kms en el Instituto Tecnologico de Sonora

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kms en el Instituto Tecnologico de Sonora

  1. 1. Instituto Tecnológico de Sonora ÁREA TEMÁTICA: Sistemas de información TÍTULO: Desarrollo de un sistema de información para la implementación del Modelo de Gestión del Conocimiento del Instituto Tecnológico de Sonora AUTORES: Dra. Ramona Imelda García López Dra. Guadalupe Eugenia Ramírez Martínez Mtro. Felipe Humberto Cabada Arismendiz DATOS DE IDENTIFICACIÓN Instituto Tecnológico de Sonora 5 de Febrero #818 sur Colonia Centro C.P. 85000 Cd. Obregón, Sonora, México Tel. (644) 4 10 09 42 Correo electrónico: igarcia@itson.mx; gramirez@itson.mx, fcabada@itson.mx
  2. 2. 2 Resumen Las Universidades, especialmente las de países con economías emergentes, sufren paradójicamente en la sociedad del conocimiento, de una gran merma en el proceso de generación y aprovechamiento del mismo. El problema que se abordó fue la escasa gestión del conocimiento que se produce en la institución, que repercute en el desconocimiento de proyectos, investigaciones, normatividad y procesos de interés general. Por ello, el objetivo de este trabajo fue: generar un sistema de información, diseñado con enfoque de sistemas para registrar, organizar y distribuir información relevante sobre proyectos, manuales, políticas, normatividad y producción intelectual de la comunidad universitaria del Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON). Este proyecto contempló la gente, los procesos institucionales y la tecnología existente para este efecto. El método utilizado fue consultar el diagnóstico de cultura organizacional, analizar y conectar con otros procesos como biblioteca digital, registro escolar, recursos humanos y educación a distancia y trabajar conjuntamente con la fábrica de Software Novutek para construir una plataforma tecnológica de gestión de conocimiento, cuyo nombre es KMS. En la parte de cultura organizacional se ejecutó un programa de comunicación y capacitación a los maestros por Dependencias de Educación Superior (DES). Los principales resultados obtenidos fueron: la plataforma tecnológica de KMS, con módulos para administración electrónica de contenidos, de aplicaciones, de administración de las piezas de conocimiento, de bases de conocimiento y de interfase con otros sistemas institucionales. Sus herramientas permiten generar, acceder, almacenar y transferir el conocimiento en la Universidad. Otro resultado importante fue el de cultivar la cultura de compartir los recursos intelectuales, el respeto de autoría y registro de patentes y la conformación incipiente de comunidades de aprendizaje. Como conclusión puede decirse que el éxito de la implementación de una herramienta tecnológica depende mayormente de factores no técnicos como son el factor humano, los procesos organizacionales y la cultura. Es necesaria la tecnología como fundamento para administrar los activos y mantener unida a la organización. La KM no es sólo la creación de una base centralizada de los conocimientos sino que abarca una gran diversidad de fuentes que contribuyen al desarrollo del conocimiento.
