redactionele automatisering GEA consultancy

832 views

Published on

organisatieverandering bij redactionele automatisering: weerstand, belemmerende en bevorderende factoren. Hoe implementeer ik redactionele automatisering en wat kan ik verwachten?

Published in: Business, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
832
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
23
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

redactionele automatisering GEA consultancy

  1. 1. Redactionele automatisering is een veranderingsproces NUV vak & wetenschap Patrick Swart September 2009
  2. 2. Vertrekpunt - u weet waar de organisatie mee geholpen zou zijn/behoefte aan heeft - u heeft zich verdiept in wat redactionele automatisering kan en kost - u ziet de toegevoegde waarde en kiest voor het implementeren van redactionele automatisering - u heeft een redelijk beeld hoe er straks gewerkt gaat worden - ... en weet waar u terecht kan voor aanschaf van een applicatie/systeem/tool - u gaat van start... 23 september 2009 / versie 1.1 2
  3. 3. Ho, stop! Implementeren van redactionele automatisering is een veranderingsproces met een grote impact op iedere betrokkene Implementeren van redactionele automatisering is geen kwestie van systeem selecteren, installeren en gebruikers trainen De keuze voor redactionele automatisering en het borgen van een succesvolle implementatie kost tijd, aandacht maar vooral een ‘juiste’ voorbereiding en aanpak van de verandering ‘Garbage in, garbage out’ geldt niet alleen voor content, maar zeker ook voor het implementeren van een nieuw redactioneel proces 23 september 2009 / versie 1.1 3
  4. 4. Een stappenplan: initiatiefase Huidige proces in kaart brengen: hoe werken we NU eigenlijk? Gewenste proces in kaart brengen: hoe gaan we STRAKS werken? Doe eventueel een 0-meting (tijd/kosten/kostenplaatsen) Schrijf een businesscase en projectplan (kosten/opbrengsten/ROI) Presenteer plan en de onderbouwing aan alle betrokkenen Geef ruimte voor discussie en input MAAR schep geen valse verwachtingen Vraag commitment en zorg voor sponsoren 23 september 2009 / versie 1.1 4
  5. 5. Een stappenplan: implementatiefase Het projectteam (is) wordt samengesteld en gaat van start Selecteer de best passende oplossing(en) Samen met de system integrator wordt de technische implementatie voorbereid en ingepland (theoretische looptijd: 2-12 weken) Inventariseer wat de technische consequenties zullen zijn voor o.a. de basisconfiguratie, infrastructuur en noodzakelijke koppelingen Communiceer de consequenties voor de dagelijkse werkzaamheden: - wat verandert er voor de uitgever? - wat verandert er voor de redactie? - wat verandert er voor advertentie-acquisitie? - wat verandert er voor studio/dtp? 23 september 2009 / versie 1.1 5
  6. 6. Concreet: wat wordt anders voor iedereen? - er is nog maar één geasfalteerde weg naar Rome - er is volledige transparantie in taken, verantwoordlijkheden, acties en statussen - uitzonderingen worden géén regel - sommige activiteiten kosten minder tijd, sommige activiteiten meer - de werkwijze wordt weliswaar directiever en planmatiger, maar geeft daarmee ook extra ruimte voor creativiteit - Voordat we zover zijn zal er regelmatig sprake zijn van frustratie, onbegrip, irritatie en zelfs terugval naar oude gewoonten - je zal pas genieten van redactionele automatisering als je er al enige tijd mee werkt 23 september 2009 / versie 1.1 6
  7. 7. Concreet: wat wordt anders voor de uitgever? Enkele veranderingen: - er is volledige transparantie in het vervaardigingsproces en de uitgevoerde taken en statussen - er rollen managementrapportages uit het systeem - knelpunten en verbeteracties dienen zich daarmee vanzelf aan - de voorspelbaarheid van het proces neemt toe, de piekbelasting neemt af, er komt meer flexiiliteit De consequenties: - de uitgever gaat gerichter en directiever opereren - de uitgever leert procesdenken en stuurt meer op efficiency - de uitgever zal de rol van verandermanager zeer serieus moeten nemen en tijd inplannen voor de acceptatie van de verandering - de uitgever kan zich ook richten op andere aandachtgebieden 23 september 2009 / versie 1.1 7
  8. 8. Concreet: wat wordt anders voor de redactie? Enkele veranderingen: - strikte scheiding tussen inhoud en opmaak - aanlevering via één kanaal - meerdere disciplines werken gelijktijdig aan een pagina - elk artikel wordt op maat geschreven en door de redactie opgemaakt - uploaden van het beeldmateriaal via é’n portal en voorzien van metadata - met een digitale plank de indeling maken en bewerken De consequenties: - plaatsonafhankelijk werken - beter kunnen aansturen van intern en extern betrokkenen - vooruit kunnen werken over meerdere edities heen - werken met templates en denken in processen - altijd overzicht en inzicht in taken en actuele status - focus op inhoud 23 september 2009 / versie 1.1 8
