Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Gevinstrealisering i praksis / ChangeGroup

82 views

Published on

Case om gevinstrealisering i praksis
Implementering af Office 365 som samarbejdsplatform i DSB - Hvordan kan man tilrettelægge forandringsstrategien for implementering af en samarbejdsplatform, så man kan realisere det uindløste potentiale i Office 365? Det gav vores tre oplægsholdere svar på i deres faglige oplæg om gevinstrealisering i praksis, som blev afholdt d. 26. februar 2015.

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Gevinstrealisering i praksis / ChangeGroup

  1. 1. sammen om digital transformation Gevinstrealisering i praksis Oplæg om forandringsledelse og gevinstrealisering i forbindelse med implementering af Office 365 Af Lasse Engel Pedersen, Per Bunch og Karina Brinck Torsdag d. 26. februar 2015
  2. 2. Oplægsholdere Per Bunch • Ansvarlig for den tekniske implementering (Trojka leder) • 10 år som selvstændig konsulent • 8 år i Nokias danske udviklings afd. • PMI/Prince2 projektleder • Arbejder typisk med tekniske løsninger og drift implementeringer Gevinstrealisering i praksis2 Lasse Engel Pedersen • IT Forretningspartner • Arbejdet som IT konsulent/rådgiver • 3 år hos Microsoft • 5 år hos SAP • 2 år hos Deloitte • IT arkitekt hos Danfoss Karina Brinck • Ansvarlig for den organisatoriske implementering • 10 år som selvstændig konsulent • 18 år i A.P. Møller-Mærsk • PMI/Prince2 projektleder • Arbejder typisk med de ”bløde” områder; Kommunikation, Læring, Forandringsledelse
  3. 3. Agenda Fortælle historien om implementering af Office365 hos DSB: • Hvorfor gik DSB i gang med Office365? • Hvad var strategien og metoden? • Hvordan gennemførte vi implementeringen? • Hvordan måler vi effekten? Fokus er på den organisatoriske implementering og den efterfølgende gevinstrealisering Gevinstrealisering i praksis3
  4. 4. Emner • Sæt scenen • Hvordan kommer vi i mål? (strategi/metode) • På med arbejdshandskerne! (gennemførsel/resultater) • Når vi i mål? (effektmåling/udbytte) • Var det hele lige til højrebenet? (udfordringer) Gevinstrealisering i praksis4
  5. 5. Sæt scenen Gevinstrealisering i praksis5
  6. 6. Hvad er Office 365 Alle de bedste produktivitetsværktøjer, samlet som én cloud-løsning • Mere end 15.000 virksomheder i Danmark benytter Office 365. • Office 365 er Microsofts hurtigst voksende produkt nogensinde.
  7. 7. Hvad er Office 365 hos DSB Gevinstrealisering i praksis7 Word Excel PowerPoint Outlook Access OneNote Publisher Lync InfoPath Ny Office-pakke Arbejde, samarbejde og kommunikere effektivt Gemme, dele og samarbejde effektivt Nye alternativer til fildrev Personlig og intern deling Afdeling, teams og ekstern deling
  8. 8. Baggrund for projektet Det startede med et godt tilbud fra Microsoft – Skift jeres licenser og spar penge De gode spørgsmål Er det ikke mere end bare en Office pakke? Kan vi ikke få mere udbytte end bare licens besparelser? Hvis hver medarbejder er 1 time mere effektiv om ugen så er værdien af dette kr 208 mill. /år - Kan vi høste noget at dette? (Forrester analyse) Gevinstrealisering i praksis8
  9. 9. Organisering Gevinstrealisering i praksis9 Trojkaen IT forretningspartner Teknisk projektleder Organisatorisk projektleder Leverandørkorps De bedste kompetencer til opgaverne er ikke nødvendigvis kun hos en leverandør
  10. 10. Gevinstrealiseringspotentialet Gevinstrealisering i praksis10 Firma Teams Individ Individ • Noter • Personlig effektivitet Team • Arbejde på dokumenter samtidigt • Straks afklaringer • Virtuelle møder • Møde & opgave styring Firma • Vidensdeling • Dokumenthåndtering
