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La mise en œuvre de l’archivage
numérique courant et intermédiaire au
CD 34 : un préalable à l’archivage
définitif ?
Forum...
Sommaire
1. La place de l’archivage numérique dans le
programme de dématérialisation
1. Aux origines de la plateforme glob...
1. La place de l’archivage
numérique dans le
programme de
dématérialisation
1.1. Aux origines de la plateforme
globale de dématérialisation
30/03/2016
La mise en œuvre de l’archivage numérique
coura...
Une longue antériorité en
matière de dématérialisation
• Mise en place des GED « métier » du domaine
social : dématérialis...
Carences des différentes
dématérialisations
• Pas de gestion du cycle de vie
• Pas de signature électronique et
rematérial...
Apports des différents projets
de dématérialisation
• Mise en commun durable des compétences de l’équipe
projet
• Archives...
1.2. La rationalisation de la
production bureautique au cœur
du programme de
dématérialisation
Les Espaces GED : structure retenue
Département
Espaces
intranet
Espaces Directions Références (accès
en lecture : tout
CG...
Une structuration arborescente
• Des espaces et un plan de classement
• Création de dossiers préstructurés :
• liste de fi...
1.3. Choix et orientations : vision
globale du SI
Architecture du SI dématérialisé
12
Sphère applicative
Sécurité, stockage, sauvegarde, réseau
Sphère
extérieure
Tiers de
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Architecture logicielle
2. Une étude sur
l’archivage intermédiaire
probant
Sujet de l’étude
La mise en place d’un système
d’archivage électronique (SAE)
intermédiaire sécurisé à valeur
probante s’a...
Confrontation du marché des
SAE à l’existant du CD 34
3 constats qui constituent autant d’axes de réflexion :
• Une confor...
2.1. Les objectifs de l’étude sur
l’archivage intermédiaire
probant
Objectifs
• S’assurer de la capacité de la GED Alfresco à assumer
des fonctions d’archivage électronique ;
• Détecter les ...
Schéma de la mise en place du SAE
Versement
manuel
Modules
d’archivage
Versements
normés
Archivage Courant Préarchivage
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2.2. Le déroulement et résultats
de l’étude
Phase 1 : un audit sur la capacité de la plateforme de
dématérialisation à assurer les fonctionnalités d’un SAE et
à répon...
Phase 2 : recherche des solutions techniques,
fonctionnelles et en termes de procédures , avec
évaluation des coûts
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Phase 2 : recherche des solutions techniques,
fonctionnelles et en termes de procédures, avec
évaluation des coûts
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Phase 2 : Les scénarii
Les 2 scénarii retenus avec deux variantes :
ALFRESCO
• Utilisation d’Alfresco et de son module RM ...
Phase 2 : Le choix du scénario
3 critères principaux : coûts, fonctionnalités,
urbanisation
30/03/2016
La mise en œuvre de...
Phase 3 : conseil sur la mise en œuvre
Livrables :
• Un manuel de mise en œuvre du scénario cible avec
distinction paramét...
2.3. Mise en œuvre : le planning
idéal
30/03/2016
La mise en œuvre de l’archivage numérique
courant et intermédiaire au CD...
Initialisation
Cadrage et étude des besoins
Passage en gouvernance
Définition des interlocuteurs
• Equipe projet (rôles et...
Déploiement des axes prioritaires :
Les versements
• Processus de versement
• Versements manuels
• Versements automatiques...
Déploiement des axes prioritaires :
Sécurisation et mise aux normes techniques
• Gestion des droits d’accès
• Croisement p...
Déploiement des axes prioritaires :
intégrité et traçabilité
• Intégrité de la signature
électronique
• Contrôles d’intégr...
Phase de transition
• Pérennisation de l’équipe projet
• Mise à jour des fiches de poste
• Cellule de veille à créer
• Pér...
