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La Circular y sus Partes.

La circular y sus partes

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La Circular y sus Partes.

  1. 1. La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración, la forma externa de dichos actos.
  2. 2. Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos: Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Función de comunicación Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.
  3. 3. Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.  Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.  Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración .  Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
  4. 4.  Carta  Circular  Hoja de Vida corporativa  Sobre  Constancias  Certificados  Actas  Memorandos
  5. 5. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín circularis (formar o poner en círculo). Significa perteneciente al círculo.
  6. 6. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior, a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
  7. 7. Una carta circular incluye las nuevas medidas a implementarse dentro de la empresa, el motivo de tal resolución y a partir de cuándo se comenzarán a llevar a cabo. También puede informar acerca de cuáles serán las medidas a tomar para con quienes no se ajusten a las nuevas medidas.
  8. 8. comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
  9. 9. Movimiento interno de los jefes de la institución Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía. Ascensos del personal que elabora en la empresa.
  10. 10. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general paa todos sus destinatarios.
  11. 11. ¿Qué tipos de medidas puede incluir una carta circular? Una carta circular puede ser siempre fuente de buenas o malas noticias. Algunos ejemplos típicos de resoluciones que se comuniquen mediante una carta circular son: aumento de sueldo ajuste de presupuesto fecha límite para entregar el carnet de salud implementación de pago por presentismo mudanza de la empresa otorgar un nuevo beneficio
  12. 12. Cambios de horario. Rotación de jefes. Nombramiento de comisión reorganizadora. Ascensos del personal. Aplicación de encuesta. Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
  13. 13. USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
  14. 14. PARTES DE LA CIRCULAR: a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución. CIRCULAR Nº 050-...../CBT. b) Fecha. Se escribe el día, mes y año. c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas. Señores Catedráticos del día Miércoles. Presente A todos los Profesores del Colegio Bautista de El Salvador.
  15. 15. e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. ASUNTO: Cambio de horario. f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
  16. 16. Esitilo Bloque y Semi Bloque circularinternaestilobloqueybloqueextre mo-111113224359-phpapp01.pdf
  17. 17. g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. Atentamente, cordialmente. h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. Licda. Liliana Celarie Directora CBT. i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
  18. 18. REDACCIÓN DEL TEXTO. El texto de la circular comprende dos secciones: 1- Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......". 2- Expocisión, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.
  19. 19. El lenguaje de una carta circular es formal y concreto, pero puede haber cierto grado de cercanía si lo que se pretende comunicar es un nuevo beneficio. El estilo es bastante libre, lo más importante es el cuerpo de la carta, en el que se redactará lo que realmente se quiere transmitir.
  20. 20. MÁRGENES Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
  21. 21. De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en 2: 1- Circular externa, voluntaria o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
  22. 22. 2- Circular interna, obligatoria o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
  23. 23. Apertura de negocio Cambio de domicilio Establecimiento de una sucursal Nombramiento de apoderado Designación, ratificación o remoción de apoderado Nombramiento de distribuidores Traspaso de negocio Clausura Liquidación o quiebra de empresa Constitución de una sociedad Dar a conocer el nombre de los administradores Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria Aumento o disminución de capital
  24. 24. Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes. Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero éste será el mismo para varias personas.
  25. 25. EJEMPLO (Circular obligatoria) SERVICIOS JURÍDICOS ESPECIALIZADOS AV. JUÁREZ 545 TEL 044333 490 9997 CIRCULAR No 1 AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA ASUNTO: CIERRE DE EMPRESA Por este conducto se les informa que a partir de la presente se cerrarán las puertas de este centro laboral, ya que se encuentra en estado de quiebra, por lo cual los interesados al respecto deberán pasar a las oficinas citadas en la parte superior a resolver su traslado o liquidación, según sea el acuerdo correspondiente. Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas, se despide de ustedes. A T E N T A M E N T E LIC. GREGORIO IÑIGUEZ ROMERO REPRESENTANTE LEGAL C.c.p. Archivo GIR/air
  26. 26. Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada. Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.
  27. 27. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:  Cambios de horario.  Rotación de jefes.  Nombramiento de comisión reorganizadora.  Ascensos del personal.  Aplicación de encuesta.  Acuerdos y decisiones del directorio, etc. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
  28. 28. a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde b) Fecha. Se escribe el día, mes y año. c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas. e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque. g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

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