Projet ERP Compiere auprès d'une organisation patronale

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Présentation du projet Compiere implémenté à la Confédération Luxembourgeoise du Commerce ( CLC) en vue de remplacer l'ancien système de gestion basé sur SGBD Access.
Compiere permet la gestion des membres, fédérations, contacts facturation, comptabilité, projets, documents.

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Projet ERP Compiere auprès d'une organisation patronale

  1. 1. CLC (Confédération Luxembourgeoise du Commerce) Projet Compiere AUDAXIS
  2. 2. L’entreprise • ASBL Luxembourgeoise • Représente et défend les intérêts économiques, sociaux et moraux des entreprises membres – Informe, conseille et représente les chefs d’entreprise. – Organisation faîtière qui regroupe 53 fédérations professionnelles qui totalisent 1300 enterprises – Tient la comptabilité de certaines fédérations + appui administratif • Secteurs couverts – commerce (gros et détail) – transport (de personnes et de marchandises) – services • Autofinancée grâce aux cotisations versées par les membres. • 11 salariés avec très peu de compétences IT
  3. 3. Objectifs poursuivis • Remplacement d’un système basé sur SGBD Access • Se doter d’un outil de gestion des données sur les membres, intégrant la facturation et la comptabilité • Amélioration (centralisation) du système d’information • Traitement plus professionnel de ses relations externes • Uniformiser la communication ce qui devrait améliorer l’image de marque de la clc
  4. 4. Contraintes fixées • Minimum de développements spécifiques • Évolutions simples, notamment l’évolution dans les versions • Permettre maximum de flexibilité et d’adaptation, notamment à travers des possibilités d’export des rapports • Traçabilité des modifications effectuées, afin de pouvoir récupérer les données en cas d’erreur de manipulation • Gestion sécurisée des utilisateurs comprenant la gestion de profils et de droits d’accès
  5. 5. La démarche (1) • Sélection – La CLC avait un cahier des charges détaillé et un questionnaire – Présélection opérée sur base des réponses données au cahier des charges – Démonstration aux utilisateurs et Directions de le CLC => sélection du prestataire luxembourgeois Audaxis pour l’intégration de la solution ERP Compiere.
  6. 6. La démarche (2) • Pilote – Cela a permit à la CLC de valider:  que les objectifs poursuivis étaient satisfaits en terme de fonctionnalités requises. – Validation du pilote et décision de réalisation du projet d’implémentation Compiere
  7. 7. Version retenue • Compiere version 2.5.3 • Sur OS Windows 2003 • SGBD oracle • Modules CRM, Ventes, Achats, Comptabilité (phase 1) • Intégration Office et synchronisation avec Exchange, traitement documentaire et utilisation des requêtes internes et projet (phase 2)
  8. 8. Mode de gestion du projet • Ressources internes – Pas de service informatique – Une personne mise à disposition du projet (mi-temps) pendant 6 mois • Comité de pilotage – Validation des orientations du projet, – Responsabilité de l’engagement et du suivi financier, – Contrôle global de la qualité du projet, validation des résultats, réception du projet, – Réalisation des arbitrages nécessaires en cours de projet.
  9. 9. Planning • Fin septembre 2005 : Pilote Compiere • Octobre-Décembre : Analyse et collecte de données sur les membres, fédérations…+ Installation • Février-Mars 2006: Formation, développements spécifiques • Mars 2006: Reprise des données (Tiers, adresses, contact, affiliation aux fédération, codes Naces) • Avril 2006: Démarrage facturation • Mai – Juin 2006: Publipostages et Requêtes
  10. 10. Fonctions implémentées (1) • dans la gestion des membres, fédérations et contacts – la représentation de la structure de la CLC (affiliation aux fédérations et aux représentations) – L’intégration des codes NACE (secteurs d’activités) – l’édition de listes – la gestion de groupes d’intérêt – la gestion du publipostage – l’intégration de Compiere avec Outlook – l’édition d’étiquettes personnalisées et non personnalisées
  11. 11. Fonctions implémentées (2) • dans la gestion de la facturation – la gestion de la facturation automatique des cotisations – la facturation des ventes – l’enregistrement et la comptabilisation des payements – la possibilité d’éditer des factures en français et en allemand – l’édition de 3 niveaux de rappel en français et en allemand pour toutes les factures émises – la gestion des factures au nom de certaines fédérations – gestion des facturations fournisseur
  12. 12. Fonctions implémentées (3) • dans la comptabilité – la comptabilité générale pour la CLC – la comptabilité générale pour certaines fédérations – l’intégration d’un plan comptable luxembourgeois
  13. 13. Fonctions à implémenter (1) • dans le suivi de l’activité – la gestion des temps à travers l’utilisation de requêtes internes – gestion de projet
  14. 14. Fonctions à implémenter (2) • Traitement documentaire – l’incorporation de fichiers (Word, Excel…) directement dans Compiere – la possibilité de définition de métadonnées pour les documents incorporés – la gestion de version de documents – la recherche full texte au sein des documents stocké
  15. 15. Résultats obtenus • Avantages : Structurant pour l’entreprise, un seul point d’entrée des informations tiers – Abandon du système d’information de la CLC qui est disparate ce qui rend difficile la maintenue à jour des informations • Contraintes : Beaucoup de temps à consacrer • Évolutions prévues – Suivi de l’activité – Publipostages – Publi Mailing – Traitement documentaire

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