  3. 3. 3 1. Antecedentes y marco de referencia El entorno económico, social y tecnológico en el que las organizaciones desarrollan sus actividades en el presente y que van a desarrollarlas, probablemente en un futuro próximo está caracterizado cada vez más por la complejidad y por su carácter inestable y cambiante, derivado de una diversidad de cambios, fusiones, globalizaciones y agrupaciones. El papel que las tecnologías de la información tienen como precursoras de estos cambios hacen que la sociedad actual reciba la denominación de Sociedad de la Información. En ésta, el factor principal de creación de riqueza es el conocimiento. Por esta razón también se le denomina Sociedad del Conocimiento. Según Calderón (2001), las organizaciones modernas se están viendo cada vez más como empresas basadas en el conocimiento, en las cuales la administración proactiva de su acervo de conocimientos es importante para la competitividad. En este sentido y de acuerdo con Malhotra (1997), citado por Calderón (2001), la gestión del conocimiento responde a las cuestiones críticas de adaptación organizacional, supervivencia y competencia que enfrentan las organizaciones ante el creciente cambio. Esencialmente, esto involucra procesos organizacionales que buscan la combinación de capacidad de procesamiento de datos con información canalizada, en la mayoría de los casos, a través de las tecnologías de información. La administración del conocimiento (Knowledge Management, KM, por sus siglas en inglés) se inició como una filosofía de la organización que busca aprovechar los activos intangibles que había venido desaprovechando: el saber desarrollado por sus miembros, la experiencia acumulada, conocimientos específicos desarrollados por algún grupo o dependencia. Las características actuales de una sociedad que produce información y saber en grandes volúmenes, que con la misma rapidez con se produce, igualmente se vuelve obsoleto, han creado la necesidad de un aprendizaje rápido y constante, así como la de convertir la información en conocimiento y para lograrlo hacen uso de las tecnologías de información (TI). De esta forma, cuando se escucha el término de gestión del conocimiento, algunos piensan automáticamente en TI. Sin embargo, como plantea Hall (2001), citado por Castañeda (s.f.), la tecnología es sólo un medio. Una excelente
  4. 4. 4 plataforma tecnológica para administrar la información en la organización puede ser subutilizada o en el peor de los casos, no utilizada por desconocer el rol del capital humano en la gestión del conocimiento. Por otro lado, Ramírez (s.f.), citado por Rodríguez (2000), considera que “la administración del conocimiento no depende de una tecnología única, sino que puede descansar en un ensamble de tecnologías, muchas de las cuales pueden existir dentro de la empresa y servir de soporte a otros servicios. En los sistemas para la KM, se pueden aplicar diversas herramientas tecnológicas durante las diferentes etapas de su proceso, que a grandes rasgos consiste en la creación del conocimiento, el poder compartirlo y finalmente, la aplicación del mismo”. Bajo este contexto, emerge otro concepto “Recurso Educacional Abierto”, que se refiere a información digital acumulada la cual puede ser reestructurada para que provea beneficios de uso sin restricciones para que cualquier usuario de una organización pueda utilizarlo CERI (2006). En la década de los ochenta, con el surgimiento de las primeras bases de datos como piedra fundamental en la construcción de la información, se intentaba automatizar los procesos dirigidos a la atención del cliente externo. Es decir, “cargar” al sistema toda la información relacionada con éstos de tal forma de contar con elementos que lo describieran y en un momento dado poder atender sus necesidades y requerimientos. Por ello, “la mayor preocupación de las compañías, desde el punto de vista de la tecnología, era contar con sistemas centrales capaces de administrar gran cantidad de datos y volúmenes de información, con el objeto de automatizar las actividades y los procesos repetitivos (fue el momento del auge de las bases de datos relacionales)" (Belly, 2002). Se rescata la idea de que la información es el insumo esencial del conocimiento, en ese sentido, el desarrollo de las redes de información fundamentadas sobre todo por la tecnología de Internet crea un nuevo contexto a las organizaciones de hoy. En este entorno, las posibilidades de publicar, almacenar y distribuir información se ha expandido considerablemente, conduciendo a las organizaciones al planteamiento de objetivos más ambiciosos y, poco a poco, al traslado de la idea de gerencia de la información a la idea de gerencia del conocimiento. Cabría aquí aclarar la diferencia entre información y conocimiento. Harris (1996), citado por Zorrilla (s.f.) dice que “el nivel más bajo de los hechos conocidos son los datos. Los datos no tienen un significado intrínseco. Deben ser
