Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Case Lehto Group: Arkiston digitointi lisäsi tiedon saatavuutta, paransi tietoturvaa ja helpotti tiedon hyödyntämistä

205 views

Published on

Lehto Group muutti uusiin toimitiloihin, jonka vuoksi vanha ja epäkäytännöllinen arkisto haluttiin digitoida. Canon suoritti vanhan arkiston digitoinnin aikataulussa. Tarpeettomat paperit hävitettiin ja tarpeelliset digitoitiin helposti löydettävään muotoon. Rakennusalalla tärkeät dokumentit kuten rakennuspiirustukset saatiin PDF:n lisäksi TIF-muotoon, ja jatkossa kuvassa olevaa tietoa voidaan hyödyntää aiempaa paremmin. Tieto on helpommin saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Lue lisää arkiston digitoinnin vaiheista ja saavutetuista hyödyistä.

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Case Lehto Group: Arkiston digitointi lisäsi tiedon saatavuutta, paransi tietoturvaa ja helpotti tiedon hyödyntämistä

  1. 1. KELLARINKÄTKÖISTÄ DIGITAALISENARKISTONAIKAAN Lehto Groupin upeat toimi- tilat Vantaan Tikkurilassa saavat siellä vierailevan kävi- jän hieraisemaan silmiään ihastuksesta. Skandinaavista muotoilua toistavat toimi- tilat ovat täynnä hienoja yksityiskohtia ja tunnelma on samaan aikaan tyylikäs, mutta lämmin. Toimitiloissa ei ole henkilökohtaisia työ- pisteitä, mikä palvelee paljon kentällä työtä tekevien rakennusammattilaisten arkea. Tavoitteet Tavoitteena oli saada vanha ja epäkäytän- nöllinen paperiarkisto digitaaliseen muotoon. Haasteet Tietoa oli vaikea löytää. Kellarissa sijainnutta arkistoa ei käytetty ja tietoihin ei päässyt etänä käsiksi. Kaikkea mahdollista tulostet- tiin aina sähköpostikeskusteluista sopimuk- siin ja toiminta aiheutti tietoturvariskin. Ratkaisu Canon suoritti vanhan arkiston digitoinnin. Tarpeettomat paperit hävitettiin ja tarpeelliset digitoitiin helposti löydettävään muotoon metatietoja hyödyntäen. Hyödyt Rakennusalalla tärkeät dokumentit, kuten erilaiset rakennuspiirustukset, saatiin PDF:n lisäksi myös TIF-muotoon, ja jatkossa voi- daan hyödyntää paremmin myös kuvassa olevaa tietoa. Tieto on tulevaisuudessa helpommin saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Aikaa ja rahaa säästyi ja hen- kilökunta viihtyy mukavassa ja tehokkaassa monitilatyöympäristössä. Tietoturvariskiä ei enää ole.
  2. 2. Jalostaminen ja valmistelu Julkaisu,jakel u jahävittäm inen tiedon analysointiToiminnan ja h yödyntäminen Työnkulutjatiedon säilyttäm in en Varastointi ja Tiedon haltuunotto KEHITTÄMIN EN KÄYTTÖÖNOTTO MÄÄRITYS SUUNNITTELU HAL LINTA ”Koska kyseessä on monityötilaympä- ristö, ei henkilöstöllä ole henkilökohtai- sia työpisteitä”, Lehto Groupin IT-koor- dinaattori Katjaana Pölkki kertoo. Omia kaapistoja tai aiemman kaltaista paperiarkistoa ei enää uusissa toimi- tiloissa ole ja säilytysmahdollisuudet ovat tarkoituksellisestikin rajalliset. ”Aiemmin arkisto oli sekamelska, josta kukaan ei löytänyt oikein mitään”, Pölkki kertoo. Edellisessä toimipisteessä oli siis ko- konainen kellaritila, jota juuri kukaan ei käyttänyt, mutta erilaisia arkistoin- titapoja omien työpisteiden ohessa oli senkin edestä. ”Lähtötilanteemme oli se, että aiem- missa toimitiloissamme oli paljon tilaa ja mappikaappeja henkilökunnan oman selän takia. Sähköposteja ja tiedostoja tulostettiin jatkuvasti ja niitä myös kan- ”Canon toteutti digitoinnin tehokkaasti ja laaduk- kaasti ja kaikki digitoidut arkistot ovat todella tarkkaa työtä.” Lehto Groupilla on oltu erittäin tyytyväisiä Canonin tekemään työhön. ”Projektinaikainen hallinta oli erin- omaista ja koordinointi sekä asiakaspalvelu täydellistä”, hehkuttaa