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Gtc 185

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Gtc 185

  1. 1. GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA (GTS) 185 PARA LA PYME MARKET MAYORISTA SAS CARLOS ANDRES SARMIENTO VEGA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 525360 BOGOTÁ D.C 2013
  2. 2. GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA (GTS) 185 PARA LA PYME MARKET MAYORISTA SAS CARLOS ANDRES SARMIENTO VEGA Informe Instructora Clemencia Maldonado Maldonado SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 525360 BOGOTÁ D.C 2013
  3. 3. CONTENIDO pág. INTRODUCCIÓN 4 OBJETIVOS 5 1. LISTA DE CHEQUEO 6 1.1 ANÁLISIS 7 2. PROPUESTA 8 2.1. MODELOS DE DOCUMENTOS SUGERIDOS A LA PYME 9 3. CONCLUSIONES 23 BIBLIOGRAFÍA 24
  4. 4. INTRODUCCIÓN A continuación, mediante esta evidencia, se pretende dar un apoyo a la PYME MARKET MAYORISTA SAS con la norma Icontec, Guía Técnica Colombiana (GTC 185); esta guía nos permite presentar todos aquellos documentos como son constancias, cartas, recomendaciones, entre otros de una forma ordenada, con un lenguaje respetuoso, claro y conciso para que la organización objeto de estudio tenga una mejor gramática y presentación al momento de presentar esta clase de documentos. 4
  5. 5. OBJETIVOS General Presentar todos los documentos con su correspondiente presentación debida, de acuerdo a la Guía Técnica Colombiana (GTC 185) en donde nos señala de forma acertada la presentación de los documentos entregados y recibidos por parte del ente económico Específicos     Realizar una lista de chequeo indicando al gerente si conoce e implementa la norma Icontec, Guía Técnica Colombiana (GTC 185) Determinar los tipos de documentos que utiliza y que no utiliza la PYME Diagnosticar una propuesta para que la PYME aplique, Guía Técnica Colombiana (GTC 185), con el propósito de presentar los archivos de una forma adecuada Concluir aquellos aspectos que la organización debe mejorar con respecto a la norma Icontec, con la finalidad de mejorar la presentación de los documentos 5
  6. 6. LISTA DE CHEQUEO OBJETIVO: Determinar los aspectos generales en la elaboración de documentos según la norma GTC 185 en la organización MARKET MAYORISTAS SAS Variables SI NO 1) Conoce la norma GTC 185 para la elaboración de documentos X 2) Implementa en la elaboración de documentos la norma GTC 185 OBSERVACIONES X 3) Que tipo de documentos utiliza la organización Cartas Mensajes electrónicos Cotizaciones 4)Utiliza hoja de vida para propuestas comerciales X 5) Tipo de documentos que no implementa la PYME Memorandos Informes Actas Constancias y certificaciones Hoja de vida corporativa Tarjetas protocolarias Sobres comerciales Propuesta comercial 6
  7. 7. 1.1 ANÁLISIS Una vez recolectada la información se puede determinar que la PYME MARKET MAYORISTAS SAS no conoce y por lo tanto no implementa la norma Icontec, Guía Técnica Colombiana (GTC 185), por lo cual podemos determinar que en el momento en el que ellos elaboran los documentos los realizan de forma informal; la PYME según la lista de chequeo solo utiliza cartas, cotizaciones y mensajes electrónicos pero estos documentos no se hacen bajo La norma Icontec Guía Técnica Colombiana GTC 185, se determina que la organización no implementa estos documentos como lo son: tarjetas protocolarias, hojas de vida corporativa, sobres comerciales propuestas comerciales, constancias y certificaciones, memorandos, actas e informes, ya que no tienen conocimiento que estos documentos son muy importantes para poder así comprobar o dar valor a cualquier tipo de decisión o información de la organización, en cuanto a la hoja de vida corporativa se determina que no la implementan, ni tienen conocimiento de la elaboración de dicha hoja de vida. Por lo que se genera una propuesta para la redacción de dichos documentos, los cuales incluyan la implementación de dicha norma. 7
