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Un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation

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Mignot Forum 2016

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Un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation

  1. 1. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 1 Un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation. Retour d'expérience. Forum des archivistes, Troyes 1er avril 2016
  2. 2. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 2 Sommaire Une trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillaisUne trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillais11 Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ? 22 Un plan de classement qui évolue vers d'autres usagesUn plan de classement qui évolue vers d'autres usages33
  3. 3. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 3 1. Une trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillais
  4. 4. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 4 Le travail de groupe (1/3) Les usages : – organisation des documents stockés en GED – construction des arborescences bureautiques Le périmètre : – compétences spécifiques des communes (état civil, urbanisme, culture, etc.) et en particulier des communes constituant le groupe de travail – compétences fonctionnelles communes à toutes les collectivités territoriales
  5. 5. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 5 Le travail de groupe (2/3) Méthodologie – Pour quoi faire ? Pour qui ? ⇒ Motivations – Qui ? ⇒ Fonctionnement du groupe de travail – Quoi ? ⇒ Périmètre de compétences abordées – Comment ? ⇒ identification des grands domaines de compétences ⇒ recensement des missions : outils ⇒ présentation du plan de classement Difficultés rencontrées : connaissance insuffisante de certaines compétences, taille de la commune, influence des organigrammes
  6. 6. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 6 Le travail de groupe (3/3) La production du groupe de travail : – une trame de plan de classement transversal à adapter à sa commune – un guide méthodologique donnant quelques pistes pour l'adaptation
  7. 7. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 7 L'adaptation locale Pour quels usages ? Classement dans une arborescence des documents numériques qu'ils soient interfacés avec des applications métier ou accessibles directement par l'utilisateur – prédominance de la GED même si rare déclinaison bureautique Développement de l'arborescence Évolution de l'arborescence au gré des intégrations de contenus dans la GED Évolution des pratiques : du plan de classement pur à la prise en compte des métadonnées
  8. 8. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 8 L'adaptation locale Déclinaison en GED : cf arborescence Lacunes identifiées : – insertion des documents de fonctionnement des services (ex : rapports d'activité) – transversalité complète sur certaines procédures (ex : marchés)
  9. 9. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 9 2. Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?
  10. 10. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 10 2.1. Documents liés à une application
  11. 11. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 11 Vue depuis l'application RH Structuration de la production ⇒ Vocabulaire commun ⇒ Décloisonnement
  12. 12. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 12 Affichage du document dans l'application
  13. 13. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 13 Vue dans l'entrepôt
  14. 14. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 14 Affichage du document dans l'entrepôt
  15. 15. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 15 Zoom sur une partie des métadonnées associées au document
  16. 16. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 16 2.2. Documents non liés à une application
  17. 17. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 17 Les notes du DGS accessibles depuis l'intranet
  18. 18. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 18 En pointant vers l'entrepôt
  19. 19. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 19 3. Un plan de classement qui évolue vers d'autres usages
  20. 20. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 20 Une déclinaison multiforme dans différents outils Influence très marquée du plan de classement dans le vocabulaire ou dans l'angle d'approche retenu dans les réalisations suivantes : – Intranet – plan d'urbanisation du système d'information – classement de la documentation des projets informatiques
  21. 21. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 21 Intranet : la mise en place d'un menu ouvertement inspiré du plan de classement
  22. 22. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 22 Plan d'urbanisation du système d'information de la Ville : du général au particulier Des « quartiers » pour un ou plusieurs domaines de compétence communale
  23. 23. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 23 Plan d'urbanisation du SI Des « quartiers » eux-mêmes découpés en « îlots »
  24. 24. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 24 Plan d'urbanisation du SI Des « îlots » regroupant des dénominations claires d'applications
  25. 25. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 25 Plan d'urbanisation du SI Chaque application étant ensuite définie et liée vers la documentation technique associée
  26. 26. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 26 Documentation informatique des projets Toute la documentation technique des projets informatiques étant organisée de façon similaire... ...dans une arborescence proche de celle du plan de classement transversal
  27. 27. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 27 Documentation informatique des projets
  28. 28. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 28 Documentation informatique des projets A quoi cela ressemblait avant...
  29. 29. Gaelle Mignot Ville de Marseille. Archives Municipales Plan de classement 29 Conclusion Le plan de classement n'est pas une fin en soi. Souplesse apportée par l'utilisation des métadonnées. Alors, pourrait-on s'en passer ? - permet accès à des ressources hors application - développement d'un vocabulaire commun - décloisonnement de la vision des services

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