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Organización inteligente

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REINGENIERIA

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Organización inteligente

  1. 1. ORGANIZACIÓN INTELIGENTE
  2. 2. Visión vertical: Análisis funcional Es una forma de pensar en el diseño de trabajo en la que se enfatiza la división de tareas y la especialización.
  3. 3. Visión horizontal • Análisis de procesos
  4. 4. Diseño de la organización • Es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones.
  5. 5. El organigrama Es una representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos.
  6. 6. Diseño de la organización Estructuras organizacionales básicas: • Lineal • Poco jerarquizada • Sin delimitar
  7. 7. Lineal o militar: • Consiste en una organización con gran número de niveles jerárquicos.
  8. 8. Poco jerarquizada: • Tiene pocos niveles jerárquicos y se basa en la descentralización.
  9. 9. Sin delimitar: • Es aquella que permite a la empresa crear vínculos con los clientes, proveedores y/o competidores.
  10. 10. REALINEACIÓN DE FUNCIONES
  11. 11. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Es la necesidad del cliente y sus requisitos, para luego definir los mejores procesos para llevar a cabo el producto o servicio que busque la satisfacción del cliente, que se traduce en efectividad para el cliente. (Riascos González, 2006) La norma ISO 9000:2000, define el proceso como: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultado. (Riascos González, 2006)
  12. 12. Características de una organización basada en procesos • Orientación hacia el cliente. • Se incluye como estrategia de la empresa. • La jefatura se reemplaza por el liderazgo. • El siguiente paso en el proceso es el cliente. • El trabajo se hace con equipos de alto desempeño. • Se empodera el personal. • Se trabaja con hechos y datos para la toma de decisiones. • Se genera un ambiente de mejoramiento continuo. (Riascos González, 2006)
  13. 13. Los procesos en la organización: (Riascos González, 2006)
  14. 14. Aspectos que debe tener un proceso: • Se pueden describir las entradas y las salidas. • El proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales. • Se requiere hablar de metas y fines, en vez de acciones y medios. • Un proceso responde a la pregunte: “QUE”, no al “COMO”. • El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización. • Tiene un responsable o dueño del proceso. • Tienen limites bien definidas. • Tiene procedimientos bien documentados. (Riascos González, 2006)
  15. 15. Comparación entre una estructura funcional y un enfoque basado en procesos Centrado en la estructura Centrado en el proceso • Los empleados son el problema. • Empleados • Hacer mi trabajo. • Comprender mi trabajo. • Evaluar los individuos. • Cambiar a la persona. • Siempre se puede encontrar un mejor empleado. • Motivar a las personas. • Controlar a los empleados. • No confiar en nadie. • ¿Quién cometió el error? • Corregir errores • El proceso en un problema. • Personas. • Ayudar a que se cumplan objetivos. • Saber que lugar ocupa mi trabajo dentro de todo el proceso. • Evaluar el proceso. • Cambiar el proceso. • Siempre se puede mejorar el proceso. • Eliminar barreras. • Desarrollo de las personas. • Todos estamos en esto. conjuntamente. • ¿Qué permitió que el error se cometiera?. • Orientado al cliente. (Riascos González, 2006)
  16. 16. Visión Funcional (Riascos González, 2006)
  17. 17. Visión por procesos La norma ISO 9001, propone el siguiente esquema para visualizar los procesos que interactúan en la organización para lograr la mejora continua. (Riascos González, 2006)
  18. 18. Vídeo
  19. 19. REINGENIERÍA DEL TRABAJO
  20. 20. • «Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costo, calidad, servicios y rapidez.» (Hammer, 1994)
  21. 21. REINGENIERÍAO REDISEÑO DE PROCESOS • Las palabras claves son fundamental, radical, sustancial y procesos. El concepto más importante es el proceso de una empresa, el cual pude requerir en ocasiones de un rediseño considerable. • El proceso de una empresa también puede concebirse como una serie de actividades por medio de las cuales los insumos son convertidos en productos (bienes o servicios). Aunque las tareas particulares son importantes, lo es más el interés en el objetivo general de producir eficaz y eficientemente los bienes y servicios que los clientes necesitan. • Un proceso es una serie de actividades que transforman la realidad, agregándole valor.
