IDC España Plaza Colón, 2 Torre I. Planta 4º. 28046, Madrid España Tel.: (+34) 91 787 21 50 Fax.: (+34) 91 787 21 65




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Gestión Documental Automatizada para las PYMES.
Fernando Maldonado


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La mayoría de las empresas consultadas por IDC creen que la oficina sin
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Gestion Documental Automatizada para Pymes

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  • El problema de la gestión documental y de las soluciones actuales de ECM es que son muy poco accesible en términos de recursos técnicos y financieros.
    Creo que el futuro para las PyMEs son soluciones que mezclan la facilidad de las soluciones de sync (Dropbox etc..) con una tecnología ECM simplificada que aportara organización y inteligencia a la gestión documental.
    Es la propuesta de DINO, un proyecto ahorra en Beta privada, pero que vale la pena seguir.
    http://www.dino.mx/

    Un saludo. Ben
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Gestion Documental Automatizada para Pymes

  1. 1. IDC España Plaza Colón, 2 Torre I. Planta 4º. 28046, Madrid España Tel.: (+34) 91 787 21 50 Fax.: (+34) 91 787 21 65 IDC España Estudio patrocinado por: Gestión Documental Automatizada para las PYMES
  2. 2. Gestión Documental Automatizada para las PYMES. Fernando Maldonado INTRODUCCIÓN La complejidad que conlleva la proliferación de canales de publicación junto con el incremento de creadores de contenidos se ha convertido en uno de los principales retos de la gestión de contenidos en las PYMES. Ello en un contexto en el que las empresas definen como necesaria para su gestión documental garantizar la confidencialidad de la información y gestionar la heterogeneidad de lenguajes y formatos. Las PYMES consultadas por IDC consideran que la tecnología para hacer frente a estos retos está disponible aunque apuntan a la facilidad para compartir información y a la fiabilidad y la consistencia de la información como áreas de mejora. Este documento pretende ahondar en los retos, preocupaciones y áreas de mejora de la gestión documental señalando los cambios necesarios en los procesos de negocio, cambios culturales y tecnología disponible que permite abordar esta situación con garantías de éxito. Durante los meses de abril y mayo IDC preguntó a un conjunto de PYMES sobre aspectos relevantes para dar respuesta a estas cuestiones y el 25 de mayo IDC se reunión con algunas empresas usuarias para discutir los aspectos críticos de la gestión documental. Este documento sintetiza los resultados de la encuesta realizada así como el debate que IDC mantuvo con distintas empresas usuarias en la que Baratz, empresa especializada en la gestión de contenidos, compartió su experiencia de más de 30 años en gestión documental. En concreto, las empresas que intervinieron en el debate fueron: • Wolters Kluwer • Open Natures SL • Grupo Zeta, S.A. • AC Hotels • TCM • Adif • Coach Comercial • Atolon 98 • Areatrans, S.A. • Fundación de los Ferrocarriles Españoles • Grupo SM • Onda Madrid • Seeliger y Conde • Baratz ©2010 IDC Página.1 /7 La gestión de contenidos en la PYME
  3. 3. L A G E S T I Ó N D E C O N T E N I D O S Es obvio que el reto de cualquier organización o empresa es conseguir la mayor rentabilidad de todas sus actividades (internas y externas) y desarrollar la mejor estrategia para crecer dentro del mercado seleccionado. Para ello se valen del instrumento más valioso como es el conocimiento de las personas. Garantizar su correcta explotación es el objetivo fundamental de cualquier proyecto de Gestión Documental. En consecuencia, es necesario dotar a este tipo de proyectos de un conjunto de elementos interrelacionados capaces de superar obstáculos y de crear áreas de mejora e innovación en la actividad de la organización que hará uso del sistema. Por tanto, debemos ahondar en varios aspectos: Obstáculos comunes y tendencia a seguir para su eliminación. • Extender buenas prácticas que eliminen paulatinamente el uso del papel en aquellos casos en los que sólo representa un instrumento de apoyo sin valor primario, ya sea legal, fiscal, contable, etc. • Mantener una política de extensión de proyectos gerencial, de forma que pueda extenderse al resto de la organización de forma homogénea. • Mejora de las infraestructuras y de los servicios prestados por las compañías de telecomunicaciones. Es