Successfully reported this slideshow.
Your SlideShare is downloading. ×

Creeer Flow op Kantoor Deel 1 Het Perfecte Systeem.pptx

Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Loading in …3
×

Check these out next

1 of 27 Ad

Creeer Flow op Kantoor Deel 1 Het Perfecte Systeem.pptx

Download to read offline

Wil je administratieve processen verbeteren en er meer output uit halen. Leer dan meer over het creëren van Flow op kantoor en wachtrij-theorie.
In zes slideshares.
Lean in the office.

Wil je administratieve processen verbeteren en er meer output uit halen. Leer dan meer over het creëren van Flow op kantoor en wachtrij-theorie.
In zes slideshares.
Lean in the office.

Advertisement
Advertisement

More Related Content

More from BertTeeuwen1 (17)

Recently uploaded (20)

Advertisement

Creeer Flow op Kantoor Deel 1 Het Perfecte Systeem.pptx

  1. 1. CREËER KANTOOR Yokoten op 1
  2. 2. Boek: Creëer Flow op Kantoor Bert Teeuwen Uitgeverij Yokoten Elke (internet-)boekhandel Yokoten
  3. 3. 1 SYSTEEM HET PERFECTE
  4. 4. EEN ADMINISTRATIEF PROCES Een administratief proces is een ketting van handelingen die leidt tot een bepaald resultaat. Zoals een beantwoorde (klant-)vraag, een document, een berekening of een besluit. Een administratief proces staat niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van een systeem. Een systeem is een complex geheel dat uit meerdere componenten bestaat die met elkaar samenhangen, elkaar beïnvloeden en een evenwicht vormen.
  5. 5. UITSTROOM (OUTPUT) NNINGS- ATOREN INSTROOM (INPUT) IDDELEN DOORSTROOM (THROUGHPUT) 1 5 6 WERK-IN-HET PROCES (WIP) 3 WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) 2 4 HET SYSTEEM Het Systeem van administratieve processen bestaat uit minimaal zes componenten:
  6. 6. INSTROOM (INPUT) 1 WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) 2 HET SYSTEEM Klantvragen 1. Er stroomt werk het systeem in. De Instroom of Input. Laten we dat de klantvragen noemen. 2. Meestal zijn klantvragen niet meteen aan de beurt, maar ontstaat er een wachtrij. Dat is de WIR – Het Werk In de Wachtrij.
  7. 7. INSTROOM (INPUT) DOORSTROOM (THROUGHPUT) 1 WERK-IN-HET PROCES (WIP) 3 WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) 2 4 HET SYSTEEM Als het werk vanuit de wachtrij het proces in gaat is het in behandeling. In elke systeem is er wel een voorraad klantvragen die onderhanden zijn. Dat wordt de WIP genoemd, het Werk In het Proces. Die klantvragen liggen verspreid over het proces. De snelheid waarmee dat gaat is de Doorstroom of Throughput (per dag of uur).
  8. 8. INSTROOM (INPUT) DOORSTROOM (THROUGHPUT) 1 WERK-IN-HET PROCES (WIP) 3 WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) 2 4 HET SYSTEEM Werk in het systeem = Werk in de wachtrij + Werk in het proces WIS = WIR + WIP WERK-IN-HET-SYSTEEM (WIS) Al het werk dat in het systeem aanwezig is, heet de WIS Het Werk In Het Systeem. De WIS bestaat uit het werk in de wachtrij (de WIR) en het onderhanden werk (de WIP)
  9. 9. INSPANNINGS- INDICATOREN INSTROOM (INPUT) CAPACITEIT DOORSTROOM (THROUGHPUT) 1 5 WERK-IN-HET PROCES (WIP) 3 WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) 2 4 HET SYSTEEM Het vijfde component van het systeem is de Capaciteit in bruto of netto mensuren.
  10. 10. UITSTROOM (OUTPUT) INSPANNINGS- INDICATOREN INSTROOM (INPUT) CAPACITEIT DOORSTROOM (THROUGHPUT) 1 5 6 WERK-IN-HET PROCES (WIP) 3 WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) 2 4 HET SYSTEEM Het zesde component is de uitstroom of output is het werk dat klaar is en uit het systeem stroomt.
