Este documento presenta una introducción a los informes de tablas dinámicas en Excel 2007. Explica conceptos básicos como agregar campos al área de diseño para crear un informe, usar campos como filtros, y cambiar la orientación del informe. También cubre temas como revisar los datos de origen y diferentes métodos para construir un informe, como arrastrar y colocar campos.

1. [CPL & Asociados] presenta:
®
Microsoft Office
®
Excel 2007 Formación de
Introducción a los informes
®
de Tablas Dinámicas

2. Contenido del curso
• Introducción: Analizar los datos
• Lección: Hacer que los datos trabajen por usted
La lección incluye una lista de tareas propuestas y una
serie de preguntas de prueba.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

3. Introducción: Analizar los datos
Su libro contiene una gran cantidad de
datos, pero ¿sabe lo que significan todos
esos números? ¿Los datos responden a
sus preguntas?
Los informes de tabla dinámica ofrecen un
modo rápido y eficaz de analizar datos
numéricos, de observar los mismos datos
de distintas formas y de responder a
preguntas sobre los mismos.
En este breve curso conocerá el
funcionamiento de los informes de tabla
dinámica y aprenderá a crearlos en Excel
2007.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

4. Objetivos del curso
• Usar un informe de tabla dinámica para analizar y resumir
los datos.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

5. Lección
Hacer que los datos trabajen por
usted

6. Hacer que los datos trabajen por usted
Imagínese una hoja
de cálculo de Excel
con cifras de ventas.
Contiene miles de filas
de datos sobre los
vendedores de dos
países y la cantidad
que venden cada día.
Son muchos datos que manejar presentados fila tras
fila y divididos en varias columnas. ¿Cómo es posible
extraer información de la hoja de cálculo y analizar
todos los datos?
Use informes de tabla dinámica, que convierten los
datos en breves y concisos informes que le dicen
exactamente lo que necesita saber.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

7. Revisar los datos de origen
Antes de empezar a
trabajar con un
informe de tabla
dinámica, eche un
vistazo a la hoja de
cálculo de Excel para
asegurarse de que
esté bien preparada
para el informe.
Cuando se crea un informe de tabla dinámica, cada
columna de datos de origen se convierte en un campo
que se puede usar en el informe.
Los campos resumen las diversas filas de información
de los datos de origen.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

8. Revisar los datos de origen
Los nombres de los
campos del informe
provienen de los títulos
de columna de los datos
de origen. Por tanto,
asegúrese de que todas
las columnas tengan un
nombre en la primera fila
de la hoja de cálculo de
los datos de origen.
El resto de las filas situadas debajo de los títulos deben
contener elementos similares en la misma columna.
Por ejemplo, el texto debería estar en una columna, los
números en otra y las fechas en otra. Para decirlo de
otro modo, una columna que contiene números no
debería contener texto y viceversa.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

9. Revisar los datos de origen
Por último, no debería
haber columnas
vacías en los datos
que va a usar para el
informe de tabla
dinámica.
También es mejor que no haya filas vacías.
Por ejemplo, deberían quitarse las filas en blanco que
se utilizan para separar un bloque de datos de otro.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

10. Introducción
A continuación se
explica cómo empezar
a trabajar con un
informe de tabla
dinámica.
Se usa el cuadro de
diálogo Crear tabla
dinámica, que se
muestra aquí.
1. Cuando los datos estén preparados, haga clic en
cualquier lugar de los mismos.
2. En la ficha Insertar , dentro del grupo Tablas , haga
clic en Tabla dinámicay, a continuación, otra vez en
Tabla dinámica . Se abrirá el cuadro de diálogo
Crear tabla dinámica .
Introducción a los informes de tabla
dinámica

11. Introducción
A continuación se
explica cómo empezar
a trabajar con un
informe de tabla
dinámica.
Se usa el cuadro de
diálogo Crear tabla
dinámica, que se
muestra aquí.
3. La opción Seleccione una tabla o rango ya estará
seleccionada. El cuadro Tabla o rango muestra el
rango de datos seleccionado, que se puede cambiar
si así se desea.
4. Haga clic en Aceptar.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

12. Conceptos básicos de los informes de tabla dinámica
Esto es lo que verá en
la nueva hoja de
cálculo después de
cerrar el cuadro de
diálogo Crear tabla
dinámica .
1 En un lateral se encuentra el área de diseño
, preparada para el informe de tabla dinámica.
2 En el otro lateral está la Lista de campos de tabla
dinámica. Esta lista muestra los títulos de columna de
los datos de origen. Como se ha mencionado
anteriormente, cada título es un campo:
País, Vendedor, etc.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

