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Assurer la qualité des données électroniques
tout au long de leur cycle de vie
L’exemple du Canton du Valais (Suisse)
Foru...
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Programme de la présentation
1. Contexte général
2. Gestion du cycle de vie sous forme électronique
3. Expériences prati...
CONTEXTE GÉNÉRAL
Partie 1
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Les Archives de l’Etat du Valais
Collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur les
documents d’archives apparten...
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L’Administration cantonale valaisanne
> Environ 3’000 collaborateurs
> Environ 40 services
GESTION DU CYCLE DE VIE
SOUS FORME ÉLECTRONIQUE
Partie 2
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Le cycle de vie des documents
Le records continuum
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Le cycle de vie des documents
Les «briques» de la gestion électronique
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La «brique» ECM
Objectif = introduction d’un outil de records management
électronique au sein de l’Administration cantonal...
Projets ECM aboutis ou en cours
Dématérialisation de processus d’activités
• processus décisionnel du Conseil d’Etat (2011...
La «brique» plate-forme de pérennisation
Objectif = mise en place d’une plate-forme répondant au
modèle de référence OAIS ...
La plate-forme de pérennisation
Mise en production le 1er mai 2011
30 TB de données actuellement hébergées
Typologie des d...
La «brique» Matterhorn METS Profile
Objectif = définition d’un standard d’échange répondant à
la fois aux normes internati...
EXPÉRIENCES PRATIQUES DE
MISE EN ŒUVRE
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Conduire un projet…
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La gestion du cycle de vie des documents électroniques
passe avant tout par des projets concrets su...
Méthode de gestion de projet
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Guide de gestion des
documents publié en
juin 2014
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disponibles en ligne :
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Etapes d’un projet de gestion des documents
Définition et planification du projet
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Définition et planification du projet
But
• Définir un projet global de gestion des documents et en
planifier les étapes
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Analyse de la situation de départ
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• Analyser les pratiques existantes de l’unité administrative en
matière de gestion ...
Elaboration des outils de gestion
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• Créer les outils utiles à la gestion des documents sous
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Configuration de l’outil ECM
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• Configurer l’outil ECM qui servira de socle à la gestion des
documents sous forme élect...
Formation des collaborateurs-trices
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• Former les collaborateurs-trices au nouveaux outils de
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Utilisation quotidienne du système
But
• Suivre les opérations quotidiennes liées à la gestion des
documents (classement, ...
Suivi et amélioration du système
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• Adapter et améliorer régulièrement les outils de gestion des
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BILANS ET RETOURS
D’EXPÉRIENCE
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Situation initiale des Archives
Au début des années 2000:
Manque d’intérêt des archivistes pour la gestion des
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Situation initiale de l’Administration cantonale
Au début des années 2000:
Pas de tradition établie en matière de gestion ...
Situation actuelle des Archives
En 2016:
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l’Administration cant...
Situation actuelle de l’Administration cantonale
En 2016:
Soutien des Archives disponible: archivistes contacts,
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Les facteurs de succès
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Quelques truismes archivistiques
La gestion des documents et de leur cycle de vie implique
des projets concrets dans lesqu...
Avez-vous des questions ?
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Archives de l’Etat du Valais (AEV)
www.vs.ch/aev
archives@admin.vs.ch
Tél: 0041 27 606 46 00
Fax: 0041 27 606 46 04
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Assurer la qualité des données électroniques tout au long de leur cycle de vie. L’exemple de l’État du Valais

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Assurer la qualité des données électroniques tout au long de leur cycle de vie. L’exemple de l’État du Valais

  1. 1. Assurer la qualité des données électroniques tout au long de leur cycle de vie L’exemple du Canton du Valais (Suisse) Forum des archivistes, Troyes 30 mars 2016
  2. 2. 2 Programme de la présentation 1. Contexte général 2. Gestion du cycle de vie sous forme électronique 3. Expériences pratiques de mise en œuvre 4. Bilans et retours d’expérience
  3. 3. CONTEXTE GÉNÉRAL Partie 1 3
  4. 4. 4 Les Archives de l’Etat du Valais Collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur les documents d’archives appartenant à l’Etat, produits par l’Administration cantonale, ainsi que tout document concernant l’histoire du Valais et la société valaisanne Conseiller et soutenir les producteurs d’archives (Administration cantonale, communes et privés) dans la gestion de leurs documents et de leurs archives