  11. 11. UITSTROOM (OUTPUT) INSTROOM (INPUT) DOORSTROOM (THROUGHPUT) 6 WERK-IN-HET PROCES (WIP) WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) EFFECTEN 7 HET SYSTEEM Het zevende component zijn de effecten. Elk administratief proces- systeem is ontworpen met een bepaalde bedoeling, om een bepaald effect (Outcome) te sorteren. Bij klanten, of, breder nog, in de maatschappij. De stad, de gemeente. Processen kunnen wel resultaten hebben. Klantvragen kunnen wel snel en goed beantwoord worden, maar heeft het proces zin? Zijn de effecten positief, of zoals bedoeld? Denk bij effecten bijvoorbeeld aan: armoedebestrijding of veiligheid in de wijk.
  12. 12. UITSTROOM (OUTPUT) PANNINGS- ICATOREN INSTROOM (INPUT) DOORSTROOM (THROUGHPUT) 1 6 WERK-IN-HET PROCES (WIP) 3 WERK-IN-DE WACHTRIJ (WIR) 2 4 DE DOORLOOPTIJD = Doorlooptijd Wachttijd + Behandeltijd De totale tijd die een klantvraag in het systeem doorbrengt is de doorlooptijd. Die bestaat uit de verblijftijd in de WIR, de wachtrij, plus de behandeltijd (de tijd die nodig is om de klantvraag te behandelen).
  13. 13. Yokoten DE WET LITTLE van De doorlooptijd kan je ook berekenen met de
  14. 14. DE WET VAN LITTLE We nemen een eenvoudig voorbeeld van een systeem met 9 wachtende klanten (de WIR) en een behandelaar die met een klant bezig is. In totaal zijn er dan 10 klanten in het systeem, de WIS. WIS = WIR + WIP WIS = 9 klanten + 1 klant = 10 klanten
  15. 15. DLT = WIS DT DE WET VAN LITTLE Doorlooptijd (in uren of dagen) Werk-In-het Systeem (aantal klantvragen in het systeem) Doorstroomtempo (aantal klantvragen per uur of dag) In de Wet van Little bereken je de Doorlooptijd door al het werk in het systeem, de WIS te delen door het gemiddelde doorstroomtempo. Per uur of per dag.
  16. 16. DLT = = 2 uren 10 5 DE WET VAN LITTLE Stel dat de behandelaar gemiddeld 5 klanten per uur kan helpen, Dan is de doorlooptijd voor elke klant die zich aansluit bij de rij 10 klanten gedeeld door 5 klanten per uur = 2 uur. Elke klant staat 1,5 uur in de rij en de behandelaar heeft een half uur nodig. Samen is dat 2 uur.
  17. 17. De Wet van Little geldt alleen voor stabiele systemen
  18. 18. Yokoten HET PERFECTE SYSTEEM Wanneer is een systeem perfect?
  19. 19. Een systeem is perfect als: - Het stabiel is: De instroom per uur gelijk is aan de uitstroom per uur en - De bezettingsgraad 100% is HET PERFECTE SYSTEEM
  20. 20. UITSTROOM (OUTPUT) INSPANNINGS- INDICATOREN INSTROOM (INPUT) CAPACITEIT DOORSTROOM (THROUGHPUT) ONDERHANDEN WERK (WORK-IN-PROGRESS) INSTROOM: 100 UUR WERK PER DAG NETTO BESCHIKBARE CAPACITEIT: 100 UUR PER DAG UITSTROOM: 100 UUR WERK PER DAG DE BEZETTINGSGRAAD De bezettingsgraad bereken je door de instroom per dag (of uur) te delen door de nettocapaciteit per dag (of uur)
  21. 21. Bezettingsgraad = x 100% = X % X uur instroom per dag X uur nettocapaciteit per dag DE BEZETTINGSGRAAD De bezettingsgraad bereken je door de instroom per dag (of uur) te delen door de nettocapaciteit per dag (of uur)
  22. 22. Bezettingsgraad = x 100% = 100% 100 uur instroom per dag 100 uur nettocapaciteit per dag De perfecte DE PERFECTE BEZETTINGSGRAAD De perfecte bezettingsgraad is 100%. Hoger dan 100% is onmogelijk, tenzij de kengetallen niet kloppen of het team kan toveren.
  23. 23. Systemen zijn nooit perfect
  24. 24. De bezettingsgraad is nooit 100%, Maar altijd lager
  25. 25. Systemen zijn op z’n best stabiel
  26. 26. Boek: Creëer Flow op Kantoor Bert Teeuwen Uitgeverij Yokoten Elke (internet-)boekhandel Yokoten
  27. 27. KINGMANS WACHTRIJ-THEORIE Yokoten en VERGELIJKING2 Ga naar deel 2. van Creëer Flow op Kantoor

×