Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Tugas logistik kel 4 baru

MANAJEMEN LOGISTIK

Related Books

Free with a 30 day trial from Scribd

See all
  • Login to see the comments

Tugas logistik kel 4 baru

  1. 1. MANAJEMEN LOGISTIK FARMASI RENCANA PENYEMPURNAAN INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT Pembimbing : Dr.Dra. AGUSDINI BANUN SAPTANINGSIH, Apt.MARS KELOMPOK IV: dr. Arie Widiyasa (150520029) dr. Dedi Wahyudi (150520031) dr. Dwi Winda O. (150520034) dr. Uganda Sonpriyadi (150520049) PASCA SARJANA PROGRAM ADMINISTRASI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS RESPATI INDONESIA 2016
  2. 2. 1 PELAYANAN INSTALASI FARMASI RENCANA PENYEMPURNAAN INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT KATA PENGATAR Puji Syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT atas ridho Nya sehingga makalah mengenai “RENCANA PENYEMPURNAAN INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT” dapat diselesaikan dengan baik. Makalah ini disusun guna melengkapi tugas mata kuliah Manajemen logistic khususnya mengenai logistik farmasi rumah sakit agar dapat kami aplikasikan di kemudian hari. Kami menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada Ibu Dr.Dra.AGUSDINI BANUN SAPTANINGSIH,Apt.MARS Sebagai pembimbing mata kuliah manajemen logistik farmasi. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini dapat memenuhi nilai kami pada mata kuliah manajemen logistik pada semester ini. Jakarta, Oktober 2016 Penyusun Pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit
  3. 3. 2 BAB I PENDAHULUAN I.1. LATAR BELAKANG Pelayanan kesehatan merupakan hak setiap orang yang dijamin dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia yang harus diwujudkan dengan upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karateristiktersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan,kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetapmampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau olehmasyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya (UU No.44tahun 2009). Dalam Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dinyatakan bahwa Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan lokasi, bangunan,prasarana, sumber daya manusia, kefarmasian, dan peralatan. Persyaratankefarmasian harus menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang bermutu, bermanfaat, aman, dan terjangkau. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian juga dinyatakan bahwa dalam menjalankan praktek kefarmasianpada Fasilitas Pelayanan Kefarmasian, Apoteker harus menerapkan Standar Pelayanan Kefarmasian yang diamanahkan untuk diatur dengan Peraturan Menteri Kesehatan.
  4. 4. 3 Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Hal tersebut diperjelas dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor :1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit, yang menyebutkan bahwa pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik, yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan promotif, pencegahan penyakit preventif, penyembuhan penyakit kuratif, dan pemulihan kesehatan rehabilitatif, yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan. Konsep kesatuan upaya kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan bagi semua fasilitas kesehatan di Indonesia termasuk rumah sakit. Rumah sakit yang merupakan salah satu dari sarana kesehatan, merupakan rujukan pelayanan kesehatan dengan fungsi utama menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan dan pemulihan bagi pasien. Pelayanan Kefarmasian merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mencegah, dan menyelesaikan masalah terkait Obat. Tuntutan pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu Pelayanan Kefarmasian,mengharuskan adanya perluasan dari paradigma lama yang berorientasi kepadaproduk (drug oriented) menjadi paradigma baru yang berorientasi pada pasien (patient oriented) dengan filosofi Pelayanan Kefarmasian (pharmaceutical care).
  5. 5. 4 Tuntutan pasien dan masyarakat akan mutu pelayanan farmasi, mengharuskan adanya perubahan pelayanan dari paradigm lama drug oriented ke paradigma baru patient oriented dengan filosofi Pharmaceutical Care (pelayanan kefarmasian). Praktek pelayanan kefarmasian merupakan kegiatan yang terpadu dengan tujuan untuk mengidentifikasi, mencegah dan menyelesaikan masalah obat dan masalah yang berhubungan dengan kesehatan. I.2. PENGERTIAN a) Alat kesehatan adalah instrumen, aparatus, mesin implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, serta pemulihan kesehatan, pada manusia dan atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. b) Evaluasi adalah proses penilaian kinerja pelayanan farmasi di rumah sakit yang meliputi penilaian terhadap sumber daya manusia (SDM), pengelolaan perbekalan farmasi, pelayanan kefarmasian kepada pasien/pelayanan farmasi klinik. c) Mutu pelayanan farmasi rumah sakit adalah pelayanan farmasi yang menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan dalam menimbulkan kepuasan pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata masyarakat, serta penyelenggaraannya sesuai dengan standar pelayanan profesi yang ditetapkan serta sesuai dengan kode etik profesi farmasi. d) Obat yang menurut undang-undang yang berlaku, dikelompokkan ke dalam obat keras, obat keras tertentu dan obat narkotika harus diserahkan kepada pasien oleh Apoteker. e) Pengelolaan perbekalan farmasi adalah suatu proses yang merupakan siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan,
  6. 6. 5 perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. f) Pengendalian mutu adalah suatu mekanisme kegiatan pemantauan dan penilaian terhadap pelayanan yang diberikan, secara terencana dan sistematis, sehingga dapat diidentifikasi peluang untuk peningkatan mutu serta menyediakan mekanisme tindakan yang diambil sehingga terbentuk proses peningkatan mutu pelayanan farmasi yang berkesinambungan. g) Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radio farmasi dan gas medis. h) Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan, yang terdiri dari sediaan farmasi, alat kesehatan, gas medik, reagen dan bahan kimia, radiologi, dan nutrisi. i) Perlengkapan farmasi rumah sakit adalah semua peralatan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmasian di farmasi rumah sakit. j) Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada Apoteker, untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan yang berlaku. k) Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika.