  11. 11. Forventning til værdiskabelse hos DSB Produktivitetsgevinster: • At forbedre den inviduelle produktivitet og derved få mere tid i det daglige • At finde og dele relevant information internt og eksternt • At kommunikere effektivt internt og eksternt Koordination af løsninger: • Koordinere behov og ønsker og løse disse ved hjælp af platformen Engagere ledere og Superbrugere: • Så de kan medvirke aktivt til realiseringen af værdi Gevinstrealisering i praksis11
  12. 12. Forventning til værdiskabelse hos DSB Gevinstrealisering i praksis12 Der er ikke sat konkrete effektiviseringsmål af DSB Men baseret på tal fra en analyse lavet af Forrester, er nogle pejlemærker formuleret (baseret på 1.825 vidensarbejdere og 45 arbejdsuger om året)
  13. 13. Hvordan kommer vi i mål? (strategi/metode) Gevinstrealisering i praksis13
  14. 14. Hvad er DSB for en størrelse? Ca. 125 lokationer i Danmark med varierende netværks forbindelser Udpræget mange legacy platforme og systemer Mobil platform som spænder over iOS & Android i stort set alle varianter Har fornyligt outsourcet al IT drift til NNIT
  15. 15. Hvad er DSB for en størrelse? Gevinstrealisering i praksis15 PC vendt: Har egen PC og arbejdsopgaver løses primært på PC Ikke PC vendt: Bruger fælles PC og arbejdsopgaver løses primært uden PC Ca. 7800 medarbejdere • Ca. 400 ledere • Ca. 1500 PC vendte medarbejdere • Ca. 5.900 ikke PC vendte medarbejdere (ikke i scope i første udrulning) Organisation • 5 områder: Økonomi, Kommerciel, Personale, Operation, Vedligeholdelse • Derudover stabsfunktioner Geografi • 8 store lokationer: Esbjerg, Fredericia, København, Nyborg, Odense, Taastrup, Aalborg, Aarhus • Samlet ca. 125 lokationer Profiler • Salgspersonale, Håndværkere, Lokoførere, Togførere, Stations-/Servicepersonale, Ledere, Akademikere • Ansat som: AC’ere, HK’ere, tjenestemænd, kontraktlønnede, organiseret i Jernbaneforbundet ORGANISATORISK SET Summasummarum ... En differentieret, forholdsvis uhomogen og geografisk spredt organisation! En god forandringsudfordring 
  16. 16. Målgruppeanalysen viste bl.a. (Spørgeskema besvaret af leder for egne medarbejdere) (MA’er) Gevinstrealisering i praksis16 Konklusioner: • Overvejende ”ældre” medarbejdere med lang anciennitet (kan være sværere at ”flytte”) • Godt IT kendskab • Ret forandringsparate • Har kun lidt tid til træning og foretrækker at ”rode med det selv” Ledere PC vendte MA’er Over 40 år 85% 76% 40-55 år 63% 51% Mere end 10 år i DSB 42% 42% Mere end 20 år i DSB 32% 32% IT kendskab 30% ekspert 29% øvet 34% gennemsnitlig bruger Forandringsparathed (flere kunne markeres) 7% innovatorer 47% tidlige ibrugtagere 52% tidlige flertal Kan afsætte tid til træning 50% kan afsætte 1 time 27% kan afsætte 1 dag Foretrækker at lære sådan 89% afprøve på egen hånd 55% assistance fra andre brugere
  17. 17. Vigtigste interessenter Gevinstrealisering i praksis17 Teknisk IT chef / direktør Skal forstå ændring i operation samt omfanget af forandringerne Sikre involvering af og ejerskab i forretning Driftchef Skal forstå ændringer i "modus operandi" - cloud service Sikre ejerskab i sin organisation Service/Driftleverandør (NNIT) Skal tage ansvar for ændring af drift model Har ansvar for den største del af projektet. Organisatorisk Topledelsen De skal sværges ind fra start og give opbakning De skal tage platformen i brug Direkte leder De skal eje/drive forandringen De skal tage platformen i brug Superbruger netværket De skal tage platformen i brug De skal understøtte udrulningen til PC vendte De skal være med til at sikre håndtering af ændringer efter projekt luk PC vendte medarbejdere De skal tage platformen i brug Læringspartner / Office365 ekspert De skal levere træning ifølge planerne
  18. 18. Implementeringsstrategi og -metode Gevinstrealisering i praksis18
  19. 19. Forandringsstrategi og -metode Gevinstrealisering i praksis19 Hvorfor skal der ske en forandring? Hvad ændres? Hvem bliver berørt Hvornår bliver de implicerede berørt? Hvordan bliver de implicerede berørt?
