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CCIMP Rendez vous des TIC-les webinaires nouvel outil de prospection

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Au menu de ce rendez-vous des TIC :
Qu'est-ce qu'un webinaire, comment ça fonctionne ?

Comment mettre en place des webinaires ?

Comment l'intégrer dans votre démarche commerciale ?

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CCIMP Rendez vous des TIC-les webinaires nouvel outil de prospection

  1. 1. Le webinaire, le nouvel outil de prospection Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC Les partenaires
  2. 2. Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC • Prediagnostic etransformation • Ateliers • … • Rendez vous des TIC • Salon TOP TIC • Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC) • « Portail des usages : www.lenumeriquepourmonentreprise.com • … • Actions collectives • … L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS TYPES d’ACTION Sensibiliser Approfondir Accompagner
  3. 3. Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages « Développer l’activité commerciale » DEVELOPPER L’ACTIVITE COMMERCIALE GERER LES ACHATS PILOTER L’ENTREPRISE OPTIMISER L’ACTIVITE
  4. 4. 4  Tous les spécialistes du commerce et du marketing vous dirons qu’il est plus difficile de enregistrer de nouveaux clients que de les fidéliser  Alors, dans un environnement économique contraint, quels sont les outils qui, à l’ère du numérique, permettent de générer des leads facilement et à moindre coût ?  Dans la boite à outil du marketing, les webinaires s’imposent peu à peu comme l’une des approches les moins agressives et des plus percutantes pour générer de nouveaux leads, se faire connaitre et développer les ventes :  Les webinaires sont utilisés à 62% par les marketeurs pour générer des leads et trouver de nouveaux clients (Content marketing Institute 2014)  63% de ces marketeurs pensent que le webinaire est efficace dans le processus de transformation d’un lead (Content marketing Institute 2014)  A la CCIMP nous sommes convaincu que l’utilisation de cette technologie peut permettre aux TPE PME de booster leur performance commerciale et c’est pour cette raison que nous avons décidé d’organiser un rendez-vous des TIC sur ce thème. La vision de la CCIMP sur l’intêret pour une entreprise de mettre en place des webinaires
  5. 5. 5 Sommaire Qu'est-ce qu'un webinaire, comment ça fonctionne ? Comment mettre en place des webinaires ? Comment l'intégrer dans votre démarche commerciale ?
  6. 6. 6 Les intervenants Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique / Chef de projet « Déploiement des Webinaires » Innovation et Croissance CCI Marseille Provence CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01 thomas.vrignaud@ccimp.com T.0491395853
  7. 7. 7 Qu'est-ce qu'un webinaire, comment ça fonctionne ?
  8. 8. 8 Un webinaire est séminaire que l’on peut suivre sur internet Définition : Contraction WEB + SEMINAIRE Contenus : un diaporama + des commentaires audio voire vidéo + chat L’accès peut se faire sur inscription
  9. 9. 9 Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà des retransmissions de conférences (1/4)  Un potentiel d’usages très différents :  Présentation d’un nouveau produit, d’une innovation  Réunion de communication « corporate »  Formation elearning  Présentation d’une étude  Présentation d’un débat / émission  Echange de bonnes pratiques client  Etc.  Tous les secteurs d’activités peuvent être intéressés :  Industrie  Services  Commerces  Etc.
