Modelo gestión del conocimiento

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Metodología original e implantada en clientes donde CFIE plantea un modelo integral de gestión del conocimiento, tanto desde la perspectiva de las personas como de la tecnología, el negocio y sus procesos.

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Modelo gestión del conocimiento

  1. 1. 2011METODOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO CARLOS A. ESPINOSA
  2. 2. METODOLOGIAEsta Metodología se estructura en un proceso continuo en cinco fases :FASE I: KNOWLEDGE WAREHOUSE (ALMACEN DE CONOCIMIENTO)FASE II: PUESTA A DISPOSICION DEL CONOCIMIENTO (DELIVERY)FASE III: EXPERIENCIAFASE IV: CONOCIMIENTO PRIMARIOFASE V: CONOCIMIENTO SECUNDARIO I KNOWLEDGE WAREHOUSE V II CONOCIMIENTO SECUNDARIO DELIVERY IV CONOCIMIENTO III EXPERIENCIA PRIMARIOMETDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  3. 3. FASE I: KNOWLEDGE WAREHOUSE (ALMACEN DE CONOCIMIENTO).El Almacén de Conocimiento de la Empresa representa la fuente delconocimiento organizacional y, como tal, punto de arranque de la Gestión delConocimiento.Desde este almacén el conocimiento se extiende a las personas, las cuales, aldesempeñar su actividad profesional, esto es, al vivir experiencias, generan unconocimiento nuevo (o una mejora del actual) que deberá ser incorporado alalmacén. I KNOWLEDGE WAREHOUSE V II CONOCIMIENTO SECUNDARIO DELIVERY IV CONOCIMIENTO III EXPERIENCIA PRIMARIODiseñar y formalizar este almacén es el objetivo básico de esta primera fase.Sus dos sub-estructuras básicas son:1. Sistemas de Gestión.2. Directorio de Competencias.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  4. 4. 1. Sistemas de GestiónLa Organización dispone de una amplia base de conocimiento generada a lolargo de años de experiencia en el sector al que pertenece. Esta experiencia seencuentra básicamente recogida en sus sistemas y procedimientos de gestiónreferentes a las siguientes áreas:  Sistemas Económicos y Financieros.  Gestión del Aprovisionamiento.  Gestión del Personal.  Planificación Estratégica  Control de Proyectos  Otros...También se encuentra conocimiento relevante en la tecnología de gestiónincluida en:  Organización y Estructura  Información Corporativa  Cultura y Valores.2. Directorio de CompetenciasIntegrado en el Modelo de Gestión Integral de los RR.HH. y de la Organizaciónpor Competencias y Ocupaciones, el Directorio de Competencias estácompuesto por las competencias de conocimiento (tecnológicas) y lascualidades profesionales críticas para alcanzar el rumbo estratégico definidopor la empresa.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  5. 5. Los Sistemas de Gestión y el Directorio de Competencias proporcionan, ensíntesis: A) Conocimientos tecnológicos u operacionales, necesarios para los procesos y actividades de negocio. B) Habilidades o destrezas, definidas como los comportamientos o conductas que básicamente las personas deben desarrollar en sus escenarios críticos de desempeño.FASE II: PUESTA A DISPOSICION DEL CONOCIMIENTO (DELIVERY)Estos conocimientos y habilidades deben ser puestos a disposición de laorganización para que puedan ser empleados en los procesos de negocio(experiencia). I KNOWLEDGE WAREHOUSE V II CONOCIMIENTO SECUNDARIO DELIVERY IV CONOCIMIENTO III EXPERIENCIA PRIMARIOMETDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  6. 6. Esta puesta a disposición (delivery) se realiza a través de dos estructurasdistintas e interrelacionadas:1. Gestión del Aprendizaje (Fábrica de Contenidos), encargada de transformar el directorio de competencias en contenidos formativos que permitan desarrollar a laspersonas.2. KFD (Knowledge Factory Deliverables), que incorpora el resto del Almacén de Conocimiento.1. Gestión del Aprendizaje – Fábrica de Contenidos (Contents Factory)El Objetivo de la Fábrica de Contenidos es identificar los conocimientosexistentes en la organización y las mejores experiencias externas relativas alDitrectorio de Competencias para desarrollar sus correspondientes contenidosformativos:  Distribución de la Formación conforme a necesidades de la línea de negocio.  