  8. 8. 2. PROPUESTA De acuerdo a los resultados obtenidos en la lista de chequeo se puede determinar aquellos documentos que son necesarios elaborar dentro de la PYME, debido a que no manejan un alto volumen de documentación, por tal motivo se le sugiere a la persona autorizada de realizar los documentos qué son los pertinentes para el buen funcionamiento y elaboración de los mismos (memorandos, cartas, Informes, Actas, mensajes electrónicos, hoja de vida corporativa, propuesta comercial, sobres comerciales, tarjetas protocolarias, certificaciones y constancias); adicional a esto también hay que tener en cuenta el debido conocimiento de la norma Icontec GTC 185, la cual tiene como objeto ilustrar de forma correcta el cómo se debe elaborar estos documentos para así poderlos realizar de forma formal y correcta según su destinatario y requerimiento 8
  9. 9. 2.1. ELABORACION DE CARTAS EN LA PYME MARKET MAAYORISTA SAS 1. Se le recomienda que las márgenes sean de la siguiente manera: Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 1.5cm y 2cm Izquierdo entre 3cm y 4cm Derecho entre 2cm y 3cm 2. Se debe escribir en una fuente clara, se recomienda utilizar el tamaño de la fuente entre 10 a 12cm 3. El código se debe colocar de 0 a 1cm 4. se coloca lugar de origen y fecha de elaboración, estos datos se colocan a 1 o 2 interlineas del código, van en orden se coloca primero el nombre del lugar y origen, día, mes y año todo va en minúscula sin separarlo con punto. 5. el destinatario se coloca de 2 a 3 interlineas, se coloca en el siguiente orden denominación o título académico, nombre del destinatario, cargo, organización, dirección, nombre del lugar de origen y país. 6. el asunto se coloca de 2 a 3 interlineas de los datos del destinatario 7. el saludo se coloca de 1 a 2 interlineas después del asunto. 8. el texto se coloca de 1 a 2 interlineas del asunto o del saludo, se escribe a una interlineado sencillo 9. la despedida se escribe de 1 a 2 interlineas del texto. 10. los remitentes y firmas de responsables se coloca de 4 a 5 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida 9
  10. 10. Código: 123 Bogotá, 14 de febrero de 2014 Señor: JOSE FERNANDO MURILLO Gerente General Arroz mayorista Calle 68 # 23-67 Bogotá distrito capital Asunto: garantía de cámaras digitales Cordial saludo señor JOSE FERNADO MURILLO la presente es para comunicarle la garantía de las cámaras canon referencia 2340 las cuales llegaron con defecto de fábrica y no funcionan correctamente, las opciones que tiene la cámara no responde adecuadamente, por tal motivo le sugiero que las devuelvan al proveedor. Nos despedimos atentamente y esperamos su pronta respuesta. MAURICIO CARDENAS SAAVEDRA Coordinador Retail Zona Norte Cel. 312 456 789 10
  11. 11. MEMORANDO A-B 321 Bogotá D.C, 14 de febrero de 2014 PARA: Nombre completo y cargo, en mayúscula DE: Dependencia o nombre y cargo de la persona que lo elabora ASUNTO: Se describe el tema de que trata el memorando Se redacta de forma clara, concisa y directa la información que desea transmitir. La despedida debe ser breve por ejemplo: Cordialmente Se coloca el nombre, cargo y la firma de la persona que lo elaboro. 11
  12. 12. INFORME 1. Las márgenes deben ir: Superior de 3 a 4cm Inferior de 2 a 3cm Izquierdo de 3 a 4 cm Derecho de 2 a 3 cm 2. A una interlinea se debe colocar la dependencia y el código 3. A 2 interlineas se debe colocar el título del informe centrado con mayúscula sostenida 4. de 2 a 3 interlineas debe ir el lugar y fecha de elaboración 5. se coloca el nombre de quien lo elaboro a 2 interlineas del lugar y fecha de elaboración 6. de 2 a 3 interlineas debe ir el objetivo(s) del informe en mayúscula 7. el texto del informe debe ir a 1 interlinea 8. los capítulos 9. las conclusiones, recomendaciones, sugerencias y propuestas deben ir en mayúscula sostenida a 2 interlineas del texto 10. de 4 a 5 interlineas de las conclusiones se debe colocar el nombre en mayúscula sostenida y firma del autor o autores del informe. 12