  10. 10. 10 Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà des retransmissions de conférences (2/4)
  11. 11. 11 Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà des retransmissions de conférences (3/4) La webTV et live streaming Le « quick » webinaire La vidéo conférence Semblable à une émission de TV mais diffusée en live sur le web Ce dispositif fait appel à d’important moyens matériels (plusieurs caméras, un plateau, éclairage, régie, etc.) pour un contenu de qualité Ce type de webinaires sont généralement peu interactifs sauf à y mettre les moyens (intégration de flux sur les réseaux sociaux, chat) Ce type de webinaire permet d’avoir des contenus de très bonne qualité (sur le forme) Ce concept vise organiser rapidement et sans équipement « lourd » un webinaire. Il permet de faire du full distanciel comme un mixage distanciel/présentiel L’audio et le support d’animation sont les principaux contenus. La vidéo est un besoin secondaire L’interactivité est possible grâce au chat. La prise de parole à distance n’est pas recommandée pour éviter une dégradation de la qualité sonore Ce dispositif demande peu de moyens matériels Généralement une vidéo conférence regroupe un nombre inférieur à 25 personnes. Elle permet de collaborer : de partager du contenu, échanger par voix sur IP, de se filmer avec sa webcam, etc… Ce dispositif demande peu d’investissement matériel, mais n’est pas adapté à un grand nombre d’auditeurs Il existe plusieurs concepts de webinaire
  12. 12. 12 Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà des retransmissions de conférences (4/4) Nombre de participants max Complexité webTV Live streaming « quick » webinaire 2 100 illimité Simple Moyen Complexe Visio Légende Coût Niveau d’interactivité Fort Moyen Faible
  13. 13. 13 L’impact du webinaire sur le processus d’achat du client Contractualisation Identification du besoin Prise de contact avec le commercial 0% 57% 100% Confirmerlebesoin Simplifier la qualification du besoin et positionner l’organisateur de webinaire en pole position dans la démarche de sourcing Générerlelead commercial Impactdu webinaire Processusd’achat
  14. 14. 14 Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commerciale Créer ou booster votre liste d’emails
  15. 15. 15 Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commerciale Fidéliser vos clients existants
  16. 16. 16 Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commerciale Booster le référencement naturel de votre site La création d’évènement dynamise votre référencement naturel par la création d’articles ou liens sur les médias sociaux par des tiers intéressés par votre webinaire qui pointent sur votre site
  17. 17. 17 Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commerciale Générer des prospects ou leads d’une grande qualité Avec le webinaire on trouve plus rapidement des prospects qualifiés de qualité car apriori ils sont intéressés par le sujet traité
  18. 18. 18 Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commerciale Se positionner en pôle position dans la démarche de sourcing du client L’entreprise qui organisait le webinaire le mois dernier m’avait l’air compétente : je vais l’intégrer dans mon appel d’offres !!!
  19. 19. 19 Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commerciale Capter plus de données sur ces prospects qu’avec d’autres moyens de génération de leads
  20. 20. 20 Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commerciale Augmenter votre périmètre de prospection Finis les petits déj exclusivement locaux, vos prospects pourront vous suivre de n’importe quel endroit sans déplacement ni frais Périmètre géographique de prospects qui peuvent venir à vos rendez vous physiques Périmètre géographique de prospects qui peuvent venir à vos webinaires
  21. 21. 21 Comment mettre en place des webinaires ?
  22. 22. 22 Mettre en place un service de webinaire est un « projet »  Nous recommandons d’utiliser la démarche modélisée ci-dessous • Installer et prototyper • Tester avant de mettre en service • Structurer la stratégie de communication • Former et conduire le changement • Définir le besoin • Analyser le marché fournisseur • Mettre en concurrence • Analyser les offres • Négocier les conditions • Piloter le service rendu • Structurer le concept à grosse maille • marketer votre webinaire • Evaluer son budget et le ROI Etudier l’opportunité Acheter Mettre en œuvre
  23. 23. 23 Etudier l’opportunité Définir le concept de votre webinaire Faire de la communication : •présenter un produit, un service, •présenter votre société ou ses actualités (se faire connaitre), •Etc. Donner une formation ou de l’information Pour quoi faire / Quel bénéfice ? Pour qui ? Prospects Clients Grand public Autres (experts, chercheurs) A quel prix ? Gratuit Payant Comment? Full distanciel Hybride distanciel/présentiel
  24. 24. 24 Etudier l’opportunité Définir le concept de votre webinaire  Analyse des besoins clients :  Les sujets  La durée  Les types de contenus (vidéo, démonstration, etc.)  Analyse concurrentielle :  Mes concurrents ont-ils recours à des webinaires ? Si oui sous quelle forme, pour qui, sur quels sujets et dans quel objectif ?  Existe t’il déjà beaucoup de contenus sur les sujets que je souhaite aborder (sur slideshare, youtube, etc.)?
