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Panorama de la collecte d'archives électroniques dans les collectivités territoriales

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Bernigaud Sename Forum 2016

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Panorama de la collecte d'archives électroniques dans les collectivités territoriales

  1. 1. Panorama de la collecte d’archives électroniques dans les collectivités Groupe Am@e (AAF), représenté par Florence BERNIGAUD et Céline SENAME 30 mars 2016
  2. 2. L’enquête Les dates clefs : – Enquête conçue en octobre-novembre 2015 – Diffusée en décembre 2015 et clôturée le 30 janvier 2016 – Analyse des résultats en février-mars 2016 Méthode et acteurs de conception et de validation du questionnaire – Souhait d’ouvrir un maximum cette enquête afin de tenir compte des (nombreux) projets en cours Méthode et acteurs d’analyse des réponses
  3. 3. L’enquête • 257 réponses et 202 analysées
  4. 4. L’enquête 1er objectif : connaître les archives électroniques collectées… et aller plus loin… Objectifs : – Identifier le contexte de la collectivité, du service d’Archives et du système d’information concerné – Décrire la démarche d’archivage électronique – Connaître la stratégie de collecte électronique – Les archives collectées et leur diffusion – Des analyses de cas, au choix des répondants
  5. 5. Les résultats La collectivité type compte 2000 agents et son service d’archives moins de 10 ETP Collectivités au profil homogène • Collectivités au profil plus hétérogène Collectivités Agents Service archives 12 régions 1/3 entre 1000 et 2000 agents 90 % moins de 10 ETP 41 départements ¾ entre 1000 et 5000 ½ : moins de 30 agents Collectivités Agents Service archives 40 intercommunalités ½ moins de 1000 agents 85 % moins de 10 ETP 109 communes 3/4 moins de 2000 agents 4 de plus de 5000 agents 90% moins de 10 ETP
  6. 6. Les résultats Ce que savent les archivistes sur le SI Beaucoup de réponses incomplètes… - Volumétrie du SI : inconnue pour les 2/3 - ½ des SI gérés en interne - entre 100 et 200 applications (départements) - politique de sécurité validée (26%) - stockage des données sécurisé et répliqué: - Désignation d’un référent pour les questions d’archivage électronique 20%
  7. 7. Les résultats Le projet d’archivage électronique Stratégie et axes de travail
  8. 8. Le projet d’archivage électronique 60% des répondants démarrent ou ont une démarche en cours Les actions menées : Des chiffres qui démontrent la stratégie généralement employée – on y décèle les grandes étapes et la progression des projets : - Sensibilisation décideurs/agents - Diagnostic : sur la production et les besoins - Collecte - Communication
  9. 9. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3 ÉTAPE 4 Le projet d’archivage électronique
  10. 10. Le recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) ¼ des répondants avec AMOA – Départements (47 %) et régions (29) surtout Sujets multiples, notamment pilotage et cadrage Efficacité relative vis-à-vis de la mise en œuvre de la collecte Le projet d’archivage électronique
  11. 11. Les alliés de l’archiviste Le projet d’archivage électronique 0 20 40 60 80 100 120 Service Qualité PRADA - Personne responsable de l'accès aux documents administratifs Chargé de mission Open data Correspondant Informatique et Libertés Service des Affaires juridiques Référent Sécurité du SI Chargé de mission dématérialisation (e-administration) Chef de projet informatique
  12. 12. Le rôle des correspondants-archives Seulement 12 collectivités signalent le rôle moteur des correspondants dans la collecte d’AE Alors qu’une majorité de collectivités déclarent s’appuyer sur un réseau de correspondants archives (62%) Encore peu de correspondants ont fait l’objet d’une sensibilisation ou d’une formation à l’AE (18%) Le projet d’archivage électronique
  13. 13. Les outils : La boîte à outils Astaré (AAF) 44 collectivités déclarent utiliser la boîte à outils Astaré Recensement des applications 38% des collectivités, en grande majorité encore au fil de l’eau Seules 20 procèdent à un recensement global pour prioriser leurs actions (10%), principalement en commune et intercommunalité Le projet d’archivage électronique
  14. 14. Le projet d’archivage électronique Modes de communication sur l’archivage électronique
  15. 15. Le projet d’archivage électronique Les collectivités dénoncent principalement le manque de portage par les décideurs (62%) Puis, quasiment au même niveau, le manque de moyens et de compétences sur ce sujet Les freins au projet d’archivage électronique
  16. 16. Les résultats Le système d’archivage électronique
  17. 17. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% à l'étude déployé pas de SAE SAE Le système d’archivage électronique 47 %