  5. 5. 5 ordenados, agrupados, analizados e interpretados. Cuando los datos son procesados de esta manera, se convierten en información. La información tiene una esencia y propósito. Cuando la información es utilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de una persona, se transforma en conocimiento. El conocimiento es la combinación de información, contexto y experiencia”. Lo anterior implica que la información, a través de los datos, es el primer elemento esencial para crear, generar y transmitir conocimientos. El soporte de un sistema de gestión del conocimiento lo constituye la información documental que a diario es generada en las organizaciones. De manera que si la misma se maneja en forma automatizada se podrá mantener más accesible, más segura y, sobre todo, más “manejable”. Este objetivo justifica por sí mismo la incorporación de unos métodos y unas aplicaciones informáticas apropiadas para el manejo del conocimiento generado. Según Sedeño (s.f.) hay personas que piensan que a través de la automatización o introduciendo las tecnologías de las telecomunicaciones y la informática en la organización, podrían solucionarse los problemas de la misma; esto es un gran error pues primero habría que desarrollar entre sus integrantes la cultura de obtener de ellas el mayor provecho posible, de tal forma que se logren las metas organizacionales y el crecimiento intelectual de ellos mismos. Por otra parte, Fernández (2002) menciona que ante los retos que implica el avance educativo, social, económico, cultural y político, la tecnología es la respuesta dinámica y creativa; es parte fundamental en la transformación de los procesos educativos y de capacitación. Al respecto, Rivera, Ramírez y Cepeda (1996), mencionan que los sistemas utilizados para la gestión del conocimiento tienen como propósito “identificar, adquirir, registrar, almacenar, procesar, distribuir, aplicar, valorar y contabilizar las dimensiones relevantes del conocimiento productivo”. De esta forma, dichos autores identificaron tres áreas para desarrollar esos sistemas, a través de diferentes herramientas tecnológicas: 1. Administración del aprendizaje organizacional, cuyo objetivo es ayudar a cada empleado a identificar las competencias críticas para contribuir a las metas de la organización; a adquirir y aplicar esas competencias. 2. Administración del capital intelectual, donde se pretende ayudar a la organización a identificar, estructurar, capturar, almacenar, recuperar y explotar su sabiduría, es decir, centrarse en la riqueza del conocimiento contenida en los individuos que la
  6. 6. 6 conforman. 3. Administración del valor, en donde se redefinen los fundamentos mismos de la administración, es decir, se busca rediseñar la base administrativa para llegar a ser una organización virtual. Las herramientas tecnológicas para KM, como cualquier otra herramienta, están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera de las organizaciones. Ruggles (1997), citado por Valerio (2002), define a éstas “como herramientas que permiten a las organizaciones generar, acceder, almacenar y transferir el conocimiento existente en la empresa. Bajo este concepto, es importante darse cuenta que muchas de las herramientas tecnológicas que actualmente son etiquetadas como soluciones para KM o herramientas para KM, no podrían ser clasificadas como tal; esto es, la mayoría de los sistemas no manejan conocimiento sino información”. Las herramientas para KM, no son necesariamente herramientas con una complejidad técnica mayor por el hecho de administrar conocimiento; muchas de ellas, identificadas como tales, son muy sencillas; una simple base de datos que administre lecciones aprendidas, mejore prácticas o competencias, cumple con la definición de una herramienta de KM, claro está que se pueden encontrar herramientas más complejas como por ejemplo, un sistema de soporte para toma de decisiones, que a través de técnicas complejas no sólo registran y explotan conocimiento, sino que además pueden generar más conocimiento. Existe una categoría de los KM denominada Recursos Educativos Libres, los cuales son materiales educativos que permiten a sus usuarios obtener conocimiento a través de ellos, dichos recursos han ido en crecimiento debido a la cantidad de países e instituciones que han generado esfuerzos por aportar un “poco” de conocimiento a sus comunidades, algunos ejemplos se mencionan a continuación: 1. En Estados Unidos, 1700 cursos han sido puestos disponibles en el MIT (Massachusetts Institute of Technology’s), Rice University, Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health, Tufts University, Carnegie Mellon University, University of Notre Dame, and Utah State University. En Octubre del 2006 la universidad de Yale anunció se unirá al proyecto a finales de 2007. 2. En China, 750 cursos se han puesto a disposición de cualquier usuario en