13. Conceptos básicos de los informes de tabla dinámica
El informe de tabla
dinámica se crea al
mover cualquiera de
los campos de la
Lista de campos de
tabla dinámica al
área de diseño.
Para ello, active la casilla de verificación situada junto al
nombre del campo o haga clic con el botón secundario
en el nombre de un campo y seleccione una ubicación a
la que moverlo.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

14. Crear un informe de tabla dinámica
Ahora ya está
preparado para crear
el informe de tabla
dinámica. Los campos
que seleccione para el
informe dependerán
de lo que desee
saber.
Para empezar:
Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en ¿cuánto ha vendido
Reproducir. cada persona?
Para obtener esta respuesta, necesita datos sobre los
vendedores y sus cifras de ventas. Por tanto, en la
Lista de campos de tabla dinámica, active las casillas
de verificación situadas junto a los campos Vendedor e
Importe del pedido . Excel colocará cada campo en el
área predeterminada del diseño.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

15. Crear un informe de tabla dinámica
Ahora ya está preparado
para crear el informe de
tabla dinámica. Los
campos que seleccione
para el informe
dependerán de lo que
desee saber.
Para empezar: ¿cuánto
ha vendido cada
persona?
Para obtener la respuesta, necesita datos sobre los
vendedores y sus cifras de ventas.
Por tanto, en la Lista de campos de tabla dinámica,
activará las casillas de verificación situadas junto a los
campos Vendedor e Importe del pedido . Excel
colocará cada campo en el área predeterminada del
diseño.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

16. Crear un informe de tabla dinámica
La tabla gris situada en
el extremo izquierdo de
la ilustración proporciona
una vista conceptual de
la apariencia que adopta
el informe
automáticamente según
los campos que se
seleccionen.
Éstos son algunos
detalles.
Los datos del campo Vendedor (los nombres de los
vendedores), que no contiene números, aparecen como
filas en el lateral izquierdo del informe.
Los datos del campo Importe del pedido , que
contiene números, aparecen correctamente en un área
situada a la derecha.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

17. Crear un informe de tabla dinámica
No importa que active
la casilla de verificación
situada junto al campo
Vendedor antes o
después que la del
campo Importe del
pedido. Excel las
coloca siempre en el
lugar adecuado de
forma automática.
Los campos sin números se colocarán a la izquierda y
los campos con números a la derecha,
independientemente del orden en que se seleccionen.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

18. Crear un informe de tabla dinámica
Eso es todo. Con solo
dos clic, puede ver de
una ojeada cuánto ha
vendido cada
vendedor.
A continuación le
ofrecemos un par de
sugerencias
relacionadas con el
tema.
En primer lugar, está bien detenerse aunque sólo se hayan
respondido una o dos preguntas; no es necesario que el informe
sea complejo para que sea útil. Los informes de tabla dinámica
ofrecen una manera rápida de obtener una respuesta simple.
En segundo lugar, no debe preocuparse por crear un informe de
forma incorrecta. Excel hace que resulte sencillo probar
características y ver la apariencia de los datos en distintas áreas
del informe.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

19. Ver las ventas por país
Ahora ya sabe cuánto
ha vendido cada
vendedor. No
obstante, los datos de
origen incluyen
información sobre
vendedores de dos
países, Canadá y los
Estados Unidos.
Por tanto, otra pregunta podría ser: ¿a cuánto asciende el
importe de ventas de cada vendedor por país?
Para obtener la respuesta, puede agregar el campo País al
informe de tabla dinámica como un filtro de informe. Los
filtros de informe se emplean para centrarse en un
subconjunto de datos del informe, normalmente una gama de
productos, un intervalo temporal o una región geográfica.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

20. Ver las ventas por país
Al usar el campo País
como filtro de informe,
podrá ver un informe
independiente para
Canadá o los Estados
Unidos o las ventas
combinadas de ambos
países.
Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en
Reproducir.
En la animación se muestra cómo agregar el campo
País como un filtro de informe. Haga clic con el botón
secundario en el campo País de la Lista de campos
de tabla dinámica, haga clic en Agregar a filtro de
informe y quítelo de ahí.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

21. Ver las ventas por país
Al usar el campo País
como filtro de informe,
podrá ver un informe
independiente para
Canadá o los Estados
Unidos o las ventas
combinadas de ambos
países.
Para ello, haga clic con el botón secundario en el
campo País de la Lista de campos de tabla dinámica,
haga clic en Agregar a filtro de informey quítelo de
ahí.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

22. Ver las ventas por fecha
Los datos de origen
iniciales tienen una
columna de
información Fecha del
pedido , por lo que
existe un campo
Fecha del pedido en
la Lista de campos
de tabla dinámica.
Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en
Reproducir.
Eso significa que es posible buscar las ventas de cada
vendedor por fecha.
Vea la animación para aprender a agregar el campo
Fecha del pedido al informe y agrupar los datos de
fecha para crear una vista más manejable.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

