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2012 Modelo eficiente de gestion participativo. Bizitegi

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2012_Semana Europea de la Calidad e innovación. Ponentes:
Monica Fandiño Lopez
Aitor Gazteluiturri Santiago
Aitor Alonso Calle
Estibaliz Castellanos Sopelana
Pablo Ruiz Errea
Elena de la Hera Rodríguez
Elena Martín Rasines
Alvaro Carcedo Alarcia
Junta Directiva Bizitegi

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2012 Modelo eficiente de gestion participativo. Bizitegi

  1. 1. Modelo Eficiente de Gestión Participativo 1.- ¿Qué expectativas tienes para esta jornada? 2.- ¿Qué esperas llevarte a tu organización? 3.- ¿Has formado parte de alguna experiencia de participación en tu organización? ¿Qué beneficios y dificultades os habéis encontrado? 4.- ¿Te gustaría que incluyéramos algo en concreto en la Jornada?
  2. 2. Modelo Eficiente de Gestión Participativo 1.- ¿Qué expectativas tienes para esta jornada? Conocer: •Dinámicas de participación con personas usuarias •Vuestra experiencia. Por qué habéis decidido funcionar de otra manera. •Herramientas y dinámicas de participación. •Herramientas y/o estrategias podemos aplicar desde experiencias reales. •Experiencias en otras entidades de modelos de coordinación y gestión en las que puedan estar implicados varios agentes de equipos dispares. •Cómo otra organización del sector trabaja los aspectos de participación para poder coger ideas para mi propia organización •El modelo de participación, fijarme en la evaluación que presentan y tener claro este modelo para poder compararlo con la actividad que puedan hacer en otras entidades •Experiencias de participación en entidades de tercer sector •Zer mekanismo erabiltzen diren estamentu guztiak erakundeko gestioan parte har dezaten Identificar que entendemos por participación. •Identificar que entendemos por participación, cuales son las principales dificultades para implantar un modelo de gestión participativo.
  3. 3. Modelo Eficiente de Gestión Participativo 2.- ¿Qué esperas llevarte a tu organización? •Alguna orientación para añadir al proceso de participación que tenemos con las personas usuarias. •Una propuesta de un nuevo cambio organizacional que mejore la gestión de la entidad y mejore la satisfacción de las personas trabajadoras. •Buenas prácticas para poder orientar en este sentido a otra organizaciones que desean iniciar procesos de participación con personas usuarias. •Mejorar en el diseño de metodologías de diseño de proyectos, implantación de sistemas de gestión de la calidad y de otras herramientas de mejora de la gestión, incorporando a las personas usuarias como parte del proceso/elaboración, evaluación, no sólo como destinatarias de los objetivos. •Cómo mejorar la comunicación transversal entre distintos sectores/entidades/agentes de una manera eficaz, entendiendo como tal, que cada parte asuma responsabilidades, que se emplee el tiempo necesario y no caigamos en exceso o en defecto del mismo... •Espero coger ideas diferentes de participación y dedicar un tiempo a reflexionar sobre este tema que concretamente en el proceso de calidad de mi centro es en estos momentos una de las áreas de mejora planteadas. •Ideia berriak orain arte parte hartzen ez duen jendea gehiago inplikatzeko eta benetan talde lana egiteko. •Me gustaría poder explicar que es la participación desde un modelo de gestión de cooperación o participación para "abrir" una reflexión interna sobre participación.
  4. 4. Modelo Eficiente de Gestión Participativo 3.- ¿Has formado parte de alguna experiencia de participación en tu organización? ¿Qué beneficios y dificultades os habéis encontrado? Sí, estoy trabajando en un taller con personas usuarias en el que intentamos hacerles protagonistas de lo que hacemos juntos. La mayor dificultad que me he encontrado es la falta de tiempo que podemos dedicar para impulsar la participación ya que se resta tiempo de trabajo (es un taller ocupacional) El beneficio mayor que me he encontrado es que las personas usuarias manifiestan que es “su trabajo” Si he tenido la oportunidad de participar en distintos grupos dentro de mi entidad y por motivos y con objetivos diferentes. Llegar a un consenso mejora la satisfacción de las personas pero la dificultad radica en la toma de decisiones que sigue estando en la misma persona. Sí de participación de personas trabajadoras, muy poco de personas usuarias. Beneficios: sentir el proyecto como propio, reconocimiento, asumir un rol protagonista/impulsor que se transfiere no ya al proceso sino al día a día de la relación con la organización, asegurar la implicación en el despliegue de las estrategias diseñadas, mejora de la información para evaluar/ajustar. Dificultades: tiempo, esfuerzo que supone, en general requiere de más recursos y también de paciencia, constancia, confusión por que supone de romper roles tradicionales (compartir el poder supone resituarse en un papel diferente al tradicional…), enfrentarse a prejuicios y tabús preexistentes sobre las capacidades de las personas destinatarias, cuestionar el propio modelo de intervención. Si, Dificultades: hábitos de trabajo previos, la carga de trabajo o urgencia en las decisiones a tomar..., insuficiente información... etc. Beneficios: mayor compromiso e implicación en las decisiones adoptadas, aprendizaje mutuo, mejor respuesta a problemas complejos, innovar en los procesos de trabajo, mayor satisfacción en las personas pertenecientes a la organización.
