Gestor Documental electrónico integrado en una Plataforma de Preservación digital

1. Gestor Documental integrado en una Plataforma de Preservación Digital (archivo electrónico) Francisco Dodero Broullón Responsable de Productos Archivos/ECM BARATZ MÉXICO

2. índice 1. BARATZ 2. INTRODUCCIÓN 3. PLAN EJECUCIÓN 4. PROYECTO BARATZ: 1. Gestor Documental 2. Archivo Electrónico y Plataforma de Preservación Digital 3. Gestor de Archivos 4. Metabuscador y difusor 6. CONCLUSIONES. 2 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.

4. INTRODUCCIÓN En la incorporación masiva de las TIC en la gestión electrónica de la documentación, se ha diferenciado la gestión de la documentación en su fase viva de su gestión en la fase pasiva. Pero en la actualidad, la gestión documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización, pública o privada, desde el momento de la entrada en el sistema hasta su conservación o destrucción. Es por ello, más acertado, hablar de Gestión Integrada de la Documentación Electrónica, para controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información de forma electrónica. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice

5. Situación Actual índice Conjunto diverso de aplicaciones para la organización y gestión de la documentación dependiendo de su fase en el ciclo vital. Gestor Gestor Documental Documental + Corresponden Corresponden cia / /Registro cia Registro + Gestor Gestor Archivos Archivos + Webs consultas Estas aplicaciones: no están orientadas a la e-administración no interoperan entre ellas distintos fabricantes = distinta filosofía Consecuencias: ruptura del ciclo vital de la documentación multiplicación de esfuerzos y gastos multiplicación impresión, almacenamiento, correos electrónicos © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. …..

6. Oferta Baratz índice Para satisfacer las necesidades manifestadas Baratz está trabajando en un producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo, desde la entrada en el Registro hasta su destrucción o conservación histórica. La oferta de Baratz se compone de cuatro partes: Gestor documental transversal para gestión de documentos electrónicos . Gestor del Archivo físico tradicional. Sistema de Archivo electrónico integrado en una Plataforma de preservación digital. Cubrir las necesidades que están surgiendo con el nuevo soporte de la documentación y garantizando la seguridad, conservación y el acceso. Metabuscador, recolector y difusor de activos. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.

7. Características Este sistema se distingue por las siguientes características: © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice

8. PLATAFORMA PLATAFORMA Media Search Media Search GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA REGISTRO REGISTRO TRAMITADOR TRAMITADOR Colaboración Búsqueda Seguridad Administración G. Almacenamiento Servicios comunes Servicios comunes PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA GESTOR DOCUMENTAL ERP ERP Servicios ARCHIVO ARCHIVO ELECTRÓNICO ELECTRÓNICO REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL Gestor de Gestor de Archivos Archivos ALBALANET ALBALANET

9. VISIÓN GLOBAL Gestor Documental como Único Repositorio de toda la documentación que se genere, con las siguientes funcionalidades: Capacidad de gestionar expedientes con carácter administrativos. Inclusión progresiva de los procedimientos el Gestor de Contenidos. Incorporación gradual Control del ciclo de vida con información facilitada por cada una de las aplicaciones. Cada una de estas aplicaciones irá alimentando de información el expediente según la acción realizada. Integración con herramientas archivísticas (autoridades, CC, normas de conservación) para conocer desde la entrada del documento al Gestor cuál es su ciclo de vida, clasificación, etc. Archivo Electrónico integrado en la solución que recibirá los expedientes y documentos de archivos según norma de conservación: Gestor Integral de Archivos físicos. Interfaz de consulta única para localizar tanto documentación de gestión como de archivo © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice

