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Intervento osta ccms marathon 2017

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COM&TEC - CCMS MARATHON 2017 - Davide Osta

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Intervento osta ccms marathon 2017

  1. 1. Presentazione because Italy Comunicazione Tecnica per Importatori ed Esportatori di Macchine Implementazione di un CCMS in uno studio di comunicazione tecnica multilingue Relatore: Ing. Davide Osta – gruppo because – COM&TEC
  2. 2. il nostro studio • Studio di comunicazione tecnica multilingue specializzato in costruzione di macchine • 25 anni di esperienza (dal 1991) • Sedi in Italia (Casale Monferrato) e Germania (Colonia) • Team di ingegneri, redattori tecnici, traduttori specializzati, desktop & web publisher • Rete internazionale di consulenti CE e traduttori tecnici • Collaborazione orientata al progetto e alle richieste specifiche del cliente • Mission «storica»: produzione di documentazione tecnica di prodotto di qualità
  3. 3. Uno sguardo al processo Ufficio documentazione because Identificazione dei requisiti normativi Aftersale Ufficio tecnico Contenuti tecnici Requisiti redazionali Ufficio Commerciale
  4. 4. Requisiti redazionali
  5. 5. Formati, layout e strutture caso a) richieste implicite Formato file: • MS Word • Adobe Indesign • Adobe Framemaker • Quicksilver Interleaf? • Freehand? • MS Publisher? Layout e struttura
  6. 6. Formati, layout e strutture caso b) richieste esplicite, codificate e documentate Guide di stile: Definiscono formato, struttura e layout in modo rigido
  7. 7. terminologia aziendale caso a) riferimenti forniti dall’azienda Documentazione commerciale Documentazione ricambi Documentazione tecnico- commerciale
  8. 8. terminologia aziendale caso b) richieste esplicite del responsabile documentazione tecnica Bobina Mandrino Anima Rotolo Mandrino Testa di presa
  9. 9. Riservatezza dei dati Rischio: • procedimenti civili • perdita credibilità Problema: non lo spionaggio industriale... ma confondere i dati ed inviarli per sbaglio alla concorrenza Aziende rivali in concorrenza diretta
  10. 10. Puntualità della consegna Problema: il camion con la macchina sta partendo e il manuale dov‘è? Rischio: • applicazione di penali • perdita credibilità
  11. 11. Riduzione dei costi di traduzione Cause prime: • globalizzazione • proliferazione delle varianti di prodotto (customizzazione) • difficile riutilizzo dei contenuti multilingua già prodotti Causa ultima:
  12. 12. Panoramica requisiti redazionali • formati, layout e struttura dei contenuti imposti dal cliente (guide di stile) • rispetto della terminologia nella lingua del costruttore e nelle lingue di esportazione • riservatezza dei dati aziendali • puntualità di consegna della documentazione (all'accettazione dell’impianto) • diminuzione continua dei costi di traduzione because Italy S.a.s, Mombello M.to, Marzo 2016
  13. 13. Soluzione tradizionale (senza CCMS)
  14. 14. Formati, layout e strutture Inefficienze • Difficile riutilizzo dei contenuti • Corsi di formazione dei redattori a formati «originali» • Lavorazioni a scarso valore aggiunto.. ma il cliente paga sempre? Soluzione tradizionale: • Strutture capitoli e paragrafi diverse per ogni cliente • Redattori plurivalenti su diversi formati • Desktop publisher a supporto
  15. 15. terminologia aziendale Mandrino Anima Inefficienze • Scarsa affidabilità e replicabilità • Necessità di archiviazione rigida e reperibilità delle liste • e ovviamente.: lavorazioni manuali! ma il cliente paga? Soluzione tradizionale: • Memoria storica del redattore? bocciata! • Liste terminologiche su excel! • e ovviamente.. controlli di qualità manuali e sostituzione terminologia DO1
  16. 16. Folie 15 DO1 Davide Osta; 15.06.2017
  17. 17. Riservatezza dei dati Inefficienze • Perdita di competenze tecniche del redattore che, pur specializzato, non segue aziende concorrenti • Formazione tecnica fra redattori  non efficiente organizzazione del reparto Soluzione tradizionale: • Tutti i dati nella nostra rete sono protetti da accessi estranei... ma non basta! • I redattori su aziende concorrenti vanno divisi