  5. 5. Modelo Eficiente de Gestión Participativo 3.- ¿Has formado parte de alguna experiencia de participación en tu organización? ¿Qué beneficios y dificultades os habéis encontrado? En determinadas ocasiones en las que la naturaleza y complejidad de las situaciones a tratar requería de la intervención de distintos agentes, favoreciendo el entendimiento y mejorando la eficacia de la respuesta a proporcionar. Beneficios: El resultado del trabajo es más completo y eficaz. El aprendizaje de todos los agentes implicados es notable. La mayor dificultad es la coordinación y organización inicial. Hemos experimentado y llevado a cabo diferentes herramientas de participación. Algunas de ellas forman parte de la gestión diaria del equipo (gestión por procesos liderados por educadores, creación de herramientas de uso cotidiano y de documentos cruciales en el trabajo como el Proyecto educativo, RRI, valores de la entidad, Misión y Visión… por parte del equipo educativo), encuestas de satisfacción para personal, agentes externos y personas usuarias, buzón de sugerencias y quejas… Yo no he participado en una experiencia de este tipo directamente, pero pienso que en la administración los trámites son lentos y a veces las tomas de decisión también no obstante veo que el personal técnico si que está dispuesto a participar en diversos foros aprovechando las sinergias de los distintos departamentos. Si en diseño de planes de gestión, desarrollo de nuevas líneas de negocio, ideas de innovación,…. Orokorrean parte hartze esperientzia guztiak oso onuragarriak dira. Arazo bakarra izan daiteke erakunde bakoitzak bere estilo eta egoera propioa daukala eta esperientzia guztiak ezin direla berdin estrapolatu.
  6. 6. Modelo Eficiente de Gestión Participativo 4.- ¿Te gustaría que incluyéramos algo en concreto en la Jornada? •Nada en especial. Gracias por hacer estas preguntas •La estructura u organigrama de la entidad así como las funciones principales que se tienen. Quién lidera este modelo. •La opinión de las personas implicadas en los procesos de participación que se expongan. Sí, como implicar a agentes/entidades/sectores de diversa índole, en medida que cada uno asuma sus responsabilidades, y que la gestión del tiempo sea la adecuada. •Imagino que los temas que me interesan estarán ya incluidos en la jornada. Si siento curiosidad por métodos diferentes de participación. En concreto actualmente estamos valorando la creación de un blog o pagina web y me interesaría conocer alguna experiencia previa de vuestra organización o de cualquier otra. •La participación de usuarios en gestión de entidades o diseño de parte de tareas,… diseño de corresponsabilidad.
  7. 7. Estructura de la Jornada 9.30 a 11.30 Apertura y presentación de Bizitegi Marco conceptual de la “Participación” en Bizitegi Experiencias de Participación en Bizitegi 11.30 a 11.50 Descanso 11.50 a 12.30 Experiencias de Participación en Bizitegi ( Continuación) 12.30 a 13.10 Taller de “Participación” 13.10 a 13.30 Cierre
  8. 8. Quiénes somos La Asociación Bizitegi inicia su actividad en 1980 en Otxarkoaga. La Asociación Bizitegi está formada por personas usuarias, socias, voluntarias y profesionales y busca la incorporación a la sociedad de las personas en situación grave de exclusión en Vizcaya a través de la intervención directa con estos colectivos y a través de acciones de sensibilización social, denuncia e incidencia política encaminadas a la transformación social y a la búsqueda de cambios estructurales. Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado Responsabilidad Participación
  9. 9. Marco conceptual de la “ Participación” …estar presente en, ser parte de, ser tomado en cuenta… …incidir, influir, responsabilizarse… …participación de alguien en algo… …enlaza a los sujetos y a los grupos, relaciona a un participante con los otros… …ser coagente, copartícipe, cooperante, coautor, corresponsable…
  10. 10. Marco conceptual de la “ Participación” Fuente: Bolunta • Acceder a la información: Estar informado, ya sea porque nos interesamos por estarlo o porque la entidad se preocupa por ello. • Opinar o ser consultado: Opinar, bien por iniciativa del que opina mediante cauces que lo favorecen. Bien porque la entidad pregunta la opinión sobre algo concreto. • Hacer propuestas: Supone, además de opinar, proponer acciones concretas de ejecución. • Decidir: Es el nivel más alto de participación. Supone que la opinión de cada persona cuenta lo mismo para la resolución final. • Actuar: Supone poner en práctica acciones concretas, ejecutar las decisiones tomadas, gestionar actividades o tareas, etc. No son fases ordenadas progresivamente: son diferentes niveles que en un proceso participativo se pueden combinar de diferente manera.
  11. 11. Marco conceptual de la “ Participación” Fuente: Bolunta • Uso selectivo del equipo: Cada equipo debe trabajar en aquello para lo que está capacitado. • Comprensión, acuerdo e identificación: Reflexionar en el equipo sobre el objetivo y la labor a desarrollar. • Comunicación sincera: Sobre saberes, sentimientos, vivencias y emociones. • Confianza mutua: Tanto en la dimensión personal como en la profesional. • Apoyo mutuo: No indiferencia entre los miembros del equipo. • Dirección de las diferencias: Gestionar bien las diferencias genera fortaleza. No hacerlo es perjudicial. • Talentos y capacidades: Combinar de manera adecuada las capacidades de los diferentes miembros para que el todo sea más que la suma de las partes.