  18. 18. Périmètre du SAE Dans les collectivités qui ont un SAE en production ou en projet : Le système d’archivage électronique Les 2 Intermédiaire Définitif 1/5e avec mutualisation ou mutualisation prévue SAE mutualisé 15% Mutu prévue 6%
  19. 19. Périmètre du SAE 15% de SI Archives mixtes Dans les autres cas : 1/10e avec interfaçage 1/5e avec interfaçage prévu mais pas encore opérationnel Intermédiaire Le système d’archivage électronique Mixte 2 outils distincts
  20. 20. Les résultats La collecte
  21. 21. Collecte déjà effectuée Sur 122 collectivités engagées sur l’archivage électronique : 21 % ont collecté 60 % ont des collectes prévues dans les 2 ans Producteurs visés : Service de la collectivité : 67 % Service de l’Etat : 21 % Service d’autres collectivités 14 % Personne physique ou morale 12 % Elus : 10 % Organisme privé chargé d’une mission de service public : 5 % Année de démarrage : 2007 Archivage définitif à 45 % Intermédiaire Le système d’archivage électronique
  22. 22. 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Plans Contenus internet Mails Contenus intranet Marchés publics Données sociales Documents graphiques Arrêtés Finances - flux PESv2 Finances - autres données Archives orales Archives audiovisuelles Délibérations Autres actes soumis au contrôle de légalité Photographies Autre Documents bureautiques Types d’archives collectées : 96 opérations signalées Intermédiaire Le système d’archivage électronique Encore à explorer
  23. 23. Intermédiaire Le système d’archivage électronique 1/3 des collectivités ont rédigés des profils d’archivage dont : 75 % régions 44% départements
  24. 24. Intermédiaire Le système d’archivage électronique 31 % de transfert par supports amovibles
  25. 25. Le système d’archivage électronique Modalités de stockage Interne Externe 26% 3% 22%
  26. 26. Évolution des pratiques de gestion suite à la mise en place ou à l’étude d’un SAE Mise en œuvre de tableau de gestion mixte pour 1/3 des collectivités Adaptation grille de récolement : 7 % Dématérialisation partielle des procédures archivistiques (bordereaux) : 16 % Pas de signature électronique Intermédiaire Le système d’archivage électronique
  27. 27. Collecte à venir : 72 collectivités annoncent se lancer dans les 2 prochaines années Le système d’archivage électronique 17 28 23 4 Intercommunalités Communes Départements Régions
  28. 28. Typologies visées à l’avenir : 338 opérations prévues Intermédiaire Le système d’archivage électronique 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Contenus intranet Contenus internet Mails Documents graphiques Archives orales Archives audiovisuelles Plans Données sociales Photographies Documents bureautiques Finances - autres données Autres actes soumis au contrôle de légalité Arrêtés Délibérations Marchés publics Finances - flux PESv2
  29. 29. Les résultats Les études de cas
  30. 30. Les études de cas 45 cas décrits 8 11 22 4 Intercommunalités Communes Départements Régions Cas analysés plus nombreux en Départements, mais assez homogènes : essentiellement liés aux projets de dématérialisation (actes, marchés…). Spécificités plutôt liées aux archives audiovisuelles Proportion de cas moins importante en communes, mais plus grande hétérogénéité : grand livre comptable, photographies, discours…
  31. 31. Les études de cas Tendances générales (1/4) Cotation 62% en W 24% sans cotation 4% série spécifique Volumétrie 1/2 = à comptabiliser en Go 1/3 = en Mo 1/10 = en To W Pas de cotation Autre
  32. 32. Les études de cas Tendances générales (2/4) Leviers Le top 3 : 1. Implication de l’archiviste missionné 2. Demande du service producteur 3. Implication du service informatique Freins Le top 3 : 1. Manque d’outils 2. Manque de moyens humains 3. Manque de temps côté services versants Risques à éviter grâce à la collecte : à la fois patrimoniaux (42%) et réglementaires (36%)
  33. 33. Les études de cas Tendances générales (3/4) Conséquence de la collecte : Dans 18% des cas, ajout de métadonnées dans le SI de production Automatisation de la collecte assez faible : Dans 67% des cas, les exports et traitements sont encore manuels Les bordereaux de versement 0 5 10 15 20 25 SEDA avec profil d'archivage Bordereau de versement classique (manuel) Seuls les contenus de données sont collectés
  34. 34. Les études de cas Le cas du grand livre comptable
  35. 35. Les résultats Communication et valorisation
  36. 36. Communication SAE à l’étude ou déployés • Une communication faible – 1/3 sans demande – 16 % archives non accessibles • 2 modalités de recherche – base de données mixte – sans application • Public à 90 % interne
  37. 37. Valorisation des archives collectées 50 % de la valorisation est réalisée par les services de la collectivité Intermédiaire
  38. 38. Les résultats Portraits chinois
  39. 39. Les portraits chinois

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