  5. 5. 5 L’Administration cantonale valaisanne > Environ 3’000 collaborateurs > Environ 40 services
  6. 6. GESTION DU CYCLE DE VIE SOUS FORME ÉLECTRONIQUE Partie 2 6
  7. 7. Le cycle de vie des documents Le records continuum 7
  8. 8. Le cycle de vie des documents Les «briques» de la gestion électronique 8
  9. 9. La «brique» ECM Objectif = introduction d’un outil de records management électronique au sein de l’Administration cantonale valaisanne Etapes importantes • octobre 2008: rapport «Concept du cycle de vie du document électronique au sein de l’Administration cantonale» • décembre 2008: nomination d’un comité de pilotage • mars 2009: rapport du groupe de travail prévoyant le déploiement du système au sein de l’Administration cantonale • 2009: décision de ne pas octroyer les crédits nécessaires au déploiement du système • mai 2010: décision d’informatiser le processus de préparation, de traitement et de notifications du Conseil d’Etat (Gouvernement) 9
  10. 10. Projets ECM aboutis ou en cours Dématérialisation de processus d’activités • processus décisionnel du Conseil d’Etat (2011) • processus de validation des dossiers soumis à la signature des chefs de département (2013-2014) Mise en place d’un système de records management électronique • Chancellerie d’Etat (2012-2013) • Service parlementaire (2012-2013) • Etat-major du Département de la santé, des affaires sociales et de la culture (2013) • Service cantonal de l’agriculture (2013-2014) • Service de la culture (2013-2014) • Service des registres fonciers et de la géomatique (2014-2015) • Service des forêts et du paysage (2014-2016) Développements spécifiques • Chancellerie d’Etat: module «CheRec» (suivi des dossiers de recours) • Service des registres fonciers et de la géomatique : module «LEX» (suivi de dossiers) 10
  11. 11. La «brique» plate-forme de pérennisation Objectif = mise en place d’une plate-forme répondant au modèle de référence OAIS pour assurer la conservation à long terme des données numériques de l’Administration cantonale Etapes importantes • août 2006: rapport sur la numérisation au sein du Service de la culture • mars 2009: rapport définissant la politique de numérisation et de conservation des données électroniques au sein du Service • juin 2009: validation du manuel du numérisation du Service • juin 2009 - avril 2011: projet «gestion et stockage de masse des documents numériques» au sein du Service de la culture • mai 2011: mise en production de la plate-forme de pérennisation et d’archivage • octobre 2014: stratégie de préservation numérique 2014-2018 11
  12. 12. La plate-forme de pérennisation Mise en production le 1er mai 2011 30 TB de données actuellement hébergées Typologie des données conservées à long terme • collections numériques et numérisées du Service de la culture • dépôt des publications officielles des autorités cantonales • archives électroniques des unités administratives de l’Etat du Valais qui utilisent le système ECM • dossiers des ouvrages d’art exécutés du Service des routes, transports et cours d’eau • pièces justificatives des registres fonciers 12
  13. 13. La «brique» Matterhorn METS Profile Objectif = définition d’un standard d’échange répondant à la fois aux normes internationales en vigueur et à l’objectif de maintien de la qualité des archives électroniques sur le long terme Développement d’un profil sur la base des standards METS et PREMIS dans le cadre des projets d’archivage électronique Profil intégrant les normes archivistiques de l’ICA (EAD, EAC) pour la description des archives Profil enregistré auprès de la Bibliothèque du Congrès le 29 novembre 2012 13
  14. 14. EXPÉRIENCES PRATIQUES DE MISE EN ŒUVRE Partie 3 14
  15. 15. Conduire un projet… 15 La gestion du cycle de vie des documents électroniques passe avant tout par des projets concrets sur le terrain
  16. 16. Méthode de gestion de projet 16 Guide de gestion des documents publié en juin 2014 Documents disponibles en ligne : https://www.vs.ch/web/culture/guid e-de-gestion-des-documents-et- des-archives-pour-l-administration- cantonale
  17. 17. Etapes d’un projet de gestion des documents Définition et planification du projet Analyse de la situation existante Elaboration des outils de gestion des documents Configuration de l’outil ECM Formation des collaborateurs-trices Utilisation quotidienne du système Suivi et améliorations du système 17
  18. 18. Définition et planification du projet But • Définir un projet global de gestion des documents et en planifier les étapes Difficultés rencontrées • Absence de répondant-e désigné-e systématiquement dans les unités administratives • Difficultés à sensibiliser la hiérarchie sur les enjeux • Difficultés à faire comprendre l’impact global de la gestion des documents (gestion de l’information quel que soit son support) • Difficultés à planifier des calendriers réalistes (manque de ressources) 18
  19. 19. Analyse de la situation de départ But • Analyser les pratiques existantes de l’unité administrative en matière de gestion des documents Difficultés rencontrées • Degré de maturité très différent selon les unités administratives • Complexité des systèmes existants (notamment outils informatiques) pour des non-spécialistes • Etape potentiellement chronophage, en particulier pour le recensement de la production documentaire • Impossibilité d’intégrer l’ensemble des collaborateurs-trices à cette étape 19