  12. 12. Marco conceptual de la “ Participación” …sincronizando todos ellos para conseguir el objetivo. Diferenciando roles…
  13. 13. Marco conceptual de la “ Participación” • Empatía y credibilidad: Quien convoca la participación debe ser percibido como honesto. El participante debe entender el sentido y el impacto de su acción; y ver los resultados. • Información: Para participar se necesita tener información básica de aquello que es tema u objeto de la participación, así como de los mecanismos y reglas del juego de la misma. • Condiciones, reglas y mecanismos claros: No bastan las buenas intenciones, es indispensable asegurar las condiciones (materiales, institucionales, de tiempo, espacio, etc.) para facilitar la participación no como un fin sino como un medio para un fin, evitando que ésta se convierta en una carga, en una fuente adicional de tensiones o en un ejercicio inútil. • Comunicación: La participación requiere diálogo, capacidad de ambos lados para escuchar y aprender.
  14. 14. Marco conceptual de la “ Participación” • Favorece el acercamiento entre la organización y las personas. • Favorece la progresiva adecuación del funcionamiento de las organizaciones. • Termina con el desinterés y la desmotivación de los trabajadores. • Ofrece a los responsables herramientas para su autoevaluación y diseño de propuestas de mejora. • Desarrolla el sentido de pertenencia al proyecto.
  15. 15. Marco conceptual de la “ Participación” • Inclusión social: Participación y aportación activa a la sociedad. • Participación: • Sentido de pertenencia. • Sentimiento de utilidad: sentido de vida. • Empoderamiento de las personas. • Si queremos fomentar la inclusión debemos optar por un modelo de gestión participativo: • Por coherencia. • Para no funcionar con un doble mensaje.
  16. 16. GESTIÓN EXPERIENCIAS DE PARTICIPACIÓN MISIÓN, VISIÓN Y VALORES PLAN ESTRATÉGICO COMUNICACIÓN INTERNA FORMACIÓN PROMOCIÓN INTERNA PLAN DE VOLUNTARIADO RESULTADOS DE SATISFACCIÓN REBIZIKLA IMPLANTACIÓN DE PROCESOS
  17. 17. Objetivo: Implicar a todos los miembros de la Asociación en la definición de la Misión, Visión y Valores. Metodología:  Participación activa, voluntaria y democrática  Convocatoria desde Junta Directiva  Participación voluntaria de todos los grupos de interés MISIÓN, VISIÓN Y VALORES GESTIÓN
  18. 18. GESTIÓN PLAN ESTRATÉGICO Objetivo: Involucrar a los componentes de a Asociación en la definición del Plan estratégico. Metodología:  Participación activa, voluntaria y democrática  Participaron todos los miembros de la Asociación y los diferentes grupos de interés
  19. 19. COMUNICACIÓN INTERNA GESTIÓN Objetivo: Hacer sentir como propia una revista interna que se edita desde Gestión de Personas, elaborada por todos. Metodología:  Elección de una personas de referencia en cada programa  Aportar noticias desde cada programa, servicio, área,…  Voluntariedad  Difusión interna del Boletín
  20. 20. FORMACIÓN GESTIÓN Objetivo: Elaborar un Plan de Formación en base a las necesidades de la Asociación, teniendo en cuenta la opinión de cada persona trabajadora. Metodología:  Creación de la comisión “Formakuntza”  Detección de Necesidades Formativas de cada miembro (DNF) Análisis de los DNF por parte de los responsables  Diseño de la Acción Formativa Seguimiento del Plan de Formación
  21. 21. PROMOCIÓN INTERNA GESTIÓN Objetivo: Dar oportunidad de escuchar las propuestas de candidatos en los diferentes equipos de servicios. (Puestos de responsabilidad) Metodología:  Preguntar a los equipos Análisis de las propuestas de las candidaturas.  Toma de decisión
  22. 22. PLAN DE VOLUNTARIADO GESTIÓN Objetivo: Elaborar un Plan de Voluntariado acorde a la Misión, Visión y Valores de Bizitegi. Metodología:  Creación de una comisión formada por miembros de diferentes servicios, programas y estamentos, incluyendo en la misma a las personas voluntarias.  Elaboración de las primeras bases del Plan y recogida de diferentes perfiles  Valoración del Plan por diferentes grupos  Evaluación del Plan por los diferentes grupos de trabajo y equipos directivos  Puesta en Marcha del Plan
  23. 23. RESULTADOS DE SATISFACCIÓN GESTIÓN Objetivo: Mejorar el funcionamiento de la Asociación en base a los resultados de las encuestas a trabajadores, personas voluntarias, becas, entidades financiadoras, sociedad,… Metodología: Análisis de resultados de las encuestas Valoración y evaluación con grupos focales Establecer acciones de mejora en base a los resultados
  24. 24. Objetivo: Concienciar a todos los miembros de la Asociación de la importancia del cuidado del Medio Ambiente y el ahorro energético Metodología:  Creación de una Comisión formada por personas trabadoras y usuarios de diferentes servicios  Difundir las información e involucrar a todos los miembros REBIZIKLA GESTIÓN
