Develop a first business process application

9,265 views

Published on

Learn about the various phases and steps for developing your first business process application. From using process date to connecting to other information systems, this paper outlines the how-tos and best practices for developing a process application from scratch.

Published in: Technology, Business
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
9,265
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
17
Actions
Shares
0
Downloads
445
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Develop a first business process application

  1. 1. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    Develop a first business process application with Bonita BPM 6 by Raphaël Allègre, Product Manager, Bonitasoft   TABLE OF CONTENTS 1.  2.  Introduction........................................................................................................................................3  The BPM Suite ...................................................................................................................................3  2.1.  Bonita BPM Studio: the development environment .....................................................................3  2.2.  Bonita BPM Engine and Bonita BPM Portal: the production environment ....................................4  2.3.  Application development cycle ...................................................................................................6  3.  Phase I: Application Scope Definition (requirements analysis) ............................................................7  3.1.  Business requirements ..............................................................................................................8  3.2.  Application scope ......................................................................................................................8  4.  Phase II: Process model design ..........................................................................................................9  4.1.  Happy path ................................................................................................................................9  4.2.  Human vs Service task ............................................................................................................10  4.3.  Pool, lanes & actors .................................................................................................................10  4.4.  Alternative endings ..................................................................................................................12  4.4.1.  If the request is refused by the manager..........................................................................12  4.4.2.  If the request is refused by the HR officer ........................................................................12  4.5.  Extended process model ..........................................................................................................13  4.5.1.  Request approved by the manager & the HR officer .........................................................14  4.6.  User management & task assignation ......................................................................................14  5.  Phase III: Data Management .............................................................................................................17  5.1.  Business data ..........................................................................................................................17  5.1.1.  Employee object ..............................................................................................................18  5.1.2.  Leave request object .......................................................................................................18  5.2.  Process data ............................................................................................................................19  5.3.  Connection to other Information Systems .................................................................................20  5.3.1.  Concept of connectors in Bonita BPM 6.0 ........................................................................20  5.3.2.  Configuring the Bonita email connector to send notifications ...........................................21  1 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  2. 2.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    5.3.3.  Configuring the database connector to store the submitted leave request ........................27  5.3.4.  Configuring the database connector to get the leave request information.........................31  5.3.5.  Configuring the database connector to update the employee’s remaining leave days .......33  5.3.6.  Configuring the Bonita connector to publish events on a Google calendar ........................34  6.  Phase IV: Web user interface design.................................................................................................36  6.1.  Leave request submission form ...............................................................................................36  6.1.1.  Employee information section ..........................................................................................36  6.1.2.  Leave request submission section ...................................................................................39  6.1.3.  Data initialization and consistency ...................................................................................39  6.1.4.  Data insertion into the external database .........................................................................41  6.1.5.  Leave request unicity constraint ......................................................................................42  6.1.6.  Manager validation form ..................................................................................................42  6.1.7.  HR validation form ...........................................................................................................42  7.  Phase V: application testing .............................................................................................................43  7.1.  Happy path testing: the leave request is approved ...................................................................43  7.1.1.  The employee requests a leave .......................................................................................43  7.1.2.  The manager reviews leave requests ...............................................................................44  7.1.3.  HR officer reviews approved requests ..............................................................................45  7.1.4.  The employee is notified ..................................................................................................46  7.1.5.  Google Calendar event publication ...................................................................................47  7.1.6.  Update of the remaining leave days .................................................................................47  7.2.  Alternative path testing: the leave request is refused by the manager ......................................47  8.  Next steps ........................................................................................................................................49  9.  Further reading ................................................................................................................................50      © 2013 Bonitasoft       www.bonitasoft.com  | 2 