  20. 20. Forandringsmetode (en tilpasset ADKAR) Gevinstrealisering i praksis20 Det bærende i metoden er, at den øverste ledelse og den daglige ledelse skal spille en væsentlig rolle i forandringsarbejdet. Uden dette ledelsesengagement kommer den ønskede forandring ikke til at ske! Og der skal være fageksperter i organisationen efter projektet lukker så nye features i Office365 også bliver taget i brug. Derfor: Superbrugere og Ledelsen først, så PC vendte medarbejdere understøttet at Superbrugerne
  21. 21. Implementerings- og forandringsmetode Gevinstrealisering i praksis21 Aug-Dec 2013 Jan-mar 2014 Apr-jun 2014 Jul-sep 2014 Okt-dec 2014 Jan-mar 2015 Apr -> 2015
  22. 22. På med arbejdshandskerne! (gennemførsel/resultater) Gevinstrealisering i praksis22
  23. 23. Tidsplan Aktivitet 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q Forberedelse Teknisk implementering Drift implementering Piloter Udrulning Organisatorisk implementering Afslutning 2013 2014 2015 Planlagt Realiseret
  24. 24. AKTIVER -> PLANLÆG -> ENGAGER Gevinstrealisering i praksis24 Aug-dec 2013 Jan-mar 2014 Apr-jun 2014 Jul-sep 2014 Okt –dec 2014 Juni: Pilot 1 Ca. 200 brugere får O2013 OneDrive Lync August: Pilot 2 Ca. 100 brugere får O2013 OneDrive Lync April-maj: Introduktions- og analysemøder med topledelsen for at skabe bevidsthed og opbakning August: Mobilisering af hele organisationen Kaskade af information fra CFO til Direktører til Ledere til medarbejdere September: Introduktion tilbudt ca 1900 ledere og PC vendte MA’er 1,5 times introduktions sessioner i auditorie stil PC cafeer, hele dage med mulighed for hjælp til opsætning og brug September: Alle PC vendte får O2013 OneDrive Lync Oktober- november: Mail migrering December: Sharepoint Teamsites aktiveres Teknisk Organisatorisk
  25. 25. AKTIVER -> PLANLÆG -> ENGAGER Gevinstrealisering i praksis25 August: Etablering af Superbruger netværk September: 2 timers initiel træning til 125 Superbrugere Oktober: Fem 1 times webinarer til 125 Superbrugere November-december: Superbrugere hjælper ledere med forberedelse til leder workshops (OneNote og Lync opsætning) Januar: Seks 1 times webinarer til 125 Superbrugere Info-møder med Superbrugere ang. deres rolle i udrulningen til PC vendte Aug 2014 Sep 2014 Okt 2014 Nov 2014 Dec 2014 Jan 2015
  26. 26. AKTIVER -> PLANLÆG -> ENGAGER Gevinstrealisering i praksis26 Januar: Seks 1 times webinarer efterfulgt af øve cafeer til 275 Ledere November - januar: 3 timers workshops i klasse stil til 275 Ledere White glove tilbud til øverste ledelse Januar-februar: Fokusperiode for de 4 Leder fokusområder December: Fokusområder og mål for Ledere og PC vendte MA’er sættes Januar-februar og marts-april: Fokusperiode for de 2 x 2 medarbejder fokusområder Leder er ansvarlig for træning og ibrugtagning Fokuspakker gøres tilgængelige fra projektet Nov 2014 Dec 2014 Jan 2015 Feb 2015 Mar 2015 Apr 2015
  27. 27. Fokusområder Gevinstrealisering i praksis27 1) Reducer mails med straksafklaring i Lync 2) Reducer logistik og rejsetid med Onlinemøder i Lync 3) Færre forstyrrelser og forgæves kontakt vha tilgængelighed i Lync 4) Bedre mødebooking med Mødesvar/Rumfinder i Outlook 5) Bedre styr på mødenoter og opgaver med OneNote 6) Del filer via OneDrive og Sharepoint Online 7) Arbejd lettere ude af huset med dda.dsb.dk 8) Styrk eksternt samarbejde med Lync og Sharepoint Online Ledere: Fokusområde 1/2 & 4/5 Mål: >80% PC vendte MA’er: Leder vælger 2x2 fokusområder/mål