  7. 7. 6 I.3. TUJUAN Tujuan pelayanan farmasi ialah : a. Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam keadaan biasa maupun dalam keadaan gawat darurat, sesuai dengan keadaan pasien maupun fasilitas yang tersedia. b. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan professional berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi. c. Melaksanakan KIE (Komunikasi Informasi dan Edukasi) mengenai obat. d. Menjalankan pengawasan obat berdasarkan aturan-aturan yang berlaku. e. Melakukan dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa, telaah dan evaluasi pelayanan. f. Mengawasi dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa, telaah dan evaluasi pelayanan. g. Mengadakan penelitian di bidang farmasi dan peningkatan metoda.
  8. 8. 7 BAB II TINJUAN PUSTAKA II. STANDART PELAYANAN FARMASI Sesuai dengan SK Menkes Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit bahwa pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Farmasi rumah sakit bertanggung jawab terhadap semua barang farmasi yang beredar di rumah sakit tersebut. Menurut PP 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker dapat dibantu oleh apoteker pendamping dan atau tenaga teknis kefarmasian. Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten Apoteker. II.1.TUGAS POKOK a. Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal b. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan farmasi professional berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi c. Melaksanakan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE)
  9. 9. 8 d. Memberi pelayanan bermutu melalui analisa, dan evaluasi untuk meningkatkan mutu pelayanan farmasi e. Melakukan pengawasan berdasarkan aturan-aturan yang berlaku f. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang farmasi g. Mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang farmasi h. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan formularium rumah sakit II.2.FUNGSI A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan dirumah sakit.
  10. 10. 9 B. Pelayanan Kefarmasian Dalam Penggunaan Obat Dan Alat Kesehatan a. Mengkaji instruksi pengobatan/resep pasien b. Mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan alat kesehatan c. Mencegah dan mengatasi masalah yang berkaitan dengan obat dan alat kesehatan d. Memantau efektifitas dan keamanan penggunaan obat dan alat kesehatan e. Memberikan informasi kepada petugas kesehatan, pasien/keluarga f. Memberi konseling kepada pasien/keluarga g. Melakukan pencampuran obat suntik h. Melakukan penyiapan nutrisi parenteral i. Melakukan penanganan obat kanker j. Melakukan penentuan kadar obat dalam darah k. Melakukan pencatatan setiap kegiatan l. Melaporkan setiap kegiatan Pelayanan diselenggarakan dan diatur demi berlangsungnya pelayanan farmasi yang efisien dan bermutu, berdasarkan fasilitas yang ada dan standar pelayanan keprofesian yang universal. 1. Adanya bagan organisasi yang menggambarkan uraian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab serta hubungan koordinasi di dalam maupun di luar pelayanan farmasi yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. 2. Bagan organisasi dan pembagian tugas dapat direvisi kembali setiap tiga tahun dan diubah bila terdapat hal :
  11. 11. 10 a. Perubahan pola kepegawaian b. Perubahan standar pelayanan farmasi c. Perubahan peran rumah sakit d. Penambahan atau pengurangan pelayanan 3. Kepala Instalasi Farmasi harus terlibat dalam perencanaan manajemen dan penentuan anggaran serta penggunaan sumber daya. 4. Instalasi Farmasi harus menyelenggarakan rapat pertemuan untuk membicarakan masalah-masalah dalam peningkatan pelayanan farmasi. Hasil pertemuan tersebut disebar luaskan dan dicatat untuk disimpan. 5. Adanya Komite/Panitia Farmasi dan Terapi di rumah sakit dan apoteker IFRS (Insatalasi Farmasi Rumah Sakit) menjadi sekretaris komite/panitia. 6. Adanya komunikasi yang tetap dengan dokter dan paramedis, serta selalu berpartisipasi dalam rapat yang membahas masalah perawatan atau rapat antar bagian atau konferensi dengan pihak lain yang mempunyai relevansi dengan farmasi. 7. Hasil penilaian/pencatatan konduite terhadap staf didokumentasikan secara rahasia dan hanya digunakan oleh atasan yang mempunyai wewenang untuk itu. 8. Dokumentasi yang rapi dan rinci dari pelayanan farmasi dan dilakukan evaluasi terhadap pelayanan farmasi setiap tiga tahun. 9. Kepala Instalasi Farmasi harus terlibat langsung dalam perumusan segala keputusan yang berhubungan dengan pelayanan farmasi dan penggunaan obat.
  12. 12. 11 II.3 STAF DAN PIMPINAN Pelayanan farmasi diatur dan dikelola demi terciptanya tujuan pelayanan 1. IFRS (Instalasi Farmasi Rumah Sakit) dipimpin oleh Apoteker. 2. Pelayanan farmasi diselenggarakan dan dikelola oleh Apoteker yang mempunyai pengalaman minimal dua tahun di bagian farmasi rumah sakit. 3. Apoteker telah terdaftar di Depkes dan mempunyai surat ijin kerja. 4. Pada pelaksanaannya Apoteker dibantu oleh Tenaga Ahli Madya Farmasi (D-3) dan Tenaga Menengah Farmasi (AA). 5. Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab terhadap segala aspek hukum dan peraturan-peraturan farmasi baik terhadap pengawasan distribusi maupun administrasi barang farmasi. 6. Setiap saat harus ada apoteker di tempat pelayanan untuk melangsungkan dan mengawasi pelayanan farmasi dan harus ada pendelegasian wewenang yang bertanggung jawab bila kepala farmasi berhalangan. 7. Adanya uraian tugas job description bagi staf dan pimpinan farmasi. 8. Adanya staf farmasi yang jumlah dan kualifikasinya disesuaikan dengan kebutuhan. 9. Apabila ada pelatihan kefarmasian bagi mahasiswa fakultas farmasi atau tenaga farmasi lainnya, maka harus ditunjuk apoteker yang memiliki kualifikasi pendidik/pengajar untuk mengawasi jalannya pelatihan tersebut.