  3. 3. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    1. Introduction Whether  you  are  wondering  how  BPMN  can  significantly  improve  the  efficiency  of  your  daily  operations  or  whether  you  are  wondering  how  to  turn  an  existing  process  into  an  optimized  dynamic application, this paper addresses these challenges through a concrete business example:  the  modeling  and  the  automation  of  an  employee  leave  management  procedure.  We  have  put  ourselves  in  the  shoes  of  a  project  team  engaged  in  the  development  of  its  first  BPMN  implementation.  The  example  application  is  developed  with  Bonita  BPM  6  Teamwork  Subscription  Edition.  This  paper also gives some pointers to develop it with Bonita BPM 6 Community Edition.  Through  the  use  of  BPMN  2.0  graphical  elements,  we  will  explain  how  to  design  an  executable  business process model readily understandable by all business stakeholders.  The  paper  covers  the  entire  application  life  cycle  such  as  the  requirements  analysis,  the  process  modeling, the design of the web user interfaces and finally the acceptance testing and deployment.   For each phase, the reader is guided with illustrations or scripts  extracted from the solution. The  main  development  choices  are  explained  and  best  practices  in  terms  of  design  or  performance  optimization are suggested.  The  resulting  application  is  a  live  prototype  that  can  be  tested  by  all  the  stakeholders.  You  can  install  Bonita  BPM  and  follow  the  example  given,  making  modifications  and  customizations  as  noted,  to  create  your  own  first  business  process  application  with  Bonita  BPM.  Suggestions  for  further action (next steps) are given at the end of the paper.  2. The BPM Suite 2.1. Bonita BPM Studio: the development environment Bonita  BPM  Studio  is  a  graphical  environment  for  creating  a  business  process  application.  It  contains  two  principle  design  tools:  the  whiteboard,  for  drawing  the  process  flow  diagram  and  defining the detail of steps, transitions, decision points and other process elements; and the form  builder, which is used to create forms used in process web applications. Bonita BPM Studio is the  process development environment for both the business analyst and the application developer.  You  can  install  Bonita  BPM  Studio  on  a  development  system,  then  create  and  test  processes  without needing to deploy a production environment. Bonita BPM Studio contains an embedded,  locally  deployed  version  of  the  Bonita  BPM  Engine,  suitable  for  testing  a  process  that  is  in  development.  3 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  4. 4.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 1. Bonita BPM Studio  Bonita  BPM  Studio  is  also  the  tool  for  preparing  a  completed  process  for  deployment,  and  for  configuring the organization information required for a process.  2.2. Bonita BPM Engine and Bonita BPM Portal: the production environment The  Bonita  BPM  Engine  is  the  process  execution  engine  of  Bonita  BPM.  It  is  invisible  to  process  users.  The Bonita BPM Portal is the part of Bonita BPM that is visible to process users, who use it to view  tasks and take actions. The Portal is also the tool used by the process administrator to deploy and  manage a process.  When  a  process  is  ready  for  production,  prepare  the  production  environment  by  installing  the  Bonita BPM software, pre‐requisites and dependencies, and configuring the system. Then you can  deploy a process that has been exported from Bonita BPM Studio.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 4 
  5. 5. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 2. Bonita BPM Portal, displayed on a web browser and on a mobile device    Figure 3. Schematic of service‐based, extensible Bonita BPM Engine    5 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  6. 6.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    2.3. Application development cycle Application development is based on an iterative and collaborative approach.   We  begin  by  analyzing  the  business  requirements  and  defining  the  scope  of  the  application,  or  more specifically, the deliverables of the first iteration.     Figure 4. The 5 phases of application development project life cycle  In each of the 5 phases of the project lifecycle, the business‐oriented or end‐user oriented people  will collaborate as much as possible with the technical people to optimize the chances of a quick  adoption  of  the  developed  application.  The  typical  project  stakeholders  are  the  business  analyst,  the developer, the end user and the testers. The role of the business analyst can often be played by  the business user (SMEs), the person who drives the needs for the process.  This paper will now follow the phases of the development lifecycle:        Application scope definition (requirements analysis)  Process model design  Data management (and connection to other Information Systems)  Web user interface (UI) design  Testing / Live demo  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 6 
  7. 7. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    3. Phase I: Application Scope Definition (requirements analysis) All  organizations  have  to  manage  internal  administrative  tasks,  such  as  the  employee  leave  procedure, for example. In this paper, we will explain how to build an application with Bonita BPM  to manage such a process.  Let’s  look  at  some  common  problems  with  this  process.  If  we  analyze  the  details  of  different  practices,  we  can  see  that  in  many  cases  the  process  is  not  well  managed.  The  two  main  consequences of inefficiency or poor management are time wasted on non‐strategic activities and  dissatisfaction among the workforce. Here are some examples of common problems that impact  the organization.  Example  Consequence     Time consuming  Workforce dissatisfaction  Error prone  The HR officer is giving incorrect  information because his source is    not up to date.  Workforce dissatisfaction  Error correction needed  Employees don’t have access to  their up to date remaining paid‐ vacation days.    Time consuming  Workforce dissatisfaction  The approval status is waiting  since several weeks because the  manager has still not processed  the request.    Time consuming  Employee dissatisfaction  The officer has to review paper‐ based requests and enter the  data manually in the system.     Time consuming  Workforce dissatisfaction  Error prone  The officer has to review paper‐ based requests and enter the  data manually in the system.  Cause   Multiple recapture of  information   Multiple unsynchronized  systems   Unavailability of  information   Approval process not  optimized   Multiple recapture of  information    Note  that  depending  on  the  type  of  organization  and  what  type  of  laws  apply,  different  types  of  leave  exist  such  as  sick  time,  paid  and  unpaid  vacation  time,  personal  time  off,  etc.  The  type  of  leave is usually linked to the payroll system.     7 | www.bonitasoft.com      © 2013 Bonitasoft 
  8. 8.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    3.1. Business requirements Keeping  in  mind  the  primary  business  objective  of  improving  process  efficiency  and  increasing  employee satisfaction, here are the requirements that the first iteration of our application should  address:  1. Provide a centralized solution to manage employee leave request  2. Provide a solution appropriate for the 3 distinct user profiles: requestor, manager and HR  officer  3. Eliminate paper timesheets   4. Eliminate error‐prone manual processes  5. Automate  the  existing  process  from  request  submission  to  request  information  documentation/archival  6. Share information across the company  7. Notify employees when key decisions are made  3.2. Application scope Business Requirements  Solution  Centralized solution to manage employee leave  request  Build an executable model to orchestrate the  business process; build a business process  application, with a web‐based interface, to  interact with end users.  Adapt the solution to the 3 distinct user profiles:  requestor, manager and HR officer  Include the 3 personas during the design of  the process model and address their  requirements at an early stage.  Eliminate paper timesheets and other error‐ prone manual processes  Design web forms within the process model in  order to manage data entries. Implement  automatic data validation rules to ensure data  integrity. Use connectors to push data to  external IT systems. In our example, the leave  request as well as all the approval steps will be  managed through a web form.  Automate the approval process  Use BPMN 2.0 graphical elements to model  the approval process relevant to your  organization. In our example, the process  model will automatically route an employee’s  leave request to the employee’s manager first  and then to the HR officer.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 8 