  25. 25. Objetivo: Implicar a las personas trabajadoras para desarrollar una metodología de trabajo común. Metodología:  Participación activa  Creación de equipos de procesos IMPLANTACIÓN DE PROCESOS GESTIÓN
  26. 26. INTERVENCIÓN EXPERIENCIAS DE PARTICIPACIÓN RESULTADOS DE SATISFACCIÓN ASAMBLEA DE LOS SERVICIOS JAIKOMITE PARTICIPACIÓN COMUNITARIA SENSIBILIZACIÓN Y DENUNCIA TEATRO MODELO DE ACOMPAÑAMIENTO
  27. 27. RESULTADOS DE SATISFACCIÓN INTERVENCIÓN Objetivo: Mejorar el funcionamiento de la Asociación en base a los resultados de las encuestas a usuarios,… Metodología: Análisis de resultados de las encuestas Valoración y evaluación con grupos focales
  28. 28. ASAMBLEA DE LOS SERVICIOS INTERVENCIÓN Objetivo: Adaptar el funcionamiento de Bizitegi a las propuesta de los usuarios. Metodología: Las personas usuarias pueden proponer cambios en el funcionamientos del día a día de los diferentes centros Las propuestas de las personas usuarias se utilizan para hacer las evaluaciones y las planificaciones
  29. 29. JAIKOMITE INTERVENCIÓN Objetivo: Implicar a todos los miembros de la Asociación en la celebración de fiestas, tanto internas como externas y ofrecer una imagen activa y positiva de las personas que atendemos. Metodología:  Elección de los miembros de la Comisión, formada por personas usuarias, voluntarias y trabajadores de los diferentes estamentos.  Programación y desarrollo de actividades dentro del programa festivo.  Participación de usuarios en la comisión de fiestas.
  30. 30. PARTICIPACIÓN COMUNITARIA INTERVENCIÓN Objetivo: Favorecer el desarrollo personal. Desarrollar un sentimiento de utilidad social. Creación de “redes solidarias de apoyo mutuo que aportaban un valor añadido tanto a sus vidas como al entorno comunitario”. Personas: · Trabajadoras: estilo y comunicación participativa, · Voluntarias y socias: acercando la realidad de Bizitegi a la sociedad · Usuarias de los servicios: transformándose en agentes activos de cambio personal y social
  31. 31. SENSIBILIZACIÓN Y DENUNCIA “ASAMBLEA DE INVISIBLES” INTERVENCIÓN Objetivo: Informarse e informar / Sensibilizarse y sensibilizar. Metodología:  Reuniones informativas/debate sobre temas sociales de actualidad.  Participación en convocatorias públicas para denunciar situaciones de injusticia social, desahucios, fallecimiento de personas en la calle,... ¡ Cambiar la realidad es posible
  32. 32. TEATRO INTERVENCIÓN ¡ La vida es puro Teatro! Objetivo: El Teatro como herramienta de rehabilitación psicosocial. Metodología:  Representaciones abiertas al barrio en el centro cívico y en colegios de Bilbao.  Reparto de tareas/roles según intereses y capacidades
  33. 33. MODELO DE ACOMPAÑAMIENTO INTERVENCIÓN Objetivo: Involucrar a los componentes de la Asociación en la definición de nuestro Modelo de Acompañamiento Metodología:  Participación activa, voluntaria y democrática  Participaron de todos los miembros de la Asociación y los diferentes grupos de interés
  34. 34. Plan estratégico 2010-2013( experiencia concreta 1) METODOLOGÍA DE TRABAJO (1) Entrevistas personales semiestructuradas Cuestionarios individuales Grupos focales ADMINISTRACIÓN PÚBLICA X OTRAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR X X OTRAS ALIANZAS X PERSONAS TRABAJADORAS X PERSONAS VOLUNTARIAS X PERSONAS USUARIAS X ASAMBLEA DE SOCIOS X
  35. 35. A N Á LI S I S DA FO 3 3 p e r s o n a s ( t r a b a j a d o r a s , v o l u n t a r i a s , u s u a r i a s y s o c i a s ) R E V I S I Ó N D E L A M I S I Ó N , V I S I Ó N Y V A L O R E S G r u p o f o c a l f o r m a d o p o r l a A s a m b l e a d e S o c i o s DE FI N I CI ÓN D E LA S LÍ N E A S Y OBJE TI VOS E S TRA TÉ GI CO S 3 3 p e r s o n a s ( t r a b a j a d o r a s , v o l u n t a r i a s , u s u a r i a s y s o c i a s ) REFI N A DO Y DI SEÑ O ÚLTI MO DEL P LA N ESTRA TÉGI CO P r o c e s o d e I n f o r m a c i ó n y G e s t i ó n y J u n t a D i r e c t i v a A P ROBA CI ÓN DE L P LA N E S TRA TÉ GI CO A s a m b l e a G e n e r a l d e S o c i o s METODOLOGÍA DE TRABAJO (2)
  36. 36. RESULTADOS ALCANZADOS/NO ALCANZADOS – ideas clave asociadas RESULTADO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO ( + ) HERRAMIENTA ESTRATÉGICA Y DE GESTIÓN ÚTIL EN EL DISEÑO: Participación respetuosa, integradora y horizontal (*)y multidisciplinar: •ninguna estrategia fue concebida por equipos directivos al margen de los grupos de trabajo • todas las ideas tuvieron el mismo peso, se diluyeron los orígenes de las ideas •las personas participaron en los grupos (líneas estratégicas) que ellos querían EN LA IMPLEMENTACIÓN: El despliegue del plan estratégico y los planes de gestión (sus PDCAs) es con la participación de todos los agentes (personas trabajadoras, usuarias y voluntarias y socias). (+) 70% DE LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS CON GRADOS DE CONSECUCIÓN MUY ALTOS