Déploiement des axes restants (SAE définitif) :
versement, sécurité, traçabilité
• Simulation du versement
• Zone de quara...
Déploiement des axes restants :
destruction et consultation
• Amélioration du processus de destruction (pour
SAE intermédi...
Déploiement des axes restants :
Mise en production
• Vérification d’aptitude
• Séquencement en recettes :
• 2 phases
• Ité...
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La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ?

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La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ?

  1. 1. La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ? Forum des archivistes. Troyes 2016
  2. 2. Sommaire 1. La place de l’archivage numérique dans le programme de dématérialisation 1. Aux origines de la plateforme globale de dématérialisation 2. La rationalisation de la production bureautique au cœur du programme de dématérialisation 3. Choix et orientations : vision globale du SI 2. Une étude sur l’archivage intermédiaire probant 1. Les objectifs de l’étude sur l’archivage intermédiaire probant 2. Le déroulement et les résultats de l’étude 3. Mise en œuvre : le planning idéal
  3. 3. 1. La place de l’archivage numérique dans le programme de dématérialisation
  4. 4. 1.1. Aux origines de la plateforme globale de dématérialisation 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 4
  5. 5. Une longue antériorité en matière de dématérialisation • Mise en place des GED « métier » du domaine social : dématérialisation des dossiers d’aide au logement, d’aide aux personnes handicapées, d’aide aux personnes âgées, d’insertion, du dossier unique enfant… • Dématérialisation de processus : gestion des frais de déplacements, gestion des marchés, gestion comptable, gestion des délibérations (contrôle de légalité), courrier… 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 5
  6. 6. Carences des différentes dématérialisations • Pas de gestion du cycle de vie • Pas de signature électronique et rematérialisation en fin du circuit • Pas de gestion de la valeur probante • Pas d’anticipation de l’archivage définitif • Des outils de recherche insuffisants 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 6
  7. 7. Apports des différents projets de dématérialisation • Mise en commun durable des compétences de l’équipe projet • Archives • Documentation • DSI • Utilisateurs • Développement d’une culture de la dématérialisation et de l’archivage au sein du CD • Mise en exergue de progrès à faire en communication, accompagnement au changement… 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 7
  8. 8. 1.2. La rationalisation de la production bureautique au cœur du programme de dématérialisation
  9. 9. Les Espaces GED : structure retenue Département Espaces intranet Espaces Directions Références (accès en lecture : tout CG) Pôle Espace personnel Entrepôt Espaces collaboratifs Direction DGA Espace Pré- archivage Espaces Mission Dossiers
  10. 10. Une structuration arborescente • Des espaces et un plan de classement • Création de dossiers préstructurés : • liste de fichiers • nommage • métadonnées 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 10
  11. 11. 1.3. Choix et orientations : vision globale du SI
  12. 12. Architecture du SI dématérialisé 12 Sphère applicative Sécurité, stockage, sauvegarde, réseau Sphère extérieure Tiers de télétransmission internet Authentification Habilitation Seda PES V2 ACTE Autre… signature Parapheur électronique pleiades Carène Email bureautique GED, Centralisation Métadonnées Extraction données, Stockage, indexation versement Échange Console de gestion des flux ,workflow Espace de travail Traçabilité Plateforme d’intermédiation Point d’entrée unique Identification Personnalisation Annuaire Bureau Services Web 2.0 Travail collaboratif Recherche Portail Utilisateur Versement, gestion, stockage, consultation, destruction, administration Archivage électronique Autres applis cyrène
  13. 13. Architecture logicielle
  14. 14. 2. Une étude sur l’archivage intermédiaire probant