  25. 25. 25 Etudier l’opportunité Définir son budget (1/3) Questions clés Impact budgétaire Combien d’auditeurs sont attendus en moyenne ? Moins de 100 ou plus de 100 Peuvent ils écouter le webinaire par téléphone ? Cette spécificité impacte le prix unitaire d’une licence. Le prix d’une licence pour un webinaire pouvant accueillir jusqu’à 1000 personnes est 5 fois plus cher (entre 3500 euros et 5000 euros) qu’une licence pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes (entre 700 et 1000 euros) Certains prestataires peuvent facturer des minutes d’audio conférence pour un accès à partir d’un téléphone. Le prix va alors dépendre du nombre d’auditeurs moyens et du temps moyen d’un webinaire en minute Combien de collaborateurs seront organisateurs ? Cette spécificité impacte le nombre de licences et éventuellement le volume de formations à prévoir Combien de webinaires pourront être réalisés en même temps ? Certain fournisseur peuvent proposer des licences avec un prix spécifique pour les entreprises qui veulent animer plusieurs webinaires en même temps.
  26. 26. 26 Etudier l’opportunité Définir son budget (2/3) Questions clés Impact budgétaire A première vu en regardant les solutions ai-je des exigences en matière de développements spécifiques ? Compter une journée d’intervention à 600 euros HT pour des prestations de graphisme ou d’intégration Si vous ne souhaitez pas l’interface standard, le prix de la création (bandeau de bas de page, configuration de l’environnement graphique, etc.) prendra 1 à 2 jours de prestation L’intégration est plus complexe à évaluer car dépend de votre système d’information, notamment les besoins d’interface avec le CRM, la gestion commerciale et la plateforme pédagogique/learning management system (pour les entreprises de formation). Compter 5 à 15 jours de prestations par interface Ai-je besoin de filmer l’intervention ? Ce poste n’aura pas d’impact sur le couts de licences mais aura un impact sur le budget matériel : compter 5000 à 10000 euros supplémentaires par rapport à un webinaire sans vidéo ou seulement avec webcam Combien de microphones seront nécessaires ? Compter 200 à 500 euros par microphone sans fils et 500 euros pour une interface midi/wave
  27. 27. 27 Etudier l’opportunité Définir son budget (3/3) 1° année Années suivantes Budget moyen selon les hypothèses de la diapositive précédente Entre 2000 et 4 000 euros HT Entre 500 et 2000 euros HT
  28. 28. 28 Etudier l’opportunité Evaluer le retour sur investissement  Le calcul d’un retour sur investissement permet d’évaluer l’intêret économique du projet de webinaire. Il consiste à comparer les gains attendus avec les coûts du projet  Les gains peuvent par exemple être évalués par le CA généré à l’issue des webinaires  Les hypothèses peuvent être affinées à partir d’informations que vous pouvez trouver sur internet (pour des cas proches de votre secteur d’activité), auprès de votre réseau professionnel, de votre CCI, de consultants, etc.  Je souhaite réaliser 12 webinaires cette année  Chaque webinaire permet de toucher 50 auditeurs  10% des auditeurs me contactent à l’issue d’un webinaire. 20% d’entres eux signent un contrat  Les enregistrements des webinaires diffusés sur les réseaux sociaux génèrent par an 10 contacts. 20% d’entre eux me signent un contrat.  Ma marge brut moyenne par contrat est de 2000 euros  Les gains annuels sont donc de : 12x2000 + 2X2000 soit 28 000 euros Le dispositif est rentabilisé en 2 mois !!! (sur la base du coût présenté dans la diapositive précédente) Exemple
