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Presentacion Implantacion PMO - Bernardo Baiz

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Actualmente existe una tendencia global para implantar oficinas de proyectos dentro de las organizaciones. ¿Será que mi organización necesita una PMO? ¿Qué tipo de PMO? ¿Qué fases debo cumplir para la implantación?

En este webinar el ponente nos mostrará un caso real en el que fue implantada una oficina de proyectos y las fases que se siguieron para un arranque efectivo.

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Presentacion Implantacion PMO - Bernardo Baiz

  1. 1. Webinars PMI Madrid 20 de Abril. “Caso Real de implantación de una PMO” BERNARDO BAIZ NUÑEZ José Barato. PMP®. PMI-ACP®. Responsable del Área. Rafa Pagán. MSc. PMP®. PMI-ACP®. PMI-PBA®. MCT. Responsable Captación de Ponentes. Luis Larrión. PMP®. TSSI. Organización y Logística. Francisco Astudillo. Ph. D. MSc. PMP®. Organización y Logística. Miguel Navarro. MSc. MBA. PMP®. Organización y Logística.
  2. 2. Caso Real de Implantación de una PMO Webinar – PMI Madrid Spain Chapter 20 de Abril de 2017 Bernardo Baíz Núñez baizbernardo@gmail.com @bernardobaiz
  3. 3. Presentación Personal 3 Experto en Dirección de Proyectos de Negocio Especialista en implementaciones de PMO Formado en Administración y Dirección de Empresas. Programa Superior en Dirección Estratégica de Proyectos en el IE Business School en 2016. 15 años en multinacionales del sector de Energía – Downstream. Director de Proyectos Head of PMO & Business Transformation Consultor de negocio para desarrollo de modelos de distribución en EMEA y América Latina. Voluntario del PMI Capítulo de Madrid - Community Manager para LinkedIn. Colaborador de la Universidad Antonio Nebrija y EU Business School. Email: baizbernardo@gmail.com LinkedIn: https://es.linkedin.com/in/baizdirecciondeproyectos Twitter: @bernardobaiz Blog: https://bernardobaiz.blogspot.com.es/
  4. 4. Agenda 4 Presentación Personal ¿Qué es una PMO? ¿Necesitamos una PMO? Tipos de PMOs La PMO “Ideal” Implantación de la PMO Breve Contexto Fases de la Implementación Lecciones aprendidas ¿Por qué fracasan las PMOs?
  5. 5. ¿Qué es una PMO? “Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Las responsabilidades de una PMO puede abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos” 5 Estructura de gestión Estandarización Resultados Gestión y Dirección Gobernanza Compartir: recursos, metodología… Fuente: PMBOK Guide - 5th Edition. Project Management Institute (PMI) Procesos
  6. 6. ¿Mi organización necesita una PMO? 6 desempeño Procesos Estrategia Portafolios yProgramas Decisiones correctas Reportes Consolidación de Resultados Software Aprendizajes Shared 1234 Hardware …???
  7. 7. Tipos de PMOs Fuente: 1) con base en la materia de Oficina de Proyectos (PMO) IE Business School – Programa Superior de Dirección Estratégica. 2) Presentación PMO de Project Builder. Projectbuilder.com.br #PMO-Auto #PMO- Strategic #PMO- Function #PMO-Final
  8. 8. La PMO “Ideal” Fuente: “The Perfect PMO”, www.practicus.com
  9. 9. Agenda 9 Presentación Personal ¿Qué es una PMO? ¿Necesitamos una PMO? Tipos de PMOs La PMO “Ideal” Implantación de la PMO Breve Contexto Fases de la Implementación Lecciones aprendidas ¿Por qué fracasan las PMOs?
  10. 10. Breve Contexto - Planning 10 2013 20182012 2014 2017 Estrategia Corporativa Oficinade Proyectos Dic: Finaliza la Estrategia Corp. para implementar en 2013.. Libro estratégico de PPPM. Dirección decide la creación de una PMO para inicio de 2013. Kick off de la estrategia corporativa en Febrero. “Implantació n de la Estrategia” Kick off de la oficina de Proyectos en Enero. “Inicio de la PMO” Desarrollo de la Estrategia. En 2014 fue hecha una revisión y ajuste la misma. PMO con un Portfolio de unos 30 proyectos anuales y Presupuesto de €7 millones Finaliza la Estrategia 2013-2018. Se iniciará proceso para lanzamiento de la nueva estrategia Dar continuidad a la PMO. Continuar con la implantación del aprendizaje validado. Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  11. 