necesario extender anchos de banda de calidad más amplios a precios más asequibles y que los organismos oficiales impulsen métodos y prácticas más transparentes que favorezcan el uso de estos servicios a los clientes, ya sean empresas, particulares u otros. • Consolidar el marco regulador en la gestión de la información electrónica, independientemente del canal utilizado. En última instancia se pretende así defender los derechos de los usuarios y compañías que venden sus servicios o reciben contraprestación por ellos. Se está deacuerdo en que, actualmente, existe abuso en el uso y extensión de ciertas tecnologías intrusivas que no ofrecen valor o utilidad a sus usuarios. Por tanto, cualquier actividad derivada del avance tecnológico en las Tecnologías de la Información debería haber sido reglada antes de su puesta en servicio por entes oficiales. • Manejo de sistemas de información con formatos de contenidos dispares y propietarios. Se debe constituir un conjunto de formatos de contenido basados en estándares abiertos cuya aceptación y evolución debe ser asumida por los fabricante de software documental, favoreciendo el intercambio de información, la conservación de contenidos a largo plazo, la creación de conjuntos de repositorios que pueden ser accedidos como una unidad de forma transparente para el usuario, etc. Durante su intervención, los expertos de Baratz apuntaron los elementos clave para un proyecto de Gestión Documental. A continuación se sintetizan los principales: • Metodología reconocida internacionalmente para garantizar la aplicación de las buenas prácticas en la ejecución del proyecto. • Diseño teórico de procesos a implementar según marco regulador. • Software compatible con el marco regulador en su área de influencia e incluido por ley en su RoadMap. ©2010 IDC Página.2 /7 La gestión de contenidos en la PYME
  4. 4. • Software compatible con formatos de contenido según estádares abiertos y aceptados internacionalmente e incluido por ley en su RoadMap. Q U É C A N A L E S U T I L I Z A E N S U E M P R E S A P A R A L A P U B L I C A C I Ó N D E C O N T E N I D O S Las empresas consultadas por IDC utilizan en todos los casos la web como vía de publicación de contenidos y en un porcentaje bastante elevado, si bien no en todas, la publicación impresa. De hecho, esta última está presente en aproximadamente cuatro de cada cinco empresas. La aproximación a la publicación de contenidos por distintos canales difiere del sector de actividad aunque resulta frecuente que la estructura web se soporte sobre papel, lo cual dificulta la sustitución del canal impreso por el canal web. Si bien la web es el medio dominante también aparecen nuevos canales de publicación como los dispositivos móviles que ya utilizan una de cada cinco empresas. La adopción de nuevos canales se produce en la medida que los usuarios aceptan u obtienen valor de los mismos. Por tanto, el uso de nuevos canales de publicación, apuntaron las empresas participantes en el debate, debe ir precedido de una correcta segmentación del usuario final. El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas consultadas por IDC. GRÁFICO 1 A través de qué medios publica Fuente IDC, 2010 N = 46 ©2010 IDC Página.3 /7 La gestión de contenidos en la PYME
  5. 5. S I T U A C I Ó N D E L A G E S T I Ó N D O C U M E N T A L . No existe ningún aspecto que destaque de forma significativa a la hora de definir la gestión documental en las empresas, si bien las formas de definirla más frecuentes entre las empresas consultadas por IDC son: • Delicada debido a la necesidad de garantizar la confidencialidad de la información. En este sentido, las empresas usuarias apuntan a la regulación como elemento catalizador de las inversiones en gestión documental. • Compleja debido a la necesidad de gestionar la heterogeneidad de leguajes y formatos. En este punto, todas las empresas que asistieron al debate estuvieron de acuerdo en la necesidad de una mayor estandarización que facilite la interoperatibilidad. Otras formas de definir la situación de la gestión de documentos son la lentitud debida a procesos manuales o la ineficiencia en la búsqueda de la información. En ambos casos la gestión de documentos puede mejorar la productividad de los empleados y reducir los costes que generan ciertas ineficiencias. Por ejemplo, IDC ha constatado que un trabajador del conocimiento invierte en promedio 9 horas semanales a buscar información y de estas aproximadamente un tercio no da resultado, es decir, que no se encuentra lo que se estaba buscando. Esta situación da pie a que se tenga que volver a crear dicho contenido. Es fácil deducir los costes que todo ello genera para la empresa. El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas. GRÁFICO 3 Cómo definiría la gestión de documentos en su empresa Fuente: IDC, 2010 N= 46 ©2010 IDC Página.4 /7 La gestión de contenidos en la PYME