  37. 37. RESULTADOS ALCANZADOS/NO ALCANZADOS – ideas clave asociadas RESULTADO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO (+)LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS INTERNAS (PERSONAS Y GESTIÓN) CON DOTACIÓN DE RECURSOS Y POCO DEPENDIENTES DEL ENTORNO ALCANZAN UN PORCENTAJE DE EJECUCIÓN EN TORNO AL 80% (-)LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS DEPENDIENTES DEL ENTORNO (INTERVENCIÓN , LÍNEA ASOCIATIVA Y COMUNICACIÓN EXTERNA) Y/O NECESITADAS DE UNA ASIGNACIÓN DE RECURSOS ALCANZAN UN PORCENTAJE DE EJECUCIÓN EN TORNO AL 50% Mejorar la identificación: •ponderación de los riesgos del entorno •medir los recursos disponibles
  38. 38. RESULTADOS ALCANZADOS/NO ALCANZADOS – ideas clave asociadas RESULTADO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO (+) “GRANDES TRABAJOS” QUE REQUIEREN UN IMPULSO TRACTOR DE MUCHAS PERSONAS HAN SIDO LLEVADOS A CABO DE FORMA MUY EXITOSA Y EN PLAZOS DE TIEMPO ACEPTABLES •PLAN ESTRATÉGICO •MODELO DE INTERVENCIÓN •PLAN INDIVIDUALIZADO •MAPA DE PROCESOS •PLAN DE EUSKALDUNIZACIÓN •TRABAJO COMUNITARIO Buena identificación de los momentos de participación (especialmente en las 2 fases de diseño) Dedicación de tiempo y recursos a esos momentos de participación (*)ya que ahorra mucho tiempo a la hora de la implementación
  39. 39. RESULTADOS ALCANZADOS/NO ALCANZADOS – ideas clave asociadas RESULTADO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO (-) NO INTEGRACIÓN PLENA DE TODOS LOS AGENTES (PRINCIPALMENTE LAS PERSONAS USUARIAS Y VOLUNTARIAS) EN TODO EL PROCESO Diferenciar espacios de participación en función de los contextos de cada persona y grupo (acceso a la información, lenguaje, porcentaje de personas, etc.)
  40. 40. Gestión de procesos 2005 Se elaboró el primer mapa de procesos 2011 Se reviso el mapa y se elaboró el segundo mapa de procesos. Nueva actualización del mapa en 2012 ( experiencia concreta 2)
  41. 41. Gestión de procesos 2011 •Presentación Mapa de Procesos a todas las personas de la Asociación •Configuración de los Equipos de Procesos 34 personas en equipos de procesos en 2011 29 personas en equipos de procesos en 2012 •Planificación de Calendario de trabajo de Procesos para 2011 y 2012. Objetivos de trabajo, tiempos y plazos. •Creación de la estructura de procesos en el lotus para organizar la documentación de los procesos que se están trabajando. •Acompañamiento continuo a los equipos de procesos
  42. 42. L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 7 8 9 10 11 12 13 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 14 15 16 17 18 19 20 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 21 22 23 24 25 26 27 24 25 26 27 28 29 30 28 28 29 30 31 31 L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 3 1 1 2 3 4 5 4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12 11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19 18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26 25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30 30 31 L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11 11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18 18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25 25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30 L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31 31 Reuniones trabajo Equipos de Procesos Operativos 2011 ENERO/URTARRILA FEBRERO/OTSAILA MARZO/MARTXOA ABRIL/ APIRILA MAYO/MAIATZA JUNIO/EKAINA UZTAILA/ JULIO AGOSTO/ABUZTUA SEPTIEMBRE/IRAILA OCTUBRE/URRIA NOVIEMBRE/AZAROA ABENDUA/DICIEMBRE L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 7 8 9 10 11 12 13 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 14 15 16 17 18 19 20 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 21 22 23 24 25 26 27 24 25 26 27 28 29 30 28 28 29 30 31 31 L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 3 1 1 2 3 4 5 4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12 11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19 18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26 25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30 30 31 L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11 11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18 18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25 25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30 L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31 31 ENERO/URTARRILA FEBRERO/OTSAILA MARZO/MARTXOA Reuniones