11. Breve Contexto - Estratégico Negocio de Downstream de BP: Fabricación, Producción, Distribución y Comercialización de Lubricantes para vehículos en el mercado Brasileño. Se necesitaba que el negocio de Brasil creciera de formar significativa y sostenida dentro del período planificado (2013-2018). El negocio tenía una gran dependencia a los volúmenes asociados a las cuentas de OEMs (Fabricantes de coches). Primer relleno fábrica (55%)  Concesionarias (35%)  Mercado Abierto (9%). Analogía del cubo roto. Existían evidencias que estos contratos iban a sufrir deterioros importantes en los resultados, en las negociaciones de 2014. Se necesitaba re-balancear el negocio y poder diversificar el portfolio de clientes buscando mayor distribución numérica en el mercado abierto. 11 Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  12. 12. Breve Contexto – Dirección de Proyectos El negocio de lubricantes tenía unos 10 años entrenando a los empleados en los principios de Gestión de Proyectos. No existía una Gestión centralizada de todos los proyectos. No existía una asignación formal de los recursos. No había un sistema/software para reportar el avance de los proyectos, registro de KPIs y almacenamiento de la documentación. Se realizaban algunas iniciativas en los proyectos como: “Kick off meeting”, “Documento de apertura del proyecto”. No se compartían las lecciones aprendidas. Faltaba formalización en el cierre de los proyectos. …. Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  13. 13. Agenda 13 Presentación Personal ¿Qué es una PMO? ¿Necesitamos una PMO? Tipos de PMOs La PMO “Ideal” Implantación de la PMO Breve Contexto Fases de la Implementación Lecciones aprendidas ¿Por qué fracasan las PMOs?
  14. 14. Fases de la Implantación 14 Estructura de gestión Estandarización Resultados Gestión y Dirección Gobernanza Compartir: recursos, metodología… Procesos
  15. 15. Fases de la Implantación Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
  16. 16. Diagnostic & Assessment Madurez en Gestión Entrevistas PMs Evaluación Organización Metodología y Procesos Estrategia Corporativa ¿Cómo de inicia la PMO?
  17. 17. Diagnostic & Assessment 17 Project Pipeline Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  18. 18. Fases de la Implantación Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
  19. 19. Scope & Planning El tipo de PMO Los objetivos de la PMO La estructura de la PMO La Organización interna (procesos, operación, etc.) El equipo de la PMO La Institucionalización de la PMO en la organización, con apoyo de la Dirección y su plan para ponerla en marcha. La Matriz de responsabilidades de la PMO Las atribuciones de la PMO, prioridades y Comunicación Definición del Alcance de la PMO
  20. 20. Scope & Planning Director General Brasil Director Comercial Director Marketing Director Supply Chain Director Financiero Head of #PMOStrategic Proyecto 1 (Comercial) Proyecto 2 (Supply Chain) VP Lubes Americas Directora SAT Director Marketing Director Comercial Dirección Regional Estructura de la PMO Dirección Local Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  21. 21. Fases de la Implantación Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
  22. 22. Procedures & Training Plan de Comunic. y Training Alinear Organiz. Workflow Procesos Software Gestión de Proy. Procesos para obtención Recursos Procesos Op. PMO Procesos de PM Estableciendo los procesos
  23. 23. Procedures & Training Trends & Opportunities Insights Concept Development LaunchCommercialize Organizational Thinking Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  24. 24. Procedures & Training Methodology Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  25. 25. Procedures & Training Methodology
  26. 26. Procedures & Training Appraisal Select Define Execute Operate Project Process Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  27. 27. Procedures & Training Document Package Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  28. 28. Procedures & Training DSP Hold Decision to be made Kill Implement Next Stage Decision Support Package (DSP) Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información. “the right information, in the right format, at the right time”
  29. 29. Procedures & Training Entrenamientos Entrenamiento de 50 personas de diferentes áreas funcionales Entrenamiento de reciclaje cada 6 meses
