Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
KF Brukerkonferanse 24.03.09




Hvordan arbeide med å forankre
skjermdialog i organisasjonen?
Agenda
Hvor er Tk innen digitalisering i dag?
Digitalisering i Tk før
Bakgrunn for digitaliseringsprosjektet
Innføring...
Status
 Ca. 100 skjermdialoger i drift til 27 enheter
 Ca. 50 integrert med sak/arkiv-system
 Organisering som gjør at ...
Digitalisering i Tk før
Manglende:
  Struktur

  Vurderinger, analyser og prioriteringer

  Bevissthet

  Dokumentasj...
Bakgrunn
IT-tjenestens prosessfokus
Effektivisering og gevinstuttak
Digitaliseringsprosjektet opprettet i 2007
Fokus p...
Bakgrunn
Vurdering, analyse, prioritering
Dokumentasjon
  Risikovurderinger

  Gevinstanalyser

Drift og avtaleforval...
Bakgrunn
Anbud
  Tjenestefokus og prosessfokus

Innføringsprosjekt
    Totale gjennomganger av utvalgte skjema
  
    ...
Organisering av
              innføringsprosjektet
 Prosjekteier er IT-sjefen
 Prosjektledelse fra IT-tjenesten
 4 koor...
Koordinatorer og enheter sin rolle
 Alle skjema fikk en ansvarlig prosjektkoordinator,
  tildelt av prosjektleder.
 Alle...
Arkivets rolle

Suksesskriterie
Engasjement
Kompetanse
Deltakelse
Leverandører sin rolle


Samarbeid mellom Trondheim
 kommune, EDB og Kommuneforlaget
      Er avhengig av et mottaksappar...
Forpliktelse – forståelse –
       forankring i prosjektgruppa
 Prosjekteier ble informert og involvert i sentrale utford...
Forståelse
 En sentralisert tilnærming men med aktiv
  jobbing for å få med enhetene i arbeidet.
 Kommunikasjon med enhe...
Forståelse
 Intranettside for prosjektet
 Informasjon pr. e-post/julehilsener m.m
 Rådmann ble kontinuerlig informert a...
Forankring
 Til rådmann og kommunaldirektører
       Møter
   

       Mer uformelle samtaler
   

       Fokus på pros...
Forankring gjennom Det Digitale
           Trøndelag

 Kommunaldirektør - leder for styringsgruppa i
  DDT
 Representant...
Forpliktelse
 Ikke bare involvere partene i prosjektet, men også
  forplikte dem
 Samarbeidsavtaler
       Presentert i ...
Forankring gjennom
             prosessarbeid
Prosessgjennomgang
  Nå-situasjon

  Ønsket-situasjon

Profesjonell tiln...
Prosessen for digitalisering av
          skjema
  Utgangspunkt: Prosesskartlegging


 Resultat: Styrt arbeidsflyt i ver...
Sjekklister

Hjelper den enkelte å huske hva som
 skal utføres
Dokumentasjon på hva som er utført
Dokumentasjon og loggføring
    Kartlegging og informasjonsinnhenting

      Til bruk senere i prosessen
      For bruk...
Fremtidig drift
    Avtaleforvaltning

    Prosessforvaltning

    Oppfølging/rådgiving til enheter

    Informasjons- ...
Forankring av Skjermdialog i organisasjonen - Trondheim kommune
Forankring av Skjermdialog i organisasjonen - Trondheim kommune
Forankring av Skjermdialog i organisasjonen - Trondheim kommune
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Forankring av Skjermdialog i organisasjonen - Trondheim kommune

1,085 views

Published on

Presentasjon for hvordan Trondheim kommune har forankret prosjektet for digitalisering av skjema i organisasjonen. Opprinnelig holdt under Kommuneforlagets brukerkonferanse den 24. mars 2009.