  13. 13. 12 10. Penilaian terhadap staf harus dilakukan berdasarkan tugas yang terkait dengan pekerjaan fungsional yang diberikan dan juga pada penampilan kerja yang dihasilkan dalam meningkatkan mutu pelayanan. II.4.FASILITAS DAN PERALATAN Harus tersedia ruangan, peralatan dan fasilitas lain yang dapat mendukung administrasi, profesionalisme dan fungsi teknik pelayanan farmasi, sehingga menjamin terselenggaranya pelayanan farmasi yang fungsional, profesional dan etis. 1. Tersedianya fasilitas penyimpanan barang farmasi yang menjamin semua barang farmasi tetap dalam kondisi yang baik dan dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan spesifikasi masing-masing barang farmasi dan sesuai dengan peraturan. 2. Tersedianya fasilitas produksi obat yang memenuhi standar. 3. Tersedianya fasilitas untuk pendistribusian obat. 4. Tersedianya fasilitas pemberian informasi dan edukasi. 5. Tersedianya fasilitas untuk penyimpanan arsip resep. 6. Ruangan perawatan harus memiliki tempat penyimpanan obat yang baik sesuai dengan peraturan dan tata cara penyimpanan yang baik. 7. Obat yang bersifat adiksi disimpan sedemikian rupa demi menjamin keamanan setiap staf. II.5. KEBIJAKAN DAN PROSEDUR Semua kebijakan dan prosedur yang ada harus tertulis dan dicantumkan tanggal dikeluarkannya peraturan tersebut. Peraturan dan prosedur yang ada harus mencerminkan standar pelayanan
  14. 14. 13 farmasi mutakhir yang sesuai dengan peraturan dan tujuan dari pada pelayanan farmasi itu sendiri. 1. Kriteria kebijakan dan prosedur dibuat oleh kepala instalasi, panita/komite farmasi dan terapi serta para apoteker. 2. Obat hanya dapat diberikan setelah mendapat pesanan dari dokter dan apoteker menganalisa secara kefarmasian. Obat adalah bahan berkhasiat dengan nama generik. 3. Kebijakan dan prosedur yang tertulis harus mencantumkan beberapa hal berikut : a. Macam obat yang dapat diberikan oleh perawat atas perintah dokter b. Label obat yang memadai c. Daftar obat yang tersedia d. Gabungan obat parenteral dan labelnya e. Pencatatan dalam rekam farmasi pasien beserta dosis obat yang diberikan f. Pengadaan dan penggunaan obat di rumah sakit g. Pelayanan perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap, rawat jalan, karyawan dan pasien tidak mampu. h. Pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, pembuatan/ produksi, penyimpanan, pendistribusian dan penyerahan. i. Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan mengenai pemakaian obat dan efek samping obat bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta pencatatan penggunaan obat yang salah dan atau dikeluhkan pasien j. Pengawasan mutu pelayanan dan pengendalian perbekalan farmasi.
  15. 15. 14 k. Pemberian konseling/informasi oleh apoteker kepada pasien maupun keluarga pasien dalam hal penggunaan dan penyimpanan obat serta berbagai aspek pengetahuan tentang obat demi meningkatkan derajat kepatuhan dalam penggunaan obat. l. Pemantauan terapi obat (PTO) dan pengkajian penggunaan obat m. Apabila ada sumber daya farmasi lain disamping instalasi maka secara organisasi dibawah koordinasi instalasi farmasi. n. Prosedur penarikan/penghapusan obat o. Pengaturan persediaan dan pesanan p. Cara pembuatan obat yang baik q. Penyebaran informasi mengenai obat yang bermanfaat kepada staf. r. Masalah penyimpanan obat yang sesuai dengan pengaturan/undang-undang s. Pengamanan pelayanan farmasi dan penyimpanan obat harus terjamin. t. Peracikan, penyimpanan dan pembuangan obat-obat sitotoksik u. Prosedur yang harus ditaati bila terjadi kontaminasi terhadap staf. 4. Harus ada sistem yang mendokumentasikan penggunaan obat yang salah dan atau mengatasi masalah obat. 5. Kebijakan dan prosedur harus konsisten terhadap system pelayanan rumah sakit lainnya.