  30. 30. Fases de la Implantación Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
  31. 31. PPPM Governance Roles y Responsa- bilidades Gobernanza de PPP Estructura de Gobernanza Proceso de Aprobación Grupos aproba- dores Niveles de aprobación Presenta- ciones ¿Qué consideramos en la Gobernanza?
  32. 32. Tier 1 Tier 2 Tier 3 Types of Projects Large, complex, and/or high resource impact (Regional/Global) Medium size, complexity, and medium resource impact (Strategic Country Projects) Small, relatively simple, low resource impact PAG / Stage Gate Reviews Monthly ALT Monthly --CLT or sub-set or --Functional Twice per Month Standing Cross- Functional Team PPM Governance Niveles de Aprobación Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  33. 33. PPM Governance Tier 1 Tier 2 Tier 3 Types of Projects Large, complex, and/or high resource impact (Regional/Global) Medium size, complexity, and medium resource impact (Strategic Country Projects) Small, relatively simple, low resource impact PAG / Stage Gate Reviews Monthly ALT Monthly --CLT or --Functional Twice per Month Standing Cross- Functional Team Niveles de Aprobación Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  34. 34. PPM Governance Tier 1 Tier 2 Tier 3 Types of Projects Large, complex, and/or high resource impact (Regional/Global) Medium size, complexity, and medium resource impact (Strategic Country Projects) Small, relatively simple, low resource impact PAG / Stage Gate Reviews Monthly ALT Monthly --CLT or --Functional Twice per Month Functional Team Niveles de Aprobación Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  35. 35. PPM Governance Estructura de los proyectos Head of PMO Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  36. 36. Fases de la Implantación Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto
  37. 37. Reports & KPIs
  38. 38. Reports & KPIs Reporte Mensual Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  39. 39. Reports & KPIs Reporte Trimestral Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  40. 40. Reports & KPIs Reporte Anual Fuente: Información interna no clasificada. Algunos datos han sido cambiados para efectos prácticos y mantener la confidencialidad de la información.
  41. 41. Agenda 41 Presentación Personal ¿Qué es una PMO? ¿Necesitamos una PMO? Tipos de PMOs La PMO “Ideal” Implantación de la PMO Breve Contexto Fases de la Implementación Lecciones aprendidas ¿Por qué fracasan las PMOs?
  42. 42. Fases de la Implantación Fuente: con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto Implantación completa?
  43. 43. Fases de la Implantación Validated Learnings Fuente: 1) con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto 2) Con base al “Método de Lean Startup” de Eric Reis Lecciones Aprendidas
  44. 44. Agenda 44 Presentación Personal ¿Qué es una PMO? ¿Necesitamos una PMO? Tipos de PMOs La PMO “Ideal” Implantación de la PMO Breve Contexto Fases de la Implementación Lecciones aprendidas ¿Por qué fracasan las PMOs?
  45. 45. ¿Por qué fracasan las PMOs? Sólo el 50% de las PMOs sobreviven a 3 o más años de vida, de acuerdo con “the Association for Project Management” 72% de los ejecutivos senior ponen “en duda” la eficacia de las PMOs. En la mayoría de los fracasos en la implementación de la estrategia, se debió principalmente a la ejecución. Fuente: Only 50% of PMOs survive. Fight back! written by Stuart Easton Según un estudio de KPMG hay 5 “buenas prácticas” que ayudan a mantener el foco en la dirección de Proyectos Metodología de Gestión de Proyectos. Gestión efectiva de manejo de riesgo. “Tener una oficina de Proyectos” Uso de Program & Portfolio management prioritization Clear Business Cases Estudio realizado por KPMG en 2013 en EEUU.
  46. 46. Fases de la Implantación Increase ROI Validated Learnings Fuente: 1) con base al PMO Value Ring de projectlab.com.br – Americo Pinto 2) Con base al “Método de Lean Startup” de Eric Reis Completamos el círculo con RESULTADOS
  47. 47. 47 Bernardo Baiz N. baizbernardo@gmail.com https://es.linkedin.com/in/baizdirecciondeproyectos @bernardobaiz https://bernardobaiz.blogspot.com.es/ Bernardo Baiz

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