Pölkki. ”Isoin juttu tässä oli, että yhteyshenkilömme oli aina tavoitettavissa. Joustoa löytyi myös aikataulujen suh- teen”, Pölkki kiittelee. Lopputulos puhuu puolestaan Jos työ Canonin kanssa sujuikin kuin tanssi, muutos paperien kyllästämällä rakennusalalla ei ollut helppo. HR:n puolesta projektista vastasi Lehto Groupilta henkilöstöasiantuntija Outi Kannuksela. sioitiin omalle pöydälle. Tämä aiheutti myös suuren tietoturvariskin, kun urakka- ja työsopimukset olivat kaik- kien nähtävillä. Tähän haluttiin löytää toimiva ratkaisu.” Canonilta paras ratkaisu Canon valittiin toteuttamaan arkistojen digitointi. Canonin erityinen vahvuus hyvän hinta-laatusuhteen lisäksi oli se, miten Canon pystyi hyödyntämään metadataa arkiston digitoimisessa. Rakennusalalla tärkeät dokumentti- muodot kuten isot kuvat saatiin PDF:n lisäksi myös TIF-muotoon, joten jat- kossa voidaan hyödyntää paremmin myös kuvassa olevaa tietoa. ”Jokaiselle dokumentille saatiin tallennettua tietty data-arvo, jota voimme hyödyntää myös tulevaisuudessa dokumentinhal- linnan myötä”, Pölkki täsmentää. UUDETTOIMITILATKIRITTIVÄT ARKISTONDIGITOINTIA Uudet monitoimitilat olivat syy sille, miksi vanhojen toimitilojen kellarissa sijainnut arkisto haluttiin digitoida. Outi Kannuksela Henkilöstöasiantuntija Katjaana Pölkki IT-koordinaattori ”Vertailimme kattavasti eri vaihtoehtoja ja palveluntarjoajia. Kustannustehokkuus oli yksi tekijä, mutta myös se, missä muodossa arkistot pystyttiin tallentamaan. Aikataulukin oli mukana arviossa, sillä muutto kiritti tarvettamme.” Katjaana Pölkki ”“ TIEDONARVON KASVATTAMINEN ”Vaikka asioista viestittiin paljon ja henkilöstölle tiedotettiin, että muutossa saa siirtyä vain yksi pieni laatikko tavaraa, lähes jokainen hoiti asiat ihan viime tipassa. Moni myös kritisoi sitä, että ei saa vietyä kaikkia papereita mukanaan ja tosi moni oli vähän shokissakin siitä, ettei ole omaa rakasta kaappia, jonne voisi laitta jatkossa omat paperit”, Pölkki ja Kannuksela kertovat. Monitilatyöympäristön ja arkistojen digitoinnin myötä mekaaninen työ on vähentynyt. Arkistojen digitoin- nilla Lehto Groupilla päästiin myös haluttuihin tavoit- teisiin, joista tärkeimpänä oli tilan tehokkuus ja tätä kautta syntyvät säästöt. Uusien toimitilojen myötä henkilökuntakin on ollut tyytyväinen muutokseen ja ymmärtänyt sen perusteet.
  3. 3. Canon Oy Huopalahdentie 24, PL 1 00351 Helsinki puhelin 010 544 20 www.canon.fi Seuraa meitä www.twitter.com/CanonBusinessFI www.youtube.com/CanonBusinessFI www.linkedin.com/company/canon-oy www.slideshare.net/CanonBusinessFI Canon Oy kuuluu maailmanlaajuiseen Canon-ryhmään, joka tarjoaa tulostuksen-, dokumentin- ja informaa- tionhallinnan sekä liiketoiminnan kehittämisen ja ulkoistusliiketoiminnan asiantuntijapalveluita. Canon on myös ammattitulostamisen ratkaisu- jen edelläkävijä, jonka toiminta perustuu mark- kinoiden parhaaseen teknologiaan, sertifioituun palvelutuotantoon sekä jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Lehto Group Oyj Lehto Group on suomalainen rakennusalan konserni, joka keskittyy toiminnassaan talousohjatun raken- tamisen toimintamallin hyödyntämiseen. Talous- ohjatussa rakentamisessa toteutus ja suunnittelu on integroitu kustannushyötyjen saavuttamiseksi. Lehto Group Oyj on noteerattu Helsingin pörssissä vuodesta 2016. Lehto-konserni toimii yhteensä neljällä palvelualueella: asunnot, toimitilat, hyvin- vointitilat sekä korjausrakentaminen. Yhtiöllä on yksitoista toimipaikkaa Suomessa, pääkonttori sijaitsee Kempeleessä. Lue lisää Canonin asiakirjojen digitointipalvelusta: www.canon.fi/document-digitisation/

×