Presentación1.informacion contable

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Presentación1.informacion contable

  1. 1. Curso virtual Contabilidad en las organizaciones - SENA.TEMA: Los Sistemas de información contable y su función en laorganizaciónLa importancia de la información contabledentro de la organizaciónLos Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas**Tomado de: Visión Contable, Universidad Autónoma Latinoamericana No. 2,Junio del 2001. Paginas 65-89.POR: Carlos Mario Restrepo Pineda
  2. 2. **Contador Público, Universidad Autónoma LatinoamericanaUNAULA).Tecnólogo en Sistemas, Tecnológico de Antioquia (T. De A.).Profesor: Universidad Autónoma Latinoamericana,Corporación Universitaria Remington.Ex profesor: Universidad de Antioquia,Tecnológico de Antioquia,Universidad de San Buenaventura,Politécnico Colombiano Jaime Izasa Cadavid.2TABLA DE CONTENIDO
  3. 3. TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN...................................................................................................... 31. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 41.1. ANTECEDENTES DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS........................................................ 41.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE........................................................................................... 62. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE........................................................ 162.1. LOS ELEMENTOS DE ENTRADA......................................................................................................... 162.2. LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN.................................................................................................. 162.3. LOS ELEMENTOS DE SALIDA.............................................................................................................. 162.4. EL MEDIO.................................................................................................... 162.5. LA VISIÓN.................................................................................................... 17
  4. 4. 2.6 LA MISIÓN..................................................................................................................................................... 172.7. LOS OBJETIVOS. ...................................................................................................................................... 172.8. LA SINERGÍA. ............................................................................................................................................. 182.9. LA ENTROPÍA.............................................................................................................................................. 182.10. LA NEGENTROPÍA.................................................................................................................................. 192.11. LA RETROALIMENTACIÓN (FEED BACK). .................................................................................... 192.12. LA HOMEOSTASIS................................................................................................................................. 202.13. LAS ENTIDADES..................................................................................................................................... 202.14. LOS FLUJOS. ........................................................................................................................................... 202.15. LOS ATRIBUTOS..................................................................................................................................... 202.16. LOS VALORES......................................................................................................................................... 202.17. LOS PROCEDIMIENTOS....................................................................................................................... 212.18. GUÍAS PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL.................................................... 213. CONCLUSIONES............................................................................................................................................ 27BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................................................... 29Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda
  5. 5. INTRODUCCIONLos sistemas de información contable han trascendido la función financiera tradicional enmarcadapor la normatividad de tipo legal y tributaria que el entorno económico necesitó en un momento dela historia. Una de las características de ese momento histórico, es la poca competitividad quedesarrollan las organizaciones debido a la protección de los mercados locales que ejercían losEstados, este proteccionismo estatal influyó en la forma en que se administraron lasorganizaciones (modelo tayloriano) y en el diseño de los sistemas de información desarrolladospara la época,
  6. 6. los cuales se orientaron al control del presupuesto basado en el precio de ventade los productos a los clientes y los indicadores financieros tradicionales partiendo de lainformación contable. Al cambiar el entorno e internacionalizarese los mercados, los mercadoslocales están más competidos y la información de tipo financiero y legal se ha traduce enineficiencia para las organizaciones, las cuales han debido cuestionar la información que seestaba produciendo.
  7. 7. El mundo a cambiado notablemente las últimas dos décadas, y en nuestro medio (Colombia), en laultima década (los noventa) es cuando más se han sentido estos cambios. Motivo, por el cual,estamos hoy inmersos en un mundo abierto, de mercados globalizados, cuya premisa es laconstrucción de mercados de competencia perfecta, donde la palabra “competencia”, adquiere unnuevo significado para las organizaciones, y es en la información que generaran, la clave de lacompetitividad que pueden lograr. Esta es la causa por la cual la información a pasado a ser unode los activos más valorados en las organizaciones de hoy, y es así, como los sistemas contableshan pasado a integrar la función gerencial orientada a la toma de decisiones.