  9. 9. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    Notify employees when decision are made  Include the appropriate notification scheme in  the process model. In this example, we will  use connectors to automatically generate  notifications.  4. Phase II: Process model design The purpose of this phase is to design the business process model. It usually starts by analyzing the  existing process within the organization. The business analyst or the person who drives the needs  for the process is usually the one creating and refining the model. The process needs to address the  specific business case and the previously listed business requirements.  4.1. Happy path One of the best practices of process modeling is to start with the design of the “happy path”1. The  idea is to simplify the model of your process in order to visualize the activities and the flow from its  beginning to its end.    Figure 5. “Happy path” modeling  Figure 5 corresponds to the “happy path” for the leave process. The first graphical element is the  start  event  “Submit  request”.  The  process  will  be  actually  started  at  the  submission  of  a  leave  request  web  form.  Once  the  process  is  started,  the  flow  is  then  automatically  routed  to  the  first  task called “Manager checks request”. This human task means the employee’s manager will check  the  employee’s  request  through  a  web  form  and  decide  whether  or  not  to  approve  it.  If  the  employee’s manager approves the request, the flow is then routed to the second task called “HR  checks request”. At this second level of approval, the HR officer has to verify whether the request is  legitimate  or  not.  If  the  HR  officer  approves  the  request,  it  is  then  routed  to  a  third  service  task  called  “Notify  of  approval”.  Once  the  email  notification  has  been  automatically  sent  to  the  employee, the flow is automatically routed to last task of the process: “Google calendar update”.  This  service  task  will  publish  the  approved  leave  dates  to  a  shared  Google  calendar.  Once  the  calendar publication has been completed, the flow is routed to the terminate end event that stops  the entire process.     1  Best practice #1: start process modeling by representing the “happy path” in its simplest version. The purpose is to represent the main  activities from the start event to the end event without including the alternative paths.   9 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  10. 10.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    4.2. Human vs Service task A human task is an activity to be performed by a user as opposed to a service task to be executed  by  the  system.  In  Bonita  BPM,  a  human  task  is  an  activity  that  is  exposed  to  the  end  user.  The  developer can design web forms and manipulate data interactively with the process. Human tasks  and their associated web forms are displayed in the Bonita BPM Portal task list view.  4.3. Pool, lanes & actors Once  we  have  designed  the  “happy  path”,  we  can  now  illustrate  the  3  different  functional  responsibilities  we  have  in  our  business  process.  Figure  6  shows  the  pool,  “Leave  Process”,  that  represents the process. The pool is sub‐divided into 3 lanes, each representing a participant in the  process.  The  first  lane,  “Employee”  includes  the  element  (start  event)  related  to  the  employee’s  request.  The second lane, “Employee manager”, corresponds to the employee’s manager role. The  third  lane,  “HR  officer”,  refers  to  the  human  resource  officer  responsibilities.  Thus,  the  lanes  visually represent roles or organizational units that perform activities.    Figure 6. Leave process with three lanes representing groups with process responsibilities  In Bonita BPM, to assign a human task to a particular group of users means defining an actor for the  task and associating this actor to the desired group of users.   An actor defines the potential pool of performers for an activity. Actors are resolved at runtime to  determine who is eligible to perform a task. In our case, we have created 2 actors, “Employee” and  “HR officer” (see Figure 6). The employee actor is set as the initiator of the process. This means that  the leave process can only be started by a user who is mapped to the “Employee” actor.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 10 
  11. 11. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 7. Create actors and set process initiator   Note that we haven’t created an actor with the employee’s manager responsibility.  The end user is  defined  from  derives  from  the  employee  actor  through  the  use  of  an  actor  filter  called  “Initiator  manager” that returns the manager of the initiator of the process.    Figure 8. Assign actor actor filter for “employee’s manager”    11 | www.bonitasoft.com      © 2013 Bonitasoft 
  12. 12.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    4.4. Alternative endings Once we have defined the “happy path” with the appropriate lanes and actors, we can now design  the alternative branches of our process.  4.4.1. If the request is refused by the manager The  first  task  intended  to  the  manager  is  the  review  of  the  subordinate’s  leave  request.  The  manager  can  either  approve  or  refuse  the  request.  Each  of  these  options  represents  a  different  path on the diagram. The exclusive gateway, “Approved by manager?,” routes the flow in the only  branch that matches the condition. In case of request refusal, the flow is routed to the service task  “Notification of manager refusal,” that will handle the email notification. The process ends once the  notification of refusal has been transmitted.      Figure 9. Alternative path if request is refused by manager  Note  that  we  positioned  the  service  task  “Notification  of  manager  refusal”  within  the  employee  lane because we considered that it was more readable this way since the notification is intended to  the  employee.  Nevertheless,  a  service  task  is  not  concerned  by  the  actor  concept  since  it  is  not  performed  by  a  user  but  by  the  system,  other  options  are  also  possible  such  as  put  it  inside  the  manager lane or creating a new “system” lane for it.  4.4.2. If the request is refused by the HR officer When an employee’s request has been approved by the manager, it is automatically routed to the  HR officer for review. The HR officer can either reject or approve the request. To manage these 2  cases,  we  added  another  exclusive  gateway:  “Approved  by  HR?”  In  case  of  refusal,  the  flow  is  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 12 
