Acuerdo 060 de 2001

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Acuerdo 060 de 2001

  1. 1. ACUERDO 060 DE 2001<br />POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALESEN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS<br /> Catalina Córdoba Cadavid<br />
  2. 2. SOPORTE LEGAL<br />El consejo directivo del AGN en uso de su facultades, en especial las otorgadas por la leyes: 80 de 1989, 489 de 1998 y 594 de 2000, acuerdo 07 de 1994.(órganos de dirección, coordinación y asesoría, gestión documental, estructura de los fondos, entrada y salida de los documentos, descripción de los documentos, reprografía, conservación de los documentos. <br />Adecuada prestación de servicios, bajo los principios de la admón. Pública<br />527 de 1999( firmas digitales el comercio electrónico, mensajes de datos, así mismo las entidades certificadoras.<br />
  3. 3. RAZONES DEL ACUERDO<br />Masificar el uso de las nuevas tecnologías en Colombia, para aumentar la competitividad del sector productivo<br />Modernizar las instituciones publicas y facilitar la información<br />Parte integral de la gestión documental<br />Evolución de la organización por medio del uso oportuno de la información<br />Permitir alas unidades cumplir con el PGD<br />
  4. 4. GLOSARIO<br />Archivo electrónico: documentos electrónicos tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus funciones<br />Comunicaciones oficiales: son las recibidas o producidas por las que legalmente le fueron dadas.<br />Correspondencia: comunicaciones privadas que llegan a la entidad, a titulo personal y no generan tramite para la institución.<br />Documento electrónico de archivo: es la información generada, recibida y comunicada en medios electrónicos, en todo el ciclo vital y siguiendo los criterios archivísticos<br />Documento original: autenticidad e integridad<br />Documento publico: producido por el funcionario publico, en ejercicio de su cargo o con intervención.<br />
  5. 5. Radicación de comunicaciones oficiales: # consecutivo, recibidas o <br />producidas, hora y fecha. Recibo y envío.<br />Registro de comunicaciones oficiales: es el ingreso en el sistema de las comunicaciones recibidas o producidas nombre de la persona o entidad <br />remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias, # de radicación, nombre del funcionario responsable del tramite, anexos y tiempo de respuesta.<br />Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo<br />TRD:<br />
  6. 6. Unidades de correspondencia<br />control y normalización<br />Firmas responsables<br />Radicación<br />Actos administrativos<br />Comunicaciones internas<br />Conservación documental<br />NTC 4436 para papel y NTC 2676 soportes<br />1 gramaje de 75 a 90 g/m2 libre de acido, pH de 7 a 8.5 tintas con estabilidad química insolubles con la humedad<br />Según los técnicos, libres de virus , compatibles comunicaciones oficiales enviadas <br />
  7. 7. 1 copia a la serie otra a la unidad de correspondencia<br />Comunicaciones vía fax , correo electrónico ( de acuerdo con las cuentas activadas)<br />De acuerdo con la ley 527 de 2000 la unidades establecen el control y normalización de las comunicaciones enviadas y recibidas<br />Imagen corporativa: normas ICONTEC<br />Horarios de atención al publico en forma visible.<br />

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