  13. 13. Dependencia y código TITULO DEL INFORME Bogotá D.C, 14 febrero de 2014 ELABORADO POR: Se coloca el nombre de la persona que elaboró el informe OBJETIVO Se colocan los objetivos que se quieren realizar con la elaboración del informe CAPITULOS: Se describen los capítulos del informe EL TEXTO: se debe redactar de forma clara, coherente y con buena ortografía y gramática. Todo el texto va a 1 interlinea CONCLUSIONES NOMBRE Y FIRMA DEL AUTOR Y AUTORES DEL INFORME 13
  14. 14. CORREO ELECTRONICO Bogotá D.C, 14 de febrero de 2014 Apreciada señora y el nombre de la persona El texto debe contener la información clara y concisa de lo que se desea transmitir, utilizando una buena gramática y una buena ortografía Cordial saludo Nombre de la persona que lo envió Cargo Nombre de la organización 14
  15. 15. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS El certificado y la constancia tienen la misma información y distribución solo cambia el titulo si es constancia o certificado. Las márgenes deben ser así: Superior de 3 a 4 cm Inferior de 2 a 3 cm Derecho de 2 a 3 cm Izquierdo de 3 a 4 cm 1. El código es opcional se coloca a una interlinea 2. lugar y fecha de elaboración este va a 2 interlineas del código 3. de 4 a 5 interlineas se coloca el cargo de la persona responsable en mayúscula sostenida y centrada 4. se coloca si en constancia o certificado centrado en mayúscula a 4 o 5 interlineas de la persona responsable 5. el texto debe contener el nombre de la persona solicitante en mayúscula y el número de identificación y la información debe ser clara de lo que se está solicitando 6. se da el motivo de la solicitud a 1 interlinea 7. el nombre del responsable debe ir en mayúscula, el cago y la firma de 4 a 5 cm 15
  16. 16. El código es opcional y va a una interlinea Bogotá D.C, 14 de febrero de 2014 Se escribe centrado y en mayúscula sostenido el cargo de la persona responsable Ejemplo: GERENTE COMECIAL DE MARKET MAYORISTA SAS Dependiendo si es constancia o certificado este va en mayúscula sostenido y centrado ejemplo: HACE CONSTAR CERTIFICA El texto debe describir el nombre de la persona quien lo solicita en mayúscula y con el número de identificación. Se describe el motivo por qué se hace la solicitud. NOMBRE, CARGO Y FIRMA CONSTANCIA O CERTIFICADO DE LA 16 PERSONA QUE ELABORO LA
  17. 17. TARJETAS PROTOCOLARIAS Las tarjetas protocolarias forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas. Para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo. El formato más utilizado para las tarjetas protocolarias 9.5 cm de ancho, 5.5 cm de alto, se recomienda utilizar color blanco o marfil. NIT 900535985 – 0 Melquisedec Hernández Gerente 17
  18. 18. SOBRES COMERCIALES Estos sobres son la cubierta que guarda y reserva los documentos o comunicaciones escritas. NIT 900535985 – 0 Bogotá D. C. Hernando Fernández Gerente Comercial Universal pc Ave. 18 N° 8-14 Oriente Bogotá D.C. Remitente: Dirección: Carrera 15 # 78-33 Teléfono: 3134255902 18
  19. 19. HOJA DE VIDA CORPORATIVA La hoja de vida corporativa es el historial laboral en relación a datos personales, estudios, experiencias y referencias que califican a una persona, para el desarrollo de una competencia determinada. Hay que tener en cuenta que estos datos deben ser verídicos en caso de que otras compañías pidan las referencias personales. En el siguiente modelo se indicara como se debe de realizar y organizar un formato de vida, de acuerdo a la norma GTC 185 HOJA DE VIDA MARKET MAYORISTA SAS * Nombre: MARKET MAYORISTA SAS. * Representante Legal: Melquisedec Hernández Gómez * Dirección: Carrera 15 # 78-33 * Teléfono: 3134255902 * E-mail: Marketmayorista@hotmail.com 19