  7. 7. 7 222 Universidades, miembros del grupo CORE (China Open Resources for Education). 3. En Japón, más de 400 cursos se han puesto disponibles por el Consorcio Japonés (OCW). 4. En Francia, existen 800 recursos educacionales en aproximadamente 100 centros educativos, los cuales son operados por 11 universidades por el proyecto ParisTech OCW y se espera duplicar esta cifra para 2007. 2. Problema Al ser la universidad un centro de conocimiento en el que se genera, transforma, aplica, entrega y difunde conocimiento es preciso consolidar un modelo que con el apoyo de la tecnología permita soportar el ciclo de vida del conocimiento de la institución. Por ello, la gestión del conocimiento en una institución tiene como objetivo capturar, clasificar, utilizar y re-crear información y conocimiento que se transforme en productos y/o servicios que generen valor, además de resolver el problema de pérdida de conocimiento, especialmente el que es de carácter tácito, pues está demostrado que las empresas con mayor desempeño y productividad, cualquiera que sea su giro, son aquellas que saben utilizar el conocimiento como recurso transformable y altamente valioso. El fenómeno que sufren las universidades con la generación y uso del conocimiento tiene que ver con la falta de un modelo formal que incluya reglas, restricciones, incentivos, procesos y métricas en la producción y explotación del conocimiento, lo que termina traduciéndose en un alto nivel de pérdida o entropía del conocimiento. Al no contar con medios que conduzcan la forma en la que el conocimiento fluye a través de la institución, métricas que indiquen el impacto que cada objeto de conocimiento genera en la comunidad universitaria y sus correspondientes aportaciones al proceso de crecimiento y mejora continua de la institución, ésta es incapaz de saber con claridad cuál es su acervo de conocimiento y por ende, difícilmente puede explotarlo y/o mejorarlo. Esto implica que, hoy en día las universidades, especialmente las de países con economías emergentes, sufran de una gran merma en el proceso de generación y aprovechamiento del conocimiento. Dentro de una organización como lo es el caso del Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON), la información y el conocimiento se vuelven recursos cada vez más
  8. 8. 8 preciados, y dada la importancia del tema para la institución, se formó un equipo de trabajo que definió a la gestión del conocimiento como el proceso a través del cual la organización genera valor a partir de sus activos intelectuales, tanto explícitos como tácitos. Esta generación de valor involucra compartir los activos intelectuales entre empleados, departamentos, alumnos, docentes e incluso otras empresas, en un esfuerzo por descubrir nuevas y mejores prácticas. En esta institución, las autoridades y todo su personal, están seguros de que se genera gran cantidad de conocimiento, la mayoría de naturaleza tácita. De igual forma, se considera que los sistemas de gestión del conocimiento consiguen la información precisa para la persona apropiada en el momento oportuno, proporcionando herramientas para el análisis de esa información y la capacidad de responder a las ideas que se obtienen a partir de esa información. Particularmente, la institución no tenía un sistema que permitiera conocer todo lo relacionado con los proyectos que se desarrollaban y los resultados que arrojaban; por lo que en ocasiones, surgieron proyectos en algún área que ya habían sido realizados en otra, y este mismo caso aplicó para los proyectos de investigación. No se contaba con un sistema de información tan fluido que diera a conocer lo que sucedía en todas las áreas de la organización, en materia del conocimiento generado y que tuviera una repercusión e impacto institucional. Esto permitió vislumbrar la importancia y necesidad de contar con un sistema o modelo que ayudara en el almacenamiento y organización del conocimiento que se generaba de los proyectos y actividades de las diferentes instancias administrativas y académicas. De igual forma, permitiera poner ese conocimiento a disposición de todo el personal que compone a la institución de manera tal que éste pudiera ser utilizado y a su vez, ser generador de nuevo conocimiento. 3. Objetivo Con este proyecto se pretendía desarrollar un sistema de información que permitiera concentrar, clasificar, almacenar y distribuir todas las piezas del conocimiento que se producían en la institución; de tal forma que elementos como investigaciones, artículos, proyectos, cursos, manuales, políticas, experiencias, entre otros, dejaran de estar aislados y subutilizados. De igual forma, se buscaba la conexión de los distintos sistemas institucionales con el fin de optimizar recursos y contar con una plataforma más robusta a través de la cual fuera posible acceder a
