Gestión Documental II

1. Gestión
Documental II
Luz Aurora Villamil González
Grupo 4- semestre 4.
Universidad del Quindío

2. La Gestión de documentos implica un proceso que busca
optimizar la organización y utilización de los documentos, desde
su producción hasta su disposición final de tal forma que
permita la recuperación de la información fortaleciendo a su vez
la política administrativa de una entidad.
Concepto de Gestión
Documental.

3. • Los sistemas de gestión documental son programas de
gestión de bases de datos que disponen de una tecnología
idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan
para la gestión de documentos administrativos .
Instrumento Archivístico

4. El Sistema de Gestión Documental esta estructurado de la
siguiente forma:
• La entrada –Insumos por la planeación misma del sistema.
• La producción y/o recepción de los documentos.
• El proceso por la elaboración de procedimientos,
funcones,actividades,tareas,métodos,acciones, e interrelaciones tecnológicas;
y la salida por los productos o servicios resultantes de este sistema entre los
cuales se encuentran los programas de desarrollo, principios, procesos
administrativos y operativos, tablas de retención y valoración, actas ,
informes, estadísticas, indicadores, inventarios, capacitación, consulta,
divulgación, servicio, seguridad, manuales, infraestructura física,
equipamiento y presupuesto.
Estructura

5. • En Colombia el reglamento general de archivos –
Acuerdo 07 de 1994 expedidos por el Archivo General de
la Nación, contempló el término Gestión de Documentos
y desarrolló el tema en aspectos como responsabilidad
frente a la gestión documental, organización de archivos
administrativos, sistemas empleados para la gestión de
documentos, valoración documental, transferencias de
documentos con valor permanente y eliminación de
documentos.
En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión Documental,
bases para la elaboración de un programa, brinda algunos lineamientos generales para la
aplicación de un programa de gestión documental.

7. • Organización de los documentos a través de cuadros de clasificación.
• Aplicación de las tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental
(TVD).
• Ejecución de las TVD y TRD según lo indique para su eliminación total o parcial.
• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información a través de
metadatos.
• Realizar las agrupaciones documentales, series y subseries.
• Fácil, acceso de los documentos cuando se requieran.
• Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo
plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
Generalidades del sistema de
gestión documental.

8. Características de los
sistemas de gestión
documental.

9. Conformidad Todos los sistemas de información deben
respaldar la gestión de la información a partir de
los procesos administrativos.
Interoperabilidad La interoperabilidad es la capacidad que tiene un
producto o un sistema, cuyas interfaces son
totalmente conocidas, para funcionar con otros
productos o sistemas existentes o futuros y eso sin
restricción de acceso o de implementación. Basado
en el principio de neutralidad tecnológica.
Seguridad La información administrativa siempre debe estar en
un entorno de seguro.
Metadescripción La meta descripción es una etiqueta HTML que sirve
para proporcionar una descripción del contenido de la
página a los buscadores, se requieren metadatos
normalizados desde los mismos sistemas aplicativos.
Adición de contenidos Agregar metadatos sin alterar la autenticidad, valor
evidencia e integridad de los documentos.
Diseño y funcionamiento Facilidad en la bases de datos para búsqueda de
información.
Gestión distribuida Entradas y salidas masivas de documentos desde y
hacia otros sistemas de gestión documental.
Disponibilidad y acceso Se debe asegurar la seguridad, autenticidad,
accesibilidad de los documentos electrónicos tanto
como su capacidad de procesamiento y reutilización.
Neutralidad tecnológica Libertad en el uso de tecnologías siempre y cuando
se sigan las normativas, conceptos y
recomendaciones.

10. Atendió mi visita Graciela Sánchez - Auxiliar Administrativo - Secretaría
General Alcaldía Mayor de Bogotá.
Visita a la Alcaldía mayor
de Bogotá.

11. El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestión como un instrumento de
fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades del Distrito
Capital. Es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por un
conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos
que garantizan un ejercicio articulado, armónico para dirigir y evaluar el desempeño
institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los
servicios a cargo de las entidades. Estará compuesto por 8 subsistemas dentro de los
cuales está el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA.

13. El SIGA es un activo informático estratégico de la
Secretaría General debido a la naturaleza de la información
que se maneja y que está consignada en la base de datos de
este aplicativo.
Está conformado por dos grandes módulos:9 Módulo de
correspondencia: tiene la funcionalidad de realizar la
gestión de documentos, ya sean entradas, salidas o internos.
De acuerdo con el tipo de trámite se generan las alarmas, las
notificaciones y todos los procesos pertinentes que se
realizan sobre un documento.
Visita a la entidad.

15. Módulo de archivo: En este se
encuentra la información estructurada y
organizada de los archivos de Gestión y
Central manejados por dos submódulos
organizados de acuerdo a las series,
subseries y tipos documentales
consignados en las respectivas Tablas
de Retención Documental (TRD) de cada
Dependencia.
Visita a la entidad.

17. Actualmente en la Secretaría General tenemos los medios para
realizar la gestión electrónica de los documentos soportados en el
aplicativo SIGA, el aplicativo del Sistema de Gestión de Calidad
y las herramientas ofimáticas a disposición de los servidores.
En cuanto a la Gestión del Documento Electrónico, se cuenta con
herramientas, pero aún no existe una plataforma que permita la
validez legal del documento electrónico. En estos momentos se
está trabajando para llegar a este escenario ideal.
Visita a la entidad.

19. Documento electrónico: contenido integrado en un archivo informático
mediante un programa de computador (software) que es generado,
comunicado y archivado en medios electrónicos y en éstos permanece
durante su ciclo vital.
Gestión electrónica de los documentos: Es la aplicación o uso
de la informática en la producción, transmisión, conservación y uso de
los documentos que se tramitan en el desarrollo de las actividades de
la entidad. En esta orientación un documento puede ser gestionado por
medios electrónicos, donde la informática es un medio para producirlo
independiente del soporte en el cual se registre.
Documentos electrónicos

21. Impactar los procesos internos de La Secretaría General
Se tiene información disponible permanentemente.
Facilitar la toma de decisiones.
Brindar elementos que incrementan la eficiencia en las
actividades.
Da oportunidad en el servicio al cliente.
Concentra la información en un solo sitio y facilita su
portabilidad Propicia un escenario para el ahorro de papel.
Criterios

22. • Por ejemplo cuando se radican documentos de manera
externa e interna no se pueden hacer modificaciones de
hora y fecha en el sistema del momento en que se radica
el documento ya que debe seguir un consecutivo de
tiempo con esto se garantiza la transparencia del trámite.
De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el sistema?

23. Cada comunicación oficial que ingrese dentro del sistema
SIGA, tiene un consecutivo (Radicación) como componente
importante que la identifica y se clasifican como
comunicaciones internas, recibidas o enviadas.

24. Alcaldía Mayor de Bogotá
Cra 8 No. 10 - 65
Teléfono: (571) 381 3000
Horario de atención al público
Lunes a Viernes de 9:30 am a 7:00 pm