  13. 13. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    routed  to  the  service  task  “Notification  of  HR  refusal”  that  will  automatically  handle  the  email  notification. The process ends when the notification of refusal has been transmitted.      Figure 10. 4.5. Alternative path if request is refused by HR officer  Extended process model The  figure  below  now  illustrates  the  comprehensive  process  model  from  the  leave  request  submission (start event) to the 3 potential endings (terminate end event): “refused by manager”,  refused by HR” and “request approved”.  13 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  14. 14.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 11. 4.5.1. Process with 3 possible paths  Request approved by the manager & the HR officer When  the  HR  officer  validates  the  employee’s  request,  the  flow  is  routed  to  the  service  task  “Google  calendar  update”.  This  task  automatically  creates  a  Google  calendar  event  with  all  the  employee leave details. This calendar is shared with all the employees within the company. When  this step has been completed, the flow is split into two branches (through a parallel gateway): one  to handle the email notification to the employee and the other to handle the update of the number  of leave days remaining after the approved request. Notice that the parallel gateway receiving the  flows from the two service tasks will merge them again once the two are performed. This behavior  ensures  that  process  can’t  end  without  having  completed  the  “DB  update”  and  the  email  notification to the employee.  4.6. User management & task assignation The end users of the business process application are managed through an internal directory called  organization. An organization is composed of groups, roles, memberships and users.   The  term  actor  is  strictly  a  name  that  generally  corresponds  to  functional  responsibilities.  The  assignment of an actual user to a task can be performed when actors are mapped with the users  from  the  active  organization.  Actor  mapping  is  done  via  the  process  configuration.  The  process  configuration can be changed after deployment of the application. This means that it is possible to  dynamically modify the task assignment rules independently from the process design.   In our example, we mapped the actor, “Employee”, to the role “member” of the organization. This  means  that  all  users  with  the  role  “member”  will  be  able  to  start  an  instance  of  the  application  “Leave Process”. Since the role “member” is the default role in our organization, it means each user  will be able to submit a leave request. The second actor, “HR officer” is mapped to the group “HR”.  All users belonging to the group “HR” will be eligible to perform the human task called “HR officer  checks request”.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 14 
  15. 15. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 12. Actor  mapping  definition:  actor  “Employee”  mapped  to  the  role  “member”  and  actor “HR officer” mapped to the group “HR”  To create users, create an organization via the submenu Manage… of the menu Organization. For  this  example,  we  have  created  an  organization  called  “BonitaSoft  S.A.”  This  organization  is  composed of different groups, roles and users. The membership is the assignation of a group and a  role to a user.  15 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  16. 16.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 13. Creation of the organization “BonitaSoft S.A.” from the menu  Organization>Manage…  To make your organization “active”, you need to publish it. Only one organization at a time can be  active during execution.    © 2013 Bonitasoft       www.bonitasoft.com  | 16 
  17. 17. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    5. Phase III: Data Management The  purpose  of  this  phase  is  to  determine  the  data  needed  to  build  the  business  process  application.  First we need to distinguish business data and process data.    Figure 14. 5.1. “business” and “process” data in Bonita BPM  Business data Business data represent the information that the process application interacts with (read, write and  update) and which may exist outside of the process. Business data may be shared or used by other  applications  within  the  organization.  Business  data  are  also  very  often  useful  for  reporting  purposes.  Best  practice  is  to  manage  Business  data  in  an  external  database.  In  our  case,  the  business data correspond to the employee information and the leave request.    17 | www.bonitasoft.com      © 2013 Bonitasoft 
  18. 18.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    5.1.1. Employee object The employee information will be summarized by the following attributes.   Variable  Type  Description  Employee ID*  Integer  Unique employee identifier   First name*  Text  Employee’s fist name  Last name*  Text  Employee’s last name  Email*  Text  Employee’s email  Manager*  Text  Employee’s manager  Available annual leaves  Numeric  Remaining days for annual  leave types  Available sick leaves  Numeric  Remaining days for sick  leave types    Bonita  BPM  6.0  offers  a  simple  directory  called  organization  in  order  to  manage  the  users.  The  organization is composed of groups, roles, memberships and users (see. part User management &  task assignation). All the fields marked with a star already exist in the Bonita organization (Bonita  BPM  Engine).  We  will  then  only  store  in  the  external  DB,  data  not  marked  with  a  star  plus  the  Employee ID.  5.1.2. Leave request object The employee leave request gathers the information about the leave. The leave request will then  be stored as a table in an external database. Here is the leave request table definition:  Variable  Type  Description  Employee ID  Integer  Unique employee identifier   Start date  Date  Date of the first day of leave  End date  Date  Date of the last day of leave  Return date  Date  Date of the return day in  the company  Number of days  Numeric  Number of days off  Type of leave  Text  Type of leave available  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 18 
  19. 19. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    according to  company/country: annual  leave, sick leave, unpaid  leave, other  Status  Text  Status of the leave request:  submitted, approved by  manager, refused by  manager, refused by HR  officer, validated  Manager refusal comment  Text  Manager refusal  explanation  HR officer refusal comment  Text  HR officer refusal  explanation    5.2. Process data Process data represent the information that the executable model needs to route the flow to the  right  tasks.  In  this  example,  it  includes  the  approval  or  refusal  of  the  employee's  request  by  the  manager and the HR officer.   Variable  Type  Description  Approval  Boolean  Boolean variable that  indicates the approval (true)  or the refusal (false) of the  employee leave request,  either by the manager or  the HR officer.      19 | www.bonitasoft.com      © 2013 Bonitasoft 
  20. 20.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    5.3. Connection to other Information Systems 5.3.1. Concept of connectors in Bonita BPM 6.0 In  Bonita  BPM,  connectors  are  used  to  make  your process  interact  with  an  external  IT  system.  In  our  application  example,  we  have  identified  the  3  use  cases  below  that  require  the  use  of  such  connectors:     Retrieving or storing data from an external database (employee information, leave request)   Sending email notifications whenever decisions are made  Creating a Google Calendar event to share information with other employees  Connectors can be triggered at the process level or at the task level. Bonita BPM 6.0 offers a list of  pre‐built connectors as illustrated by the figure below.    Figure 15. Connectors in Bonita BPM  In our example, we will use:    Email connectors to notify the requestor about the status of the leave request  Database connectors to display or update employee information  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 20 