  9. 9. 9 toda la información generada en la institución. 4. Método o desarrollo El diseño de la plataforma tecnológica fue considerada como uno de los impulsores más notables del modelo de gestión del conocimiento debido a la creciente explosión de las tecnologías para el manejo de la información y la comunicación; pues como se ha visto, la gestión del conocimiento que posee una organización es uno de los factores claves para la diferenciación y competitividad de las instituciones, siendo hoy en día indudable el apoyo que proporcionan las tecnologías de la información y las comunicaciones para hacer posible una administración del conocimiento ágil, efectiva, dinámica y sostenible en cualquier organización. El valor aportado por esta iniciativa ha dado lugar a una gran variedad de herramientas tecnológicas cuya finalidad es soportar las estructuras necesarias para la recolección de las piezas de conocimiento con el fin de servir como base del ciclo de vida del conocimiento, así como facilitar el flujo del conocimiento entre los individuos que interactúan en ellas. Como consecuencia de estas nuevas necesidades dentro de las organizaciones ha surgido el requerimiento de implantar herramientas que den soporte a la gestión del conocimiento, las que facilitan el proceso de explotar el conocimiento explícito y transformar el conocimiento tácito en piezas de conocimiento explícitas, convirtiéndose así en la plataforma de la institución para la administración electrónica del conocimiento. Debido a esta situación es prioritario que se cuente con una definición detallada de la plataforma que habrá de soportar la administración del conocimiento dentro de la universidad en su primera etapa. En este contexto se desarrolló en conjunto con la Fábrica de Software (Novutek http://www.novutek.com/ ) de la institución un libro de requerimientos que muestra de forma detallada los elementos y su forma de interacción entre los mismos. Por otra parte, el sistema tecnológico debe permanecer vinculado y de ser posible fusionado con sistemas afines, como lo es la iniciativa de biblioteca digital (http://biblioteca.itson.mx/), tanto interna como de otras instituciones de educación superior, y además pueda ser comunicada con los sistemas de la institución y ser alimentada directamente por éstos (por ejemplo: registro escolar (http://apps.itson.mx/dre/principal/index.asp), sistemas de recursos humanos, sistema de educación a distancia, etc.); intentando con esto que se aproveche al
  10. 10. 10 máximo tanto el conocimiento explícito como el conocimiento tácito de cada miembro de la comunidad, logrando una combinación de ambos que genere piezas de conocimiento que puedan ser catalogadas y almacenadas en la base de datos de la institución. Es importante resaltar que esta solución tecnológica debe ser desarrollada utilizando los estándares de internet, es decir, HTML (Hypertext Markup Languaje, Lenguaje de Marcado de Hipertexto), ASP (Active Service Pages, Servicio de Activo Páginas), DHTML (Dinamic Hypertext Markup Languaje, Lenguaje de Mercado de Hipertexto Dinámico), etc., con la finalidad de que su contenido pueda accederse mediante internet, con el fin de garantizar que cada pieza de conocimiento pueda ser consultada por la comunidad institucional con la misma facilidad y por medio de mecanismos que identifiquen a cada usuario y habiliten sus perfiles y preferencias, logrando esto mediante sistemas de autentificación confiables. A continuación se presentan las iniciativas en las que será implantada la Infraestructura Tecnológica (Plataforma Tecnológica), así como las características que deben cumplir. Las iniciativas se derivaron de los hallazgos del análisis y la confirmación de los procesos de la institución y se ordenaron de acuerdo a la importancia y viabilidad de implantación de las mismas dentro de la plataforma tecnológica diseñada. 1. Administración electrónica de contenidos: Concentrar el conocimiento de la institución en una Plataforma Tecnológica accesible por cualquier miembro de la comunidad, donde el conocimiento explícito de la organización se encuentre catalogado, facilitando así su localización y uso: a. Manejar formatos estándares para Internet. b. Fijar períodos de caducidad para el conocimiento almacenado. mediante mecanismos variados que van desde visitas al la pieza de conocimiento, hasta tipo de información publicada. c. Determinar el acceso al mismo mediante el empleo de perfiles que contengan niveles de acceso por el grado de confiabilidad de los documentos, con el fin de que la misma pueda mantenerse con disponibilidad de acceso a toda la comunidad (académicos, administrativos, alumnos); d. Acceder desde cualquier unidad y desde fuera de la institución (Intranet e Internet).