  16. 16. 15 II.6 PENGEMBANGAN STAF DAN PROGRAM PENDIDIKAN Setiap staf di rumah sakit harus mempunyai kesempatan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya. 1. Apoteker harus memberikan masukan kepada pimpinan dalam menyusun program pengembangan staf. 2. Staf yang baru mengikuti program orientasi sehingga mengetahui tugas dan tanggung jawab. 3. Adanya mekanisme untuk mengetahui kebutuhan pendidikan bagi staf. 4. Setiap staf diberikan kesempatan yang sama untuk mengikutipelatihan dan program pendidikan berkelanjutan. 5. Staf harus secara aktif dibantu untuk mengikuti program yang diadakan oleh organisasi profesi, perkumpulan dan institusi terkait. 6. Penyelenggaraan pendidikan dan penyuluhan meliputi : a. penggunaan obat dan penerapannya b. pendidikan berkelanjutan bagi staf farmasi c. praktikum farmasi bagi siswa farmasi dan pasca sarjana farmasi II.7. EVALUASI DAN PENGENDALIAN MUTU Pelayanan farmasi harus mencerminkan kualitas pelayanan kefarmasian yang bermutu tinggi, melalui cara pelayanan farmasi rumah sakit yang baik. 1. Pelayanan farmasi dilibatkan dalam program pengendalian mutu pelayanan rumah sakit.
  17. 17. 16 2. Mutu pelayanan farmasi harus dievaluasi secara periodic terhadap konsep, kebutuhan, proses, dan hasil yang diharapkan demi menunjang peningkatan mutu pelayanan. 3. Apoteker dilibatkan dalam merencanakan program pengendalian mutu. 4. Kegiatan pengendalian mutu mencakup hal-hal berikut : a. Pemantauan : pengumpulan semua informasi yang penting yang berhubungan dengan pelayanan farmasi. b. Penilaian : penilaian secara berkala untuk menentukan masalah-masalah pelayanan dan berupaya untuk memperbaiki. c. Tindakan : bila masalah-masalah sudah dapat ditentukan maka harus diambil tindakan untuk memperbaikinya dan didokumentasi. d. Evaluasi : efektivitas tindakan harus dievaluasi agar dapat diterapkan dalam program jangka panjang. e. Umpan balik : hasil tindakan harus secara teratur diinformasikan kepada staf. APOTEK Berdasarkan PP 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Sarana dan prasarana yang harus dimiliki oleh apotek untuk meningkatkan kualitas pelayanan adalah (Menkes RI, 2004): 1. Papan nama apotek yang dapat terlihat dengan jelas, memuat nama apotek, nama Apoteker Pengelola Apotek, nomor izin apotek dan alamat apotek.
  18. 18. 17 2. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien yaitu bersih, ventilasi yang memadai, cahaya yang cukup, tersedia tempat duduk dan ada tempat sampah. 3. Tersedianya tempat untuk mendisplai obat bebas dan obat bebas terbatas serta informasi bagi pasien berupa brosur, leaflet, poster atau majalah kesehatan. 4. Ruang untuk memberikan konseling bagi pasien. 5. Ruang peracikan. 6. Ruang/tempat penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya. 7. Ruang/tempat penyerahan obat. 8. Tempat pencucian alat. 9. Peralatan penunjang kebersihan apotek. II.8. SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) Personalia Pelayanan Farmasi Rumah Sakit adalah sumber daya manusia yang melakukan pekerjaan kefarmasian di rumah sakit yang termasuk dalam bagan organisasi rumah sakit dengan persyaratan : • Terdaftar di Departeman Kesehatan • Terdaftar di Asosiasi Profesi • Mempunyai izin kerja. • Mempunyai SK penempatan Penyelenggaraan pelayanan kefarmasian dilaksanakan oleh tenaga farmasi profesional yang berwewenang berdasarkan undang- undang, memenuhi persyaratan baik dari segi aspek hukum, strata pendidikan, kualitas maupun kuantitas denganjaminan kepastian adanya peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap keprofesian terus menerus dalam rangka menjaga mutu profesi dan
  19. 19. 18 kepuasan pelanggan. Kualitas dan rasio kuantitas harus disesuaikan dengan beban kerja dan keluasan cakupan pelayanan serta perkembangan dan visi rumah sakit. II.8.1 Apoteker Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker (PP 51, 2009). Apoteker harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, mampu berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pemimpim dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola sumber daya (manusia, fisik dan anggaran) secara efektif, selalu belajar sepanjang karir dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan (Menkes RI, 2004). Kompetensi Apoteker : Sebagai Pimpinan :  Mempunyai kemampuan untuk memimpin  Mempunyai kemampuan dan kemauan mengelola dan mengembangkan pelayananfarmasi  Mempunyai kemampuan untuk mengembangkan diri  Mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dengan pihak lain  Mempunyai kemampuan untuk melihat masalah, menganalisa dan memecahkan masalah Sebagai Tenaga Fungsional  Mampu memberikan pelayanan kefarmasian
  20. 20. 19  Mampu melakukan akuntabilitas praktek kefarmasian  Mampu mengelola manajemen praktis farmasi  Mampu berkomunikasi tentang kefarmasian  Mampu melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan  Dapat mengoperasionalkan komputer  Mampu melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang farmasi klinik. Setiap posisi yang tercantum dalam bagan organisasi harus dijabarkan secara jelas fungsi ruang lingkup, wewenang, tanggung jawab, hubungan koordinasi, fungsional, dan uraian tugas serta persyaratan/kualifikasi sumber daya manusia untuk dapat menduduki posisi II.8.2. Asisten Apoteker Asisten apoteker memiliki tugas dan fungsi dalam pengelolaan apotek, yaitu: 1. Fungsi pembelian meliputi: mendata kebutuhan barang, membuat kebutuhan pareto barang, mendata pemasok, merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan, kecuali ketentuan lain dari APA dan memeriksa harga. 2. Fungsi gudang meliputi: menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang, menata, merawat dan menjaga keamanan barang. 3. Fungsi pelayanan meliputi: melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan, menjaga kenyamanan ruang tunggu, melayani konsumen dengan ramah dan membina hubungan baik dengan pelanggan.