  22. 22. El enfoque básico del proceso de reingeniería se compone de cuatro elementos: PREPARACIÓN DEL CAMBIO PLANEACIÓN DEL CAMBIO REDISEÑOEJECUCIÓN
  23. 23. Modelo de Reingeniería de Michael Hammer y James Champy • Defiende el cambio radical en los procesos de valor agragado • Destaca la importancia de las expectativas del cliente como elemento impulsador • Obtener apoyo ejecutivo se considera crítico para el éxito • Utiliza la visualización como la manera de ver lo que se necesita que se haga, más bien que de mejorar los procesos existentes. • Utiliza equipos de reingenieria para examinar procesos básicos • Utiliza tecnología como capacitadora de soluciones
  24. 24. Reingeniería Dinámica Daniel Morris y Joel Brandon 1. Identificar los proyectos posibles 2. Conducir el análisis inicial del impacto 3. Seleccionar el esfuerzo y definir el alcance 4. Analizar la información básica del negocio y del proceso del trabajo 5. Definir alternativas, similar nuevos flujos y proceso de trabajo 6.Evaluar el impacto potencial de los costos y beneficios de cada alternativa 7.Seleccionar la mejor alternativa 8. Implementar la alternativa seleccionada 9. Actualizar la información y los modelos de la guía básica del posicionamiento
  25. 25. Reingeniería Raymond Manganelli y Mark Klein. Modelo de Rapida RE 1, PREPARACIÓN - Reconocer la necesidad - Desarrollar consenso ejecutivo. - Capacitar al equipo - Planificar el cambio 2. IDENTIFICACIÓN - Reconocer la necesidad - Definir y medir rendimiento - Definir entidades - Modelar procesos - Identificar actividades - Entender modelo de proceso - Correlacionar organización - Correlacionar recursos - Fijar prioridades de procesos 3. VISIÓN - Entender estructura del proceso - Entender flujo del proceso - Identificar actividades de valor - Referenciar rendimiento - Determinar impulsores de rendimiento. - Calcular oportunidad - Visualizar el ideal (externo) -Visualizar el ideal (interno) - Integrar visiones - Definir subdivisiones
  26. 26. Reingeniería Raymond Manganelli y Mark Klein. Modelo de Rapida RE 4A. SOLUCIÓN DISEÑO TÉCNICO - Modelar relaciones de entidades - Reexaminar conexiones de los procesos. - Instrumentar e informar - Consolidar interfaces e información - Redefinir alternativas - Reubicar y reprogramar controles - Modularizar - Especificar implantación - Aplicar tecnología - Planificar implementación 4B. SOLUCIÓN DISEÑO SOCIAL - Facultar a empleados que tienen contacto con clientes - Identificar grupos de características de cargos - Definir cargos / equipos - Definir necesidades de destreza y personal - Especificar la estructura gerencial - Rediseñar fronteras organizacionales - Especificar cambios de cargos - Diseñar planes de carrera - Diseñar programa de gestión del cambio - Diseñar incentivos - Planificar implementación 5. TRANSFORMACIÓN - Completar diseño del sistema - Ejecutar diseño técnico - Desarrollar planes de prueba y de introducción - Evaluar al personal - Construir sistema - Capacitar al personal - Hacer prueba piloto del nuevo proceso - Refinamiento y transición - Mejora continua
  27. 27. QUÉ NO ES LA REINGENIERÍA • Reingeniería NO es downsizing. Esto significa reducir trabajo, recursos y gente para obtener una mejor posición financiera en el corto plazo. • Reingeniería NO es una mera reestructuración o reorganización. Éstas se basan en la reducción de niveles jerárquicos y en la modificación de ciertas áreas de la empresa, pero aún cuando algunas de éstas desaparezcan y otras nuevas se formen, se siguen conservando las viejas estructuras fragmentadas. • Reingeniería NO es automatización. La tecnología informática juega un importante papel en el rediseño de procesos, pero no como un nuevo mecanismo para ejecutar un viejo proceso -en cuyo caso, se estaría sub- utilizando esta herramienta. • Reingeniería NO es una “reingeniería de software”. No es una reconstrucción de sistemas informáticos obsoletos en otros más modernos y efectivos. • Reingeniería NO es mejora continua. Esta filosofía se basa en mejorar día a día un proceso establecido aplicando una filosofía de Calidad Total que se transmite a toda la organización. La reingeniería no implica realizar mejoras marginales, sino que pretende un “shock de cambio”.