  20. 20. 1- Personal Profesional de la sociedad * Gerencia: Melquisedec Hernández Gómez * Gerente Comercial: Joel Moscote * Administración y finanzas: Giovanny Vela * Asesores de Venta: Laila de León Leonardo Castillo * Contabilidad: 2- Descripción de la Empresa: La empresa MARKET MAYORISTA SAS, es una empresa que ofrece productos como impresoras, multifuncionales, computadores, todo tipo de tecnología insumos, suministros partes y accesorios, maquinaria y equipo de tecnología en redes y telecomunicaciones y los servicios que ofrece son mantenimiento y reparación de computadores y equipos y suministros de cómputo y periféricos. Tipo de sociedad Está constituida como una Sociedad por Acciones Simplificadas SAS, según la ley 1258 del 05 de diciembre del 2008, esta puede ser constituida por uno o varias personas naturales o jurídicas, quienes solo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes, fue constituida por un documento privado de accionista, su naturaleza será comercial independientemente del objeto social de la empresa. 20
  21. 21. 3- Plan Estratégico de la Sociedad: - Misión Somos una empresa dedicada a comercializar productos tecnológicos y al mantenimiento en equipos de cómputo, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes con calidad y buen servicio. - Visión Ser líderes en la comercialización de productos tecnológicos y en el mantenimiento de equipos de cómputo a nivel nacional para el año 2016, mediante la búsqueda activa de nuevos clientes, logrando la fidelización de los mismos. - Objetivos General Brindar a nivel nacional los mejores productos tecnológicos y caracterizándonos en el mantenimiento de los equipos de cómputo basándonos en la excelencia y calidad. Específicos 1. Establecer un excelente servicio con calidad y cumpliendo las expectativas de nuestros clientes. 2. Desempeñar nuestra labor con la mayor eficiencia en el campo tecnológico. 3. Mantenernos informados a los avances tecnológicos - Políticas Horario de entrada y salida: 8:00am -5:00pm Portar el carnet en un lugar visible Utilizar el uniforme correctamente No ingresar objetos peligrosos a las instalaciones de la empresa No consumir bebidas embriagantes dentro de la empresa No sacar de las instalaciones de la empresa objetos de trabajo 21
  22. 22. Prohibido hablar por celular No ingresar a páginas sociales en horas laborales 4- Áreas de desarrollo Nombre del Proyecto Contratante Descripción Unidades Periodo Valor Mack Computer Mack Computer Compra de Multifuncionales 50 1 mes $ 500.000 Venta de Multifuncionales, sistemas de recarga de sistemas continuos y chips 60 1 mes $ 720.000 Compra de computadores portátiles e impresoras 42 1 mes $ 635.000 Compra multifuncionales y le hacemos el mantenimiento de las impresoras y de los computadores 50 1 mes $ 810.000 vendemos los chips de instalación y mantenimiento a las impresoras 18 1 mes $ 354.000 Universal pc Universal pc Pc & printer Pc & printer Amigos Online Oklahoma Amigos Online Oklahoma 22
  23. 23. . 3. CONCLUSIONES      Se observó que la PYME MARKET MAYORISTA SAS no conoce ni implementa la Guía Técnica Colombiana (GTS) 185 para la presentación de documentos La PYME no implementa una hoja de vida corporativa para presentar propuestas comerciales Se determina que la PYME no utiliza la documentación organizacional completa Se realizó un análisis detallado sobre las fallas que se le encontraron a la PYME con la finalidad de corregir el contenido Se diagnosticó una propuesta, resolviendo los inconvenientes que se hallaron en los documentos analizados de la organización 23
  24. 24. BIBLIOGRAFIA Normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos organizacionales. GTC - 185. Icontec. Bogotá 2009 24

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