  15. 15. Sujet de l’étude La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) intermédiaire sécurisé à valeur probante s’appuyant sur la plateforme transverse de dématérialisation (E-dee) déjà installée 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 15
  16. 16. Confrontation du marché des SAE à l’existant du CD 34 3 constats qui constituent autant d’axes de réflexion : • Une conformité aux normes sur l’archivage électronique, ainsi qu’à la réglementation du domaine, incomplète pour les SAE identifiés • Une couverture fonctionnelle des besoins métiers (archiviste) partielle (gestion des communications, gestion des métadonnées, organisation des documents, pilotage de la conservation) • Une intégration difficile au SI du CD 34 : • Une conduite du changement avec un nouvel outil serait nécessaire d’autant que les SAE sont plutôt conçus comme des outils métier faits pour les archivistes • Un besoin plus large que la gestion des flux normés ne serait pas couvert (bureautique) 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 16
  17. 17. 2.1. Les objectifs de l’étude sur l’archivage intermédiaire probant
  18. 18. Objectifs • S’assurer de la capacité de la GED Alfresco à assumer des fonctions d’archivage électronique ; • Détecter les briques manquantes et proposer des solutions techniques et fonctionnelles permettant de rendre la plateforme transverse de dématérialisation conforme aux exigences techniques et fonctionnelles d’un SAE intermédiaire probant ; • Chiffrer le coût de l’infrastructure, des équipements logiciels et matériels nécessaires ; • Mesurer l’impact fonctionnel et chiffrer les ressources humaines nécessaires à chaque étape (projet, mise en œuvre, exploitation). 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 18
  19. 19. Schéma de la mise en place du SAE Versement manuel Modules d’archivage Versements normés Archivage Courant Préarchivage Archivage intermédiaire SAE Instance principale Instance secondaire Base de données Base de données Système de fichiers Système de fichiers Fonction Réplications multiples (webservices) Versement manuel/automatisé Social Délibération Courrier Autres applicatifs métiers Transferts
  20. 20. 2.2. Le déroulement et résultats de l’étude
  21. 21. Phase 1 : un audit sur la capacité de la plateforme de dématérialisation à assurer les fonctionnalités d’un SAE et à répondre aux exigences des normes et de la réglementation en vigueur • Construction de la grille d’audit : • s’appuie sur l’environnement normatif et réglementaire de l’archivage numérique (norme NF Z42-013; agrément SIAF pour l’externalisation, OAIS) • repose sur 3 axes : fonctionnel, technique, procédures • comporte une approche thématique • Méthodologie d’enquête : • Qualification, avec l’équipe projet, des items en « OK » ou « NOK » • Priorisation avec les Archives départementales 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 21
  22. 22. Phase 2 : recherche des solutions techniques, fonctionnelles et en termes de procédures , avec évaluation des coûts • Structure du rapport d’analyse de tous les points « NOK » : • Présentation des exigences et besoins sur chaque problématique à traiter • Point sur l’état d’avancement au CD 34 • Proposition de solutions : description et chiffrage en jours/femme (interne/externe) • Exemples: T : F: P: 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 22
  23. 23. Phase 2 : recherche des solutions techniques, fonctionnelles et en termes de procédures, avec évaluation des coûts • Les pistes initiales : • GED Alfresco+ développements spécifiques • GED Alfresco + module RM d’Alfresco • GED Alfresco + SAE du marché • Prise en compte pour la construction des scenarii finaux : • du degré de développement/paramétrage nécessaire • de l’urbanisation du SI • de la nécessité de l’archivage définitif à terme • du coût global à long terme • 2 scénarii avec 2 paliers : • Alfresco RM : intermédiaire probant puis définitif • Asalae : intermédiaire probant puis définitif 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 23