  8. 8. La legislación contable colombiana ha entendido lo anterior, y en tal sentido, el decretoreglamentario 2649 de 1993 artículo 3° (Objetivos de la información contable) en los numerales 5.y 6. Establece: [… 5) Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 6) Ejercercontrol sobre las operaciones del ente económico…] dándole a los sistemas contables unadimensión que va más allá de lo meramente financiero, para llevarlos a ser sistemas gerenciales
  9. 9. Para la toma de decisionesEl objetivo del presente trabajo es identificar los conceptos que se han definido desde la TeoríaGeneral de Sistemas, tales como: el sistema, los elementos de entrada, los elementos deconversión, los elementos de salida, el medio, la visión, la misión, los objetivos, la sinergia, laentropía, la negentropía, la retroalimentación (feed back), la homeostasis, los flujos, los atributos,los valores, los procedimientos; en los sistemas de información contables, y como estosconceptos están en concordancia con las exigencias a la información que producen los sistemasde información contables para un mundo competido.Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario Restrepo Pineda
  10. 10. 41. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TEORÍAGENERAL DE SISTEMAS1.1. ANTECEDENTES DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS1En el siglo XVII la ciencia deja bastante atrás a la filosofía en el propósito deexplicar la naturaleza que nos rodea.Al filósofo alemán George Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831) se le atribuyenlas siguientes ideas:n El todo es más que la suma de sus partes (Sinergia).n El todo determina la naturaleza de las partes.n Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aisladadel todo.
  11. 11. n Las partes están dinámicamente interrelacionadas o sonindependientes.A finales del siglo XIX los biólogos vitalistas trataban de explicar muchascaracterísticas de los procesos vivientes que los científicos físicos no podíanexplicar.En el siglo XIX los físicos y matemáticos estudiaron la eficiencia de los motorestérmicos para explicar porque estos no se podían aprovechar al 100% y surgió elconcepto de energía útil. Aparece el concepto de entropía derivado de las leyesde la termodinámica.
  12. 12. A principios del siglo XX la física Newtoniana (que explicaba el Universo como unmecanismo gigantesco que obedecía a las leyes determinísticas del movimiento)decaía al no poder tratar con más complejidades. El método del análisis dedesintegración se volvió eficaz para explicar la complejidad del hombre (sucuerpo, cultura, sistema social, sistema cultural, sistema económico).En 1928 Koehler hace los primeros intentos de explicar porque manera laspropiedades de los sistemas regulan las conductas de sus componentes.Durante la década de 1930 se demando una lógica que abarcara tanto lossistemas vivientes como los no vivientes, las ideas elementales del biólogo
  13. 13. 1VAN GIGCH, John. Teoría General de Sistemas. 2a. ed. México: Trillas S.A.,1993. 607 P. ISBN: 968-24-2023-7.Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda5alemán Ludwing Von Bertalanffy se publicaron en esta época, siendo una de lasmayores contribuciones a las ciencias modernas y fundamentalmente a laadministración. También por estos tiempos se desarrollaron conceptosrelacionados con los sistemas abiertos en relación con las leyes de latermodinámica y la biología.
  14. 14. En 1940 fueron publicadas en Alemania las ideas elementales de Ludwing VonBertalanffy, las que posteriormente fueron traducidas al idioma ingles. Estasideas elementales definen un sistema como un conjunto de unidades u objetosentre los cuales existen unas relaciones, es así como en un sistema seidentifican dos elementos básicos o elementales: las unidades, objetos oelementos y las relaciones que se establecen entre estos elementos lascuales presentan las siguientes características:
  15. 15. propósito u objetivo, globalismo ototalidad, entropía (tendencia de los sistemas al desgaste, que se manifiesta conun crecimiento continuado del desorden), homeostasis (equilibrio dinámico entrelas partes del sistema cuya función es hacer que el sistema conserve su forma derelacionarse con el medio).En 1942 Redfield presenta el tratado de unificación que muestra la gran variedady complejidad de los eventos de transición que unen a los niveles biológico ysociocultural.
  16. 16. En 1948 John Von Newman desarrollo la teoría general del autómata y estableciólos fundamentos para la inteligencia artificial. C. E. Shannon en su trabajo“Teoría de la Información” desarrolla el concepto de cantidad de informaciónalrededor de la teoría de la comunicación. Norbert Wiener en su trabajo“Cibernética” relaciona entre sí los conceptos de entropía, desorden, cantidad deinformación e incertidumbre.
  17. 17. En 1949 Brillouin describió el contraste entre la materia viviente y la inanimada.En 1950 G. Sommerhoff y E. A. Singer, a Sommerhoff se le atribuye eldescubrimiento de “cómo representar exactamente lo que se quiere decirmédiente coordinación y buena organización” (ya sea un perro, un pilotoautomático de un avión o una refinería de petróleo).En la década de 1950 se hicieron ejemplos de sistemas: Sistemas abiertos(Whitacker), sistemas neurológicos (Krech) y la filosofía (Bentley).