Herramienta de aprendizaje de las personas.  Integrado en Planes de Desarrollo basados en competencias.  Incorporada a los sistemas de información corporativos.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  7. 7. Para ello, tanto de las competencias de conocimiento como de las cualidadesprofesionales, y para cada uno de sus niveles, se identifican tres elementos: a) Programas Formativos, que definen los conocimientos precisos para alcanzar un cierto nivel de una competencia. b) Medios Pedagógicos, internos o externos, que permiten desarrollar con éxito los programas formativos de la competencia. c) Pruebas de Evaluación, que facilitan la acreditación o certificación de que una persona posee el nivel requerido de una de las competencias (sea de conocimiento o una cualidad profesional).Para determinar estos tres elementos se procede del siguiente modo con lascompetencias de conocimiento: 1) Se analiza el directorio de competencias. 2) Se crea un panel de expertos que colabora en la identificación de los programas formativos. 3) Finalmente, se analiza la oferta formativa interna y externa, referenciándose los medios pedagógicos y elaborándose el banco de pruebas adecuado a aquellos.Para las cualidades profesionales, el proceso es el siguiente: 1) Análisis de los escenarios críticos de desempeño de cada actividad. 2) Identificación de los items de conducta desarrollables por cualidad. 3) Desarrollo de cada nivel de las cualidades profesionales empleando la Metodología TPE (Teoría-Práctica-Entrenamiento).METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  8. 8. Finalmente, la Fábrica dispone de un Módulo de COACHING. El objetivo deeste módulo es lograr:  Dotar a los Responsables de Línea de las herramientas necesarias para facilitar el Desarrollo de sus Colaboradores y el suyo propio.  Comunicarles las oportunidades de aprendizaje que se encuentran integradas en la Fábrica de Contenidos.  Explicar su funcionamiento, mecanismos, procedimientos y potencialidades, muy especialmente los relacionados con la captación de Conocimiento y Habilidades Corporativas que serán desarrolladas en la Fase IV (Conocimiento Primario).2. KFD (Knowledge Factory Deliverables)El KFD es la segunda fuente de distribución del conocimiento a laorganización. Los Productos que son ofrecidos se pueden agrupar en lossiguientes módulos:a) Control de Gestión y Cuadros de Mando (Balanced Scorecard).b) Negocio.c) Centro de Documentación.d) Networking.e) Información Corporativa.f) Comunicaciones.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  9. 9. Los contenidos y objetivos de cada uno de estos módulos de productos de conocimiento a distribuir se resumen en la tablasiguiente: MODULO OBJETIVO COMPONENTESCONTROL DE Poner a disposición de las personas la CONTROL DE CUADROS DE PROYECTOS CUADRO DEGESTION Y información relevante sobre los proyectos y GESTION MANDO ESPECIALES MANDOCUADROS DE actividades en que participan. CORPORATIVOMANDONEGOCIO Ofrecer las Best Practices (Mejores Prácticas de MODELOS Y BEST PROCESO Negocio) y las Metodlogías y Modelos METODOLOGIAS PRACTICES COMERCIAL operativos, así como la informción global sobre el proceso comercial (inducción de demanda, cuentas clave, base de clientes, etc,,,)CENTRO DE Proporcionar todas las fuentes documentales CENTRO DE FUENTESDOCUMENTACION internas y externas necesarias. DOCUMENTACION DOCUMENTAL INTERNA ES EXTERNASNETWORKING Aumentar la interrelación entre las personas a FOROS DE TELEFORUMS YELLOW PAGES TEAM BUILDING nivel global, potenciando la identidad corporativa DISCUSION CON VIRTUAL y el sentido de pertenencia, así como la EXPERTOS transmisión no estructurada de conocimiento matricial entre los equipos de trabajo virtuales.INFORMACION Facilitar una rápida y actualizada información INFORMACION ESTADISTICAS ORGANIZACIÓN COMUNICACIÓNCORPORATIVA sobre las actividades, sectores de actividad y FINANANCIERA Y E EXTENRA cultura de LA EMPRESA. DE NEGOCIO INFORMACION ES CLAVECOMUNICACIONES Poner a disposición de las personas, CORREO MOTORES DE VIDEOCONFERE independientemente de donde se encuentren, las ELECTRONICO BUSQUEDA NCIA herramientas decomunicación que precisen.