  6. 6. P R I N C I P A L E S Á R E A S D E P R E O C U P A C I Ó N E N L A G E S T I Ó N D O C U M E N T A L . El principal aspecto que preocupa a las empresas consultadas por IDC es la complejidad resultante de cruzar múltiples canales de publicación con múltiples creadores de contenidos. Además a ello hay que añadir que dentro de la gestión de contenidos las empresas distinguen dos vertientes: la vertiente interna y la externa. La primera se dirige a buscar una mayor eficiencia organizativa y a explotar el conocimiento interno como activo de la organización. La segunda se dirige a buscar la explotación de la documentación entre clientes y proveedores. En un plano importante pero secundario queda la falta de una responsabilidad clara sobre la gestión de la documentación. En este sentido, las empresas que asistieron al debate destacaron la necesidad de que el proyecto sea impulsado por la dirección de la empresa quien debe favorecer los cambios culturales necesarios así como establecer las distintas políticas que definan responsabilidades claras. El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas. GRÁFICO 4 Cuáles son las principales áreas de preocupación respecto a la gestión documental en su empresa. Fuente: IDC, 2009 N =46 ©2010 IDC Página.5 /7 La gestión de contenidos en la PYME
  7. 7. A R E A S D E M E J O R A E N L A G E S T I Ó N D O C U M E N T A L . La principal área de mejora en la gestión del ciclo de vida de la información identificada por las empresas consultadas por IDC es la facilidad para compartir información que es mencionada por siete de cada diez empresas. Según los datos que maneja IDC, un trabajador del conocimiento dedica en media 6.4 horas semanales a comunicarse y colaborar dentro de la empresa. En este sentido es importante destacar que pequeñas mejoras en cómo se comparte la información pueden traducirse en grandes ahorros de tiempo y por extensión de coste. En un segundo plano aparece la mejora en la fiabilidad y la consistencia de la información. Los beneficios de una mayor consistencia en la información son claros además debe considerarse que las mejoras en este terreno tienen un impacto significativo en la empresa dado que evita el efecto en cascada que genera el trabajar con información inadecuada. Otras áreas de mejora mencionadas con menor frecuencia son la agilidad para la publicación, el archivado a largo plazo o la mayor capacidad de reutilización. El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas. GRÁFICO 5 Cuáles son las principales áreas de mejora en la gestión del ciclo de vida de la información Fuente: IDC, 2009 N =46 ©2010 IDC Página.6 /7 La gestión de contenidos en la PYME
  8. 8. O F I C I N A S I N P A P E L E S . La mayoría de las empresas consultadas por IDC creen que la oficina sin papeles es factible. Sin embargo, las mayores discrepancias se dan en los plazos en los que piensan que se pueden producir: para un grupo de empresas es necesario que se produzca una gestión del cambio importante mientras que otras han iniciado pilotos en sus empresas con éxito. Por último, entre las empresas que no lo encuentran factible apuntan a la superioridad del papel para algunas o la necesidad de un cambio cultural tan importante que necesitará un relevo generacional para que pueda ser planteado. Durante el debate muchas empresas coincidieron en que la oficina sin papeles es viable en el largo plazo pero que distintos sectores y tamaños de empresas llevarán distintas velocidades. Además, se identificaron procesos en los que la dificultad será mayor a la hora de eliminar el papel. En concreto, se identificaron aquellos en los que se requiere de firma dado que la firma electrónica está lejos de ser aceptada de forma masiva por los usuarios. El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas. GRÁFICO 5 ¿Es posible la “oficina sin papeles”? Fuente: IDC, 2010 ©2010 IDC Página.7 /7 La gestión de contenidos en la PYME

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