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Com&tec evento bologna 15 06 2017 rev 1.0

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COM&TEC - CCMS MARATHON 2017 - Carlo Gardini

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Com&tec evento bologna 15 06 2017 rev 1.0

  1. 1. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 1
  2. 2. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 2 Il gruppo MG2 impiega 200 persone; la sede principale (che copre 15.000 metri quadrati, impiega 175 persone) ha sede a Pian di Macina di Pianoro, in provincia di Bologna (Italia). Il gruppo MG2 è presente sul mercato internazionale con una filiale in USA e una vasta rete di agenti in tutto il mondo. Oltre il 90% del fatturato della Società viene esportato. L’Azienda
  3. 3. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 3 MG2 Group
  4. 4. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 4 World Wide Diffusion fornite a piccole, medie e grandi aziende in tutto il mondo Oltre 2200 machine
  5. 5. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 5 Process and Packaging Divisions MG2 progetta e costruisce macchine automatiche per l’industria farmaceutica (Div.Process):  Riempitrici di capsule  Sistemi di controllo peso  Macchine accessorie
  6. 6. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 6 Process and Packaging Divisions progetta e costruisce macchine automatiche per il packaging (Div. Packaging):  Cartonatrici  Astucciatrici  Pallettizzatori
  7. 7. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 7 Alcune referenze
  8. 8. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 8 Le macchine MG2 possono ricevere diverse unità di dosaggio in funzione delle necessità del cliente
  9. 9. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 9 Possono essere equipaggiate con o senza sistemi di controllo peso della produzione
  10. 10. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 10 Tutte le macchine possono essere abbinate a dispositivi esterni di produzione MG2 o forniti da terze parti
  11. 11. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 11 Le macchine sono «configurabili» abbinando in modo opportuno unità standard e, se richiesto, unità optional Le macchine possono essere personalizzate su specifica del cliente Hanno velocità produttive diverse in alcuni casi incrementabile aggiungendo/sottraendo elementi meccanici e configurando opportunamente i controlli di produzione A richiesta sono dotate di sistemi di controllo peso statistico o al 100% (disponibili in più versioni) L’interfaccia operatore può essere un iPC o un pannello HMI oppure, nelle macchine «entry level», una semplice pulsantiera con display alfanumerico
  12. 12. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 12 L’industria farmaceutica è un settore fortemente normato in cui la documentazione tecnica deve rispondere a precise necessità del cliente. Come conseguenza di queste necessità la documentazione tecnica è particolarmente voluminosa e il grado di dettaglio elevato. I nostri manuali istruzioni:
  13. 13. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 13 La nostra documentazione di convalida:
  14. 14. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 14 Le macchine sono fornite di Manuali istruzioni e, quasi sempre, di procedure di validazione
  15. 15. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. Produciamo circa 50 macchine/anno Per ogni macchina viene fornito:  Manuale istruzioni (UserDocumentation) = 4 volumi  UserDocumentation = 1200 pagine UserDOcumentation = 200 volumi  Totale pagine = 57500 Procedure di validazione  Manuali/anno = 250  Totale pagine = 39000
  16. 16. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. A questi numeri occorre aggiungere l’upgrade dei manuali per le revisioni delle macchine già consegnate e i gruppi di dosaggio forniti successivamente alla prima installazione della macchina. Questi interventi raddoppiamo il numero di manuali prodotti su base annua Il grado di complessità realizzativa degli upgrade è generalmente maggiore del produrre manualistica per una macchina nuova
  17. 17. © MG2 S.r.l. 2017 La parte più facile: se un’Azienda produce macchine le informazioni per costruirle sono presenti in azienda La parte più difficile: farle emergere “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  18. 18. © MG2 S.r.l. 2017 Per cominciare occorre un’accurata analisi del processo di realizzazione della documentazione L’ufficio documentazione (cliente) deve sapere quali sono i dati (informazioni) che sono necessari per la redazione dei documenti , quanto servono, dove deve utilizzarli, se il dato è attendibile e quando lo diventa, chi deve darlo (fornitore) e se si tratta di un dato critico per il risultato finale “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  19. 19. © MG2 S.r.l. 2017 La documentazione tecnica deve essere parte integrante del work flow aziendale La documentazione tecnica è espressione del prodotto e fa parte del prodotto In quanto tale “vive” delle informazioni degli enti tecnici “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  20. 20. © MG2 S.r.l. 2017 Occorre analizzare la situazione attuale per determinare cosa l’azienda mette a disposizione per realizzare la manualistica Per esempio l’utilizzo di schede di prodotto in cui sono codificate e classificate le funzioni macchina “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  21. 21. © MG2 S.r.l. 2017 Nel dettaglio: codifica di funzioni standard “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  22. 22. © MG2 S.r.l. 2017 Codifica di funzioni optional “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  23. 23. © MG2 S.r.l. 2017 Una miniera d’oro: aprire i cassetti degli enti tecnici “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  24. 24. © MG2 S.r.l. 2017 Una miniera d’oro: aprire i cassetti degli enti tecnici “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  25. 