  24. 24. Phase 2 : Les scénarii Les 2 scénarii retenus avec deux variantes : ALFRESCO • Utilisation d’Alfresco et de son module RM en prenant seulement en compte les priorités : • Installation et paramétrage fin du module Records Management • Spectre fonctionnel remplissant à 80% les exigences d’un SAE intermédiaire • Quelques développements spécifiques d’ajustement • Utilisation d’Alfresco et de son module RM en s’alignant sur les normes : • Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.) • Faire en sorte d’être rapidement conforme à un SAE définitif SAE du marché : Asalae • Faire appel à un outil du marché en ne prenant en compte que les priorités : • Acquérir et installer un produit du marché • Connecter les deux outils • Mettre en adéquation la GED pour faire du versement SEDA • Faire appel à un outil du marché en s’alignant sur les normes : • Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.) 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 24
  25. 25. Phase 2 : Le choix du scénario 3 critères principaux : coûts, fonctionnalités, urbanisation 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 25 Points forts Points faibles Scénario 1A : Archivage intermédiair e et priorités (Alfresco + RM) 1. Réponse en adéquation avec la demande initiale 2. Déploiement rapide et standard 3.Couverture fonctionnelle supplémentaire du besoin de préarchivage non probant 4. Meilleur rapport temps passé – coût – accompagnement au changement 1. Des adaptations et développements à faire et à maintenir 2. Impossible de faire de l’archivage définitif, dans un premier temps (voir scénario suivant) 3. Coût plus élevé que l’intégration d’un SAE à iso- fonctionnalité 4. Gestion des changements de version Scénario 2A : SAE du marché pour archivage intermédiair e et priorités 1. Organisation qui existe déjà dans beaucoup de contextes 2. Projection la plus avantageuse en terme de coûts 3. Du paramétrage avancé plutôt que du développement 4. Des processus d’archivage intermédiaire existent déjà entre Alfresco et As@lae 1. As@lae, en standard, est un produit brut 2. Outil très archivistique sans développement spécifique (handicap dans le cas d’un archivage intermédiaire) 3. Fonctionnalités de recherches lacunaires 4. Globalement plus difficile d’utilisation (recherche difficile, absence de plan de classement) Scénario 1B : Alignement sur les normes (Alfresco + RM) 1. Prise en compte dès le début du projet de l’archivage définitif 2. Possibilité d’accueillir des versements hors CD34 (ce n’est pas vraiment une particularité Alfresco) 3. Alignement sur la normalisation 4. Projection sur la roadmap du module RM et d’Alfresco 1. Plus coûteux, en mise en œuvre et en maintenance 2. Nombreuses montées en version et maintenance des développements 3. Nombre d’intégrateurs pouvant assurer la prestation très faible 4. Déploiement plus long 5. Pionnier dans le domaine avec Alfresco Scénario 2B : SAE du marché et alignement sur les normes 1. Se baser sur un outil rodé du marché 2. Possibilité de faire de l’archivage définitif par instanciation très rapidement 3. Deux outils séparés pour des acteurs et une utilisation différente 1. Malgré tout, des développements spécifiques, notamment pour la communication 2. Accompagnement et formations non négligeables 3. Influence forte de la roadmap produit et de la participation de la communauté 4. Interrogation sur les connexions lors des changements de version d’Alfresco
  26. 26. Phase 3 : conseil sur la mise en œuvre Livrables : • Un manuel de mise en œuvre du scénario cible avec distinction paramétrage/développement • Un tableau des coûts organisé ainsi : • acquisition de logiciels, d’infrastructures, avec jalonnement des coûts ; • mises en œuvre de prestations externes, avec jalonnement des coûts ; • réalisations internes, avec estimation en j/h du temps nécessaire. • Un calendrier réalisable de mise en œuvre tenant compte des contraintes budgétaires et des ressources humaines disponibles au CD 34 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 26
  27. 27. 2.3. Mise en œuvre : le planning idéal 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 27