  21. 21. 20 II.9. MANAJEMEN APOTEK Manajemen dapat diartikan sebagai salah satu usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Prinsip-prinsip dasar manajemen dapat dipelajari tetapi hasil yang diperoleh dalam penerapannya masih banyak tergantung pada bakat-bakat perorangan. Manajemen yang baik akan memberikan hasil yang memuaskan sesuai harapan (Anief, 1995). Menurut Umar (2005), dalam mengelola sebuah apotek berlaku cara mengelola fungsi-fungsi manajemen meliputi: 1. Fungsi perencanaan (planning) yaitu menyusun program kerja untuk mencapai suatu tujuan (sasaran). 2. Fungsi pengorganisasian (organization) yaitu membagi-bagi pekerjaan yang ada di apotek dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab pada setiap fungsi. 3. Fungsi Kepemimpinan (actuating) yaitu melaksanakan program kerja sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya serta sasaran yang akan dicapainya. 4. Fungsi pengawasan (controlling) yaitu melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan sistem operasional dan sasaran yang dicapai melalui indikator tingkat keberhasilan pada setiap fungsi Apotek dalam mendistribusikan perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan dari pemasok kepada konsumen memiliki 5 fungsi kegiatan (Umar, 2005) yaitu: a. Pembelian (phurcashing) b. Gudang (ware house) c. Pelayanan dan penjualan (servicing and selling) d. Keuangan (finanching) e. Pembukuan (accounting)
  22. 22. 21 Seorang APA selain menguasai ilmu kefarmasian, juga harus dibekali dengan ilmu lainnya seperti ilmu pemasaran (marketing) dan ilmu akuntansi (accounting). Sehingga seorang APA dalam menjalankan profesi apotekernya di apotek tidak hanya sebagai penanggung jawab teknik kefarmasian saja, melainkan juga dapat mengelola apotek sesuai dengan prinsip-prinsip bisnis yang dapat memberikan keuntungan kepada pihak-pihak yang memiliki kepentingan tanpa harus menghilangkan fungsi sosialnya di masyarakat (Umar, 2005). II.9.1.Administrasi Dan Pelaporan Administrasi merupakan proses pencatatan seluruh kegiatan teknis yang dilakukan oleh suatu perusahaan. Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Keuangan Pelayanan Farmasi merupakan pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan pelayanan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan
  23. 23. 22 penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan. Menurut Anief (1995), administrasi yang biasa dilakukan apotek meliputi: a. Administrasi pembukuan yaitu pencatatan uang masuk dan uang yang keluar. b. Administrasi penjualan yaitu pencatatan pelayanan resep, penjualan bebas dan penjualan secara tunai dan kredit. c. Administrasi pergudangan yaitu pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang. d. Administrasi pembelian yaitu pencatatan pembelian harian secara tunai atau kredit. e. Administrasi piutang yaitu pencatatan penjualan kredit, pelunasan piutang dan penghasilan sisa piutang. f. Administrasi kepegawaian yaitu pencatatan absensi karyawan dan gaji. Tujuan  Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi  Tersedianya informasi yang akura  Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan  Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan
  24. 24. 23  Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif. II.9.2. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, Dan Bahan Medis Habis Pakai Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan Pelayanan Kefarmasian. Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang menjamin seluruh rangkaian kegiatan perbekalan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas, manfaat, dan keamanannya. Dalam ketentuan Pasal 15 ayat (3) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa Pengelolaan Alat Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit harus dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu. Alat Kesehatan yang dikelola oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu berupa alat medis habis pakai/peralatan non elektromedik, antara lain alat kontrasepsi (IUD), alat pacu jantung, implan, dan stent. Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan formularium, pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien melalui Instalasi
  25. 25. 24 Farmasi Rumah Sakit. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit, sehingga tidak ada pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit.  PEMILIHAN Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian. Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan: a. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi b. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang telah ditetapkan c. Pola penyakit d. Efektifitas dan keamanan e. Pengobatan berbasis bukti f. Mutu g. Harga h. Ketersediaan di pasaran
  26. 26. 25 Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium Nasional. Formularium Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit. Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua penulis Resep, pemberi Obat, dan penyedia Obat di Rumah Sakit. Evaluasi terhadap Formularium Rumah Sakit harus secara rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan Rumah Sakit. Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium Rumah Sakit: a. Mengutamakan penggunaan obat generik; b. Memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan penderita; c. Mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas; d. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan; e. Praktis dalam penggunaan dan penyerahan; f. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien; g. Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya langsung dan tidak lansung; dan h. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence based medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga yang terjangkau.  PERENCANAAN KEBUTUHAN Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