  18. 18. En el año de 1954 se organizó la Society for the Advancement General SystemsTheory (Sociedad para el Avance de la Teoría General de Sistemas), en 1957 sele cambio el nombre por Society for General Systems Research (sociedad para lainvestigación general de sistemas), en 1956 la sociedad publico el libro Sistemas Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda6Generales, en cuyo volumen 1 Ludwing Von Bertalanffy presentó los propósitosde esta disciplina.
  19. 19. En 1956 Ross W. Ashby desarrollo los conceptos de cibernética, autorregulacióny autodirección alrededor de las ideas de Wiener y Shannon. Buolding subrayó lanecesidad de un “cuerpo de constructores sistemáticos que pudiera estudiar lasrelaciones generales del mundo empírico”, y dijo, esto es cuestión de la teoríageneral de sistemas.En 1966 Rapoport percibe la teoría general de sistemas como una metodología,más que una teoría, en el sentido científico de la palabra.
  20. 20. 1.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE :La Real Academia de la Lengua Española define la palabra sistema como “unconjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a undeterminado objetivo”.2 Los objetivos de la información contable los describe elArtículo 3º del Decreto reglamentario 2649/93 así:“Artículo 3º. Objetivos básicos. La información contabledebe servir fundamentalmente para:
  21. 21. 1) Conocer y demostrar los recursos controlados por un enteeconómico, las obligaciones que tenga de transferir recursosa otros entes, los cambios que hubieren experimentado talesrecursos y el resultado obtenido en el período.2) Predecir flujos de efectivo.3) Apoyar a los administradores en la planeación,organización y dirección de los negocios.4) Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.5) Evaluar la gestión de los administradores del enteeconómico.
  22. 22. 6) Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.7) Fundamentar la determinación de cargas tributarias,precios y tarifas.2DE MIGUEL, Adoración y PIATTINI, Mario. Concepción y Diseño de Bases de Datos. Madrid: Ra-Ma,1993. ISBN: 0-201-64497-5. P. 12.Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda
  23. 23. 78) Ayudar a la conformación de la información estadísticanacional.9) Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto socialque la actividad económica de un ente represente para lacomunidad.”
  24. 24. 3Para poder cumplir con estos objetivos se debe partir del enfoque sistémico, en elcual los estados financieros darán como resultado o producto “la informacióncontable” producto del procesamiento de unos datos que fueron “capturados”como entradas de un proceso que es el proceso contable.El sistema contable cumple con las características básicas de las definiciones desistema:
  25. 25. SISTEMA ABIERTO: El sistema toma sus entradas, y manda sus salidas almedio, de tal forma que está intercambiando flujos de entrada y/o salida con elmedio o entorno.SISTEMA CIBERNÉTICO: El sistema toma de sus salidas entradas, en forma deretroalimentación (feed back), con el objetivo de autorregularse y equilibrarse alas condiciones cambiantes del entorno y las condiciones internas generadorasde entropía (desorden), a través de procesos de homestoasis (ajustes) quepermiten generar la negentropía (orden) necesaria para que el sistema seequilibre a las nuevas condiciones impuestas por el entorno o internamente.
  26. 26. 3LEGIS. Reglamento General de la Contabilidad y PUC para Comercianttes. 7°edición. Bogotá: Legis, 1999.P. 48.Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda
  27. 27. 8ENTRADA:TransaccioneseconómicasELEMENTOSDE SALIDA:Estados financierosOBJETIVO OFIN COMÚNRETROALIMENTACIÓN ( Feed back)SISTEMA CONTABLE TRADICIONAL
  28. 28. PROCESOCONTABLEPROCEDIMIENTOSCONTABLESACTIVIDADES(TAREAS ELEMENTALES )ENTROPÍA (DESORDEN)INFORMACIÓN(NEGENTROPÍA)
  29. 29. controlEl esquema de la anterior figura sólo se limita a la información financiera y tuvosu mayor auge en la era industrial. “Durante la era industrial, desde 1850 hastacerca de 1975 las empresas tuvieron éxito gracias a lo bien que podían capturarlos beneficios procedentes de la economía de escala”
  30. 30. 4. En este periodo sedesarrollaron sistemas de información financieros, los cuales desarrollaron comosu máxima expresión del control los indicadores de tipo financiero y lospresupuestos, durante la era industrial el cliente no tenía poder de decidir sobre elprecio del producto, era un cliente no informado, es por eso que el modelo delcontrol, usando como herramienta el presupuesto, fue llamado el control de loscontroles.