11. Gestor Documental Gestor Documental Gestión de Expedientes Gestión de Expedientes Archivo Archivo Evolución hacia la Gestión integral de Archivos Evolución hacia la Gestión integral de Archivos Metabuscador Integrado con Gestor Documental/Archivo Archivo Electrónico Archivo Electrónico DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA SGDAE SGDAE I+D+I HITOS BKM + 1.0 Albala Net v 6.3 MediaSearch AÑO 2014 – AÑO 2015 1ª Entrega Archivo Electrónico INTEGRACIÓN GESTOR DOCUMENTAL CON ARCHIVO ELCTRONICO

12. PLAN DE EJECUCIÓN EVOLUCIÓN + DESARROLLO (I+D+I) El plan para esta evolución se enmarca en cuatro grandes hitos: BKM: Evolución hacia el control de los procesos y su gestión de expedientes. ALBALANET-ARCHIVOS: Evolución hacia la integración con Archivo Electrónico para gestión de archivos mixtos. ARCHIVO ELECTRÓNICO: Desarrollo nuevo para satisfacer las necesidades de gestión a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos. SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA: Integración de los productos para una gestión completa de documentos durante todo su ciclo de vida. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice

14. PLATAFORMA PLATAFORMA REGISTRO REGISTRO TRAMITADOR TRAMITADOR GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA GESTOR DOCUMENTAL ERP ERP Servicios OTRAS OTRAS REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL

15. GESTIÓN DE EXPEDIENTES Gestión de documentos y expedientes derivados de las aplicaciones de negocio/gestión: Sistema de captura: Digitalización, integración, conversión formatos Plan de Clasificación: Proceso automático o manual. WorkFlow: Control y automatización de los flujos de trabajo Gestión documental. Descripción de documentos Edición, Modificar, Actualización Firma electrónica avanzada y sellado de tiempo Control de versiones. Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales Interfaz de búsqueda y recuperación ágil y eficaz. Entorno colaborativo. Duplicados virtuales. Control del acceso y gestión según grupos y usuarios Traza y auditoría

16. BENEFICIOS BKM es un software con las siguientes beneficios documentales: Gestión del almacenamiento de grandes cantidades de documentación electrónica Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales Organización y clasificación del contenido Búsqueda rápida y Recuperación eficaz de los documentos Gestión de usuarios y Control de la seguridad Gestión del flujo de los procesos documentales

17. ARCHIVO ELECTRÓNICO Y PLATAFORMA PRESERVACIÓN

18. ARCHIVO ELECTRÓNICO Y PLATAFORMA PRESERVACIÓN PLATAFORMA PLATAFORMA REGISTRO REGISTRO GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA TRAMITADOR TRAMITADOR PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA ERP ERP ARCHIVO ARCHIVO ELECTRÓNICO ELECTRÓNICO OTRAS OTRAS REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL

19. ARCHIVO ELECTRÓNICO - El gestor de archivo se integra con el gestor documental o con las aplicaciones de negocio para la recepción de los documentos electrónicos, los transforma en documentos de archivo y los gestiona de forma posterior. - Establecer el ciclo de vida, políticas y normas de archivo definitivo de los documentos y expedientes, que permite cerrar el ciclo completo del documento. - Se apoya en un repositorio de objetos digitales de largo plazo, un componente orientado a la preservación a largo plazo de los objetos digitales (incluyendo documentos y expedientes electrónicos), de acuerdo con las políticas y normas de archivo establecidas por el gestor de archivo,…

20. ARCHIVO ELECTRÓNICO MÓDULOS Ingesta. Aportará funcionalidades básicas que permitan recibir transferencias automatizadas de documentos y expedientes de las unidades productoras. Repositorio de Objetos Digitales. Lugar donde se encontrarán almacenados todos los objetos. Módulo de Gestión de la Conservación. Ejecutará las políticas de preservación y disposición asociadas a cada serie documental. Motor de índices y buscador. Permitirá la indexación de los metadatos así como las búsquedas contra ellos y la visualización de los registros recuperados en la consulta. Módulo de Acceso. Gestionará la interfaz de consultas controlando que el Archivo proporcione la información en el formato de difusión adecuado y de que se cumplen las limitaciones de acceso en función de los permisos del solicitante. Módulo de Administración. Gestiona el alta y mantenimiento de los objetos Módulo de seguridad y auditoría: Donde quedarán reflejadas las trazas de las acciones realizadas en los datos.