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  10. 10. La distirbución del los KFD se produce mediante la combinación de dos sistemascomplementarios: a) Atracción: El Usuario del Conocimiento se ve atraido a los KFD cuando lo precisa en su actividad profesional. Factores como la simplicidad, utilidad, accesibilidad, etc...son claves en este mecanismo. b) Dispersión Estructurada: Los KFD son distribuidos de forma automática a los potenciales usuarios del conocimiento, cuyo feed-back retroalimenta futuros envíos. En este caso, resulta esencial que el Sistema sea proactivo.En ambos casos, es fundamental crear un KMT (Knowledge ManagementTeam) cuya Misión sea Gestionar los KFD así como (Fases IV y V) filtrar yalimentar el almacén de conocimiento.FASE III: EXPERIENCIALa Experiencia, esto es, la actividad de negocio, es el escenario donde lostrabajadores del conocimiento “armados” con las competencias de conocimientoy cualidades profesionales de su ocupación (Fábrica de Contenidos) utilizan losKFD. En defintiva, la distribución del conocimiento se dirige directamente hacialos escenarios de explotación.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  11. 11. I KNOWLEDGE WAREHOUSE V II CONOCIMIENTO SECUNDARIO DELIVERY IV CONOCIMIENTO III EXPERIENCIA PRIMARIOLa Experiencia de Negocio desencadena un proceso de creación deconocimiento y aprendizaje que genera las siguientes consecuencias: a) Desarrollo Individual: Que deberá ser potenciado, evaluado y reconocido por el Sistema de Gestión Integral por Competencias y por Ocupaciones de la Organización y de los Recursos Humanos, en concreto, por sus módulos de Desarrollo de Recursos Humanos y Fábrica de Contenidos. b) Desarrollo Organizacional: Resulta crítico que se genere “Memoria Organizacional” de forma simultánea al aprendizaje individual. LasMETDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  12. 12. personas y los equipos deberán, facilitados por el KMT (Knowledge Management Team), orientarse no sólo a liderar su propio proceso de desarrollo, sino el de la empresa en su conjunto. En la Fase V se ofrecen los sistemas que permiten la creación de esta Memoria Organizacional.FASE IV: CONOCIMIENTO PRIMARIOLa Cuarta Fase supone la existencia de un conocimiento nuevo o mejorado quedeberá ser integrado al Almacén de Conocimiento. I KNOWLEDGE WAREHOUSE V II CONOCIMIENTO SECUNDARIO DELIVERY IV CONOCIMIENTO III EXPERIENCIA PRIMARIOMETDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  13. 13. Este Conocimiento Primario está formado por los dos componentes quedefinen el Knowledge Warehouse: Conocimientos tecnológicos uoperacionales y habilidades.En esta Fase se produce un primer filtro de los conocimientos o experienciasde aprendizaje surgidas en la fase anterior en términos de calsificarlas enalguno de los dos componentes mencionados.En términos generales, las ligadas al Desarrollo Individual tendrán lassiguientes características: a) Conocimientos: La condición en este caso es que tengan relación con alguna de las competencias de conocimiento definidas en el Directorio de Competencias. b) Habilidades: Como en el supuesto anterior, el filtro vendrá definido por que mejoren, concreten, ejemplifiquen y, en general, supongan un Conocimiento Añadido al existente en el Knowledge Warehouse.En cuanto al Desarrollo Organizacional: a) Conocimientos: Deberán suponer una mejora de los Sistemas de Gestión (tal y como fueron definidos en la Fase I de esta Metodología). b) Habilidades Corporativas: Comúmente, tendrán un contenido de Best Practices, en cuanto prácticas o destrezas de negocio (experiencias de aprendizaje) que han alcanzado los resultadosMETDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  14. 