  31. 31. La revolución informática dio inicio a la era de la información a partir de 1975, laaparición en las dos últimas décadas de iniciativas desreguladoras por parte delos Estados conocida como globalización, y la tendencia a la privatización de lasempresas de servicios, han dado como resultado mercados más competidos, locual implica ser competitivo o de lo contrario se tiende a desaparecer.Como se puede leer en los numerales 5) y 6) del artículo 3° del decretoreglamentario 2649 de 1993 (evaluación de la gestión y control de lasoperaciones del ente económico), se introducen nuevos elementos en el sistemade información contable, los cuales están acordes con los objetivos que la era de
  32. 32. 4KAPLAN, Robert S. Y NORTON, David P. El Cuadro de Mando Integral: The Balnced Scorecard.Barcelona: Ediciones Gestión 2000, 1997. ISBN: 84-8088-175-5. P.15.Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda
  33. 33. 9la información en un mundo competido globalmente le exige a la información quegeneran las organizaciones.La información contable para cumplir con sus objetivos debe poseer unascualidades, las cuales son tratadas en el Artículo 4º del Decreto reglamentario2649/93 así:“Artículo 4º. Cualidades de la información contable. Parapoder satisfacer adecuadamente sus objetivos, lainformación contable debe ser comprensible y útil. En ciertoscasos se requiere, además, que la información seacomparable.
  34. 34. La información es comprensible cuando es clara y fácil deentender.La información es útil cuando es pertinente y confiable.La información es pertinente cuando posee valor derealimentación, valor de predicción y es oportuna.La información es confiable cuando es neutral, verificable yen la medida en la cual represente fielmente los hechoseconómicos.
  35. 35. La información es comparable cuando ha sido preparadasobre bases uniformes.”55LEGIS. Op. Cit . P. 49.Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda
  36. 36. 10- COMPRENSIBILIDAD- CLARA- FACIL D E ENTENDER- UTILIDAD- PERTINENTE- CONFIABLE- VALOR DE RETROALIMENTACIÓN- VALOR DE PREDICCIÓN- OPORTUNA- NEUTRAL- VERIFICABLE- REPRESENTACIÓN FIEL DEL LOS HECHOS- COMPARABILIDAD - BASES UNIFORMES
  37. 37. CUALIDADES D E L A INFORMACIÓN CONTABLEPara cumplir con los objetivos y cualidades de la información contable, al sistemacontable tradicional (información financiera) se le integran nuevos componentesque permitan evaluar la gestión de los administradores, ejercer el control sobrelas operaciones del ente económico y cumplir con las cualidades de lainformación contable, todo esto bajo una visión holística (totalizadora) enmarcadaen la era de la información y un mundo glogalizado (mercado).Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda
  38. 38. 11PROCESOADMINISTRATIVOPLANEARHACER - EJECUTARVARIFICAR - CONTROLARACTUAR - ACCIONVISIÓNMISIÓN OBJETIVOSMETASPLANES DE ACCIÓNESTARTEGIAS PLANESY PROYECTOSINTERNOS(Indicadores deeficiencia, efectividad,equidad)EXTERNOS(indicadores deeficacia, efectividad)
  39. 39. PRODUCTO: CLIENTERECURSOS:- Materiales.- Maquinaria y Tecnología.- Logistica.- Sistemas- Organización y métodos.
