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EDITIC à l'université François Rabelais de Tours : bilan d'étape d'un projet global de dématérialisation

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Lepage Azanza

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EDITIC à l'université François Rabelais de Tours : bilan d'étape d'un projet global de dématérialisation

  1. 1. Bilan d'étape d'un projet global de dématérialisation Le projet EDITIC : objectifs et périmètre Aux origines du projet Besoins des services => stratégie numérique Présentation du périmètre fonctionnel défini dans le cahier des charges Gestion des documents d'activité Plan de classement Métadonnées Les menus déroulants de création de documents Cycle de vie d'un document dans EDITIC Archivage intermédiaire Script d'archivage Calcul des métadonnées Transfert et suppression des documents Acteurs SEDA GED Nuxéo = service versant Services de l'université = services producteurs Archives UT = service d'archives AD37 = autorité de contrôle Accords de versement Registre des entrées alimenté automatiquement Bordereau seda manuel à partir d'EDITIC Cycle de vie Présentation l'université François Rabelais de Tours Organigramme général administratif Un bilan d'étape : enseignements à tirer du travail effectué et perspectives Environ 250 utilisateurs sur 2500 agents utilisent EDITIC au 1er janvier 2016 Dossier de personnel contractuel est dématérialisé Processus de la dépense pour les services centraux et recherche 220 000 documents dans EDITIC Projets Politique de gestion documentaire regroupant la politique d'archivage Déploiement : communication et conduite du changement Mise en place avec les services Supports de communication Vidéo de présentation
  2. 2. Bilan d'étape d'un projet global de dématérialisation Intervention du 1er avril 2016 au Forum des archivistes français à Troyes par Anne Azanza et Lucie Lepage. Les menus déroulants de création de documents Dans la seconde phase nous avons réfléchi à un moyen d'attribuer un cycle de vie aux documents automatiquement à chaque document. Script d'archivage Dansn premier temps, le script d'archivage calcule les durées en fonction des sorts finaux et génère un bordereau qui répertorie les documents qui peuvent être détruits ainsi que ceux qui peuvent être archivés. Ce bordereau est validé par la directrice des Archives départementales d’Indre-et-Loire. Après visa, le script est lancé une seconde fois pour détruire et archiver selon ce qui a été défini. A terme les documents ayant une valeur historique ou probante pourront être transférés sur la plateforme d’archivage électronique des Archives départementales. De plus, les représentants de l’Etat dans le cadre du contrôle scientifique et technique auront un accès à la plateforme. Ces champs de métadonnées sont fixes mais les valeurs qu’ils contiennent peuvent être modifiées en fonction du contexte de production, des évolutions réglementaires et surtout du cycle de vie du document. Voici ce que nous avions définis lors des spécifications Acteurs SEDA Pour que le SAE reçoivent les versements provenant de la GED nous avons effectué un certain nombre de paramétrage. Après avoir créé notre collectivité, nous avons défini les acteurs SEDA : -Le service versant est la GED Nuxéo -Les services producteurs sont les services de l'université qui correspondent au niveau 2 du plan de classement -Le service d'archives est la cellule archives de l'université -L'autorité de contrôle est les représentants des AD37, Accords de versement Nous avons saisi un accord de versement par type de document entre les services producteurs et les types de documents/accords de versement. Aux origines du projet Depuis plusieurs années, les services administratifs et les laboratoires de recherche avaient exprimé des besoins en matière de gestion documentaire dématérialisée et de partage de documents. Le vice-président en charge du numérique et la responsable de la Direction des technologies de l’information et de la communication,avec le soutien du président de l’université, ont fait le choix de proposer un outil unique de gestion de contenu pour l’ensemble de l’université, dont l'archiviste serait le responsable fonctionnel. Un des objectifs de ce projet était d’éviter que les personnels et leurs partenaires extérieurs ne déploient leurs propres outils externes, non sécurisés et très hétéroclites. La solution de gestion de contenu envisagée doit permettre la dématérialisation de l’ensemble des processus de l’établissement dans tous les secteurs de
  3. 3. compétences de l’université,efficacement et simplement, depuis l’initialisation du processus jusqu’à l’archivage du ou des document(s) produit(s). Présentation du périmètre fonctionnel défini dans le cahier des charges Le schéma ci-contre présente le périmètre fonctionnel de l’outil EDITIC tel qu’il a été défini lors de la rédaction du cahier des charges. En cette fin d’année 2015, seuls les éléments grisés ne sont pas encore opérationnels. Plan de classement La première étape de notre phase de spécification avec le prestataire a été de réfléchir sur le plan de classement. Le plan de classement est la colonne vertébrale de la gestion des droits. Dans l'outil Nuxéo les droits sont gérés au niveau du dossier et non du document. Nous avons étudié la production existante sur les serveurs de fichiers, la cartographie fonctionnelle élaborée en2012 ainsi que les organigrammes. Pour que les services se retrouvent dans ce plan de classement, il a été décidé de suivre l'organisation en services regroupées par fonction (Pilotage,Composante, Recherches, Supports). (PDF du plan de classement) Chaque processus transversaux doit être rattaché au service qui l'initie. Les utilisateurs ont accès par défaut à leur dossier personnel et, en fonction de leur rattachement à un service ou à leurs missions à certaines branches du plan de classement en lecture et en écriture. Cycle de vie Chaque document a une durée de conservation sur le SAE de l'université avant destruction ou transfert vers la plateforme as@lae des AD37. Métadonnées Nous avons réfléchi à un moyen d'attribuer un cycle de vie aux documents automatiquement à chaque document. En o ctobre 2014, j'avais assisté à une journée sur la GED en université comme espace de stockage et de partage de documents mais qu'aucune métadonnée et cycle de vie n'étaient définis.L'objectif était donc de définir des métadonnées et un cycle de vie pour tous les documents de la GED. Cycle de vie d'un document dans EDITIC le cycle de vie d'un document électronique est différent d'un document papier car il y a une dimension de fiabilité, d'intégrité et d'authenticité du document électronique qu'il faut garantir dès sa création et il faut pouvoir aussi communiquer et partager ce document.

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