  27. 27. 26 jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan: 1. Anggaran yang tersedia; 2. Penetapan prioritas; 3. Sisa persediaan; 4. Data pemakaian periode yang lalu; 5. Waktu tunggu pemesanan; dan 6. Rencana pengembangan. 7. DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku. 8. Data catatan medic 9. Siklus penyakit Besarnya permintaan diukur dengan besarnya omset penjualan yang terjadi selama waktu tertentu dengan catatan tidak ada permintaan yang ditolak. Untuk tercapainya keseimbangan antara persediaan dengan permintaan dapat ditentukan oleh : a. Persediaan obat didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran barang (slow moving, fast moving) yang merupakan ketentuan paling sederhana dalam keseimbangan. Obat yang laku keras disediakan dalam jumlah banyak, sedangkan yang kurang laku disediakan dalam jumlah sedikit. b. Persediaan obat ditentukan berdasarkan lokasi Pedagang Besar Farmasi (PBF) Jika lokasi apotek jauh dari PBF sebaiknya
  28. 28. 27 persediaan obat lebih banyak dengan mempertimbangkan jarak dan lama pemesanan obat dapat dipenuhi. c. Penambahan persediaan obat didasarkan atau kebutuhan perbulan atau hasil penjualan. Pengendalian persediaan sangat penting baik untuk apotek besar maupun kecil. Persediaan obat merupakan harta paling besar dari sebuah apotek. Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian persediaan obat yang tepat memiliki pengaruh kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi apotek. Pengelolaan dan pengendalian persediaan di apotek berfungsi untuk : a. Memastikan pasien memperoleh obat yang dibutuhkan. b. Menyiapkan bahan baku/obat yang berhubungan dengan penyakit musiman dan mewabah. c. Mencegah resiko kualitas barang yang dipesan tidak baik, sehingga harus dikembalikan. d. Mendapatkan keuntungan dari pembelian dengan memilih distributor obat yang memberi harga bersaing, pengiriman cepat dan kualitas obat yang baik. Pengendalian dan pengawasan barang dapat dilakukan dengan cara : a. Membadingkan jumlah pembelian dengan penjualan tiap bulan b. Menggunakan kartu gudang untuk mencatat mutasi tiap obat. Tiap obat mempunyai kartu tersendiri untuk mencatat setiap penambahan atau pengurangan stok obat dan diletakkan di gudang.
  29. 29. 28 Parameter-parameter dalam pengendalian persediaan : 1. Konsumsi rata-rata Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan. Walaupun banyaknya permintaan dapat diprediksi, barang yang stok mati dapat terjadi apabila salah memperkirakan lead time barang. 2. Lead Time Lead time merupakan waktu tenggangan yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang di gudang dari supplier yang telah ditentukan. Lead time ini berbeda-beda untuk setiap supplier. 3. Buffer Stock(safety Stock/stock pengaman) Merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan, misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit). Buffer Stock dapat dihitung dengan rumus: SS = LT x CA SS = Safety stock LT = Lead Time CA = Konsumsi rata-rata
  30. 30. 29 4. Persediaan maksimum Merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Jika telah mencapai nilai persediaan maksimum ini maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian 5. Persediaan minimum Merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini, maka langsung dilakukan pemesanan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong. 6. Jumlah pesanan Untuk menghitung banyaknya persediaan yang harus ada dalam apotik pada waktu tertentu atau besarnya persediaan yang harus dibangun. Di apotek, jumlah persediaan yang harus dibangun adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Persediaan dibangun agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan PBF yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim yang mahal dan sebagianya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan erat hubungannnya dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan. Membangun persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ) : EOQ = √ 2 RS PI
  31. 31. 30 R = Jumlah kebutuhan dalam setahun P = Harga barang/unit S = Biaya memesan tiap kali pemesanan I = % Harga persediaan rata-rata 7. Reorder Point Merupakan suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman sama dengan nol. Pada keadaan khusus (CITO), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antara apotek dan supplier. ReOrder Point = Jumlah Safety Stock + Jumlah pemakaian selama Lead Time Metode pengendalian dan persediaan dapat dilakukan dengan cara menyusun prioritas berdasarkan salah satunya dengan Analisis ABC. 1. Pengertian Analisis ABC (Always Better Control) adalah suatu analisis yang digunakan untuk mengurutkan dan kemudian mengelompokan jenis barang dalam rangka inventory control (pengendalian barang). 2. Klasifikasi barang Klasifikasi barang dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu : 1. Kelompok barang A :  memerlukan pemantauan yg ketat, evaluasi setiap bulan.  memerlukan sistem pencatatan yg lengkap dan akurat.  memerlukan peninjauan secara tetap oleh pengambil keputusan.