  29. 29. 29 Achat Définir le besoin dans un cahier des charges (1/3)  Expliquez le contexte de votre entreprise  Décrivez le concept de webinaire que vous souhaitez mettre en place (défini dans la phase précédente)  Décrivez votre besoin fonctionnel sur le volet logiciel :  Mettez en avant les éléments qui permettront au fournisseur de dimensionner son offre :  Nombre d’organisateurs  Nombre d’auditeurs maximum attendus par webinaire  Nombre d’auditeurs moyens attendus par webinaire  L’accès au son du webinaire sera-t-il possible à partir d’un téléphone  Le nombre de webinaires simultanément  Le nombre de webinaires prévue par an  Décrivez les fonctionnalités attendues :  Gestion de campagne de mailing pour le webinaire  Gestion d’une page d’inscription, d’authentification à chaque évènement  Import de fichiers de contact (.csv, .xml, .xls)  Capacité à charger des documents de formats courants (.pdf, .ppt, .xls, .doc, etc.)  Partage d’écran  Vidéo/webcam  Chat  Capacité à intégrer un outil de Question/réponses  Enregistrement du webinaire (.avi, .flv)  Capacité à retravailler l’enregistrement (post production)  Gestion des participants
  30. 30. 30 Achat Définir le besoin dans un cahier des charges (2/3)  Décrivez les exigences concernant les fonctionnalités du logiciel :  Prérequis pour les utilisateurs : sur ce point, il est conseillé d’exiger le minimum de prérequis logiciel (Adobe flash à la rigueur)  Hébergement : il est préférable de recourir au SAAS, qui vous évite de gérer l’installation et les mises à jour du logiciel sur vos infrastructures  Multilangues,  Compatible avec les principaux navigateurs : safari, Chrome, IE, Firefox, Opera  Etc.
  31. 31. 31 Achat Définir le besoin dans un cahier des charges (3/3)  Décrivez le système d’information existant et cibler la description sur les applications qui pourraient être en interface avec la solution de webinaire :  Votre site web  Le CRM  La gestion commerciale  Le Learning management system (pour les entreprises de formation)  Etc.  Décrivez le besoin en prestations :  Intégration et création :  Interfaces nécessaires avec le système d’information  Créations graphiques nécessaires : bas de page, logo, page d’accueil, balise cliquable, etc.  Formation :  nombre de sessions  Présentiel ou distanciel  Assistance utilisateur  Nombre de webinaires pour lesquels vous souhaitez être assisté à distance ou sur place  Indiquez votre Planning prévisionnel
  32. 32. 32 Achat Définir le besoin en matériel  Nombre de micros, dont les caractéristiques devront être décrites :  Captation/amplification :  Capter le son uniquement,  ou bien capter et amplifier le son  Typologie :  Microcravate  Microphone classique  Autres  Sans fil/ filaire  Nombre de cameras numériques  Interface audio : MIDI/Wave  Nombre d’entrée/sortie  Branchement sur port USB  autres  Décrivez les exigences concernant le matériel:  En matière de compatibilité avec votre matériel existant (poste, matériel d’amplification)  En matière de réseaux/débit
  33. 33. 33 Achat Analyse du marché fournisseur : qui sont les acteurs* susceptibles de répondre au besoin ?  Des éditeurs en direct (achat de la solution uniquement)  Certains éditeurs peuvent proposer des services en périphérie de l’achat de licences  Des prestataires qui fournissent les licences, les prestations, le support, les services d’audio conférence voir achètent le matériel pour vous  Il adapte donc la solution à votre besoin *Liste non exhaustive d’acteurs du marché, informations datant de septembre 2014
  34. 34. 34 Achat Mettre en concurrence et analyser les offres  Les spécificités de l’achat de solutions de webinaire résident dans :  L’évaluation de la « qualité technique » :  Couverture fonctionnelle  La manière dont les formations sont délivrées : sur place ou à distance ?  Profils des formateurs et des techniciens : nombre d’années d’expérience sur la solution proposée, références  Services d’assistance (plages de disponibilité, temps d’intervention en cas sinistre, etc.)  Un intérêt a demander une démonstration aux candidats avant de faire le choix.  Pour évaluer le prix notamment pour les solutions SAAS (facturées à l’usage), ne pas oublier de faire des hypothèses de consommation en fonction des unités d’œuvre de facturation proposées par le fournisseur (volumes de minutes en audio conf, volumes de minutes en VOIP) afin de pouvoir comparer les offres
