Adresser un marché de niche avec un ERP Open source

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Découvrez comment Audaxis a apporté une réponse innovante en adaptant l’ERP open source Compiere pour le plus grand mouvement de jeunesse de Belgique (50.000 membres, 9.000 animateurs).

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Adresser un marché de niche avec un ERP Open source

  1. 1. Comment un ERP open source peut adresser un marché de niche
  2. 2. 2 QUI SUIS-JE ?  Christian MATTART  Permanent chez Les Scouts depuis 2008  Webmaster  Participe au projet d’intégration ERP depuis le début
  3. 3. 3 AU PROGRAMME  La structure des Scouts  Enjeux du projet  Choix d’un ERP open source  Modélisation  Processus mis en œuvre  Bilan
  4. 4. 4 LA STRUCTURE DES SCOUTS
  5. 5. 5 STRUCTURE BÉNÉVOLE : FÉDÉRATION D’UNITÉS Groupe unités UnitéUnitéUnité Unité Unité Unité Unité Unité Unité Unité Section SectionSection Section Groupe unités Animateur AnU AnF
  6. 6. 6 EN QUELQUES CHIFFRES  55 000 membres actifs  44 700 scouts  10 000 animateurs  412 groupes locaux (unités)  1780 sections  Autant de camps par an  500 sessions de formation fédérales et locales  300 000 adresses
  7. 7. 7 STRUCTURE PROFESSIONNELLE  Entreprise de services pour ses membres  PME de 55 travailleurs  Budget annuel : 4,5 millions d’euros  Principales sources de revenus :  Subsides  Cotisations des membres
  8. 8. 8 LES ENJEUX DU PROJET
  9. 9. 9 FEUILLE DE ROUTE IT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2009 2010 Terminé En phase de réalisation Analyse en cours Pré-étude et/ou à démarrer
  10. 10. 10 POURQUOI CHANGER ?  Système inadapté aux besoins  Usage détourné des champs  Complexe : jusque 20 rôles pour un membre  Mélange de données  Système obsolète techniquement  Public jeune = web web web !  Doubles saisies  Certaines fonctions non intégrées (formations, camps, comptabilité, banques…)
  11. 11. 11 ENJEUX POUR LA GESTION DES MEMBRES  Centraliser les données  Développer l’autonomie des unités (encodage)  Interface unifiée pour le secrétariat et les membres  Refonte du mode d’accès aux données  Gérer des personnes (et non des fonctions)  Accès sécurisé aux données (protection vie privée)  Offrir plus de services  Gestion administrative complète en ligne  Suivi des activités  Observatoire de l’évolution du mouvement  Etc.
  12. 12. 12 SOLUTIONS ENVISAGÉES  Étude de cadrage :  identifier les besoins convergents ;  établir des recommandations.  Quelles solutions ont été envisagées ?  Garder des applications sur mesure  Développement d’un outil de gestion des membres sur mesure  Utilisation d’un outil de CRM
  13. 13. 13 LE CHOIX DE COMPIERE
  14. 14. 14 POURQUOI UN ERP OPEN SOURCE ? Spécifique  Coût  Risque perte compétences  Peu de ressources IT Package  Pas de solution disponible ERP Open Source  Noyau fonctionnel stable  Technologie moderne  Personnalisation  Ne pas réinventer la roue
  15. 15. 15 Des fonctions prêtes à l’emploi + Des outils de personnalisation  Application en Java  Sous licence open source depuis 2002  www.compiere.com
  16. 16. 16 SCOPE FONCTIONNEL 16
  17. 17. 17 CONCU POUR EVOLUER  Preconfiguré “multi”  Langues  Entités  Plans comptables  Taxes  Devices  Niveaux de sécurité
  18. 18. 18 SOCLE MODERNE  Logique métier au sein du dictionnaire de données  Ecrans générés à partir de la base de données  Paramétrage des écrans, champs, workflows & rapports Compiere  Personnalisable  Outil de migration intégré • Tables & Colonnes • Ecrans & Rapports • Règles métier • Workflow 18
  19. 19. 19 MODÉLISATION AVEC AUDAXIS
  20. 20. 20 FONCTIONS À COUVRIR
  21. 21. 21 COMMENT INTÉGRER LES FLUX MÉTIERS DANS UN ERP OPEN SOURCE ?
  22. 22. 22 TERMINOLOGIE ADAPTÉE Modèle de données Compiere Modèle de données Scouts Société Fédération Organisation Unité, Siège, Centres Magasin Section Tiers Membre, Personnel, DNF, Organismes… Projet Camps, Formation, Actions Facturation client Cotisation, inscription formation Articles Lieux de formation Liste de prix Cotisation
  23. 23. 23 DÉTOURNEMENT DE FLUX OU DE CONCEPTS
  24. 24. 24 DÉVELOPPEMENT DE MODULES SPÉCIFIQUES
  25. 25. 25 MODÉLISATION PROPRE AUX ASSOCIATIONS  Gestion de la sécurité :  calquée sur la structure du mouvement ;  affiliations aux structures externes (unités, sections, branche) et internes (CA, AG, comité…) ;  fonctions exercées par les membres au sein du mouvement.
  26. 26. 26 Une information unique, des accès par public Permanent Cadre d’unité
  27. 27. 27 PROCESSUS MIS EN ŒUVRE
  28. 28. 28 GESTION DES MEMBRES & COTISATIONS Membre  Coordonnées  Doublons  Historique du parcours Cotisation  Tarif dégressif par ménage  Attestations  Paiement Fédération  Facturation des unités  Contrôle des données
  29. 29. 29 GESTION DES PASSAGES Rentrée scolaire 30% membres changent Nouvelle fonction ou section ANU Modifie par lots Contrôle de cohérence
  30. 30. 30 GESTION DES ACTIVITÉS  Basé sur les projets  camps, actions, formations Camps Déclaration Inscriptions Suivi des camps Attestations, demandes de subsides Formations Inscriptions Règles de contrôle Validation Suivi du parcours Brevets
  31. 31. 31 MAIS AUSSI  Abonnements aux revues et suivi des envois par mode (routeur, papier, mailing)  Centres (réservation, location)  Gestion comptable et financière  Suivi des dons
  32. 32. 32 BILAN DU PROJET
  33. 33. 33 BILAN DU PROJET  Objectif délocalisation atteint  Coordonnées membres, cotisations  Guichet électronique formations & camps  Allègement des opérations du siège  Facturation automatique  Comptabilité intégrée  Visibilité sur l’état/évolution du mouvement  Démographique  Géographique
  34. 34. 34 QUELQUES RECOMMANDATIONS  Analyse préalable des processus internes  Ne pas réinventer la roue  Établir des batteries de tests  Importance de parler le même langage entre client et fournisseur  Qu’est-ce qu’un membre ?  Qu’est-ce qu’un participant ?  Garder le leadership sur les données  Documenter
  35. 35. 35 MERCI ! Avez-vous des questions ?
  36. 36. 36 PLUS D’INFORMATIONS  www.audaxis.com  +32(0)2.361.83.01  compiere@audaxis.com

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