  11. 11. 11 e. Proceso de publicación y sistemas de retroalimentación sobre el documento consultado. f. Estadísticas de consulta y uso de los documentos. g. Poblar dicha plataforma con el conocimiento actual de la universidad. h. Desarrollar una organización asignada a las responsabilidades de administración y coordinación del conocimiento. i. Compartir información entre las distintas comunidades de conocimiento, facilitando esto por medio de responsables definidos. j. Contar con una herramienta que agilice el proceso de búsqueda de la información, ejecutando búsquedas por campos especificados por medio de sistema de catalogación que se defina para su manejo y búsqueda, así como en el contenido de los mismos. 2. Suscripciones a medios externos: a. Las piezas de conocimiento no tienen que proceder en todos los casos del interior de la comunidad, es posible explotar piezas construidas por otras entidades (Universidades, diarios, publicaciones especializadas, etc.), a través de Recursos Educativos Abiertos, tal y como se describió en los antecedentes. b. Bajo este amparo se sugiere la adquisición para el libre acceso a un número definido de publicaciones externas que pueden ser abiertas (gratuitas) o privativas (de pago). 3. Administración de las ideas: a. Contar con una herramienta que permita recolectar los puntos de mejora de los procesos o de solución a problemas puntuales tanto de la institución como de la sociedad en general. b. Manejo de un sistema de seguimiento a las mejoras o ideas sugeridas. c. Determinar planes de beneficios compartidos en caso de ejecutar y obtener resultados favorables de alguna sugerencia o tema de investigación. 4. Promover la vinculación de la universidad por medio de ferias o exposiciones donde se muestren desarrollos de alumnos e investigadores y que tenga el fin de conseguir retroalimentación y en su caso patrocinio: a. Fomentar el intercambio de experiencias entre instituciones de educación superior.
  12. 12. 12 b. Eventos para captar alumnos de Práctica Profesional y bolsa de trabajo. c. Eventos dirigidos al sector empresarial, con la finalidad de ofertar las líneas de investigación desarrolladas en la institución. d. Exposición de la institución ante la sociedad. 5. Contar con una administración del capital intelectual institucional donde se pueda disponer de datos actualizados de los miembros de la institución: a. Quiénes son expertos en qué temas, b. Dónde se ubican los expertos, c. Qué proyectos desarrollan actualmente, y d. Cuáles son sus contactos clave hacia el exterior de la universidad. 6. Maratones de conocimiento que permitan validar el nivel de profundidad del conocimiento transmitido y que han adquirido los miembros de la comunidad y desarrollar un método que proporcione técnicas para ayudar a los alumnos a resolver cualquier problema relacionado con su nivel de dominio de algún tema: a. Se encuentra solución a esta propuesta mediante el uso de maratones de conocimiento, b. Plantean la intención de volverlos interdisciplinarios de acuerdo al Programa Educativo que se esté cursando y el nivel del mismo, c. Se sugiere automatizar la administración de estos maratones, y d. Plantear esquemas de beneficio a los participantes, en caso de manejarlos opcionalmente. 7. Desarrollo de comunidades de interés, que permitan la interacción de las academias a través de las distintas unidades: a. Herramienta que permita la consolidación de las academias, b. Definir responsables y moderadores, c. Procesos de almacenamiento y distribución de los contenidos a las comunidades participantes, y d. Integrar a las unidades (foráneas y locales) en procesos de investigación y desarrollo de productos asociados a la misma. 8. Generar mapas de conocimiento de la institución, con ligas a los creadores del mismo: a. Herramienta que permita localizar fácilmente piezas de conocimiento y
  13. 13. 13 sus relaciones, y b. Ubicar a los expertos de la institución y vínculos a los desarrollos hechos y lista de relaciones con que cuentan. 5. Resultados La estructura de la plataforma tecnológica es modular, lo que le confiere mayor flexibilidad e independencia de sus funciones. Consta de lo siguientes módulos: 1. El módulo de administración que debe ser capaz de manejar la administración total de la plataforma Tecnológica, el sistema de reportes de la misma y el sistema de comunicación con las redes. Adicionalmente desde este punto se podrá acceder a sistema de respaldo de las bases de datos y datos de los usuarios; también se podrá administrar el perfil de cada uno de los participantes en la aplicación. 2. Aplicaciones. Este módulo está constituido básicamente por un portal de entrega, que incluye una interfase configurable, el acceso al motor de búsqueda y las ligas a otros portales; y por herramientas de interacción, cuyos elementos son mensajería instantánea, foros, herramientas para soportar maratones y repositorios de ideas, así como el acceso al correo electrónico institucional. 3. El módulo para la administración de piezas de conocimiento. Éste debe permitir la publicación de piezas de conocimiento para someterla al flujo de aprobación, donde se deben establecer los mecanismos necesarios para este proceso, así como el aceptar documentos generados bajo cualquier formato. Otra función básica de este módulo se refiere propiamente al procesamiento de las piezas de conocimiento creadas tanto por aportaciones como mediante las herramientas de interacción, donde deben cubrirse las siguientes acciones: a. Permitir crear, modificar y almacenar piezas de conocimiento, b. Compartir documentos, c. Controlar el flujo de validación de las piezas de conocimiento, d. Gestionar los espacios para el trabajo de las comunidades de conocimiento, y e. Validar la pertinencia de las piezas de conocimiento.