  28. 28. COMUNICACIÓN EFICAZ
  29. 29. Comunicación El verbo comunicar proviene de la voz latina “comunicare”, puesta o poner común. En su acepción más general, comunicación es acción y efecto de hacer a otro, partícipe de lo que uno tiene, descubrir, manifestar o hacer saber a uno alguna cosa, consultar, conferir con otros un asunto, tomando su parecer.
  30. 30. Es la trasmisión de la información, ideas, emociones, habilidades, por medio del uso de símbolos, palabras, cuadros, figuras, gráficas…” (Ortiz, C., 1965). Comunicación es toda la transmisión de información con vistas a una respuesta que no siempre implica una aceptación pasiva (L. José).
  31. 31. Proceso de comunicación
  32. 32. Eficacia Se denomina eficaz a la cualidad que tiene una determinada acción de alcanzar una meta que se había propuesto por parte de alguien. El concepto está íntimamente vinculado con la actividad humana y la búsqueda de objetivos puntuales; esto significa que en cualquier contexto en el que se desarrolle el hombre la eficacia será un bien valorable.
  33. 33. Eficaz tiene relación con la idea de efecto ya que es un vínculo directo entre causa y efecto o estímulo y efecto. A determinada acción le seguirá siempre un resultado, es decir, un efecto. Cuando ese efecto o resultado es el apropiado y el buscado, la acción se transforma en una acción eficaz. Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces por cuanto alcanzamos la meta, logramos lo que nos propusimos.
  34. 34. Eficiencia Relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. La eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos. Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos).
  35. 35. Comunicación eficaz Se llama comunicación eficaz a aquel proceso que se caracteriza por: a) Expresar lo que se quiere decir b) En forma clara y directa c) En el momento y lugar oportuno d) De una manera y adecuada La comunicación es un proceso dinámico por que tanto el emisor (persona que expresa algo) como el receptor (persona que escucha) tienen un rol importante: el mensaje va y viene. En la comunicación efectiva, ese dinamismo no sufre de alteraciones, ni por el emisor, ni por el mensaje, ni por el receptor.
  36. 36. Comunicación organizacional “Aquel flujo de datos que sirve a los procesos de comunicación organizacional como comunicación de la organización” (Thayer, 1968).
  37. 37. Aquellas interdependencias e interacciones que se producen entre y dentro de los subsistemas, por medio de la comunicación, y que sirven a los propósitos de la organización” (Witkin y Stephes, 1972).
  38. 38. Características • Ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia al medio ambiente. • Implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado. • Implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades.
  39. 39. Comunicación Interna Son todos los mensajes que se cursan dentro de la vasta red de la estructura de la institución: •Con motivo del ejercicio de los puestos. •Para realizar funciones normales del organismo de que se trata, o asumir tareas extraordinarias relacionadas directa o indirectamente con la marcha de las operaciones. •El trasmisor y el emisor pertenecen al grupo de trabajo de la propia institución.
  40. 40. Comunicación externa Tiene lugar hacia fuera de la organización, en su doble sentido de salida y recepción (es un sistema dentro de otros sistemas). Se originan con motivo de las operaciones normales de la misma (correspondencia, documentación, especificaciones, cotizaciones, etc.).
  41. 41. Medios Escritos - impresos Audio medios desde la palabra hablada. (audiolibros, la radio y todo el desarrollo tecnológico en este campo). Visuales Audiovisuales Multimedios Medios de la Web 2.0 (pronto los de la 3.0) Móviles
  42. 42. Masivos: medios informativos, publicitarios, de propaganda, de entretenimiento, ya que todo depende de la intención con la que les usemos. Venden espacio, tiempo, presencia, etc. Incluyen: Prensa, con todos sus suplementos y publicaciones especiales. Radio Televisión Cine Revistas Exterior (vallas, las cuales nacieron como medio publicitario)
  43. 43. • Mailing personalizado • Buzones/folletos • Marketing telefónico • Regalos Publicitarios • P.L.V. Señalización y rótulos • Ferias y Exposiciones • Patrocinio, mecenazgo, marketing social • Patrocinio deportivo • Publicaciones de empresas • Anuarios, guías y directorios • Catálogos • Juegos Promocionales • Tarjetas de Fidelización • Animación punto de venta
  44. 44. • Telegramas • Fax • Volantes • Comunicaciones en las facturas, boletas, pagos, etc. • Teléfono fijo y celular para otros tipos de comunicación. • Pintura • Fotografía • Material en el punto de venta o de circulación: habladores, rótulos en pisos, paredes, espejos, puertas, animaciones, sonidos, vallas internas en almacenes, parqueaderos, etc.