21. Plataforma de Preservación Objetivos Objetivos: Ofrecer una plataforma de preservación digital que permita mantener la documentación en el largo plazo: - Obsolescencia de los soportes físicos - Obsolescencia de los formatos Asegurar la integridad del documento Autenticidad del documento Legibilidad y accesibilidad del documento No repudio de la firma electrónica, a través de los sellados de tiempo.

22. Plataforma Preservación ¿Cómo? PRESERVACIÓN DIGITAL ACTIVA Resellado de documentos, para dar validez a la firma y así verificar la integridad del documento. Comprobación regular de firmas, para controlar la integridad y validez de los documentos. Una firma no válida provocaría la invalidez del documento Normalización de formatos que conllevará la migración de formatos para posibilitar la legibilidad y accesibilidad a los documentos, independientemente del formato original. Repositorio seguro, al cual solamente accedan aquellas personas que tengan permiso y en el cual quedarán trazas de todos los accesos, modificaciones, impresiones…. VALIDEZ, AUTENTICIDAD e INTEGRIDAD

23. GESTOR DE ARCHIVOS

24. GESTOR DE ARCHIVOS PLATAFORMA PLATAFORMA REGISTRO REGISTRO GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA TRAMITADOR TRAMITADOR PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA Gestor de Gestor de Archivos Archivos ALBALANET ALBALANET ERP ERP REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL

25. GESTOR DE ARCHIVOS CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Descripción manual de metadatos de documentos y expedientes (ISAD-G) Gestión de Autoridades (ISAAR) Gestión documental (ordenaciones, actualizaciones, transferencias, recepciones, eliminaciones,…) Gestión de expedientes híbridos. Gestión de depósitos. Módulo de circulación. Valoración, selección y baja documental Gestión de objetos multimedia: documentos electrónicos. Reportes: CADIDO, Índice expedientes clasificados, Guía Simple, Portada de expedientes, carátulas, etc. Protección de Datos: Control de acceso a los datos y auditorías pertinentes

26. METABUSCADOR Y DIFUSOR DE ACTIVOS DE GESTIÓN Y DE ARCHIVO

27. PLATAFORMA PLATAFORMA Media Search Media Search REGISTRO REGISTRO TRAMITADOR TRAMITADOR GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA ERP ERP REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL

28. METABUSCADOR Recolector de datos compatible con cualquier sistema de gestión a través del protocolo OAI Novedosas funcionalidades relacionadas con la recolección en diferentes bases de datos. Incluye listados propios de descriptores/autoridades. Búsquedas rápidas y efectivas: - Facetadas, a través de caja única.. - Búsquedas avanzada, personalización de formularios… Potente visor de imágenes Flash: modo lista, modo mosaico,… Características Web 2.0: - Favoritos - Votaciones - Comentarios - Nube de etiquetas

29. CONCLUSIONES

30. CONCLUSIONES Producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo Proyecto gradual y escalable. Única solución para necesidad múltiple. Disminución de los tiempos de búsqueda de información interna Colaboración entre los empleados de una organización en un único sistema. Preservar documentos sin ocupar ingentes cantidades de espacio. Cumplimiento de las normas de seguridad. Reducción de los costes de la organización.

31. CONCLUSIONES índice Entendemos este proyecto como la Implantación de un Sistema de Gestión Documental y Gestión de Archivo, integrado con una Plataforma de Preservación Digital que garantice el control de todo el ciclo de vida documental, el acceso controlado, y la disponibilidad, legibilidad y conservación a largo plazo de documentos y las firmas que los contengan. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. los