  14. 14. 14 4. Módulo de bases de conocimiento. Registra los perfiles, el repositorio, las piezas, la taxonomía e interacción con el motor de búsqueda y lleva un registro de los archivos generados en procesos de pregunta directa y foros. 5. Módulos de Interfase. Consiste en la interfase de comunicación con sistemas institucionales (JDEdwards, gestión de Recursos Humanos). Integración con la plataforma de biblioteca digital, por lo cual deberá regirse bajo distintos estándares del mercado (IEEE, AICC, IMS). Por otra parte, en cuanto a la gestión de piezas de conocimiento se realiza mediante el siguiente proceso: a) El sistema deberá permitir a cada experto aportar documentos relevantes para el resto de los usuarios; sin embargo, esta acción enviará la pieza de conocimiento en cuestión al comité de evaluación quien dará su visto bueno para ser publicado. b) Una vez aprobada una pieza de conocimiento ésta deberá ser validada en lo que a su imagen editorial y consistencia de estilos se refiere. c) Finalmente se validará la información aportada en la ficha taxonómica del documento. d) La resolución afirmativa de estos tres pasos dará paso a la publicación de la pieza de conocimiento. A continuación se incluyen, a manera de ejemplo, algunas pantallas de acceso a la plataforma que muestran su funcionamiento: 1. Primero que nada hay que accesar a la Plataforma Tecnológica ingresando la siguiente dirección: http://kms.itson.mx 2. La Figura 1 muestra los distintos perfiles que tiene el usuario (experto, coordinador de comunidad, coordinador de conocimiento y administrador del sistema) y se selecciona el rol que se quiera desempeñar en esa sección.
  15. 15. 15 Figura 1: Perfiles manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON 3. La figura 2, representa el primer paso para dar de alta una nueva pieza de conocimiento y que será almacenada en el sistema y pasará por todo el proceso de aprobación hasta que quede publicada para su posterior consulta. Figura 2: Proceso para dar de alta una nueva pieza de conocimiento, paso 1, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON.
  16. 16. 16 4. La figura 3, representa el paso 2 y es la continuación del proceso para dar de alta una pieza de conocimiento. Aquí se registran los datos de los autores y se anexa el archivo que contiene el documento. Figura 3: Proceso para dar de alta una nueva pieza de conocimiento, paso 2, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON 5. La figura 4 muestra el procedimiento a través del cual el experto hace una consulta de sus piezas de conocimiento publicadas en el sistema
  17. 17. 17 Figura 4: Proceso que permite a un experto consultar piezas de conocimiento personales, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON 6. La figura 5 representa un proceso consultas de piezas de conocimiento, pero en este caso corresponde a todas las publicaciones que existen en la plataforma y que han pertenecen a todas las áreas de la institución. Figura 5: Proceso que permite a un cualquier usuario consultar piezas de conocimiento sin importar el área, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON
  18. 18. 18 7. La figura 6 presenta el rol del coordinador de comunidad se establecen una serie de pasos a través de los cuales se le estará dando seguimiento a las piezas de conocimiento generadas en una línea de investigación específica hasta que dichas piezas sean colocadas en la comunidad pública. De igual forma, se lleva un control sobre todos los usuarios de cada comunidad de aprendizaje, lo que en un momento dado, permite determinar qué comunidad es la que está produciendo mayor cantidad de piezas y las líneas de investigación que se están desarrollando más. Figura 6: Proceso que permite al coordinador de comunidad dar seguimiento de validación de las piezas de conocimiento a su cargo, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON Conclusiones Para concluir, puede afirmarse que el desarrollo de tecnología para la gestión del conocimiento no es lo primordial dentro de una organización si antes no se cuenta con una cultura adecuada para sacarle el mayor provecho, tanto al conocimiento mismo como a la tecnología existente; por lo que los responsables de las organizaciones deben preocuparse por la capacitación de los trabajadores antes de introducirlos en el manejo del conocimiento a través de la tecnología, debido a que actualmente se vive una época en la que la capacitación constante del personal se ha convertido en una ventaja competitiva.