  28. 28. Når vi i mål? (effektmåling/udbytte) Gevinstrealisering i praksis28
  29. 29. Effektmåling (udbytte for DSB) Måling af brug og værdi efter fokusperiode1: Januar-februar 2015 • Spørgeskema udsendes primo marts 2015 til: • Ledere • PC vendte medarbejdere • Vi spørger om: • kendskab til fokusområder og mål • deltagelse i træning ja/nej • hvor meget platformen bruges • hvilken værdi og produktivitet (sparet tid) man oplever den skaber Måling af brug og værdi efter fokusperiode2: Marts-april 2015 • Spørgeskema udsendes primo maj 2015 til: • PC vendte medarbejdere • Samme spørgsmål • Gennemføres af den blivende organisation
  30. 30. Effektmåling (udbytte for DSB) Gevinstrealisering i praksis30 Udrulning Leder WS
  31. 31. Var det hele lige til højrebenet? (udfordringer) Gevinstrealisering i praksis31
  32. 32. Tekniske driftsudfordringer • Få service leverandøren til at forstå hvordan Cloud servicen skal passes ind i ”hosting” modellen. Ledelsesmæssig forankring • Silo organisering af tekniske kompetencer gør det svært for spids kompetencerne at se det store billede • Mobil aktivering af postkasser er svært hvis ikke der kontrol over de mobile enheder • Få servicedesk og leverandørens L2 teams til at arbejde sammen - få drift leverandøren til at oprette sager hos Microsoft. • IT ledelsen svagt engageret / begrænset viden services og de muligheder der følger med • Få leverandørens ”client operations” til at forstå den nye virkelighed
  33. 33. Organisatoriske udfordringer • Forandringsleder sent involveret, derfor sent i gang med OI aktiviteterne, • Svagt ejerskab i forretningen pga tværorganisatorisk projekt, ingen vil eje for de andre! • Vedligehold har været tilbageholdende, kun berøring med de 8 øverste ledere i området som har ca. 400 ledere og PC vendte medarbejdere • Generelt svært at få tid hos ledelsen • Mobile enheder var ikke understøttet fra start, derfor svært at sælge de meget væsentlige ”sky” fordele med at have adgang alle steder fra • Forholdsvis banale værktøjer, delvist kendte og lette at komme i gang med ... men forandringen er alligevel aldrig banal ... Gevinstrealisering i praksis33 The soft stuff is the hard stuff ;-)
  34. 34. Konklusioner • Office365 har stort potentiale for effektivisering af medarbejderes dagligdag • Alle services og den nye Office pakke (Office 2013) er en forudsætning for at medarbejdere kan se det hele hænger sammen og dermed se en fordel • Kritisk masse af brugere er nødvendigt for at opnå størst udbytte • Den organisatoriske implementering skal ske på et solidt teknisk fundament og skal tage udgangspunkt i at det skal være nemt for brugeren • Brugere (PC vendte) er generelt meget glade for de nye muligheder som kommer med Office365 men er mindre glade for servicedesk’en • OneDrive er pt. ikke helt modent til at man går all-in men det er tæt på • OneNote er det mest oversete værktøj med enormt potentiale Gevinstrealisering i praksis34
  35. 35. Tak for i dag

×