  40. 40. - Financieros - monetariosFactor humano(conocimiento)CADENA DE VALORPROCESOSOPERACIONESACTIVIDADES:- Primarias - de apoyoTAREAS (acciones)
  41. 41. MODELO DE UN SISTEMA CONTABLE QUE CUMPLE CON LOSOBJETIVOS Y CUALIDADES EXIGIDASA LA INFORMACIÓN CONTABLEPor lo tanto el ámbito de la información empresarial se enriquece y trasciende loslímites de la información financiera suministrada por los sistemas de informacióncontable tradicionales a sistemas de información gerenciales orientados a latoma de decisiones en ambientes altamente cambiantes debido a los efectos dela era de la información y a las políticas de globalización de los Estados.Por lo tanto un sistema contable es un sistema finalista
  42. 42. 6 ES decir, los elementosque conforman el sistema se relacionan para contribuir a ese objetivo común quedefine el artículo 3ª.La noción de sistema es relativa
  43. 43. 7, ya que a excepción del Universo en el más altonivel de jerarquía, cualquier sistema es siempre un subsistema de un sistemamás amplio que lo contiene. Los sistemas de Información contables son unsubsistema del sistema de Información de la organización, y este a su vez es unsubsistema de un universo económico local y así sucesivamente hasta llegar almismo Universo.
  44. 44. 6DE MIGUEL, Adoración y PIATTINI, Mario. Op. Cit. P. 13.7Ibid. P.13.Los Sistemas Contables en la Teoría General de Sistemas C.P. Carlos Mario RestrepoPineda
  45. 45. 12Los elementos de un sistema contable son: Objetos (los Equipos); Sujetos (elpersonal que hace parte de este sistema) y conceptos (los Principios deContabilidad Generalmente Aceptados).El sistema contable es determinístico, es decir se puede predecir cual va a sersu comportamiento, por el contrario, los sistemas probabilísticos tienen un factorde azar e incertidumbre que hace que su comportamiento no se pueda predecirtan fácilmente.Los sistemas se dividen en dos grandes grupos que son: los naturales
  46. 46. 8 y los artificiales9: estos últimos son debidos al hombre, quien los creo de suimaginación, los sistemas contables hacen parte de los sistemas artificiales.Todo sistema de información en esta era, corresponde al siguiente esquema:PROCEDIMIENTOSSOFTWARE APLICATIVOSOFTWARE DE SISTEMA OPERATIVOHARDWARE COMPUTACIONALSOPORTE FÍSICO COMUNICACIONAL A NIVEL LOCALRED LAN Y CABLEADO ESTRUCTURADOSOPORTE FÍSICO COMUNICACIONAL A NIVEL AMPLIORED WAN Y MEDIOS DE TRANSMISIÓNSISTEMA DE INFORMACIÓNEl anterior esquema se explica así:
  47. 47. 13En el cimiento o parte mas interior se encuentran los procedimientos, si laorganización los posee, es porque existe un manual administrativo con unasfunciones y responsabilidades definidas, funciones implican llevar a cabo losprocesos de la empresa, y que a su vez, se componen de procedimientos, y queen algún paso, involucran las actividades de contabilización de determinadoevento económico, es decir, se origina un flujo de datos cuyo destino es elsistema de información contable tradicional (información financiera).
  48. 48. Tambiénpuede tener como destino, además del sistema de información contabletradicional, otros sistemas de información de la empresa que integran el sistemade información gerencial para la toma de decisiones.Los flujos de datos para el sistema de información contable tradicional, sedeben encontrar en una guía Contable. Un documento que explique todas lastransacciones de la empresa que impliquen flujos de datos a dicho sistema decontable tradicional y la forma en que éstos se deben organizar, es decir, quedébitos y créditos implica cada transacción económica que realiza la empresa,además de suministrar todos los demás datos necesarios destinados a lasdiferentes aplicaciones que lo conforman, para poder así satisfacer lasnecesidades de información tanto financiera, como no financiera que proporcionael sistema de información gerencial.
  49. 49. Luego de los procedimientos, aparece El software aplicativo, que puede seruna aplicación de contabilidad (orientada a la teneduría de libros), aislada de losdemás sistemas de información de la organización, o una aplicación integrada aun sistema de información gerencial (orientada a la toma de decisiones).Dependiendo del caso se debe contar con una herramienta de softwareaplicativo adecuada que soporte las necesidades de información presentes yfuturas, estas necesidades informáticas deben estar en el plan estratégico de laorganización.
  50. 50. 14Area Network) conformado por unos enrutadores WAN y un medio detransmisión, sea la red publica telefónica conmutada (R.T.P.C.) un par aislado,una línea de Red de Servicios Integrados Digitales (R.D.S.I.), Frame Relay(enlace digital punto-multipunto), o enlace satelital.Como se puede apreciar, el sistema se debe diseñar desde la base, es decir, delos procedimientos hacia arriba, esto significa que primero se diseña y definentodos los componentes que se van a utilizar en el sistema en el orden expuestoanteriormente, y luego se inicia la implementación del sistema. Este se integraen sentido contrario, es decir, del soporte físico comunicacional, hacia losprocedimientos.