trabajo_ Equipos de Procesos Estratégicos/Soporte 2011 OCTUBRE/URRIA NOVIEMBRE/AZAROA ABENDUA/DICIEMBRE ABRIL/ APIRILA MAYO/MAIATZA JUNIO/EKAINA UZTAILA/ JULIO AGOSTO/ABUZTUA SEPTIEMBRE/IRAILA 5 reuniones x4, 5 horas = 22,5 horas 5 reuniones x4, 5 horas= 22,5 horas 5 reuiones x4, 5 horas = 22,5 horas 3 reuniones x4, 5 horas= 13,5 horas Total reuniones: 50 reuniones y 225 horas Acogida y diagnóstico Relaciones con la comunidad Demanda y captación Acompañamiento social Instrucciones 6 reuniones x4, 5 horas = 27 horas Plan individualizado Instrucciones 8 reuniones x4, 5 horas= 36 horas Prestación de los servicios Instrucciones prestación de los 13 reuniones x4, 5 horas= 58,5 horas Salida 5 reuiones x4, 5 horas= 22,5 horas Comercialización Productos Bizitegi Gestión de Compras y contrataciones 6 reuniones - 13 horas Tecnologías de la información 5 reuniones - 10 horas Instalaciones, equipos y gestión de residuos 8 reuniones - 17 horas Gestión de Personas 8 reuniones - 20,5 horas Liderazgo 1,5 reunión- 4,5 horas Alianzas 1,5 reunión- 4,5 horas Total reuniones: 30 reuniones y 69,5 horas Total: 294,5 horas y 80 reuniones Gestión de procesos
  43. 43. Gestión de procesos 2012 •Presentar y socializar el trabajo realizado por los equipos de procesos a las personas de la organización. •Cómo vamos a seguir desarrollando el despliegue del trabajo de los procesos •Taller de Evaluaciones y Planificaciones
  44. 44. Gestión de procesos •2011.- Porcentaje de procesos definidos: 20/23=86% Resultados •Estamos definiendo nuestra metodología de trabajo, nuestra metodología de intervención. •Criterios comunes. Hablamos el mismo lenguaje •La hemos definido entre todas las personas de la organización. Más fácil la implicación e identificación con el proyecto. •Las personas lo viven como algo suyo. •Optimizamos los procedimientos •Más fácil el despliegue y la implantación en la Asociación •Satisfacción de las personas con el trabajo que se está realizando… •Dificultades Programa Sin Hogar
  45. 45. Satisfacción Grupos de Interés Conocer la evolución del grado de satisfacción de nuestros grupos de interés (personas usuarias, personas trabajadoras, voluntarias y en prácticas/ becas, entidades financiadoras y la sociedad) respecto a la Asociación a través de un adecuado proceso de medición de la satisfacción de manera que aporte información a los procesos permitiendo detectar áreas de mejora y poder llevar a cabo planes de acción. PROCESO DE GESTIÓN SATISFACCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS ( experiencia concreta 3)
  46. 46. Satisfacción de personas trabajadoras Encuesta de satisfacción 0% 20% 40% 60% 80% 100% 2009 2010 2011 80% 93% 99% Índice de participación 2009 2010 2011 Nº de Personas susceptibles de realizar la encuesta 61 81 75 Encuestas de satisfacción realizadas 49 75 74 2010 Han participado 10 personas 2011 Han participado 11 personas Objetivo: Análisis de resultados y propuestas de mejora. Grupo focal MEJORAS para 2012 *Revisión del Acuerdo de turnos/ nocturnidad *Protocolo que mida cómo de eficaces y rápidos somos ante la resolución de problemas, propuestas. *Plan de reconocimiento. Presentación y aprobación. *Encuentro de responsables. Cultura de reconocimiento. *Revisar Protocolo de sistema de comunicación *Sistema participativo en el desarrollo del trabajo. Planificación *Revisión sistema de responsabilidades *Visibilizar lo que se está haciendo en PRL. *Revisión proceso de formación. Nuevo Plan de Formación 2012-2014 Buzón de sugerencias 2011 3 quejas, 1 sugerencia; 2012, 2 quejas
  47. 47. Satisfacción de personas trabajadoras
  48. 48. Satisfacción de personas trabajadoras PUNTOS FUERTES Y PROPUESTAS DE MEJORA Canal de recogida Realizada por el Programa A valorar en el Proceso Responsable Referido a: Respuesta 4.6. Formación 29El plan de formación positivo, pero la no realización de cursos fuera, no permite conocer realidades interesantes de otras asociaciones . Sensación de burbuja. Encuesta DrogodependenciasProceso Gestión de personas/ Formación Proceso de Formación Formación A tener en cuenta en la elaboración y desarrollo del próximo plan de Formación 2013-2014. 30Quizás se echa de menos más formación en lo específico de cada puesto de trabajo. Encuesta Drogodependencias 31Consensuar las formaciones por programas. Encuesta Sin Hogar
