Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Case Keuruu: Keuruun kaupunki sähköisti arkistonsa

177 views

Published on

Keuruulla on viime vuosina havaittu sama ongelma kuin useissa suurissa organisaatioissa, joissa tietoa ja dokumentteja on valtavasti: kun arkistot ovat paperimuodossa ja dokumentteja haetaan manuaalisesti, tiedon löytäminen vie liikaa aikaa. Nyt Keuruun kaupungilla on käytössään kirjanpitolain vaatimukset täyttävä sähköinen arkistointijärjestelmä Säilö, sähköinen allekirjoitus sekä dokumentinhallinnan ratkaisut myös liikelaitoksissa.

Lähetä yhteydenottopyyntö sähköpostitse osoitteeseen demand@canon.fi, niin asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä.

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Case Keuruu: Keuruun kaupunki sähköisti arkistonsa

  1. 1. KOHTISÄHKÖISTÄKEURUUTA Keuruulla on viime vuosina havaittu sama ongelma kuin useissa suurissa organisaatioissa, joissa tietoa ja dokumentteja on valtavasti: kun arkistot ovat paperimuodossa ja dokumentteja haetaan manuaalisesti, tiedon löytäminen vie liikaa aikaa. Myös valtio vaatii kuntia siirtymään kohti sähköisiä toimintamalleja, mikä onkin omalta osaltaan kirittänyt siirtymistä sähköisiin dokumentinhallinnan ratkaisuihin. Tavoitteet Sähköisen loppuarkiston päätavoitteena on luopuminen paperisesta säilytyksestä ja tiedon keskittäminen yhteen paikkaan hel- posti löydettävässä muodossa. Kaupungin liikelaitokset halutaan liittää osaksi sähköistä arkistoa siten, että liikelaitosten tiedonkulku voidaan linkittää osaksi sähköistä arkistoa ja dokumentinhallintaa. Haasteet Tieto on ollut pirstaloituneena useisiin järjes- telmiin ja paperiarkistoihin, eikä yhtenäistä tiedon jakamisen kanavaa ollut. Liikelaitoksil- la ei ole ollut käytössä kunnollista dokumen- tinhallintaa tai sähköistä arkistoa. Ratkaisu Kirjanpitolain vaatimukset täyttävä sähköi- nen arkistointijärjestelmä Säilö. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto. Dokumentin- hallinnan ratkaisut liikelaitosten käyttöön. Hyödyt Järjestelmä skaalautuu nyt koko kaupungin käyttöön. Entistä vahvempi tietoturva ja käyttäjähallinta, hyvä liitettävyys erilaisiin operatiivisiin järjestelmiin sekä yhteinen tie- don jakamisen kanava helpottavat kaikkien arkea. Mari Komonen, palkkapalvelusihteeri
  2. 2. Jalostaminen ja valmistelu Julkaisu,jakel u jahävittäm inen tiedon analysointiToiminnan ja h yödyntäminen Työnkulutjatiedon säilyttäm in en Varastointi ja Tiedon haltuunotto KEHITTÄMIN EN KÄYTTÖÖNOTTO MÄÄRITYS SUUNNITTELU HAL LINTA Kumppanin valinnassa huomioitiin tärkeänä kriteerinä myös se, että sähköisestä arkistoinnista voitaisiin tu- levaisuudessa laajentaa myös digitoin- tipalveluihin ja saattaa olemassa oleva paperiarkisto osaksi täysin sähköistä tiedonhallintaa. Kohti sujuvaa dokumentinhallintaa Julkinen sektori tuottaa yhä enemmän ja enemmän sähköisiä palveluja käyttä- jilleen. Sähköisten palveluiden taustalla on kuitenkin harmillisen usein yhä aikaa vieviä prosesseja sekä epäselviä työnkulkuja. Keuruun kaupungille olikin tärkeää tarttua juuri näihin ongelmiin. ”Haluamme edesauttaa henkilökunnan jaksamista vähentämällä rutiininomai- sia ja työvoittoisia tehtäviä”, sanoo Keuruun kaupungin systeemisuunnit- telija Markku Majaniemi. Keuruulla tieto oli pirstaloituneena useisiin järjestelmiin, eikä käytössä ollut yhtenäistä tiedon jakamisen kana- vaa. Myös manuaaliset allekirjoitukset olivat edelleen arkipäivää. Liikelai- toksilla puolestaan ei ollut käytössä kunnollista dokumentinhallintaa tai KEURUUNKAUPUNKI SÄHKÖISTIARKISTONSA Keuruun kaupungin yhteistyö Canonin kanssa on kestänyt jo yli 20 vuotta. Kumppanuuden syventäminen myös kriittis- ten dokumenttien haltuunottoon ja arkistointiin tuntuikin siis luontevalta jatkolta pitkälle yhteiselle taipaleelle. Markku Majaniemi Keuruun kaupungin systeemisuunnittelija ”Keuruun kaupunki hakee aktiivisesti markkinoiden parhaita ratkaisuja tiedon löydettävyyden paranta- miseksi ja tehostaakseen sisäistä tiedonkulkua. Näin voimme edistää palvelujen parasta mahdollista tarjoa- mista kaupunkilaisille.” Hannu Mars, kaupunginjohtaja ”“ TIEDONARVON KASVATTAMINEN ”Selkeä visio mahdollistaa kaupungin digitalisaation.” Heta Pohjavirta, hallintojohtaja