  51. 51. 16En un sistema de información contable que trascienda a la toma de decisiones(gerencial) tomarían la siguiente forma (Capitulo2):2. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE :2.1. LOS ELEMENTOS DE ENTRADA. Un sistema de informacióncontable que trascienda a la toma de decisiones, es decir, un sistema deinformación gerencial tiene como elementos de entrada la tecnología (hardware,software y comunicaciones), los datos contables, los principios de contabilidadgeneralmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad, losprocedimientos establecidos por los organismos de control autorizados paraexpedir normatividad contable, los procedimientos propios de la unidadeconómica, el personal y los recursos económicos, materiales, maquinaria,medios logísticos, organización y métodos, sistemas, datos no financieros ydatos del entorno.
  52. 52. 2.2. LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN. Hay elementos de entrada,que una vez entran a ser parte del sistema se convierten en elementos deconversión como es el caso de los elementos relacionados en el punto anterior.Ejemplo serían los datos contables, que al aplicarles los procedimientoscontables, que hacen la labor de conversión sobre esos datos, paratransformarlos y agruparlos en información financiera. Igual ocurre con los otrossubsistemas de información que integran el sistema de información gerencial queprocesan los datos no financieros y del entorno que permiten evaluar la gestiónde los administradores y ejercer control sobre las operaciones.
  53. 53. 2.3. LOS ELEMENTOS DE SALIDA. Son los informes financieros(estados financieros) y no financieros que cumplen con los objetivos y cualidadesque las normas exigen para la información contable que produce el sistema deinformación gerencial, la cual permite controlar el proceso del registro contable(desde la transacción hasta el informe – estado financiero en que aparece), elproceso administrativo (planear, hacer, controlar y actuar) y las operaciones de laempresa (las actividades relacionadas con la obtención de los productos quepermitirán el cumplimiento de los objetivos de la organización).
  54. 54. 2.4. EL MEDIO. El medio en el cual se establecen los sistemas deinformación gerenciales, parte del entorno económico en el que se desenvuelvala organización (teniendo en cuenta un mercado globalizado cuya dinámica es deconstante cambio), además las entidades gubernamentales de control y vigilanciay las entidades privadas tales como: Junta Central de Contadores, ConsejoTécnico de la Contaduría Pública, Contaduría General de la Nación.
  55. 55. 17de Impuestos y Aduanas Nacionales, Ministerio de Hacienda, Congreso de laRepública, las Cámaras de Comercio, Asociaciones y Agremiaciones deProfesionales, comerciantes y productores, etc. estarán generando normatividadque afecta a las organizaciones.El medio o entorno y los subsistemas que conforman la organización son losprincipales generadores de entropía (desorden), la organización debe contemplaren el diseño de su sistema de información gerencial los datos del entornonecesarios y la fuente de estos datos para poder generar la negentropíanecesaria para estabilizar y equilibrar la organización a las condicionescambiantes que le imponga el medio.
  56. 56. 2.5. LA VISIÓN10. Propósito imaginado, criterio inusual o pronóstico, dondese visualiza la organización en el futuro, es una meta ambiciosa pero verosímil yasequible.El sistema de información debe permitir medir si la organización se estádirigiendo al logro de la visión.2.6 LA MISIÓN11. Tarea específica que se encarga a una persona o a ungrupo. Es la razón de ser, el deber ser de la organización. Evalúa directamentela forma como la empresa realizará su visión.2.7. LOS OBJETIVOS. Estos deben estar orientados al logro de la misión, yesta a su vez se instrumenta para el logro de la visión.
  57. 57. 18Los objetivos también se clasifican: corto plazo (supervivencia), mediano plazo(crecimiento) largo plazo (desarrollo y sostenimiento).Los objetivos vistos desde su perspectiva interna y externa asociados al plazo sedeben integrar en estrategias (plan estratégico) el cual estará conformado porplanes, programas y proyectos los cuales consumirán recursos y será necesarioevaluarlos, para lo cual debe existir un sistema de información gerencial que lepermita a la gerencia tomar las decisiones oportunamente, este sistema deinformación debe permitir medir como se están logrando los objetivos de laempresa.
