La bibliothèque de l’IDEP à Dakar est l’unique centre dépositaire des documents de l’Institut. Cette concentration des exemplaires papiers uniques au regard des 54 pays africains adhérents pose bien sûr des problématiques d’usage et d’accès à cette connaissance unique sur ce continent.
Conscient de ces enjeux et défis pour le futur de l’IDEP, l’Institut lance courant 2016 une consultation afin de dématérialiser ses archives.
Suite au lancement de celle-ci en 2016, Arkhênum et sa société sœur Pro Archives Systèmes basée au Sénégal font une proposition pour réaliser la prestation dans les locaux de l’IDEP. L’offre est retenue par l’Institut et la prestation commencera mi 2017.
Valorisation en ligne des fonds du Musée des Plans-reliefs
Transmettre l’Histoire économique de l’Afrique post-indépendante à ses Etats membres
1. TÉMOIGNAGE CLIENT
NUMÉRISATION
Contexte
L’Institut Africain de Développement Economique et de Planification (IDEP) est
une institution panafricaine. Créée par l’Assemblée Générale des Nations Unies
en 1962, son siège est situé à Dakar (Sénégal).
Son mandat principal est d’accompagner et d’aider les pays africains à
renforcer les capacités de leurs équipes dirigeantes afin de garantir la viabilité
de l’indépendance et la promotion du développement socio-économique de
l’Afrique.
Ses sous-sols, qui couvrent 1 100m2
, sont riches de plus de 1,5 km linéaire
de documents archivés depuis 1963 sur l’histoire économique de l’Afrique
post-indépendante. Plus de 2 000 utilisateurs (universitaires, chercheurs, …)
fréquentent physiquement chaque année la bibliothèque.
Challenges
La bibliothèque de l’IDEP à Dakar est l’unique centre dépositaire des
documents de l’Institut. Cette concentration des exemplaires papiers uniques
au regard des 54 pays africains adhérents pose bien sûr des problématiques
d’usage et d’accès à cette connaissance unique sur ce continent.
D’autre part, la pérennité des documents est remise en cause du fait de la
manipulation régulière de ces 6 000 documents. Conscient de ces enjeux et
défis pour le futur de l’IDEP, l’Institut lance courant 2016 une consultation afin
de dématérialiser ses archives.
Suite au lancement de celle-ci en 2016, Arkhênum et sa société soeur Pro
Archives Systèmes basée au Sénégal font une proposition pour réaliser
la prestation dans les locaux de l’IDEP. L’offre est retenue par l’Institut et la
prestation commencera mi 2017.
Mais avant de démarrer tout projet de préservation numérique de ces documents
uniques, l’IDEP a dû circonscrire l’étendue du besoin. Une étape préparatoire
avait déjà permis d’identifier quantitativement mais aussi qualitativement
les documents concernés par la future campagne de numérisation. Cette
phase a permis aussi de regrouper les documents selon leur provenance et
leur lieu de publication. Le passage en revue de ces fonds aura aussi facilité
la préparation des documents pour la numérisation : dépoussiérage, inventaire
physique disponible sous format excel, …
Transmettre l’Histoire économique de l’Afrique post-indépendante
à ses Etats membres
Le siège de l’IDEP à Dakar (Sénégal)
Mr Antonin Benoit Diouf
Chef des services de bibliothèque
et de documentation
2. Une numérisation réalisée en 2 étapes
successives
La numérisation des archives de l’IDEP qui portait sur 520 000 pages
de publications diverses a été réalisée en 2 étapes. Cette décision
a été prise pour permettre un benchmark en termes de productivité
au regard du caractère très hétérogène des documents à traiter. La
première phase, qui portait sur 260 000 pages, a été réalisée de
fin juin 2017 jusqu’à décembre 2017 soit 6 mois de prestation.
Arkhênum et Pro Archives Systèmes ont déployé sur place 2 scanners
automatiques et un scanner patrimonial ainsi qu’une équipe de 6
personnes composée de préparateurs de documents, d’opérateurs
de numérisation, d’une personne indexant les documents et d’un
Chef de projet superviseur. L’analyse de cette première étape a
permis de définir le modèle de production optimum tant sur le plan
qualitatif que quantitatif qui allait être mis en place pour la 2ème
phase.
En accord avec l’IDEP, la 2ème
phase de numérisation qui portait sur
260 000 pages s’est enclenchée en septembre 2018. Les paramètres
de numérisation durant la première phase ont été confirmés
après analyse du lot 1 par le client. Un modèle de production
à 100% patrimonial a été déployé pour cette 2ème
phase,
ayant été jugé plus approprié au regard de l’état des documents.
Cette 2ème
tranche a vu la mise en place d’une équipe plus restreinte
avec une seule personne à la préparation et deux opérateurs de
numérisation travaillant en décalé dont un avait aussi un rôle de
supervision et de contrôle.
Les Archives de l’IDEP ouvertes vers l’avenir
En tout, l’ensemble de la prestation de numérisation aura représenté
moins de 12 mois de travail. L’IDEP est donc en capacité de pouvoir
dorénavant diffuser ces produits de connaissance aux états
membres que ce soit par le biais d’un site web ou de supports
électroniques portables (DVD-Rom, clefs USB, …). L’IDEP reste
dépositaire de la version papier, source unique de référence.
Cette opération aura d’autre part permis d’assainir les collections de
la bibliothèque et d’optimiser les espaces de stockage. Dans le cadre
de ce projet, la bibliothèque va piloter la destruction de documents
déclarés hors d’usage ou disponibles en plusieurs exemplaires.
Les espaces de stockage sont ainsi optimisés pour l’archivage
physique futur des prochaines publications de l’IDEP.Institut Africain de Développement
Economique et de Planification (IDEP)
Rue du 18 juin - B.P. : 3186
CP 18524 - Dakar, Sénégal
Tél. : (221) 33 823 10 20
Fax : (221) 33 822 29 64
Email : library@unidep.org
Site Internet : https://www.uneca.org/fr/idep
ÉTABLISSEMENT
CHIFFRES CLÉS
BÉNÉFICES DE LA DÉMARCHE
520 000
pages de publication de tous les plans de développement
des pays africains de même que les mémoires des grands
planificateurs africains du développement et des analystes
politiques.
54
Etats africains sont membres de l’Institut Africain de
Développement Economique et de Planification.
Une version enrichie pour la recherche
L’indexation manuelle des documents est prévue dès le
départ pour offrir une version digitale recherchable de
manière optimale et intuitive.
Une prestation réalisée in situ
L’IDEP a souhaité que le projet de numérisation soit réalisé
sur place pour pouvoir continuer à offrir à ses visiteurs
l’accès aux documents originaux. Cela permet d’autre part
de créer de l’emploi au niveau local.
Eu égard à la mission et au
mandat de l’IDEP, la Bibliothèque
de l’Institut s’emploie à demeurer
un centre d’excellence en matière
d’accès au savoir nécessaire
à l’atteinte des objectifs de
développement des Etats
africains. Elle est ainsi capable
de jouer entièrement son rôle de
ressource-clé pour l’atteinte des
priorités de l’IDEP en termes de
formation et de recherche.
Siège social :
7 rue Joseph Bonnet
33100 Bordeaux
France
Tél : +33 (0)5 57 02 10 65
E-mail : contact-num@arkhenum.fr