  21. 21. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Database connectors to store or update the leave request details  Google Calendar connector to post an employee’s leave dates on a shared Google calendar  On the process diagram, connectors are identified by a “plug” icon on the upper right corner of a  task.  The  example  below  illustrates  the  use  of  the  email  connectors  on  the  two  service  tasks  “Notification  of  manager  refusal”  and  “Notification  of  HR  refusal”.  Note  that  we  can  also  use  connectors within forms (eg. to initialize a field, on the submit button, etc.).  In the next sections, we’ll explain how the connectors are configured.    Figure 16. 5.3.2. Connectors on tasks  Configuring the Bonita email connector to send notifications Objective According  to  the  process  design,  an  email  notification  is  sent  to  an  employee  when  the  manager  has  refused  the  request,  when  the  HR  officer  has  refused  the  request,  or  when  the  request  has  been approved by both the manager and the HR officer. The email notification will be sent to the  employee who has submitted the request. Its subject and content should include the status of the  request  (refused  or  approved),  the  comment  of  the  manager,  and  the  details  about  the  leave  request.  Implementation To add a connector on a task, click on the task and select the Connectors pane of the General tab.  The  list  of  connectors  displayed  after  clicking  on  Add…  corresponds  to  all  the  pre‐built  Bonita  connectors  plus  any  user  defined  connectors  you  may  have  added.  The  SMTP  email  connector  is  under the category Messaging. Like the other connectors, its configuration is facilitated by a step‐ by‐step configuration wizard. Here are the detailed configuration steps.  First step In the first step, define the name, the description, the triggering event and the error management  option for your connector. For the Select event option, select Finish which means the connector will  be  executed  at  the  end  of  the  service  task.  This  gives  us  the  opportunity  to  execute  another  connector at the beginning of the task in order to retrieve the business data (eg. start date, leave  type, etc.) required for the email content definition.  21 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  22. 22.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 17. First step to define the email connector  We  selected  the  option,  “Put  in  failed  state.”  This  offers  the  Bonita  BPM  Portal  administrator  responsible for the application case management the possibility to detect the error, correct it and  replay the task.  Second step Define  the  SMTP  server  connection  information.  It  is  recommended  to  use  parameters  for  the  technical  settings  of  the connector configuration2.   In Community Edition,   as parameters are not available, you can use  process data with type ‘Constant’.        2  Best practice #2: use of parameters for technical settings. Indeed, parameters are part of the process configuration and they can be  directly modified in production from Bonita Portal without having to redeploy the application.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 22 
  23. 23. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 18. Second step to define the email connector  Third step In this third step, define the sender and recipient email addresses. In this example, we used  a  parameter  for  the  sender  address  (eg.  no‐reply@system.com).  The  recipient  email  address  needs  to  be  dynamically  evaluated  and  should  correspond  to  the  employee  who  requested the leave. To do this, open the expression editor and select script. Here is the  Groovy script used to return the required email address:  23 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  24. 24.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 19. Third step to define the email connector  Return  BonitaUsers.getUserProfessionalContactInfo(apiAccessor,BonitaUsers.getProcessInstanceI nitiator(apiAccessor,processInstanceId).getId()).getEmail();    Note that this script uses a provided Groovy function from the Bonita category.  Fourth step Define the object, the content and the attachment(s) if applicable. In our case, both the object and  the content are dynamic.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 24 
  25. 25. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 20. Fourth step to define the email connector  Here is the script definition used for the object called “Title”:  return  managerFirstName+"  "+managerLastName+"has  refused  your  leave  request  submitted on:"+leave_request_creation_date;   Where  managerFirstName  and  managerLastName  are  two  transient  variables  defined  at  the  service task level (“Notification of manager refusal”). Indeed, the rich text editor provided with the  email connector allows inserting process variables but no Groovy script. This is why we used two  transient variables defined at the task level.    Figure 21. Definition of transient variables      25 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  26. 26.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Here are the scripts used to initialize these two transient variables:   return  BonitaUsers.getProcessInstanceInitiatorManager(apiAccessor,processInstanceId).getFirstN ame();  return  BonitaUsers.getProcessInstanceInitiatorManager(apiAccessor,processInstanceId).getLastNa me();      Here is the email content definition for our email connector:    Figure 22. Definition of email content  The rich text editor offered to define the email content supports the insertion of process variables  (“F1  or  Ctrl  space”).  In  our  example,  the  process  variables  used  (requestorFirstName,  managerRefusalComment, dayOfLeave, etc) are transient variables that have been initialized at the  beginning of the task by a database connector set on Enter. All the business related information is  stored in our external database, so we need to use a database connector to retrieve it.  Here is an example of the generated email:  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 26 
  27. 27. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 23. 5.3.3. Email message with variables  Configuring the database connector to store the submitted leave request Objective Although it is not visible in the process design, the employee leave request form will be part of the  start  event  (See  section  36).  This  means  that  submitting  a  leave  request  will  start  a  process  instance. The objective of the database connector in our case is to store all the information entered  in the form while the leave request submission.  Implementation To add a connector on the form displayed at the start of the process, open the form by clicking on  the pool and selecting the Application tab.    Figure 24. Add a form to start the process    27 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  28. 28.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    You can then open the form (Leave_request). When the form is opened, click on the Submit button  or the form itself and select the Connectors tab in order to add the connector.    Figure 25. Add a connector to the form    Here  are  the  detailed  configuration  steps.  In Community Edition,   as form connectors are not available, the  connector at the pool level can be used.  First step Set the name and the description of the connector.    Figure 26. Create a database connector  Second step Choose between 2 options to define the SQL query. The graphical builder offers a graphical mode  to build the query. It requires you to first configure the access to your database. The other option is  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 28 