23. Ver las ventas por fecha
Los datos de origen
iniciales tienen una
columna de
información Fecha del
pedido , por lo que
existe un campo
Fecha del pedido en
la Lista de campos
de tabla dinámica.
Eso significa que es posible buscar las ventas de cada
vendedor por fecha.
Para buscarlas, agregue el campo Fecha del pedido al
informe y use el cuadro de diálogo Agrupar para
agrupar los datos de fecha y crear una vista más
manejable.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

24. Cambiar la orientación del informe
Aunque el informe de
tabla dinámica ha
respondido a sus
preguntas, el leerlo
por completo entraña
un poco de dificultad:
hay que desplazarse
hacia abajo por la
página para ver todos
los datos.
Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en
Reproducir.
Por eso es posible cambiar la orientación del informe a fin de
obtener una vista distinta más fácil de leer.
Cuando se cambia la orientación de un informe, se transpone
la vista vertical u horizontal de un campo, moviendo las filas al
área de columnas o las columnas al área de filas. Resulta muy
sencillo.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

25. Cambiar la orientación del informe
Aunque el informe de
tabla dinámica ha
respondido a sus
preguntas, el leerlo
por completo entraña
un poco de dificultad:
hay que desplazarse
hacia abajo por la
página para ver todos
los datos.
Por eso puede cambiar la orientación del informe y
obtener una vista distinta más fácil de leer.
Cuando se cambia la orientación de un informe, se
transpone la vista vertical u horizontal de un campo,
moviendo las filas al área de columnas o las columnas
al área de filas. Resulta muy sencillo.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

26. ¿Qué ha pasado con arrastrar y colocar?
Si prefiere crear un
informe de tabla
dinámica mediante el
método arrastrar
ycolocar, tal como se
hacía en versiones
anteriores de Excel,
aún hay una forma de
hacerlo.
Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en
Reproducir.
En la parte inferior de la Lista de campos de tabla
dinámica existen cuadro cuadros denominados Filtro de
informe, Rótulos de fila, Rótulos de columnay Valores.
Como se muestra en la animación, es posible arrastrar
campos a estos cuadros a fin de crear el informe.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

27. ¿Qué ha pasado con arrastrar y colocar?
Si prefiere crear un
informe de tabla
dinámica mediante el
método arrastrar
ycolocar, tal como se
hacía en versiones
anteriores de
Excel, aún hay una
forma de hacerlo.
En la parte inferior de la Lista de campos de tabla
dinámicaexisten cuatro cuadros: Filtro de informe, Rótulos
de fila, Rótulos de columnay Valores. Es posible arrastrar
campos a estos cuadros a fin de señalar cómo se utilizan los
campos en el informe.
En la ilustración se muestra cómo arrastrar el campo Importe
del pedido desde Rótulos de columna al cuadro Valores a
fin de agregar ese campo al área Valores del informe.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

28. Sugerencias para la práctica
1. Crear el área de diseño del informe de tabla dinámica.
2. Crear un informe de tabla dinámica.
3. Cambiar el nombre de un título.
4. Ordenar el informe.
5. Agregar un campo al informe.
6. Agregar un filtro de informe.
7. Cambiar la orientación del informe.
8. Agregar formato de moneda al informe.
Práctica en línea (requiere Excel 2007)
Introducción a los informes de tabla
dinámica

29. Pregunta 1 de la prueba
Una vez creado el informe de tabla dinámica, no es posible
cambiar el diseño. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

30. Pregunta 1 de la prueba: Respuesta
Falso.
Es posible realizar cambios mientras se avanza o simplemente empezar
de nuevo.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

31. Pregunta 2 de la prueba
¿Qué son los campos de tabla dinámica? (Elija una
respuesta).
1. Columnas de los datos de origen.
2. El área donde se intercambian las filas y columnas de datos.
3. El área de diseño del informe de tabla dinámica.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

32. Pregunta 2 de la prueba: Respuesta
Columnas de los datos de origen.
Los títulos de columna de los datos de origen se convierten en los
nombres de los campos que se pueden utilizar para crear el informe de
tabla dinámica. Cada campo resume varias filas de información de los
datos de origen.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

33. Pregunta 3 de la prueba
En la Lista de campos de tabla dinámica, es posible ver qué
campos aparecen ya en el informe. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

34. Pregunta 3 de la prueba: Respuesta
Verdadero.
Los campos utilizados en el informe tienen una marca de verificación al
lado y sus nombres están en negrita.
Introducción a los informes de tabla
dinámica

35. Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en
este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.
Introducción a los informes de tabla
dinámica