  28. 28. Initialisation Cadrage et étude des besoins Passage en gouvernance Définition des interlocuteurs • Equipe projet (rôles et responsabilités) • Services pilotes • Réseau de correspondants Spécifications fonctionnelles et techniques • Mise en conformité des besoins • Reprise de l’étude des besoins • Rédaction de la politique d’archivage • Mise en conformité des exigences • Construction de la grille fonctionnelle • Rédaction des spécifications • Spécifications module RM • Spécifications besoins • Spécifications normes 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 28 Phase d’initialisation : Du 15 mars au 1er juillet 2016 Charge interne : 74 j/h Charge externe : 63 j/h
  29. 29. Déploiement des axes prioritaires : Les versements • Processus de versement • Versements manuels • Versements automatiques • Bordereau de versement • Formulaire interactif • Suivi des versements • Validation des versements • Les contrats de versement • Profils d’archivages • Plan de classement • Définition et paramétrage • Métadonnées selon les niveaux de PDC • Paramétrage de la génération automatique de niveaux 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 29 Du 4 juillet 2016 au 21 septembre 2016 Charge interne : 85 j/h Charge externe : 51 j/h
  30. 30. Déploiement des axes prioritaires : Sécurisation et mise aux normes techniques • Gestion des droits d’accès • Croisement profil et rôle • Rédaction du guide d’habilitation • Restauration • Considérations hors Alfresco • Développement pour une traçabilité dans les journaux • Contrat de service • Pas de continuité absolue • A définir aux alentours de 95% • Réversibilité et restitution • Clause de réversibilité (à inclure dans marché GED en amont) • Méthodologie de restitution • Module import/export d’Alfresco • PRA et PCA • MAJ PRA • PCA aligné uniquement sur les besoins SAE • Destruction des archives (peut être reporté) 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 30 Du 4 juillet 2016 au 2 décembre 2016 Charge interne : 69 j/h Charge externe : 24 j/h
  31. 31. Déploiement des axes prioritaires : intégrité et traçabilité • Intégrité de la signature électronique • Contrôles d’intégrité • Les journaux • Métadonnées générales • Métadonnées des journaux des évènements • Métadonnées des journaux du cycle de vie • Séparation des journaux • Utilisation des logs d’Alfresco • Horodatage • Mode opératoire • Politique d’Horodatage 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 31 Du 5 décembre 2016 au 3 mars 2017 Charge interne : 36 j/h Charge externe : 60 j/h
  32. 32. Phase de transition • Pérennisation de l’équipe projet • Mise à jour des fiches de poste • Cellule de veille à créer • Pérennisation de la solution • Politique d’audit • Politique de migration de support • Politique de conversion de format • MAJ de la plateforme (Alfresco 5.1 et autres composants) 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 32 Du 20 mars 2017 au 17 juillet 2018 Charge interne : 70 j/h Charge externe : 0 j/h
  33. 33. Déploiement des axes restants (SAE définitif) : versement, sécurité, traçabilité • Simulation du versement • Zone de quarantaine • Accusé de réception du versement • Utilisation des workflows Alfresco • Alignement sur la norme • Mise aux normes des statistiques • Utilisation des fonctions d’Alfresco 5.1 • Messages de confirmation 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 33 Du 18 juillet 2018 au 12 octobre 2018 Charge interne : 11 j/h Charge externe : 87 j/h
  34. 34. Déploiement des axes restants : destruction et consultation • Amélioration du processus de destruction (pour SAE intermédiaire et définitif) • Limitation de la communicabilité • Génération du DIP et processus de communication • Amélioration des fonctions de recherche • Recherche à facette avec Alfresco 5.1 • Enrichissement des métadonnées 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 34 Du 11 octobre 2018 au 25 janvier 2019 Charge interne : 17 j/h Charge externe : 82 j/h
  35. 35. Déploiement des axes restants : Mise en production • Vérification d’aptitude • Séquencement en recettes : • 2 phases • Itérations et corrections avant mise en œuvre • Documentation : • Protocole de recette • Cahier de recette • Fiche de faits techniques • PV de recette 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 35 Du 28 janvier 2019 au 20 mars 2019 Charge interne : 36 j/h Charge externe : 51 j/h
  36. 36. Des questions? 30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 36

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