Belsoft Collaboration Success Story: Mit Connections Gutes tun

2. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Agenda § Einführung § Hintergrund Informationen § Worüber sich Nutzer/Organisationen beim O365 Angebot beklagen § Unser Kunden Anwendungsfall / HCL Connections: Rotes Kreuz des Kanton Zürich 2

3. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Kurze Vorstellung, Sandra Bühler § Mitgründerin und Mitbesitzerin der Belsoft AG und der Belsoft Collaboration AG § Verkaufsspezialistin, erfolgreiche Projekt-Leiterin und Consultant rund um die Einführung von HCL Connections in verschiedensten Organisationen § IBM Champion in den Jahren 2014 – 2019, HCL Master 2019 & 2020 § Regelmässige Sprecherin an Usergroup Veranstaltungen § Momentan beschäftigt mit dem Aufbau der Partner Cloud für HCL Solutions https://www.hcltechsw.com/wps/portal/resources/cloud-hosting 3

4. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Ausgangslage § Wir arbeiten häufig im sogenannten “White Space” und hören sehr häufig Beschwerden rund um die Werkzeuge die den Nutzern zur Verfügung gestellt werden § Für viele scheint das Mantra zu sein: “Das haben wir halt, also nutzen wir es” § Für uns geht es nicht um die Konkurrenz, sondern um die Integration und darum, dass Unternehmen und Organisationen die für ihre Arbeit am besten geeigneten Tools einsetzen können 4

10. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Hintergrund zum Kunden § Gründliche Evaluation einer Collaboration Lösung, die für die Mitarbeiter aber auch für die Freiwilligen bereit gestellt werden soll. Es wurden neben Microsoft Sharepoint auch Just Social oder Slack evaluiert. § Wir sind mit unserem Connections Angebot spät zum Prozess dazu gekommen, aber das Gast-Modell und der Zugriff über mobile Geräte war sehr überzeugend. Dieses Angebot war bei den anderen Offerings entweder gar nicht vorhanden oder nicht gut genug. Dies war ein sehr wichtiger Punkt, da die Freiwilligen keinen internen Account haben und auch keinen bekommen sollen. § Wir hatten mit dem Kunden Kontakt bei anderen Projekten und haben Informationen mit ihnen bereits über eine externe Community geteilt (Forum/Dateien) § Sie haben uns um weitere Informationen und um eine Demo rund um “unser” Kollaborations-Tool gebeten, von dem der SRK Vorstand vorher noch nie etwas gehört hatte 12

11. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch § Frage nach der Demo: “Wie lange dauert es, bis so eine Site für uns entwickelt werden kann?” -> überhaupt keine Entwicklung nötig, “nur” das Aufsetzen der Server und die Integration mit dem AD. Sie als Kunde wählen die Module, die Sie den Nutzern anbieten möchten. § OK, ein bisschen Entwicklungszeit war dann doch noch, da wir eine XPages Applikation integriert haben um die Passwörter der Freiwilligen, respektive der externen Accounts zu verwalten (Setzen und Reset der Passwörter usw.) -> interne Nutzer werden mit dem LDAP/AD authentisiert 13 Wie lief die Demo bei der Geschäftsleitung?

22. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Gründe, warum der Kunde Connections gewählt hat § Bei Connections gibt es Funktionalität “out of the box” mit einem Set von Applikationen, die aber alle innerhalb einer Plattform such- und anzeigbar sind § Eigentümer einer Community können ihre Community selbst aufsetzen. Es ist keinerlei Aufwand seitens der IT oder seitens eines Entwicklers nötig* § Einfaches und zentrales File-Sharing * (ein Dokument, geteilt mit verschiedenen Modulen, Nutzern und Communities) § Mobiler Zugriff, wahlweise in der App oder über den Browser § Keine Entwicklungsarbeiten nötig § Die meisten Nutzer sind Freiwilige (extern) und Gastaccounts bedeuten keine Lizenzkosten *Favoriten des IT-Managers, der ebenfalls Projekt-Leiter der Einführung war 24

23. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Stand heute: Is it still alive? 25 § Die Community “Mitten unter Uns” hat eine Haupt- und 10 Sub-Communities, wird von 2 SRK Mitarbeitern geleitet und hat 200 (externe User) die alle aktive Freiwillige sind § Termine werden verwaltet, Protokolle werden geschrieben und gelesen und täglich greifen Dutzende User auf die Informationen zu und es kommen neue Artikel hinzu § Die Communities laufen ohne Intervention der IT und ohne End-User Support § Weil keine Client Software ausgerollt werden muss, sind die Communities Selbstläufer

24. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Weiterer Schwerpunkt der Arbeit des SKR, live seit Frühjahr 2019 § Perspektive Arbeit -> Unterstützung von Personen mit Bewilligung F oder B (Flüchtling). Freiwillige unterstützen bei der Stellensuche, sind Ansprechpartner beim Thema Arbeit und Ausbildung in der Schweiz § 1 Community für alle 80 Freiwilligen (Externe) - Community enthält aktuelle Informationen zum Stellenmarkt, die Austauschtreffen zwischen den Freiwillige und dem SRK werden innerhalb von Connections koordiniert - Protokolle werden abgelegt und geteilt 26

25. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Community für Dozenten (live seit Sommersemester 2019) § Es gibt einen national gültigen Lehrgang “Pflegehelfer/-in SRK (PH SRK) mit Rahmenlehrgang und Zertifikat. Zur Unterstützung der Dozenten gibt es eine Connections Community für alle Dozenten (40 Teilnehmer) § Es werden die Schulungsunterlagen und Informationen geteilt und aktuell gehalten § Nächste Idee: Pro Kurs und Dozent ebenfalls eine Community für die Teilnehmenden anzubieten, damit sich diese einfacher austauschen können 27

27. © 2019 Belsoft Collaboration AG | belsoft-collaboration.ch Zitat des Projektleiters, nach rund einem Jahr mit Connections “Einer der wichtigsten Gründe, wenn nicht der wichtigste für mich, ist jedoch der Umstand, dass Connections für einen externen Nutzer aus dem Stand heraus verständlich und benutzbar ist. Die Oberfläche ist ganz einfach und ohne Schnickschnack gehalten. Es braucht keine Schulung und keine sehr ausführliche Anleitung. Dieser Aspekt ist für uns zentral, da wir mit sehr vielen Freiwilligen zusammenarbeiten, die ganz unterschiedliche IT Kenntnisse haben. Die Spannbreite reicht vom jungen «Digital Nomad» bis zum 80 Jährigen, der knapp einen Internet Browser bedienen kann.. “ 29

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