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

Forankring av Skjermdialog i organisasjonen - Trondheim kommune

  1. 1. KF Brukerkonferanse 24.03.09 Hvordan arbeide med å forankre skjermdialog i organisasjonen?
  2. 2. Agenda Hvor er Tk innen digitalisering i dag? Digitalisering i Tk før Bakgrunn for digitaliseringsprosjektet Innføringsprosjektet  Organisering  Forståelse – forpliktelse – forankring Prosessarbeid og prosjektverktøy Digitalisering i Tk videre
  3. 3. Status  Ca. 100 skjermdialoger i drift til 27 enheter  Ca. 50 integrert med sak/arkiv-system  Organisering som gjør at videre digitalisering ”går av seg selv”: Digitaliseringsprosjektet har ansvaret for utvikling av  skjermdialoger og prosesser IT-tjenesten har ansvaret for drift av tjenesten skjermdialog  IT-tjenesten har ansvaret for anskaffelse og drift av tekniske  løsninger som skal støtte opp Skjermdialogeier har ansvar for innhold og prosess 
  4. 4. Digitalisering i Tk før Manglende:  Struktur  Vurderinger, analyser og prioriteringer  Bevissthet  Dokumentasjon  Oversikt  Ressurser  Forståelse av omfang og kompleksitet
  5. 5. Bakgrunn IT-tjenestens prosessfokus Effektivisering og gevinstuttak Digitaliseringsprosjektet opprettet i 2007 Fokus på forståelse - forankring - forpliktelse Ønske om fast prosess for tjenesten skjermdialog
  6. 6. Bakgrunn Vurdering, analyse, prioritering Dokumentasjon  Risikovurderinger  Gevinstanalyser Drift og avtaleforvaltning Profesjonalisering Utvikling av verktøy
  7. 7. Bakgrunn Anbud  Tjenestefokus og prosessfokus Innføringsprosjekt Totale gjennomganger av utvalgte skjema  og prosessen rundt  ca 40 eksisterende skjermdialoger  ca 25 nye
  8. 8. Organisering av innføringsprosjektet  Prosjekteier er IT-sjefen  Prosjektledelse fra IT-tjenesten  4 koordinatorer innleid i 100% stilling  Deltakelse fra Kommunikasjonsenheten  Deltakelse fra Byarkivet  Enhetene  Leverandører  Samarbeidspartnere  Forankring hele veien opp NV EExpo rt .mpg
  9. 9. Koordinatorer og enheter sin rolle  Alle skjema fikk en ansvarlig prosjektkoordinator, tildelt av prosjektleder.  Alle skjema fikk en skjemaeier, tildelt av enhetsleder på den aktuelle enheten
  10. 10. Arkivets rolle Suksesskriterie Engasjement Kompetanse Deltakelse
  11. 11. Leverandører sin rolle Samarbeid mellom Trondheim kommune, EDB og Kommuneforlaget Er avhengig av et mottaksapparat som  fungerer
  12. 12. Forpliktelse – forståelse – forankring i prosjektgruppa  Prosjekteier ble informert og involvert i sentrale utfordringer.  Byarkivet og Kommunikasjonsenheten ble informert og involvert.  En ressurs fra Byarkivet ble innleid til prosjektet i 50% stilling.  Ressursene fra Kommunikasjonsenheten var ikke forpliktet på en like formell måte.  Arbeidet med å skape forståelse, forpliktelse og forankring hos KF var svært viktig.  Aller mest ble det jobbet med å skape forståelse, forpliktelse og forankring blant de innleide prosjektkoordinatorene som skulle være ansvarlige for hver sine prosesser og skjermdialoger.  Det ble lagt stor vekt på at alle prosjektdeltakerne skulle ha et stort engasjement for prosjektet.
  13. 13. Forståelse  En sentralisert tilnærming men med aktiv jobbing for å få med enhetene i arbeidet.  Kommunikasjon med enhetsleder Videre forankringsjobb avtales   Prioritering av enheter  Standardisert måte å jobbe på, men med åpning for å gjøre endringer foreslått av enhetene. Bruk av standard presentasjoner 
  14. 14. Forståelse  Intranettside for prosjektet  Informasjon pr. e-post/julehilsener m.m  Rådmann ble kontinuerlig informert av prosjekteier  Informasjonsspredning gjennom jungeltelegrafen  Å skape forståelse er ikke ansett som å være en engangsjobb vi gjør ved prosjektetoppstart - en kontinuerlig prosess  Prosjektet er preget av en gjennomtenkt informasjons- og kommunikasjonsstrategi
  15. 15. Forankring  Til rådmann og kommunaldirektører Møter  Mer uformelle samtaler  Fokus på prosesseffektivisering og gevinstene av prosjektet  Sammenheng til andre pågående prosjekter   Til enhetetsledere/ utvalgte saksbehandlere/ systaemadministratorer/ publisister eller andre på enhetene Arbeidsmøter  Fokus på opplevd forbedring 
  16. 16. Forankring gjennom Det Digitale Trøndelag  Kommunaldirektør - leder for styringsgruppa i DDT  Representant fra rådmannens fagstab - en av ildsjelene bak DDT og sitter i arbeidsutvalget.  Tk har også med representanter i flere av delprosjektene, blant annet e-forum
  17. 17. Forpliktelse  Ikke bare involvere partene i prosjektet, men også forplikte dem  Samarbeidsavtaler Presentert i første telefonsamtale  Gjennomgått i møter   Enhetsleder utpekte skjermdialogeiere som hadde klare ansvarsområder  Punkt i alle lederavtaler som sier at alle enhetsledere skal bidra til effektivisering og digitalisering  Klare SLA-avtaler med KF
  18. 18. Forankring gjennom prosessarbeid Prosessgjennomgang  Nå-situasjon  Ønsket-situasjon Profesjonell tilnærming til utvikling av skjermdialoger Mal for skjermdialoger som støtte i utvikling 
  19. 19. Prosessen for digitalisering av skjema Utgangspunkt: Prosesskartlegging   Resultat: Styrt arbeidsflyt i verktøy
  20. 20. Sjekklister Hjelper den enkelte å huske hva som skal utføres Dokumentasjon på hva som er utført
  21. 21. Dokumentasjon og loggføring Kartlegging og informasjonsinnhenting   Til bruk senere i prosessen  For bruk i rapporter Loggføring   Hva er gjort, av hvem, når Dokumentasjon   Mindre personavhengig  Datatilsynets krav  Gevinstrealisering
  22. 22. Fremtidig drift Avtaleforvaltning  Prosessforvaltning  Oppfølging/rådgiving til enheter  Informasjons- og kommunikasjonsarbeid   Utfordringer ved overgang til drift Hvordan forplikte/engasjere skjermdialogeierne?   Mål: Tjenesten driftes av en tjenesteansvarlig ved IT- tjenesten

×