  45. 45. • Informes de gestión, financieros, sociales • Boletines, periódicos, revistas institucionales. • Tele-revistas, programas de radio • Eventos • Internos • Externos • Reuniones (grupos primarios, trabajo en equipo). • Ferias, muestras (comerciales, institucionales, educativas). • Conciertos. Conferencias, paneles, seminarios, congresos, etc.
  46. 46. • Ponencia • Discurso • Cartas y memorandos, circulares, informes, proyectos • Carta o tarjetas masivas, individuales, ojalá siempre personalizadas • Boletín de prensa (carpeta de prensa, dossier de prensa) • Rueda y conferencia de prensa • Carteleras (físicas y virtuales) • Presentaciones (ppt. Multimedios) • Fondos para pantallas de computador
  47. 47. • Manuales – de inducción – imagen corporativa – protocolo – otros manuales • Directorio de la empresa • Reunión mensual con el director • Cara a cara o por tv, internet, móvil. • Redes internas y externas • Teleconferencias, videoconferencias • Teatro corporativo
  48. 48. Sitios y redes abiertas y cerradas que dan origen a comunidades virtuales que se comunican y participan. •Extranets Conectada a redes definidas o abiertas y con la posibilidad de conectarse externamente con los diferentes públicos de la organización de manera interactiva, dinámica y transaccional, sincrónica y asincrónicamente. Puede hacerse también para la comunicación entre personas.
  49. 49. • Intranets • Son redes internas para facilitar la relación, la comunicación de personas y datos, le gestión organizacional y la gestión del conocimiento. En estos sitios encontramos: • Correo electrónico. • Blogs – micromedios o micrositios personales, con múltiples usos.
  50. 50. • Wikis oPeriódicos oTelevisión oCine (por lo menos las películas y ahora con los teatros en casa, aumentan posibilidades) • Radio – audio • Revistas, magazines. • Multimedia • Videoconferencias desde cualquier lugar del mundo, para reuniones sincrónicas.
  51. 51. Hay empresas muy sofisticadas que han diseñado sus salas de reuniones, de tal manera que reuniones en dos lugares diferentes se vean, a través de la pantalla, como un solo sitio. Todos los medios de comunicación y muchos de gestión de la organización. Hay espacio para correspondencia, tarjetas, eventos, reuniones, gestión del conocimiento, comercio, mercadeo, actividades financieras y cada le encontramos más posibilidades.
  52. 52. TIPS Preguntas para la adecuada acción comunicativa •¿Qué es lo que quiere comunicar? •¿A quién? •¿Cómo? •¿Dónde? •¿Cuándo? •¿Por qué?
  53. 53. Bibliografía • Fernández, Elena, Planificación y gestión de medios publicitarios. Gestión de la Comunicación en las organizaciones. Editorial Ariel, 2004, Barcelona. Pp 366-394. • Flores, Sergio; Orozco, Emiliano, Hacia una Comunicación administrativa integral, Editorial Trilla, 1973, México, pp 18-75. • Goldhaber, Gerald, Comunicación Organizacional, 1. ¿Qué es la Comunicación Organizacional? Editorial Logos Consorcio Editorial, S.A., 1977, México, pp 20-27. • Halliburton, E. (Noviembre de 2006). Manual para el análisis, evaluación y reingenieria de procesos en la administración pública. Buenos Aires, Argentina, Argentina. • Riascos González, J. A. (2006). De la estructura por funciones al enfoque basado en procesos y a la visión sistématica de la organización. Revista Ciencias Estratégicas, 37-46. • Rediseño de procesos o reingenieria. (s.f.). En El diseño organizacional (págs. 72-97). • Ribeiro, Lair, La comunicación eficaz, Editorial Ediciones Urano, 2000, España. • http://www.definicionabc.com/general/eficaz.php fecha de revisión 12 de febrero de 2016 a las 15:36 hrs.

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