  58. 58. 2.8. LA SINERGIA. Entendida esta así: “el todo es más que las partes quelo conforman”, esto significa que el todo adquiere una naturaleza diferente a la desus elementos componentes, aplicado este concepto al sistema e información dela organización, significa que el sistema de información adquiere una dimensióndiferente al integrar como sus elementos componentes al sistema de informaciónfinanciera contable (tradicional) y al sistema de información gerencial (toma dedecisiones), de esta forma se hace frente a la entropía (desorden) generando lainformación para lo toma de decisiones cumpliendo con los objetivos ycualidades que la información contable debe tener.
  59. 59. 2.9. LA ENTROPÍA12 Entendida como el desorden, contraria al orden (orden =información = negentropía), este concepto ha sido trabajado por lostermodinámicos y se fundamenta en la segunda ley de la termodinámica queestablece: existe flujo de calor (por la tanto actividad) entre dos objetos cuandosus temperaturas son diferentes, el calor se transfiere del objeto con temperaturamás alta al de temperatura más baja, hasta que las temperaturas de ambosobjetos son iguales, momento en que cesa el flujo del calor (por lo tanto cesa laactividad). Se establece que cuando existe actividad (flujo de calor) hay un altocontenido de información, y por el contrario, cuando no hay actividad (cesa el flujode calor) hay bajo contenido de información.
  60. 60. Lo anterior aplicado a los sistemas significa que un sistema en actividad, es unsistema con alto contenido de información, cuando un sistema tiene altocontenido de información se encuentra ordenado. Cuando un sistema no tieneactividad, es por que ha alcanzado su máximo nivel de desorden y se dice quetiene bajo contenido de información. Un sistema con bajo contenido deinformación es un sistema entrópico, un sistema con alto contenido deinformación es negentrópico.
  61. 61. 19La entropía se da por causa de desactualización de la normatividad, uso detecnologías inapropiadas, personal poco capacitado, incumplimiento de losprocedimientos internos, tecnologías de la información inadecuadas, nomonitorear el medio, la forma de actuar de la competencia, las regulacionesgubernamentales, etc., lo anterior trae como consecuencia que el sistema deinformación gerencial no tenga capacidad de reacción ante los requerimientos(objetivos y cualidades de la información contable) que el medio y la organizaciónle exige a la información en la cual está implantado el sistema.2.10. LA NEGENTROPÍA.
  62. 62. . La retroalimentaciónse da como producto o resultado de la evaluación que se hace da la informaciónde salida que produce el sistema, esta evaluación permite observar si laorganización está cumpliendo con los objetivos y cualidades que el medio leestablecen, de no cumplirlos, se debe proceder a establecer cuales son lascausas que originan las distorsiones o desviaciones y emprender un plan deajuste en la organización para que se supere el problema y la organización vistacomo un sistema vuelva a equilibrarse.
  63. 63. 202.12. LA HOMEOSTASIS15. Entenderemos como homeostasis losprocesos de ajuste que se realizan al interior de la organización con el objetivo deequilibrarse o autorregularse cuando no se está cumpliendo con los objetivos,estos procesos de ajuste se dan como resultado de los procesos deretroalimentación.Son los departamentos de control de las organizaciones los encargados deevaluar la información que produce el sistema, los responsables de dar la alertacuando el sistema se esté desviando de sus objetivos.
  64. 64. 16En un sistema de información contabletradicional las entidades están conformadas por las organizaciones que realizanlas diferentes transacciones existentes en el universo económico, estastransacciones se configuran en registros contables, y es en esta forma deregistros contables que los datos entran al sistema de información contable.En el sistema de información gerencial las entidades van a estar formadas portodos los organizaciones y personas identificables con sus propiascaracterísticas, que se relacionan con la organización ya sea enviando flujos dedados o recibiéndolos en forma de información, es importante resaltar que datosnecesitamos del entorno y cuales son las entidades que nos lo puedensuministrar.2.14. LOS FLUJOS17. Son los datos que entran al sistema y que fluyenhasta convertirse en salidas en forma de información, estos datos se capturan enformatos y se originan cada vez que se realizan transacciones económicas entrelas organizaciones dentro de una economía o entre economías diferentes o cadavez que suceden eventos no financieros que se están midiendo con el objetivo decontrolar la empresa. Los datos son el principal suministro de los sistemas deinformación.
  65. 65. GRACIAS

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