  35. 35. 35 Achat Négocier sur les prestations plutôt que sur les licences  Il vous sera plus ou moins facile de négocier en fonction de la taille du fournisseur et du volume d’achat  Les négociation porte rarement sur le prix des licences mais sur le prix des prestations annexes : l’assistance, la formation, etc.  Dans la négociation, essayer de demander une maquette, c’est-à-dire une démonstration qui colle le plus possible à vos besoins
  36. 36. 36 Achat Installer et configurer la solution de webinaire  L’installation est simple, puisque techniquement, et pour la majorité des solutions du marché, elle n’est pas nécessaire. Cette étape est remplacée par la mise à disposition des comptes et des environnements qui devront être ensuite paramétrés.  Le paramétrage consiste à habiller ses environnements est les configurer de telle sorte que vous puissiez dans un premier temps réaliser les tests. La configuration porte notamment sur les points suivants :  Habillage de votre interface de gestion (logo, fond d’écran, etc.)  Création des salles dans lesquels vont se dérouler les webinaires  Gestion des droits : création des groupes, configuration des droits pour les utilisateurs  Gestion d’évènements (configuration des fonctionnalités de gestion des invitations, des inscriptions, gestion des relances, gestion de l’envoie d’informations post évènement, etc.)  Configuration matériel pour vous assurer du bon fonctionnement des outils de captation audio et video dans votre salle virtuelle  Etc.  Si vous souhaitez réaliser vous-même ces étapes, un formation « administrateur » serait certainement nécessaire au préalable.  Si des développements spécifiques sont envisagés, il devront être réalisés durant cette phase.
  37. 37. 37 Mettre en œuvre Tester avant de mettre en service votre premier webinaire ouvert au public  Il est préférable de réaliser plusieurs tests, pour être sur du bon fonctionnement du service, le jour ou le premier webinaire sera ouvert au public.  Des tests peuvent être réalisés sur certaines fonctionnalités dans un premier temps :  Le processus d’inscription  Les interfaces  Le déroulé de l’évènement  L’enregistrement et la post production  Puis, mener le test sur l’ensemble du processus :  Organisez une « recette » : Une dizaine de testeurs peuvent suffire  Décrivez des scénarios de tests dans un fichier excel qui détaillent toutes les étapes à suivre par les testeurs  Si l’un d’entre eux constate une anomalie bloquante ou mineure, il la reporte sur le tableau qui sera collecté par le chef de projet.  Procéder aux correctifs (à 95%, des erreurs de paramétrage pour les principales solutions du marché)
  38. 38. 38 Mettre en œuvre Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance et évaluer la satisfaction (1/2)  Vis-à-vis des organisateurs  La conduite de changement d’un projet de webinaire consiste à accompagner les futurs organisateurs dans la prise en main de la solution de webinaire. Il existe plusieurs types actions possibles :  La formation à la solution : réalisée souvent par le fournisseur (et donc à intégrer dans le cahier des charges comme évoqué précédemment)  La formalisation d’un guide utilisateur qui décrit des actions permettant aux utilisateurs non aguerris de pouvoir mettre en place un webinaire (pas à pas) en toute autonomie  Vis-à-vis des auditeurs  Il ne faut pas oublier de prévoir un dispositif d’assistance capable de répondre aux réponses des auditeurs. Les auditeurs sollicitent majoritaire l’assistance dans un laps de temps de 30 minutes compris entre 15 minutes avant l’évènement et 15 minutes après le démarrage.  L’assistance ne doit pas être réalisée par l’animateur (qui par définition anime et donc n’est pas disponible)
  39. 39. 39 Mettre en œuvre Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance et évaluer la satisfaction (2/2) Exemple de guide
  40. 40. 40 Comment l'intégrer dans votre démarche commerciale ?
