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Scanning, Inputmanagement, Data Capture – Neue Wege für Metadaten mit PDF/A-3

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Vortrag von Luratech Europe GmbH auf dem BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012.

Referent: Carsten Heiermann, Geschäftsführer, Luratech Europe GmbH, Berlin

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Scanning, Inputmanagement, Data Capture – Neue Wege für Metadaten mit PDF/A-3

  1. 1. PDF/A-3Neue Wege für Metadaten: Scanning, Inputmanagement, Data Capture BITKOM Arbeitskreis ECM Standards, Carsten Heiermann, LuraTech Stuttgart, 25.10.2012
  2. 2. Gescannte Dokumente und Metadaten Thema:  Gescannte Dokumente in PDF/A  Begleitende Daten zu Scans: Metadaten, „Dublin Core“ bis XML, CSV Metadaten schon immer Teil von PDF/A  „Self documenting“, Metadaten beschreiben den Kontext Allerdings „relativ kompliziert“ mit XMP, XMP Extension Schema  Adobe Reader zeigt keine Extensions an  User sieht „XML-Strukturen“ Metadaten und PDF/A  Schon immer gelöst, aber nicht intuitiv oder interoperabel 2
  3. 3. Gescannte Dokumente in PDF/A Schon seit dem ersten Normteil gut gelöst  Stapelverarbeitung / Massenkonvertierung einfach machbar  Dunkelverarbeitung möglich durch sehr vorhersagbare Ergebnisse  Wenige Konvertierungsrisiken, keine 100% Kontrolle nötig Schon immer mit bekannten Optionen  Voll interoperable Durchsuchbarkeit  Kompressionsschemata wie JBIG2 oder MRC-/Layer-Technik verfügbar-> War und ist oft der erste Schritt mit PDF/A-> Am schnellsten verbreitetes Anwendungsfeld 3
  4. 4. MRC-/Layer-Kompression in PDF/A Layer PDF/A-1 PDF/A-2, 3 Text Color JPEG JPEG Foreground JPEG2000 Text TIFF G4 TIFF G4 b/w Mask JBIG2 JBIG2 Color JPEG JPEG Background JPEG2000
  5. 5. MRC-/Layer-Kompression in PDF/A TIFF TIFF G4 JPEG PDF/A-1 PDF/A-2 5 23,8 MB 60 kB 180 kB 65 kB 55 kB
  6. 6. Wie sieht das praktisch aus? erst mal  Originaldatei (Scan, TIFF)  PDF/A-1 mit einfachem Image Embedding  PDF/A-1 mit MRC-Kompression  PDF/A-2 mit MRC-Kompression und  Volltext / Durchsuchbarkeit: OCR und  XMP-Metadaten-Datei (notepad.exe)  XMP-Metadaten in PDF/A eingebettet 6
  7. 7. Metadaten in PDF/A-3 PDF/A-3 mit einem neuen Feature: Einbettung beliebiger Dateiformate  Ein oder mehrere  Mit Bezug auf Datei, Seite, Objekt in der PDF-Datei (z.B. „ist Quelle von“) Metadaten im Inputmanagement, Data Capture, Scanning?  CSV-Dateien  XML-Dateien  Excel-Dateien  …. 7
  8. 8. Metadaten in PDF/A-3 Benötigt zum  z.B. Datenaustausch Scandienstleister (<)-> Kunde  z.B. Import Daten in DMS / ERP  z.B. als eigener, selbsttragender Index  z.B. zum Datenaustausch Kunde <-> Lieferant-> Bisher:  Unverbunden, stand-alone, parallel zu den Images-> Jetzt:  Images und Daten korrekt zugeordnet und untrennbar verbunden  Fehlervermeidend in der Image Datei eingebettet 8
  9. 9. Mögliche Use Cases Dienstleister scannt Rechnungen  Und bettet die Prüfdaten gleich in die gescannte Rechnung ein Umfragerückläufer scannen und Daten erfassen  Und die Images samt der Auswertung in Excel als eine Datei Zeichnungen scannen und Zeichnungskopf erfassen  Und Zeichnungskopfdaten als Excel o.ä. einbetten für „Copy&Paste“ Bauakten samt Daten Personalakten samt Daten-> Allgemein: „Images“ plus leicht lesbare / weiter verwertbare „Metadaten“-> Sicher weit mehr Anwendungsfälle, als vorab ausgedacht! 9
  10. 10. Gescannte Dokumente und PDF/A-3 Dokumente werden viel „verkehrsfähiger“ Funktionieren auch außerhalb des DMS-/ECM-Systems gut Auch für gescannte Dokumente relevant, fest verknüpft:  „Arbeitsdaten“, (wieder) im Dokumenten-Lebenszyklus  Passende archivierbare „Rendition“ der Daten Gescannte Dokumente in PDF/A-3:  Darstellung gesichert – PDF/A  Kompression – z.B. MRC  Volltext – OCR  Kontext – Verarbeitbare Metadaten eingebettet 10
  11. 11. Wie sieht das praktisch aus? erst noch mal PDF/A-2 konform:  Angehängte Dateien (nur PDF/A-Dateien einbetten!) Dann PDF/A-3 konform:  PDF/A-3-Datei mit angehängtem Excel 11
  12. 12. Über den Tellerrand geschaut PDF/A-3 jenseits gescannter Dokumente, z.B. Rechnungen  AK Faktura Base im Bitkom, BMWi, AVW  FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland  PDF/A-3 mit eingebetteten XML Rechnungsdaten  Bemühungen Richtung Norm (DIN) Z.B. Dokumente im Lebenszyklus  Wann Archiv-Derivat erzeugen? Wie weiterentwickeln?  Hybride Archivierung, mit PDF/A-3 in einer Datei abzubilden-> Dokumentenbasierte Prozesse prüfen, Optimierungspotential! 12
  13. 13. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Carsten Heiermann Geschäftsführer LuraTech Europe GmbH 0171/3377023 c.heiermann@luratech.com www.luratech.com www.ecm-navigator.de www.bitkom.org/ecm
  14. 14. Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:http://ecm-navigator.de/termine/scanning-inputmanagement-data-capture-neue-wege-fuer- metadaten-mit-pdfa-3 Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 12:00-12:30 Uhr 1

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