  18. 18. Puntualità della consegna Soluzione tradizionale: • Il redattore su butta a capofitto sul lavoro.. e guai se si ammala! Inefficienze • Pianificazione serrata e quotidiana delle consegne • In caso di tempistiche molto strette e/o imprevisti, due redattori devono dividersi un documento  DTP, controlli di qualità congiunti, lavorazioni extra.. ma il cliente paga?
  19. 19. Riduzione dei costi di traduzione Soluzione tradizionale: • Translation memories e CAT tools, ovviamente! Inefficienze • I 100% match non sempre sono recuperabili  spreco di costi • Occorre comunque sempre DTP in uscita, almeno come controllo • Per ovviare a questo problema si utilizza un mix di ricerca manuale e Translation Memories
  20. 20. Organizzazione dei redattori Conseguenza del rispetto dei requisiti: • Ogni redattore lavora per uno o più clienti ma non condivide il proprio lavoro con gli altri • Più redattori non riescono a lavorare in parallelo sullo stesso progetto Inefficienze: • Contenuti riscritti anche se potrebbero essere condivisi  perdita di tempo e consistenza • Difficile rispettare i tempi di consegna  Stress del gruppo
  21. 21. Dopo l’introduzione del CCMS
  22. 22. Formati, layout e strutture concetto generale Output Layout Progetto DB informazioni  Tutti i moduli sono riutilizzabili.  Struttura dei nodi del progetto definita in modo indipendente  Guide di stile implementate una volta per tutte  Il file viene pubblicato in automatico nel formato e layout desiderato
  23. 23. Manuale A Blister Manuale C DB informazioni Manuale B Formati, layout e strutture riutilizzo dei contenuti dalla sorgente originaria Programmando al meglio i metadati, i redattori sono in grado di accedere a contenuti già redatti e di riutilizzarli  risparmio di tempo di redazione e maggiore consistenza
  24. 24. Formati, layout e strutture layout automatico Una volta completata la migrazione dei dati, i desktop publisher del nostro studio lavoreranno solo a spot per la definizione di nuove guide di stile
  25. 25. terminologia aziendale controllo automatizzato termini ammessi e proibiti Base terminologica della lingua principale integrata con i glossari multilingue del CAT  consistenza terminologica anche nelle traduzioni
  26. 26. Riservatezza dei dati utilizzo di metadati e filtri Lingue Versione Metadati Diritti di accesso Blocco accessi concorrenti Riutilizzo delle informazioni Tipo di informazione Stato Organizzando i metadati organizzati per cliente e prodotto, il CCMS impedisce automaticamente che vengano utilizzati per altri clienti o progetti
  27. 27. Puntualità della consegna team lavora in parallelo su diversi task Output Layout Progetto DB informazioni Il redattore capo assegna le lavorazioni per task in base alle specializzazioni dei singoli redattori  sinergia nel gruppo
  28. 28. Riduzione dei costi di traduzione Riutilizzo dei moduli multilingua I moduli già tradotti verranno riutilizzati automaticamente (e non verranno esportati per la traduzione)  risparmio di costi esterni e di lavorazioni DTP sui file tradotti
  29. 29. I requisiti di domani
  30. 30. Intelligent information Obiettivi futuri: • Documentazione non «push» ma «on demand» • Riconoscimento del prodotto e rintracciabilità automatica delle informazioni • Filtro automatico delle informazioni a seconda del livello di accesso • Condivisione delle informazioni e feedback da utente a redattore  ciclo di vita dell’informazione
  31. 31. Dalla libreria ai contenuti dinamici Sfida Contenuto dinamico Domani DB Oggi Contenuto statico
  32. 32. Smart delivery CCMS File PDF HTML Help XML CDS Distributori Ora sta partendo il camion dei contenuti: • A chi sono rivolti? • Con che facilità il destinatario accede ai contenuti che desidera? • Per che scopo sono stati scritti? • Il destinatario riesce ad usufruirne? • Se non riesce ad usufruirne, come possiamo «ripararli?»
  33. 33. Conclusione Un buon sistema CCMS • Risolve le inefficienze di oggi ma soprattutto.. • Permette di realizzare le sfide di domani!
  34. 34. ... any question?

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