  49. 49. Asambleas en el Centro de Día Uribarri Orden del día: - Banco de Alimentos. Plantearlo como actividad de Centro el 30 de Noviembre a la mañana. Esperamos a tener más información. - Ocio. NO hay, es fiesta. - Deporte. - Invisibles. Éste jueves hay convocatoria, salen de aquí a las 9:30. - Calidad: Semana europea de calidad. Este año será sobre la participación y Bizitegi va a presentar una ponencia en la jornada que habrá el 13 de Noviembre(martes..). Desde el programa participarán en un grupo de trabajo una persona trabajadora otra del centro y una voluntaria. El 16 de Octubre (Martes) se quedará para empezar a trabajar. Proponer si alguien quiere. - 16 Octubre: reunión “pobreza”, Maite y Aitor van a trabajar éste día Martes a la tarde en Uribarri. Cambio de Asamblea el miércoles a la tarde. - Auzolan. Esta tarde hay reunión, uno de los temas es la Korrika. Animar a que participen en las reuniones. - Horarios salida y entrada en actividades. - Concentración Beste bi en torres de Izozaki mañana miércoles a las 11:00h.  Quejas y Sugerencias  Resultados de Satisfacción Satisfacción de personas usuarias
  50. 50. Quejas y Sugerencias de personas usuarias Centro de Día de Uribarri 24. Una persona sugiere que pongamos una piscina en el patio (21/06/11). Respuesta: El equipo no lo ve adecuado. 33. Una persona usuaria propone o sugiere que se den clases de informática en el Centro (11/10/11). Respuesta: El equipo comenta que de momento esto no es posible porque la programación anual ya está realizada, y que lo que se potencia desde el Centro es el aprendizaje de informática en cursos fuera de Bizitegi por la importancia de crear relaciones y vínculos fuera de la organización. Número de sugerencias recogidas en 2011: 38 Siempre se analizan y se dan respuesta al 100% de las sugerencias y quejas (sea respuesta favorable o no favorable). 36 respuestas de 38 tienen respuesta favorable. Mejoras derivadas de las sugerencias y quejas recogidas. 36 mejoras de 38 = 95% resultado positivo (variedad en los desayunos, móviles apagados, balón de futbol para la actividad de ocio y deporte, realizar salidas para hacer en Semana Santa ( a Lekeitio y al Serantes), arreglar sillas del hall, charla de VIH en el taller de salud, etc). 2 respuestas de 38 tienen una respuesta no favorable= 5% resultado no favorable
  51. 51. Consiste en un panel con sobres individuales colocado sobre la pared (cada sobre corresponde a una persona del Centro), en el que cada persona en un momento concreto introduce un “gracias” o “eskerrik asko” agradeciendo a un compañero un gesto bonito, etc… que haya tenido con él. Cariñograma o maitasungrama ha sido fruto de una sugerencia expuesta por una persona usuaria del Centro de Día de Uribarri. Quejas y Sugerencias de personas usuarias Centro de Día de Uribarri
  52. 52. Bizitegi Experiencias de participación comunitaria ( experiencia concreta 4)
  53. 53. Dificultades: Bizitegi Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado Responsabilidad Participación PERSONA USUARIA Pasividad, Pocas Habilidades Sociales, Dificultades para acceder a la información, Poca capacidad crítica, Dependencia de ayudas sociales, … PROFESIONAL Lentitud, Desconocimiento, Desmotivación, Asistencialismo-Paternalismo,… ENTIDAD/INSTITUCION PÚBLICA Lentitud, Búsqueda de eficiencia, Políticas sociales centradas en el empleo, SOCIEDAD Exclusión, Estigma, Ausencia de estructuras/procesos participativos, “Crisis” del Stma. Público de Protección Social, Pérdida de redes informales de apoyo… Experiencias de participación comunitaria
  54. 54. Bizitegi Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado Responsabilidad Participación Beneficios: PERSONAL Activación, Autonomía, Empoderamiento, Aumento de red social, Actitudinales (de sujeto paciente-pasivo a agentes de cambio personal y social),… ORGANIZACIONAL Cohesión, Vinculación, Ajuste a las necesidades reales, COMUNITARIO Diversidad, Empoderamiento, Aumento implicación en movimientos sociales, Aumento de la capacidad de influencia y mayor consideración de poderes públicos, Refuerzo de Sociedad Civil Experiencias de participación comunitaria
  55. 55. Bizitegi Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado Responsabilidad Participación Resultados: Experiencias de participación comunitaria (*)Instrumento Técnico común de Valoración de la Exclusión Social. Gobierno Vasco (2011) (D5) Disponibilidad de relaciones, vínculos afectivos y recepción de apoyo social para la convivencia personal y familiar de redes primarias y secundarias.: Aumento de apoyo social percibido. (D8) Relaciones convivenciales en otros contextos de convivencia en los que transcurre parte de la vida cotidiana. Aumento de espacios/contextos convivenciales aparte del institucional. (D10) Educación – Formación – Información – Capacitación. Mejora en la calidad/cantidad de información sobre la realidad social que le rodea. (D11) Dinamismos vitales. Mejora en la autoestima y motivación. (D19) Disponibilidad de relaciones sociales y ejercicio de la participación social. Aumento de red social informal.
