van digitalisering rond Europees gemiddelde In vergelijking met Nederland is de achterstand van de digitalisering groot Vooral voor tekstmaterialen is de situatie ernstig, zoals bv. voor kranten, die zeer kwetsbaar zijn Ook voor audiovisueel materiaal ‘dringt de tijd’. ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2 5-11-2010
  15. 15. Gemeentelijke websites (www.indigov.be) Vlaanderen/Brussel Nederland in % in %Bevat de website een lijst met veelgestelde vragen? 14 78Biedt de overheidsorganisatie direct toegankelijk via de homepage snel en eenvoudig 34 79alle relevante contactinformatie van de personeelsleden, bezoekadres, postadres,openingstijden, telefoonnummers en mailadressen?Biedt de overheidsorganisatie direct toegankelijk via de homepage snel en eenvoudig 75 90alle relevante algemene contactinformatie van het bestuur?Beschikt de website over een nieuwsrubriek? 81 45Publiceert de overheidsorganisatie op haar website informatie over calamiteiten en 6 97rampenbestrijding (rampenplan)?Biedt de website folders en brochures en/of de mogelijkheid om deze online te 46 90bestellen?Biedt de overheidsorganisatie burgers of verenigingen op haar website de 45 31mogelijkheid om online een aankondiging van activiteiten op te geven?Biedt de website de mogelijkheid van een gepersonaliseerd digitaal loket aan? 5 19Kan een bezoeker zich op de website legitimeren met behulp van de digitale 31 59handtekening?Bevat de website een mogelijkheid om online de status van een product- 25 21/dienstaanvraag te volgen?Bevat de website van de overheidsorganisatie een expliciete vermelding van de 1 32responstijden op e-mails? ZIN. s-Hertogenbosch, Claraklooster, 25-11-2010
  16. 16. E-democratie (www.indigov.be) Vlaanderen/Brussel Nederland in % in %Publiceert de overheidsorganisatie op haar website de namen, de 96 90portefeuilleverdeling en contactgegevens van haar bestuurders?Publiceert de overheidsorganisatie op haar website één of meerdere 62 62beleidsprogramma’s of -dossiersPubliceert de overheidsorganisatie op haar website de begroting van het lopende 18 76jaar?Ontsluit de website de verslagen van de gemeenteraad in beeld en/of geluid? 1 71Biedt de overheidsorganisatie op haar website informatie over de wijze waarop 11 50burgers een onderwerp op de agenda van de gemeenteraad kunnen zetten(burgerinitiatief)?Geeft de overheidsorganisatie op de website aan op welke wijze een burger een 15 22verzoek inzake de Wet openbaarheid van bestuur moet of kan indienen,bijvoorbeeld om inzage in bestuursdocumenten te verkrijgen?Publiceert de overheidsorganisatie op haar website informatie over de 19 98klachtenprocedure of de ombudsdienst?Biedt de overheidsorganisatie op haar website de mogelijkheid om te 3 19discussiëren over bestuurlijke of beleidsrelevante thema’s?Heeft de overheidsorganisatie een online burgerpanel én biedt ze daar informatie 0 16over aan? ZIN. s-Hertogenbosch, Claraklooster, 25-11-2010
  17. 17. Gent digitaliseert alle 76.000grafplaatsen (Belga, 10 november 2010)De stad Gent digitaliseert alle 76.000 graven op haarachttien begraafplaatsen. Het project moet niet alleenhet beheer eenvoudiger maken maar ook burgers entoeristen sneller en correct informeren via een Geo-loket online en op infozuilen."Aan de hand van een luchtfoto of ingescande plannenworden de kaarten ingetekend," aldus schepen vanCatharina Segers. "Daarna worden aan elke grafpersoonsgegevens gekoppeld met een foto van het grafof monument." Het uiteindelijke doel is dat burgers viade website van de stad en op infokiosken de informatiekunnen raadplegen. Volgens de schepen wordt door deautomatisatie en centralisatie het beheer van deconcessies en het toekennen van graven efficiënter."Bovendien kan een gedetailleerd overzicht ookinteressant zijn voor toerisme en monumentenzorg enkan de burger sneller en correcter geïnformeerdworden." Voor acht begraafplaatsen is het project alafgewerkt, zes begraafplaatsen zijn getekend maar defotos moeten nog gekoppeld worden en voor zesbegraafplaatsen moet de digitalisering van de gravennog starten. Tegen eind 2012 moeten alle ZIN. s-Hertogenbosch,begraafplaaten gedigitaliseerd zijn. Claraklooster, 25-11-2010
  18. 18. Oost-Vlaanderen start pilootproject rond digitaliserenvan jachtplannen(Belga, 28 oktober 2010)Om discussies rond overlappingen van jachtgebieden beter aan te pakken eneen correcter beeld van de jachtsector te krijgen, worden in Oost-Vlaanderenalle kaarten van jachtgebieden gedigitaliseerd en samengebracht metkadastergegevens. Het digitale publiek-private samenweringsverband tussenHubertus Vereniging Vlaanderen (HVV), het Agentschap voor Natuur en Bos(ANB) en het Arrondissementscommissariaat (AC) werd donderdag in Gentvoorgesteld. Mogelijks volgt een uitbreiding naar andere provincies."We willen een correcter en globaal overzicht krijgen van de jachtgebiedenen de jachtrechthouders in Oost-Vlaanderen," zegtarrondissementscommissaris Didier Detollenaere. "Op die manier kunnen wejachtconflicten rond overlappingen tot een minimum beperken. Dat zorgtvoor een propere jacht en betere samenwerking tussenjagers, burgers, natuurliefhebbers en overheid" In een digitaal bestandworden zowel jachtplannen, die aangeduid zijn op topografische kaarten, alskadasterplannen verenigd. "Zo kunnen we op perceelsniveau nagaan wiejachtrechten bezit en wie de eigenaar is van het perceel waarop gejaagdwordt." Voorheen en in de andere provincies zijn die gegevens op papierenkaarten beschikbaar, wat niet altijd accuraat en efficiënt werken is. In Oost- ZIN. s- Hertogenbosch, Claraklooster, 2Vlaanderen digitaliseert de Hubertus Vereniging Vlaanderen de kaarten van 5-11-2010de jachtgebieden terwijl het Arrondissementscommissariaat de

×