25. © MG2 S.r.l. 2017 Una miniera d’oro: aprire i cassetti degli enti tecnici “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  26. 26. © MG2 S.r.l. 2017 Utilizzare i dati di produzione delle macchine in cui cablare le informazioni necessarie per la documentazione “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  27. 27. © MG2 S.r.l. 2017 Identificare i componenti di sicurezza per l’operatore dai dati produttivi “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  28. 28. © MG2 S.r.l. 2017 Identificare i componenti commerciali che hanno manuali a corredo “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  29. 29. © MG2 S.r.l. 2017 Strutturazione dei manuali con note di configurazione “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  30. 30. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  31. 31. © MG2 S.r.l. 2017 E’ un processo lento, poco affidabile, vincolato alla perizia dell’operatore “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  32. 32. © MG2 S.r.l. 2017 Misurate il processo Il tempo dedicato alla configurazione, alla gestione dei testi sorgenti e delle lingue di destinazione deve essere marginale rispetto al tempo dedicato alla redazione tecnica “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  33. 33. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  34. 34. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  35. 35. © MG2 S.r.l. 2017 Solo il tempo dedicato alla redazione tecnica genera valore aggiunto Configurazione, gestione dei testi sorgenti e delle lingue di destinazione sono speco che deve essere ridotto al minimo o a zero Su quest’ultimi valori occorre lavorare “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  36. 36. © MG2 S.r.l. 2017 Misurate il processo Quante immagini sono salvate nei server aziendali? Perché le immagini che servono non si trovano mai? Quanto grandi devono essere i server aziendali per salvare tutte queste immagini ? Quante immagini doppie sono salvate nei vari archivi aziendali ? Chi decide quale è l’immagine ufficiale da utilizzare? “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  37. 37. © MG2 S.r.l. 2017 Quanti manuali vengono generati per copia di manuali simili? Quanto tempo è speso per copiare brani di testo da altre pubblicazioni o ricercare traduzioni in manuali precedenti Quanti testi (procedure, ecc.) sono duplicati nei reparti aziendali che in buona fede li hanno redatti ignorando la disponibilità in altri reparti? Quanto errori vengono generati perché le informazioni derivano di sorgenti diverse? “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  38. 38. © MG2 S.r.l. 2017 Un CMS non serve solo al reparto di documentazione tecnica Serve all’azienda per mettere ordine nella gestione dei dati aziendali Crea una sorgente unica dei dati e permette di ottenere un processo virtuoso per la gestione del dato tecnico “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  39. 39. © MG2 S.r.l. 2017 Definite i requisiti da soddisfare ed eseguite una software selection per identificare il prodotto idoneo alle vs necessità “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  40. 40. © MG2 S.r.l. 2017 Definite i requisiti da soddisfare, per esempio:          “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  41. 41. © MG2 S.r.l. 2017 Per ogni requisito specificate il dettaglio: “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  42. 42. © MG2 S.r.l. 2017 Per ogni requisito specificate il dettaglio: “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  43. 43. © MG2 S.r.l. 2017 E alla fine della valutazione scegliete il vs CCMS “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  44. 44. © MG2 S.r.l. 2017 Cominciate senza timore di imparare dagli errori ma non lasciate nulla al caso “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  45. 45. © MG2 S.r.l. 2017 E’ fondamentale l’analisi del prodotto e l’analisi della attuale struttura della documentazione tecnica “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  46. 46. © MG2 S.r.l. 2017 Analisi e mappatura del prodotto Il grado di dettaglio deve essere allineato alla documentazione tecnica “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  47. 47. © MG2 S.r.l. 2017 «Smontate» il manuale in blocchi logici:  le procedure  le tabelle  le note di sicurezza, le avvertenze  le avvertenze  suddividete le immagini per tipologia  Identificate i pittogrammi  ecc “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  48. 48. © MG2 S.r.l. 2017 Realizzate una struttura gerarchica dei blocchi del manuale (es.: le funzioni) “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  49. 49. © MG2 S.r.l. 2017 Analisi struttura del manuale “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  50. 50. © MG2 S.r.l. 2017 Analisi struttura del manuale “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  51. 51. © MG2 S.r.l. 2017 Assicuratevi uno sponsor forte L’introduzione del CMS in azienda è un processo lungo e complesso che attraversa molte funzioni aziendali Senza uno sponsor forte il rischio di fallimento è elevato “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  52. 52. © MG2 S.r.l. 2017 Ed ora … cominciate a trasferire i dati (testi, immagini, tabelle, ecc.) dalla vecchia struttura alla nuova Prenderete atto di quante cose doppie avete Vi accorgerete della mole impressionante di dati che gestite a mano o in modo semiautomatico Già da questo intravvedete il recupero che il nuovo sistema può darvi “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  53. 53. © MG2 S.r.l. 2017 Organizzate incontri periodici con il vs staff non direttamente coinvolto nel progetto e con gli altri enti tecnici per mantenerli aggiornati sull’avanzamento del progetto e coinvolgerli “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”.
  54. 54. © MG2 S.r.l. 2017 “Progettoperl’implementazionediun CCMSinAzienda”. 54 Email: cgardini@mg2.it Web Site: http://www.mg2.it

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