  9. 9. Concreet: wat wordt anders voor advertentie-acquisitie? Enkele veranderingen: - aanlevering nog maar via één kanaal - ingangscontrole materiaal aan voorkant van het proces - via digitale plank ziet men altijd de actuele indeling - zelf advertentieposities reserveren via de digitale plank - een actueel overzicht van de status van pagina’s De consequenties: - meer tijd voor de verkoop van advertenties - volledig en actueel overzicht op compleetheid en correctheid - altijd en overal toegankelijk (plaatsonafhankelijk werken) - minder kans op fouten - minder risico op claims en klachten - vooruit kunnen werken 23 september 2009 / versie 1.1 9
  10. 10. Wat wordt voor dtp/opmaak anders? Enkele veranderingen: - kopij wordt opgemaakt en op maat aangeleverd - resteert slechts de plaatsing van beeld en paginaopmaak - pagina’s worden deels automatisch opgemaakt - al het materiaal komt via één portal binnen - ingangscontrole van materialen voorkomt herstelkosten achteraf - gelijktijdig aan een pagina kunnen werken met de redactie De consequenties: - opmaak hoeft helemaal niet meer in huis - geen print-out meer van de indeling, maar online en actueel beschikbaar - volledig overzicht op compleetheid, correctheid - kortere bewerkingstijden - minder correctierondes 23 september 2009 / versie 1.1 10
  11. 11. Het veranderingsproces: waar ga je tegenaan lopen? Mensen - weerstand - een lange wenperiode - risico op terugval in oude werkwijze en gewoonten - vormen van een tegenlobby - veel klagen maar eigenlijk niet terug willen - mensen denken niet in processen - Reacties als: - alle creativiteit is weg - dit kan nooit werken want wij zijn uniek - we hebben veel meer templates nodig - wederkerige discussies over taken en verantwoordelijkheden - op afstand werken is onmogelijk 23 september 2009 / versie 1.1 11
  12. 12. Het veranderingsproces: waar ga je tegenaan lopen? Technologie - mogelijke breedband- en netwerkissues - technische haperingen of onstabiliteit van het systeem - basisconfiguratie die onvoldoende is - nieuwe releases die aanpassingen vergen - meerkosten (bv. door ontbrekende fonts) Externe toeleveranciers - weigerachtige adverteerders, journalisten of externe redacteuren - zich niet willen conformeren aan de nieuwe werkwijze - bieden van juiste ondersteuning en begeleiding - blijven hameren op de veranderingen - teleurstelling in de system integrator omdat hij zich vooral richt op de technische implementatie 23 september 2009 / versie 1.1 12
  13. 13. Kritische succesfactoren Open deuren waar je je gewoon aan moet houden: - communiceer vooraf helder en expliciet het waarom en hoe van redactionele automatisering (zorg dat je argumentatie op orde is en presenteer je plan!) - reserveer tijd voor een juiste en regelmatige informatie- voorziening naar alle betrokkenen over de voortgang en mogelijke implicaties van de verandering - geef ruimte voor discussie en overleg ook als dat even niet schikt. Maak voor- en nadelen bespreekbaar - maak afspraken vooraf over de nieuwe werkwijze en de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden 23 september 2009 / versie 1.1 13
  14. 14. Kritische succesfactoren - vooraf duidelijk betrekken alle direct-betrokkenen (uitgever, redactie, hoofdredactie, advertentie-acquisitie, ict, traffic/productie) - blijf hameren op het belang van de nieuwe werkwijze, houd rekening met een mogelijke terugval - niet onderschatten hoeveel (interne) kennis en begeleiding er nodig is, wijs daarom een intern beheerder/’super user’ aan - organiseer wekelijks een ‘hour of power’-bijeenkomst over de moeilijkheden en behaalde successen - accepteer weerstand, weerstand = goed - zorg voor een voldoende autoriteit en een sterke projectleiding die zelf geen belang heeft bij de oplossing - accepteer meerkosten en neem de tijd voor de implementatie 23 september 2009 / versie 1.1 14
  15. 15. Conclusie - eerst organiseren dan automatiseren. - elke wijziging in het uitgeefproces, elke inzet van nieuwe technologie of elke herverdeling van activiteiten is een veranderingsproces voor de betrokkenen - de impact van de verandering is vaak veel groter dan men in eerste instantie denkt (denk bijvoorbeeld aan de invoer van iets ‘triviaals’ als e-mail) - een verandering mag daarom niet onderschat worden. Vooraf moet er inzicht zijn in de implicaties van de verandering en de mogelijke effecten op betrokkenen - implementeren van redactionele automatisering vraagt om een veranderstrategie en gerichte aanpak 23 september 2009 / versie 1.1 15
  16. 16. Dank voor uw aandacht GEA consultancy Patrick Swart 0294 415280 p.swart@gea.nl

×