  19. 19. 19 A pesar de que las tecnologías de información, las redes y todos estos adelantos han potenciado el capital intelectual, la necesidad de adquirir nuevos conocimientos es inherente a la raza humana, además se constituye en una de las necesidades básicas del individuo; una organización que no permita o incentive el desarrollo del capital intelectual, probablemente estará destinada al fracaso. El desarrollo de la práctica de la administración del conocimiento requiere de una metodología muy bien balanceada. Es necesaria la tecnología como fundamento para administrar los activos y mantener unida a la organización. La KM no es sólo la creación de una base centralizada de los conocimientos de los empleados, almacenada por los sistemas, sino que abarca una gran diversidad de fuentes, desde bases de datos, sitios web, empleados y socios que contribuyen al desarrollo del conocimiento y le dan significado a través de las relaciones con otras fuentes de información dentro de la organización. Por último, es importante que las empresas no sólo reconozcan la relación que existe entre la administración del conocimiento y las herramientas tecnológicas, sino que además se saque provecho de esa relación. Para ello, la selección adecuada de una herramienta es primordial, pero no por ello se debe caer en el error de adquirir tecnología antes de hacer un análisis de los procesos de administración del conocimiento de la empresa en cuestión; en KM como en la mayoría de las áreas, el éxito de la implementación de una herramienta tecnológica depende mayormente de factores no técnicos como son el factor humano, los procesos organizacionales y la cultura.
  20. 20. 20 Bibliografía Belly, P. (2002) El paso previo a la KM. Recuperado el día 9 de abril de 2006, de http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/origen.htm Belly, P. (2002) La dificultad de buscar… y encontrar. Recuperado el día 9 de abril de 2006, de http://www.gestiopolis.com/canales/gerencias/articulos/59/origen.htm Calderón, G. E. (2001) Administración del conocimiento. Recuperado el día 9 de abril de 20076 de http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota01043c.shtml Carrillo, G. F. (s.f.) Gestión del conocimiento. Recuperado el día 9 de abril de 2006, de http://www.visionempresarial.org/gestion.html Castañeda, Z. P. (s.f.) Niveles y variables del capital humano asociados a la gestión del conocimiento. Recuperado el día 10 de abril de 2006, de http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/70/niuvargescon.htm Centre for Educational Research and Innovation (2006), Giving Knowledge for Free: The Emergence of Open Educational Resources. This work is published on the responsibility of the Secretary-General of the OECD. Fernández, V. N. (2002) La gestión del conocimiento y las herramientas de la educación interactiva a distancia para la formación de directivos. Ponencia presentada en el VII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lisboa, Portugal, 8-11 octubre. Rivera, G., Ramírez P. & Cepeda, A. (1996) Ambientes virtuales para la administración del conocimiento. Transferencia, año 9, no. 34, abril, pp. 24-26 Rodríguez, A. G. (2000) Procesos de negocios y tecnología. Recuperado el día 10 de abril de 2006, de http://www.praxis.com.mx/Praxis/paginas/noticias/pag11200ComputerWorld.ht m Sedeño, P. Y. (s.f.) Gestión del conocimiento. ¿Tecnología o cambio cultural? ¡Culto a la tecnología! Recuperado el día 10 de abril de 2006, de http://computacion.euroclips.com/es/gestion-conocimiento.html Valerio, G. (2002) Herramientas tecnológicas para la administración del conocimiento. Transferencia, año 15, No. 57, enero, pp. 19-21 Zorrilla, H. (s.f.) La gerencia del conocimiento y la gestión tecnológica. Recuperado el día 20 de abril de 2006, de http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/kmtmuc
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