  20. 20. Elaboration des outils de gestion But • Créer les outils utiles à la gestion des documents sous forme papier et électronique (référentiel de classement et de gestion) Difficultés rencontrées • Nécessité d’adapter les outils de classement à chaque unité • Révisions parfois longues avant d’arriver à une solution (risques «d’épuisement» du projet à cette étape) • Impossibilité d’intégrer l’ensemble des collaborateurs-trices à cette étape 20
  21. 21. Configuration de l’outil ECM But • Configurer l’outil ECM qui servira de socle à la gestion des documents sous forme électronique Difficultés rencontrées • Nécessité de formation des archivistes à l’utilisation de l’outil • Problèmes techniques de l’outil, hors du champ de compétences des archivistes • Nécessité de considérer l’outil ECM comme un outil parmi d’autres et non commune une «solution miracle» • Adapter l’outil aux besoins et éviter d’en faire un «coffre- fort» figé se superposant aux autres outils de l’unité administrative 21
  22. 22. Formation des collaborateurs-trices But • Former les collaborateurs-trices au nouveaux outils de gestion des documents Difficultés rencontrées • Résistance au changement de certaines personnes • Niveau de compétences initial très variable pour l’utilisation des outils informatiques • Formations aujourd’hui essentiellement centrées sur les aspects techniques (utilisation de l’outil ECM) • Etapes potentiellement chronophages en termes de ressources et d’organisation pour les Archives 22
  23. 23. Utilisation quotidienne du système But • Suivre les opérations quotidiennes liées à la gestion des documents (classement, éliminations, versements, etc.) Difficultés rencontrées • Impossibilité de pouvoir contrôler toutes les opérations • Contacts plus ou moins réguliers selon les unités administratives 23
  24. 24. Suivi et amélioration du système But • Adapter et améliorer régulièrement les outils de gestion des documents mis en place Difficultés rencontrées • Travail constant qui nécessite un fort investissement de la part des Archives • Nécessité d’être réactif • Savoir faire des compromis sur les exigences initiales du système • Rythme des besoins de révision parfois compliqué à définir entre les Archives et l’unité administrative 24
  25. 25. BILANS ET RETOURS D’EXPÉRIENCE Partie 4 25
  26. 26. Situation initiale des Archives Au début des années 2000: Manque d’intérêt des archivistes pour la gestion des documents et des archives administratives, malgré des exigences légales affirmées Politique clairement orientée vers la collecte des fonds privés (personnes physiques et morales) et des fonds d’archives communales, bourgeoisiales et paroissiales Absence de compétences et d’outils adaptés aux besoins de la gestion des documents, en particulier sous forme électronique 26
  27. 27. Situation initiale de l’Administration cantonale Au début des années 2000: Pas de tradition établie en matière de gestion des documents Besoins pourtant clairement avérés 27
  28. 28. Situation actuelle des Archives En 2016: Contacts réguliers et suivis avec la majorité des unités de l’Administration cantonale Implication des Archives dans de nombreux projets de gestion des documents sous forme papier et électronique Collaboration efficace avec les autres spécialistes du domaine au sein de l’Administration (informaticiens, spécialistes des processus, chefs de projets, etc.) Compétence reconnue des Archives en matière de conservation à long terme des documents et données électroniques 28
  29. 29. Situation actuelle de l’Administration cantonale En 2016: Soutien des Archives disponible: archivistes contacts, Guide de gestion des documents, formations Versements aux Archives de la très grande majorité des fonds anciens de l’Administration cantonale Grande implication des unités administratives dans la préparation de leurs versements Mise en place de directives internes en matière de gestion des documents par certaines unités Mise en place progressive d’outils de gestion des documents sous forme électronique (projet ECM) 29
  30. 30. Les facteurs de succès Approche globale de la problématique: gestion du cycle de vie dans son ensemble, quel que soit le support Approche orientée «client» plutôt que «directive» Patience: presque 7 ans d’élaboration pour le Guide de gestion des documents Persévérance: implication constante dans les projets, malgré les difficultés et échecs, travail de suivi Réactivité et proactivité: savoir saisir ou créer les opportunités (ex: projet ECM) Approche multi-canaux: guide et outils, formations, présence sur le terrain, implication dans des groupes de travail, communication, etc. 30
  31. 31. Quelques truismes archivistiques La gestion des documents et de leur cycle de vie implique des projets concrets dans lesquels le facteur humain joue un rôle essentiel Malgré l’automatisation, il sera toujours nécessaire de former les gens à la bonne gestion des documents La publication de guides et recommandations n’est pas l’aboutissement du travail, mais son point de départ L’intervention des services d’archives tout au long du cycle de vie ne peut pas simplement se décréter, mais doit se gagner sur le terrain, lors de projets concrets Avoir une politique de gestion des documents c’est bien, la mettre en œuvre, c’est mieux et surtout possible 31
  32. 32. Avez-vous des questions ? 32
  33. 33. Archives de l’Etat du Valais (AEV) www.vs.ch/aev archives@admin.vs.ch Tél: 0041 27 606 46 00 Fax: 0041 27 606 46 04 33

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