  3. 3. sähköistä arkistoa. Esimerkiksi Keuruun Vesilaitoksen sopimuskanta oli siis saatava sähköiseen muotoon. Vaatimukset täyttävää ja tietoturvallista, totta kai Laki ja asetukset luovat tiukat raamit loppuarkistolle ja dokumenttien säilytykselle. Sujuvuuden ja help- pokäyttöisyyden lisäksi loppuarkiston on täytettävä Sähke2-standardi. Nyt Keuruulle hankittu Canon Säilö on sekä vaatimustenmukainen että täysin tieto- turvallinen, ja toimii luonnollisena lisänä entiseen do- kumentinhallinnan ratkaisuun. Keuruulla on käytössä myös suuri määrä Canonin monitoimilaitteita, jotka ovat turvatulostuksen piirissä ja tukevat näin osaltaan myös hyvin uutta GDPR-asetusta. ”Referenssit sähköisen arkistoinnin osalta erityisesti Keski-Suomessa vahvistivat luottamustamme Cano- niin. Uskomme, että kun kyse on koneoppimisesta tai tekoälyn hyödyntämisestä, Canonilta löytyy riittävän leveät hartiat viemään Keuruun kaupunkia eteenpäin tällä kehityspolulla”, Markku Majaniemi toteaa. ”Nyt myös Keuruun Vesi –liikelaitos on liitetty osaksi säh- köistä arkistoa niin, että tiedonkulku voidaan linkittää osaksi sähköistä arkistoa, dokumentinhallintaa ja säh- köistä asiointia. Asianhallinnan prosessin tuottama dokumentti voidaan allekirjoittaa sähköisesti mobiili- varmenteella tai pankkivarmenteella.” Vaikeuksien kautta voittoon Suurin haaste Säilön käyttöönotossa olivat tiedos- tot eri järjestelmissä ja niiden tuominen keskitettyyn tiedonhallintaan. ”Järjestelmätoimittajat eivät tiedon siirron kannalta mielellään aukaise näitä rajapintoja, mutta Canonin järjestelmäasiantuntija Hannu Korja auttoi meitä todella merkittävästi omalla ammattitai- dollaan. Sovellustasolla taas käytössämme oleva Ca- nonin avoimen rajapinnan Therefore-dokumentinhal- lintajärjestelmä vauhditti prosessia huomattavasti.” ”Nykyinen, automatisoitu säh- köinen prosessi on helpottanut palkkahallinnon sekä kirjanpidon työtä ja tiedon löydettävyyttä valtavasti. Turhat manuaaliset työvaiheet ovat vähentyneet huomattavasti.” Mari Komonen, palkkapalvelusihteeri Maija Ruoranen, kirjanpitäjä Säilön käyttöönottoa laajennetaan Keuruulla koko ajan, ja tässä vaiheessa arkistoon on alettu viedä esi- merkiksi taloushallinnon dokumentaatiota automaat- tista metatietojen poimintaa hyödyntäen. Toimiva yhteistyö takaa parhaat tulokset ”Yhteistyö Canonin kanssa on sujunut loistavasti. Projekti on laaja, ja meidän on täytynyt edetä askel kerrallaan. Olemme kuitenkin todella tyytyväisiä koko- naisuuteen ja kumppanuuteemme Canonin kanssa.” Tulevaisuudensuunnitelmatkin ovat jo Keuruulla hyvin selvillä. Koska paperiarkistoon kohdistuu edelleen kohtalaisen paljon hakuja, luvassa on muun muassa koko arkiston digitointi älykkäästi louhimalla lähitu- levaisuudessa. Myös tietoturvallista tulostamista on tarkoitus laajentaa. ”Mietimme myös yhteistyötä lähikuntien kanssa tiedonhallinnan näkökulmasta. Uskomme, että Canon on koko toimistoympäristömme kehittämisessä lois- tava kumppani Keuruulle. Haluamme jatkokehittää myös tietoturvaa. Näihin tarpeisiin Canonin Therefore on oivallinen työkalu.” ”“
  4. 4. Canon Oy Huopalahdentie 24, PL 1 00351 Helsinki puhelin 010 544 20 www.canon.fi Seuraa meitä www.twitter.com/CanonBusinessFI www.youtube.com/CanonEurope www.linkedin.com/company/canon-oy www.slideshare.net/CanonBusinessFI Canon Oy kuuluu maailmanlaajuiseen Canon-ryhmään, joka tarjoaa tulostuksen-, dokumentin- ja informaa- tionhallinnan sekä liiketoiminnan kehittämisen ja ulkoistusliiketoiminnan asiantuntijapalveluita. Canon on myös ammattitulostamisen ratkaisu- jen edelläkävijä, jonka toiminta perustuu mark- kinoiden parhaaseen teknologiaan, sertifioituun palvelutuotantoon sekä jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Keuruun kaupunki sijaitsee Keski-Suomen maakunnassa, ja siellä asuu lähes kymmenentuhatta ihmistä. Kaupunginjohtajana toimii Hannu Mars. Keuruun kaupungin liikelaitoksia ovat Keuruun vesi, Keuruun Sähkö sekä Keuruun Vuokra-asunnot. Lue lisää Canonin ratkaisuista julkishallinnon dokumentinhallintaan: www.canon.fi/sailo/

×