  29. 29. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    to use the text editor to write the query. The Groovy script editor is also part of this second option.  In this case, we use the text editor in order to have access to the Groovy editor.       Figure 27. Choose connector editor  Third step Define the settings to access the external  database.  As  a  good  practice,  we  use  parameters  so  that  it  can  be  changed  later  without  having  to  redeploy  the  application if its configuration changes.   In Community Edition,   as parameters are not available, you can use  process data with type ‘Constant’.        29 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  30. 30.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 28. Configure database access  Fourth step Define the SQL query either with a basic text editor or with the Groovy script editor. In this case we  have defined a Groovy script named insert leave. Here is an example of script we use to store the  leave request in the database.    Figure 29. Configure database query  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 30 
  31. 31. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    import java.text.DateFormat;  import java.text.SimpleDateFormat;  import java.util.logging.Logger;  Date request_date = new Date();  String status = "submitted";  DateFormat mySimpleDateFormat = new SimpleDateFormat("YYYY‐MM‐dd HH:mm:ss");  Logger logger=Logger.getLogger("org.bonitasoft");    String mySQL="INSERT INTO leave_request (start_date, end_date, return_date,  number_days, type_of_leave, bonita_id, submission_date, status) VALUES  ('"+mySimpleDateFormat.format(field_dayOfLeave)+"',  '"+mySimpleDateFormat.format(field_Date1)+"',  '"+mySimpleDateFormat.format(field_dayOfReturn)+"', "+field_numberOfDays+",  '"+field_leave_Type+"',"+loggedUserId+",  '"+mySimpleDateFormat.format(request_date)+"', '"+status+"')";  logger.severe(mySQL);  return mySQL;    Note that we added some entries in the Bonita BPM Studio logs to display the SQL query.  5.3.4. Configuring the database connector to get the leave request information Objective The  objective  here  is  to  use  a  database  connector  to  retrieve  the  employee  leave  request  information required to for the human task “Manager checks request.” The best practice to manage  business  data  required  for  a  form  is  to  create  a  custom  transient  data  type  (Java  object)  and  initialize  it  with  a  single  database  connector.  This  way,  you  will  avoid  impacting  the  form  performance with too many connectors in the forms. Also, using a transient data at the form level  will avoid storing business data in the Bonita BPM Engine database.    Figure 30. Manager checks request task  To  create  a  new  data  type,  go  to  Development>Data  types>New  data  type…  When  your  custom  data  type  is  defined,  you  can  create  it  as  a  JAR.  To  create  the  transient  data  derived  from  the  custom Java object, click on the human task and select Application>Pageflow>Transient Data.  31 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  32. 32.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 31. Add new data type as transient data  In  this  example,  we  have  created  the  transient  java  object  named  “employeeRequest”  and  it  is  initialized  by  the  database  connector  named  “get  leave  request  data.”  Since  most  of  the  configuration  steps  are  similar  to  the  previously  presented  database  connector,  we are only presenting here the steps that  are different.   In Community Edition,   as Java Data Type creation is not available, you  can create the Java objects externally and import  the jar file into Bonita BPM Studio. Also, as  connectors to initialize form transient data are  not available, define a task transient data  instead and a task connector to initialize.  SQL query definition Here is the script we defined to select the submitted leave request information:  import java.text.DateFormat;  import java.text.SimpleDateFormat;  import java.util.logging.Logger;  Logger logger=Logger.getLogger("org.bonitasoft");  DateFormat mySimpleDateFormat = new SimpleDateFormat("YYYY‐MM‐dd HH:mm:ss");  String mySQL="SELECT end_date, return_date, number_days, type_of_leave FROM leave_request  WHERE bonita_id =  "+BonitaUsers.getProcessInstanceInitiator(apiAccessor,processInstanceId).getId()+ " AND  start_date= '"+mySimpleDateFormat.format(leave_request_start_date)+"'";  logger.severe(mySQL);  return mySQL;    Note  that  the  primary  key  (unicity  constraint)  is  defined  by  the  two  columns  “bonita_id”  and  “start_date.”  Our  assumption  is  that  the  same  employee  cannot  submit  more  than  one  leave  request with the same start date.  Connector output operations In  this  last  step,  we  need  to  use  the  connector  output  (resultset)  and  map  it  to  the  transient  variable “employeeRequest”   © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 32 
  33. 33. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 32. Connector output configuration  Here is the script we used to define the mapping.  import org.bonitasoft.employeeleaverequest.LeaveRequest; import java.util.Date;  resultset.next();  LeaveRequest employeeRequest = new LeaveRequest();  Date endDate = new Date(resultset.getDate("end_date").getTime());  Date returnEnd = new Date(resultset.getDate("return_date").getTime());  employeeRequest.setEndDate(endDate);  employeeRequest.setReturnDate(returnEnd);  employeeRequest.setLeaveType(resultset.getString("type_of_leave"));  employeeRequest.setNumberDays(resultset.getInt("number_days"));  return employeeRequest;      5.3.5. Configuring the database connector to update the employee’s remaining leave days Objective The objective is to use a connector to update the employee’s remaining leave days right after the  approval  of  the  HR  officer.  As  shown  on  the  process  diagram,  this  operation  is  managed  by  the  service task “database update.”     Figure 33. Leave request database update task  33 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  34. 34.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    SQL query definition Here is the script used to update the employee’s remaining leave days:  if(typeLeave == "Annual leave"){ return "UPDATE public.employee SET available_paid_leave = available_paid_leave ‐  "+numberDays+" WHERE bonita_id =  "+BonitaUsers.getProcessInstanceInitiator(apiAccessor,processInstanceId).getId();  }  else if(typeLeave == "Sick leave"){  return "UPDATE public.employee SET available_sick_leave = available_sick_leave ‐  "+numberDays+" WHERE bonita_id  ="+BonitaUsers.getProcessInstanceInitiator(apiAccessor,processInstanceId).getId();  }    Note  that  in  this  example,  each  employee  has  fixed  number  of  annual  leave  and  sick  leave  each  year. Each approved annual leave or sick request is then subtracted from the number of leave days  available.  5.3.6. Configuring the Bonita connector to publish events on a Google calendar Objective The purpose of this connector is to publish the leave request dates (start & end) on a shared Google  calendar.   Google calendar connector configuration Set the email account, the password, and the URL to the target calendar.    Figure 34. Google calendar connector configuration wizard: step I  Then define the event: title, content, start time and end time.   © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 34 
  35. 35. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 35. Google calendar connector configuration wizard: step II  Here are the scripts used for the event start and end:  leave_request_start_date.format("yyyy‐MM‐dd'T'HH:mm:ss'+02:00'"); endDate.format("yyyy‐MM‐dd'T'HH:mm:ss'+02:00'");    35 | www.bonitasoft.com        © 2013 Bonitasoft 