14. perseguidos cuando fueron definidas o cuando surgieron por la propia actividad evolutiva de explotación.Resulta absolutamente clave el que exista un proceso continuo y ordenado deconexión entre la Experiencia (Fase III) y el Conocimiento Primario (FaseIV). De este proceso es responsable, como se explica en la Fase V, el KMTapoyado por los soportes de Tecnología de Información adecuados.También son responsables, en cuanto a la transferencia individual-grupal delconocimiento primario los responsables de línea de negocio, (coaches), que,deben ejercer un doble rol en el desarrollo de sus equipos: a) De Transmisión de Herramientas de Desarrollo a sus colaboradores, en concreto, de la Fábrica de Contenidos (Fase II). b) De Captación de Conocimientos y Habilidades generadas en los escenarios de sus colaboradores y que sean integrables en la Memoria Organizacional.Esta captación se centraliza en estos responsables de línea que, encolaboración y con el soporte de miembros del KMT, es puesta a disposición dela Fase V (Conocimiento Secundario).En definitiva, esta Fase IV representa un filtro a la Experiencia de AprendizajeIndividual y Grupal basada en la generación de Conocimiento Añadido tanto entérminos de conocimientos tecnológicos como de habilidades o destrezas.FASE V: CONOCIMIENTO SECUNDARIOUna vez que se dispone de los bloques no sistematizados de ConocimientoPrimario (materia prima) estos deben ser integrados en el Almacén deConocimiento. Para ello, es preciso crear el KFI (Knowledge Factory Inputs),que, a la inversa del KFD en la Fase II (Delivery) se ocupa de transformarMETDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  15. 15. Conocimiento Primario en Secundario, esto es, conocimiento susceptible deintegrarse en el Knowledge Warehouse y ser distribuido a la línea de negocio. I KNOWLEDGE WAREHOUSE V II CONOCIMIENTO SECUNDARIO DELIVERY IV CONOCIMIENTO III EXPERIENCIA PRIMARIOEn esta fase la labor del KMT es clave, dado que recae en ellos laresponsabilidad de sistematizar, agrupar y empaquetar el conocimiento entérminos que pueda ser almacenable en la Organización. Para ello deberáncontar con los equipos responsable de la Fábrica de Contenidos y, en general,de Recursos Humanos, de modo que este Conocimiento Secundario pueda serintegrado tanto en el Directorio de Competencias y resto de elementos delModelo como en la propia Contents Factory.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados
  16. 16. Especialmente importante resulta esta labor de trabajo en equipo cuando elConocimiento Secundario que surja no mejore simplemente el existente, sinoque lo modifique en cuanto a sus marcos de referencia básicos. En este caso,el KMT deberá contar no sólo con los Responsables de RR.HH. sino tambiéncon Responsables a nivel Estratégico de LA EMPRESA que decidirán incluir ono este Conocimiento Secundario en el Almacén.Es decir, esta Fase V se caracteriza por:  Emplea el Conocimiento Primario (primer filtro) como Input.  Realiza una labor de sistematización, ordenación y validación definitiva (filtro secundario) antes de ser introducida en el Knowledge Warehouse.  Identifica, en su caso, Conocimiento Diferencial, esto es, distinto o contrario al almacenado, alertando de este hecho a la Alta Dirección, tanto para analizar las causas que lo provocaron (cuál fue la experiencia de aprendizaje) como su eventual inclusión el Almacén.  Finalmente, empaqueta este conocimiento validado de modo que pueda ser integrado en el Knowledge Warehouse y distribuido a los escenarios críticos de negocio vía Fábrica de Contenidos y KFD (Knowledge Factory Deliverables).El ciclo del conocimiento concluye cuando este CS (ConocimientoSecundario) es integrado al Almacén de Conocimiento, repitiéndose deuna forma autónoma todo el proceso cuya creación y diseño es objeto dela presente Metodología.METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados

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