  56. 56. Bizitegi Experiencias de participación comunitaria Resultados: Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado Responsabilidad Participación Aumento del nº de personas usuarias que desarrollan actividades formativo-lúdicas en recursos comunitarios. Aumento del número/tipo de recursos comunitarios utilizados para el desarrollo de actividades de los centros de día. Aumento de nº/variedad de interacciones con personas del entorno comunitario. Aumento del número de actividades dinamizadas por personas usuarias en contextos comunitarios. Aumento actividades llevadas a cabo en red/colaboración en la comunidad. Aumento de voluntarios en Bizitegi del barrio, cuyo contacto se ha generado por actividades comunitarias. …
  57. 57. Bizitegi Solidaridad Persona como valor único Profesionalidad Voluntariado Responsabilidad Participación Retos: Experiencias de participación comunitaria En Bizitegi apostamos por desarrollar nuevas vías que permitan que, desde nuestros centros, las personas desarrollen actividades solidarias con la comunidad y se impliquen en la realidad que les rodea para intentar cambiarla. OBJETIVOS: · Favorecer el desarrollo personal. · Desarrollar un sentimiento de utilidad social. MEDIOS: El empleo remunerado: la más clara y la más impulsada desde las políticas de acción social. Tanto que ha llegado a ser considerada como ¿la única?
  58. 58. IDEAS CLAVE para la gestión participativa EFICIENTE TALLER_ Conclusiones •Liderazgo compartido- Gestión del liderazgo compartido •Satisfacción de las personas trabajadoras •Satisfacción de las personas usuarias •Satisfacción entidades financiadoras •Mejora en el trabajo en equipo- respuestas compartidas •Dar o asignar a cada grupo un tema donde la decisión se lleva adelante •Cercanía entre personas •Tener claro qué significa la participación •Darse su tiempo porque es un trabajo costoso •Implicar a todas las personas •Tener a una persona que controle todo el tema de los procesos e impulsar las acciones y que se revisen •Informar (contar) y conocer (preguntar) a las personas •Sinceridad •Metodologías creativas •Informar y conocer. Sinceridad •Experiencias pequeñas, sencillas, pero grupales •Hay distintas fases que se tienen combinar de forma equilibrada •Elegir bien el grupo. Confianza •Informar y conocer. Sinceridad •Creación de foros y talleres. Sensibilización sobre los beneficios de la participación •Planificación real •Participación por coherencia con los objetivos/ valores •Participación de forma natural, aunque ordenada y se necesitan medios •Responder a las aportaciones de la gente •Cercanía entre las personas. Ilusión •Implicación •Elegir bien los grupos de trabajo •Necesario metodologías creativas •Buscar un equilibrio en la participación
  59. 59. IDEAS CLAVE para la gestión participativa EFICIENTE ( cont) •Sistematizar (Planificación real) •Planificar •Formación de las personas de la organización •Foros, talleres y otros para sensibilizar sobre la importancia de la participación •Dedicar tiempo, ordenar, método,… •Forma natural •Por coherencia •Sentirla, creerla, trabajada •Proceso de liderazgo participativo •Canales de comunicación •Indicadores- Metodología •Cultivar esto en la organización •Flexibilidad •Acciones grupales pequeñas y sencillas •Niveles: Estar informado, opinar o ser consultado, hacer propuestas, decidir, actuar ( no progresivas) y combinarlas muy bien en cada proceso. •Clave decidir el equipo y el equipo sepa la tarea TALLER_ Conclusiones •Comunicación, confianza y apoyo mutuo •Participación comunitaria •Las propias personas usuarias participan en los procesos •Participación como cultura, valor, interiorizada •La participación también necesita una sistematización •La participación no solo como espíritu sino también se necesitan herramientas, indicadores, sistemas, una gestión de la misma. •Apuesta clara de la organización por la participación •Cultivarlo constantemente •Que esté impregnada toda la organización
  60. 60. BENEFICIOS de la gestión participativa •Sentimiento de pertenencia •Compromiso •Consecución de objetivos de las líneas estratégicas •Mejora en la gestión de las personas trabajadoras •Se puede innovar-mayor creatividad •Aumenta el nivel de implicación personal •Mejora de la autoestima •Todas las personas se sientan que forman parte de algo •Abogar por un modelo que se ajusta a las necesidades de las personas que forman la entidad •Implicándonos en nuestra vida, seamos profesionales o personas usuarias. Coger las riendas de “nuestra vida”. •Eficacia •Eficiencia •Mayor implicación •Desarrollo personal tanto en la organización como fuera de ella TALLER_ Conclusiones •Aportar valor a la organización •Aumenta la implicación de las personas •Estar informado •Mayor compromiso •Empoderamiento •Aprendizaje •Inclusión •Acercamiento (Organización personas) •Errores se solucionan antes •Más motivada •Sentido de pertenencia •Más autonomía •Más red social •Ajuste a las necesidades reales •Si se cree en ella es fácil aplicarla •Implementación de las cosas más sencilla
  61. 61. DIFICULTADES de la gestión participativa TALLER_ Conclusiones •Tiene que haber confianza •Resistencia al cambio •Dificultades metodológicas •Respetar la toma de decisiones-asumir •Tienen que estar claras las tareas y funciones •Hay que gestionar bien el tiempo •Necesidad de una estructura organizativa eficiente •Reticencias al cambio •Creer que es un proceso largo y con resultados a largo plazo •La falta de implicación de las personas •Llegar a un consenso común con el que se identifique toda la entidad •La positividad de las personas usuarias para participar. •No hablar el mismo lenguaje entre profesionales y personas usuarias. •Tiempo •Esfuerzo •Falta de motivación •Falta de información •Desconfianza •Pasivas, acríticas, dependencias sociales, paternalismo, lentitud, …
  62. 62. Eskerrik asko Muchas gracias TALLER_ Conclusiones

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