  36. 36.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    6. Phase IV: Web user interface design With Bonita BPM Studio, you can create web forms which are displayed to the end users when they  perform their assigned tasks. These web forms can be created on human tasks. A form can also be  added  at  the  pool  level.  The  submission  of  a  pool‐level  form  triggers  the  creation  of  the  process  instance. In our process model, we have designed 3 web forms:     6.1. The “leave_request” form to be used by all employees, and which gathers all the required  information to submit a leave request.  The  “manager_validation”  form  to  be  used  by  the  managers  to  view  the  leave  requests  submitted by their subordinates, and to approve or refuse them.  The  “hr_validation”  form  to  be  used  by  the  HR  officers  to  review  the  leave  requests  submitted by the employees and approved by their managers.  Leave request submission form This form is created at the pool level. As you can see on the image below, the form “leave_request”  has been added to the pool by selecting it and clicking on Application tab and then Pageflow.     Figure 36. Add an instantiation form to the process pool  The  design  of  the  form  is  done  using  the  form  builder.  The  form  area  is  structured  with  a  grid  system  composed  of  rows  and  columns.  A  palette  of  drag‐and‐drop  widgets  is  available  for  the  design  of  the  form  fields.  In  this  case,  the  form  should  include  a  section  with  the  employee  information and another section related to the leave request submission.  6.1.1. Employee information section © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 36 
  37. 37. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    For  this  section  the  purpose  is  to  display  the  employee’s  first  name,  last  name,  In Community Edition,   email and manager. Since this section will  as group widgets are not available, the forms  also  be  displayed  in  the  manager  can be designed without them.  validation  form  and  the  HR  officer  validation form, it is recommended to use  a  group  widget  in  order  to  be  able  to reuse  it.  A  group  widget  and  its  content  can  be  saved  as  a  template  (Forms>Save  Widget  as  a  template…).  It  is  also  good  practice3  to  use  a  group  widget,  because  the  data  initialization  can  be  done  with  only  one  Groovy  script.  This  improves  form  performance.     Figure 37. Using the form builder to create a form  As you can see in the figure above, we positioned the four required widgets (first name, last name,  email  and  manager)  in  a  group  widget.  The  initialization  of  these  4  widgets  is  done  at  the  group  widget level by clicking on it and going to the Data pane of the General tab. Here is the script we  used for the initialization:    3  Best practice #3: it is recommended to use the Group widget to group several widgets that share the same theme. The feature “save  widget as a template…” offers the capability of reusing the widget template in other forms. Using a group widget also allows global data  initialization at the group level using a java Map object.  37 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  38. 38.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    import org.bonitasoft.engine.identity.User; import org.bonitasoft.engine.identity.ContactData;  Map<String, Object> result = new HashMap<String, Object>();    User user = BonitaUsers.getUser(apiAccessor, loggedUserId);  ContactData UserContact =  BonitaUsers.getUserProfessionalContactInfo(apiAccessor,loggedUserId);    long managerId = user.getManagerUserId();  User manager = BonitaUsers.getUser(apiAccessor, managerId);    result.put("firstname", user.getFirstName());  result.put("lastname", user.getLastName());  result.put("manager", manager.getUserName());  result.put("email", UserContact.getEmail());  return result;    We also added a “message” type widget above the group widget to display the “employee  information” section. We tuned the appearance of the widgets using the Appearance tab  and then Field. Here is an example of customization (text size, color and position) we have  applied for the “message” widget.      Figure 38. Define the appearance of a field  For each widget, configure how its data is handled by clicking on the widget and going to the Data  pane of the General tab.    © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 38 
  39. 39. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    6.1.2. Leave request submission section In this section of the form, we want to display the fields required to submit a leave request.  In our  example, we used:        a dropdown list widget for “Type of leave”  a text field widget to display “Available days”  three date widgets for “Start date”, “End date” and “Return date”   a text field widget to enter “Number of days”  a text area widget to enter a “Comment”  a “Submit” button to submit the request    Figure 39. 6.1.3. Design request form  Data initialization and consistency We initialized the “Type of leave” list with a Java list variable defined with 4 values: annual leave,  sick leave, non‐paid leave and other. By default, the selected value is set to “annual leave.” The text  field  “Available  days”  informs  the  employee  about  his  remaining  paid  In Community Edition,   leaves  so  that  he  can  take  it  into  as contingency is not available, you can  account  as  he  is  creating  a  new  leave  implement it with JavaScript and external APIs.  request.  The  information  is  pulled  out  from  the  business  database  using  a  connector4. Since the remaining leaves value to be displayed depends on the type of leave selected  by the employee (annual or sick leave) we used the Contingency feature. As shown on the image  here,  the  text  field  “Available  days”  is  contingent  on  the  field  “Type  of  leave”.  The  Groovy  script    4  Best practice #4: use of transient form data initialized by connectors to manage data required in a form.  39 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  40. 40.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    expression “not display” hides the widget when the type of leave selected is either “Unpaid leave”  or “Other”.     Figure 40. Example of a hidden contingent widget  Here is the condition we used:  return ("Annual leave".equals(field_leave_Type) || "Sick  leave".equals(field_leave_Type));    When the type of leave is changed to sick leave for example, the update value expression returns  the appropriate remaining leave days for the concerned employee. Here is the SQL query we used  for the connector getting the remaining leave days:  if (field_leave_Type.equalsIgnoreCase("annual leave")) {   return "SELECT available_paid_leave FROM employee WHERE bonita_id  ="+loggedUserId;  }  else {  return "SELECT available_sick_leave FROM employee WHERE bonita_id  ="+loggedUserId;  }    To ensure data consistency regarding the date widgets, we used the Validators feature at the form  level. For example, to ensure that the start date is prior to the end date and to the return date:  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 40 
  41. 41. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 41. Add a validator to the field  Here is the Groovy expression (date validation) used for the field Parameter.   return field_dayOfLeave.before(field_Date1)&&field_Date1.before(field_dayOfReturn); 6.1.4.   Data insertion into the external database The  data  related  to  the  leave  request  section  of  the  form  are  inserted  in  our  external  business  database at the submission of the form. We added a connector positioned on the Submit button.    Figure 42. Add a connector to execute on the submit button  Please refer to the section (27 –  Fourth step) for the leave request  data insertion explanations.  41 | www.bonitasoft.com  In Community Edition,   as form connectors are not available, you can  implement this with either task or pool connector.   © 2013 Bonitasoft 