  41. 41. 41 Avant le webinaire : définir la stratégie de communication  Pour avoir une audience, il est essentiel que vos prospects ou clients soient informés de l’horaire et du contenu de votre webinaire. La stratégie de communication de votre webinaire est donc très importante  Intégrez une communication dans une page de votre site internet avec un lien vers la page d’inscription au webinaire
  42. 42. 42 Avant le webinaire : définir la stratégie de communication  La clé réside dans l’utilisant au maximum les outils numériques pour diffuser l’information et faire venir les internautes sur la page de votre site :  Les réseaux sociaux (Linkedin, Viadeo, Twitter, Facebook, etc.)  Les plateformes de curation (scoop-it, pearltrees)  Utilisez également vos fichiers clients ou votre CRM pour faire de l’emailing  Enfin : travaillez vos messages pour inciter le prospect à s’inscrire !
  43. 43. 43 Après le webinaire : remercier, communiquer et évaluer  Tout d’abord remercier les participants en les incitant à visiter votre site web, vos offres, vos promotions, la présentation de vos prochains webinaires etc.  L’envoi de mail de remerciement peut être paramétré dans les principales solutions du marché  Il est préconisé de prévoir une évaluation du webinaire à l’issue de l’évènement qui peut prendre plusieurs formes :  Une enquête en ligne (soit intégrer nativement dans la solution de webinaire, soit réalisée à partir de solution tiers : sphinx, surveymonkey, etc.)  Une enquête téléphonique sur la base des données téléphoniques recueillies lors de l’inscription  Cette évaluation doit permettre d’identifier des axes d’amélioration du dispositif de webinaire comme du contenu de l’évènement.  Astuce : Vous pouvez donner accès à l’enregistrement qu’après avoir répondu à l’enquête de satisfaction !
  44. 44. 44 Après le webinaire : capitaliser sur les données clients  Les solutions de webinaires vous permettent de disposer d’informations très riches sur les inscrits et les participants.  Les données d’inscription  dépendent des champs que vous avez demandé dans le formulaire  Permettent d’enrichir votre base client et de la mettre à jour (nom, prénom, email, téléphone, etc.)  Les données d’utilisation (nombre de messages postés dans le chat, temps de connexion, etc.) sont très intéressantes pour pouvoir qualifier vos prospects et vos clients et engager une démarche de prise de contact directe Données clients = OR EN BARRE
  45. 45. 45 Après le webinaire : Diffuser les contenus pour démultiplier l’impact de votre évènement
  46. 46. 46 En conclusion 1 webinaire bien pensé et bien fait = IMPACT CLIENT X 1000Par rapport à un évènement physique
  47. 47. 47 Vos questions / nos réponses ! Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique / Chef de projet « Déploiement des Webinaires » Innovation et Croissance CCI Marseille Provence CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01 thomas.vrignaud@ccimp.com T.0491395853 Les intervenants
  48. 48. 48 Imprimante 3D, outil de création mais aussi outil de contrefaçon WWW.CCIMP.COM pour consulter l’AGENDA des RDV et vous INSCRIRE Evènement accessible de chez vous ou de votre bureau avec un ordinateur et une connexion internet Restons en contact www.lenumeriquepourmonentreprise.com Rejoignez-nous sur le portail des usages et retrouvez : Les supports des présentations La présentation des usages du numérique Les actualités L’annuaire des entreprises Suivez-nous sur les réseaux sociaux : @competitic Projet régional CompetiTIC Les partenaires
  49. 49. 49 Découvrez toutes les missions de la CCI Marseille Provence  Rendez-vous sur ccimp.com  des actus  des infos pratiques & solutions business  l’agenda de nos réunions  des e-services : annuaire des réseaux, boîtes à outils du dirigeant, aides financières, fichiers de prospection, échéancier social…  Faciliter votre quotidien, simplifier vos formalités  Vous accompagner pour développer votre entreprise : des méthodes, des outils, des rencontres business, des réseaux  Défendre vos intérêts et ceux du territoire  Favoriser les conditions du développement économique et des grands projets

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