  42. 42.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    6.1.5. Leave request unicity constraint For the leave request table, we defined a primary key based on the start date and employee ID. In  order to ensure that this constraint is not violated, we can use a form validator that will prevent an  employee  from  submitting  an  invalid  leave  request.  Another  possible  option  would  have  been  to  throw an error when the database connector fails, and catch the error with a Catch Error boundary  event in order to route the flow another task.  6.1.6. Manager validation form In addition to the fields already used for the leave request submission form, the form displayed to  the managers includes an additional section called “manager validation,” composed of:    a radio button to set the “Status” of the employee’s request  a text area field to set the “Refusal comment” in case of refusal    Figure 43. Text area widget “refusal comment” configuration  The text area widget “Refusal comment” is displayed only when the manager decide to refuse the  request. To implement this, we used the Contingency feature with the following condition:  return field_Radio_buttons1.equalsIgnoreCase("refuse");   6.1.7. HR validation form The  form  designed  for  the  HR  officers  is  almost  identical  to  the  one  for  the  managers.  When  we  added this form, we used the option “Duplicate a form from the list below” in order to reuse the  existing manager validation form.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 42 
  43. 43. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    7. Phase V: application testing In this chapter we present the final application to the end users, specifically these three identified  personas:   the employee requesting a leave (Raphael)   the manager reviewing the request (Charles)   the HR officer reviewing approved requests (Stephanie)  7.1. Happy path testing: the leave request is approved 7.1.1. The employee requests a leave After logging into the Bonita BPM Portal, the employee can submit a leave request by starting the  leave  management  application  from  the  Apps  menu.  This  will  open  the  leave  request  submission  form  as  presented  in  the  previous  chapter.  The  field  “Available  days”  informs  the  employee  Raphael  that  he  has  25  annual  leave  days  remaining.  The  submission  of  this  form  will  then  automatically create a new task for the employee’s manager, Charles. In our example, Charles will  get a new task in his inbox.    Figure 44. Leave request form  If  the  employee  selects  incorrect  dates  for  leave,  the  designed  form  validator  (see  Data  initialization and consistency) warns him and blocks the data submission. Here is the result of the  validation.  43 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  44. 44.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 45. 7.1.2. Warning appears if leave dates are incorrectly entered  The manager reviews leave requests After  logging  into  the  Bonita  BPM  Portal,  the  manager  can  check  the  task  list  and  sees  all  leave  requests waiting for approval. In our example, Charles has a new item in his task list named “Leave  request from Raphael.”     Figure 46. Manager’s task list  When the manager opens the task, the leave request submitted by a team member appears. In our  example,  Charles  gets  the  leave  request  submitted  by  Raphael  at  the  previous  stage  (start  date:  09/26/2013).  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 44 
  45. 45. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 47. 7.1.3. Manager approval form  HR officer reviews approved requests After  logging  into  the  Bonita  BPM  Portal,  the  HR  officer  can  check  the  task  list  and  views  all  the  leave requests that have been approved by managers and waiting for HR approval. In our example,  Stephanie,  the  HR  officer,  has  a  new  item  in  her  task  list  named  “Leave  request  from  Raphael”  which has been approved by his manager. The HR officer can open the task, review the request and  approve or refuse it.   45 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  46. 46.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 48. HR Review Form  When  a  leave  request  has  been  approved,  the  process  flow  adds  2  additional  service  tasks.  One  handles  the  email  notification  of  approval,  and  the  other  manages  the  Google  calendar  event  publication.    7.1.4. The employee is notified Since  the  HR  officer  approved  the  request,  the  process  application  then  gets  all  the  required  information from the business database and uses it to automatically send an email notification to  the employee who has requested the leave. Here is the email notification received by Raphael.     Figure 49. Email notification send to employee  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 46 
  47. 47. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    7.1.5. Google Calendar event publication Based  on  the  approved  leave  request  information,  the  process  automatically  publishes  the  corresponding Google agenda event to share the leave information with the rest of the team.     Figure 50. 7.1.6. Update to Google calendar  Update of the remaining leave days If  the  employee  tries  to  request  a  second  leave  right  after  the  approval  of  the  one  previously  approved, he will then see that his number of available days has been updated. In the screenshot  below,  the  employee  Raphael  has  now  23  available  annual  leave  days  compared  to  25  when  he  submitted his first request.    Figure 51. 7.2. Number of available leave days has been updated  Alternative path testing: the leave request is refused by the manager The manager reviewing a leave request from his subordinate can decide to refuse it. If the manager  selects  “refuse”,  the  text  box  “Refusal  comment”  is  automatically  added  and  an  explanation  is  requested.    47 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 
  48. 48.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 52. Manager refuses leave request  The refusal of the leave request automatically routes the flow to the service task in charge of the  email  notification.  The  employee,  Raphael,  receives  the  email  notification  bellow  including  the  explanation of his manager Charles.  © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 48 
  49. 49. DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION      Figure 53. Employee notification in case of refusal  8. Next steps For the next project iteration, we can envisage the following extension points:    When  the  employee  applies  for  a  leave,  show  the  details  of  all  upcoming  leaves  so  that  he/she is better informed on how many leaves he has already requested.  When  the  manager  approves  leave,  show  him/her  details  of  who  else  on  the  team  is  on  leave during the same period, to avoid having everyone on the team on leave at the same  time.  Show  employee  leave  reporting  at  a  team/function/business  unit  level  for  capacity  and  project planning.  Add  the  ability  to  export  and  import  leave  request  information  through  connection  to  a  payroll system.  Support cancellation of leaves by employees.   For  more  information  about  leave  management  process  applications,  see  the  Process  Library  on  www.bonitasoft.com.    49 | www.bonitasoft.com      © 2013 Bonitasoft 
  50. 50.   DEVELOP A FIRST BUSINESS PROCESS APPLICATION    9. Further reading   Best Practices   for Getting Started with BPM    Speaking to the C‐Suite  about BPM    Understanding   Business Process Automation    More information available at www.bonitasoft.com.    © 2013 Bonitasoft     www.bonitasoft.com  | 50 
  51. 51.       HEADQUARTERS GRENOBLE, FRANCE 32, rue Gustave Eiffel  38000 Grenoble  EMEA, ASIA & LATIN AMERICA PARIS, FRANCE 73‐77, rue de Sèvres  92100 Boulogne‐Billancourt  NORTH AMERICA SAN FRANCISCO, USA 51 Federal St. Suite 305  San Francisco, CA
94107    51 | www.bonitasoft.com    © 2013 Bonitasoft 

×