  32. 32. 31 2. Kelompok barang B :  memerlukan pemantauan/ pengendalian yg tidak terlalu ketat, evaluasi 3-6 bulan sekali.  memerlukan sistem pencatatan yg cukup baik.  peninjauan dilakukan secara berkala. 3. Kelompok barang C :  Pemantauan/pengendalian bisa dilakukan sangat longgar, evaluasi 6 bulan – 1 tahun sekali.  Sistem pencatatan cukup sederhana, atau bahkan tidak menggunakan sistem pencatatan.  Pencatatan dilakukan secara berkala dan dapat dilakukan pemesanan kembali (re-ordering). Analisis ABC adalah aplikasi teori persediaan yang dikenal dengan “Pareto Principle” yaitu yang menyatakan bahwa ada beberapa barang yang merupakan katagori barang yang kritis dan barang yang tidak perlu terlalu diperhatikan. Pareto berprinsip lebih baik mengawasi atau mengendalikan secara ketat terhadap barang-barang yang jumlahnya sedikit namun memiliki nilai investasi yang besar, dengan harapan barang-barang yang lainnya akan terkena imbasnya  PENGADAAN Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan
  33. 33. 32 pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain: a. Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa; b. Bahan berbahaya harus menyertakan material safety data sheet (msds); c. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus mempunyai nomor izin edar; dan d. Expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain). Pengadaan dapat dilakukan melalui: a) Pembelian, Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu Obat; Persyaratan pemasok; Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai; dan Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu. Pembelian :  Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi)  Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan b) Produksi sediaan farmasi, yang dapat dilakukan bila Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran; Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri; Sediaan Farmasi dengan formula khusus; Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih
  34. 34. 33 kecil/repacking; Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter paratus). Produksi/pembuatan sediaan farmasi: • Produksi Steril • Produksi Non Steril c) Sumbangan/Dropping/Hibah, yang harus disertai dengan dokumen administrasi yang lengkap dan jelas.  PRODUKSI Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria obat yang diproduksi : • Sediaan farmasi dengan formula khusus • Sediaan farmasi dengan harga murah • Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil • Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran • Sediaan farmasi untuk penelitian • Sediaan nutrisi parenteral • Rekonstruksi sediaan obat kanker  PENERIMAAN Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
  35. 35. 34 Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi: • Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa • Barang harus bersumber dari distributor utama • Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) • Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin • Expire date minimal 2 tahun  PENYIMPANAN Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan: • Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya • Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya • Mudah tidaknya meledak/terbakar • Tahan/tidaknya terhadap cahaya disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
  36. 36. 35 Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang harus disimpan terpisah yaitu bahan yang mudah terbakar (disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda khusus bahan berbahaya) dan gas medis (disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis, penyimpanan tabung gas medis kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya, penyimpanan tabung gas medis di ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan). Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan Obat. Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.  PENDISTRIBUSIAN Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu.
  37. 37. 36 Rumah Sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di unit pelayanan. Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara sistem persediaan lengkap di ruangan (floor stock), sistem resep perorangan, sistem unit dosis, dan sistem kombinasi. Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasienrawat inap karena dapat meminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan dengan sistem floor stock atau resep individu yang mencapai 18%. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan : • Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada • Metode sentralisasi atau desentralisasi • Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan system persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan, sistem unit dosis dan system kombinasi oleh Satelit Farmasi.
  38. 38. 37 Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan system resep perorangan oleh Apotik Rumah Sakit. Pendistribusian Perbekalan Farmasi di luar Jam Kerja Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien di luar jam kerja yang diselenggarakan oleh: a. Apotik rumah sakit/satelit farmasi yang dibuka 24 jam b. Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi Sistem pelayanan distribusi : a. Sistem persediaan lengkap di ruangan • Pendistribusian perbekalan farmasi untuk persediaan di ruang rawat merupakan tanggung jawab perawat ruangan. • Setiap ruang rawat harus mempunyai penanggung jawab obat. • Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh petugas farmasi. b. Sistem resep perorangan Pendistribusian perbekalan farmasi resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi.
  39. 39. 38 c. Sistem unit dosis Pendistribusian obat-obatan melalui resep perorangan yang disiapkan, diberikan/ digunakan dan dibayar dalam unit dosis tunggal atau ganda, yang berisi obat dalam jumlah yang telah ditetapkan atau jumlah yang cukup untuk penggunaan satu kali dosis biasa. Kegiatan pelayanan distribusi diselenggarakan pada: a. Apotik rumah sakit dengan sistem resep perorangan b. Satelit farmasi dengan sistem dosis unit c. Ruang perawat dengan sistem persediaan di ruangan  PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai bila produk tidak memenuhi persyaratan mutu, telah kadaluwarsa, tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan, dan dicabut izin edarnya. Tahapan pemusnahan Obat terdiri dari: a. Membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis habis Pakai yang akan dimusnahkan; b. Menyiapkan Berita Acara Pemusnahan; c. Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait; d. Menyiapkan tempat pemusnahan; dan e. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang berlaku. Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut
  40. 40. 39 oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus mempunyai sistem pencatatan terhadap kegiatan penarikan.  PENGENDALIAN Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit. Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk : a. Penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit; b. Penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi; c. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah: a. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving); b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut (death stock); c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
  41. 41. 40 II.10. PELAYANAN FARMASI KLINIK 1. Pengkajian Dan Pelayanan Resep Pelayanan Resep dimulai dari penerimaan, pemeriksaan ketersediaan, pengkajian Resep, penyiapan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai termasuk peracikan Obat, pemeriksaan, penyerahan disertai pemberian informasi. Pada setiap tahap alur pelayanan Resep dilakukan upaya pencegahan terjadinya kesalahan pemberian Obat (medication error). Kegiatan ini untuk menganalisa adanya masalah terkait Obat, bila ditemukan masalah terkait Obat harus dikonsultasikan kepada dokter penulis Resep. Apoteker harus melakukan pengkajian Resep sesuai persyaratan administrasi, persyaratan farmasetik, dan persyaratan klinis baik untuk pasien rawat inap maupun rawat jalan. Persyaratan administrasi meliputi nama, umur, jenis kelamin, berat badan dan tinggi badan pasien; nama, nomor ijin, alamat dan paraf dokter; tanggal Resep; dan ruangan/unit asal Resep. Persyaratan farmasetik meliputi nama obat, bentuk dan kekuatan sediaan, dosis dan jumlaoat, stabilitas, dan aturan dan cara penggunaan. Persyaratan klinis meliputi ketepatan indikasi, dosis, dan waktu penggunaan obat; duplikasi pengobatan; alergi dan Reaksi Obat Yang Tidak Dikehendaki (ROTD); kontraindikasi; dan interaksi obat. Pelayanan Kefarmasian Dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan Adalah pendekatan profesional yang bertanggung jawab dalam menjamin penggunaan obat dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien melalui penerapan
  42. 42. 41 pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan perilaku apoteker serta bekerja sama dengan pasien dan profesi kesehatan lainnya. Tujuan : a. Meningkatkan mutu dan memperluas cakupan pelayanan farmasi di rumah sakit b. Memberikan pelayanan farmasi yang dapat menjamin efektifitas, keamanan dan efisiensi penggunaan obat c. Meningkatkan kerjasama dengan pasien dan profesi kesehatan lain yang terkait dalam pelayanan farmasi d. Melaksanakan kebijakan obat di rumah sakit dalam rangka meningkatkan penggunaan obat secara rasional. PENGKAJIAN RESEP Kegiatan dalam pelayanan kefarmasian yang dimulai dari seleksi persyaratan administarasi, persyaratan farmasi dan persyaratan klinis baik untuk pasien rawat inap maupun rawat jalan. Persyaratan administrasi meliputi : • Nama, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien • Nama, nomor ijin, alamat dan paraf dokter • Tanggal resep • Ruangan/unit asal resep Persyaratan farmasi meliputi : • Bentuk dan kekuatan sediaan • Dosis dan Jumlah obat • Stabilitas dan ketersediaan • Aturan, cara dan tehnik penggunaan Persyaratan klinis meliputi :
  43. 43. 42 • Ketepatan indikasi, dosis dan waktu penggunaan obat • Duplikasi pengobatan • Alergi, interaksi dan efek samping obat • Kontra indikasi • Efek aditif DISPENSING Merupakan kegiatan pelayanan yang dimulai dari tahap validasi, interpretasi, menyiapkan/meracik obat, memberikan label/etiket, penyerahan obat dengan pemberian informasi obat yang memadai disertai system dokumentasi. Tujuan  Mendapatkan dosis yang tepat dan aman  Menyediakan nutrisi bagi penderita yang tidak dapat menerima makanan secara oral atau emperal  Menyediakan obat kanker secara efektif, efisien dan bermutu.  Menurunkan total biaya obat Dispensing dibedakan berdasarkan atas sifat sediaannya : DISPENSING SEDIAAN FARMASI KHUSUS a. Dispensing sediaan farmasi parenteral nutrisi Merupakan kegiatan pencampuran nutrisi parenteral yang dilakukan oleh tenaga yang terlatih secara aseptis sesuai kebutuhan pasien dengan menjaga stabilitas sediaan, formula standar dan kepatuhan terhadap prosedur yang menyertai. Kegiatan :  Mencampur sediaan karbohidrat, protein, lipid, vitamin, mineral untuk kebutuhan perorangan.
  44. 44. 43  Mengemas ke dalam kantong khusus untuk nutrisi  Faktor yang perlu diperhatikan :  Tim yang terdiri dari dokter, apoteker, perawat, ahli gizi.  Sarana dan prasarana  Ruangan khusus  Lemari pencampuran Biological Safety Cabinet  Kantong khusus untuk nutrisi parenteral b. Dispensing sediaan farmasi pencampuranobat steril Melakukan pencampuran obat steril sesuai kebutuhan pasien yang menjamin kompatibilitas, dan stabilitas obat maupun wadah sesuai dengan dosis yang ditetapkan. Kegiatan :  Mencampur sediaan intravena kedalam cairan infus  Melarutkan sediaan intravena dalam bentuk serbuk dengan pelarut yang sesuai  Mengemas menjadi sediaan siap pakai Faktor yang perlu diperhatikan :  Ruangan khusus  Lemari pencampuran Biological Safety Cabinet  HEPA Filter DISPENSING SEDIAAN FARMASI BERBAHAYA Merupakan penanganan obat kanker secara aseptis dalam kemasan siap pakai sesuai kebutuhan pasien oleh tenaga farmasi yang terlatih dengan pengendalian pada keamanan terhadap lingkungan, petugas maupun sediaan obatnya dari efek toksik dan kontaminasi, dengan menggunakan alat pelindung diri, mengamankan pada saat
  45. 45. 44 pencampuran, distribusi, maupun proses pemberian kepada pasien sampai pembuangan limbahnya. Secara operasional dalam mempersiapkan dan melakukan harus sesuai prosedur yang ditetapkan dengan alat pelindung diri yang memadai, sehingga kecelakaan terkendali. Kegiatan :  Melakukan perhitungan dosis secara akurat  Melarutkan sediaan obat kanker dengan pelarut yang sesuai  Mencampur sediaan obat kanker sesuai dengan protokol pengobatan  Mengemas dalam kemasan tertentu  Membuang limbah sesuai prosedur yang berlaku Faktor yang perlu diperhatikan :  Cara pemberian obat kanker  Ruangan khusus yang dirancang dengan kondisi yang sesuai  Lemari pencampuran Biological Safety Cabinet  Hepa Filter  Pakaian khusus  Sumber Daya Manusia yang terlatih Pemantauan Dan Pelaporan Efek Samping Obat Merupakan kegiatan pemantauan setiap respon terhadap obat yang merugikan atau tidak diharapkan yang terjadi pada dosis normal yang digunakan pada manusia untuk tujuan profilaksis, diagnosis dan terapi. Tujuan :  Menemukan ESO (Efek Samping Obat) sedini mungkin terutama yang berat, tidak dikenal, frekuensinya jarang.
  46. 46. 45  Menentukan frekuensi dan insidensi Efek Samping Obat yang sudah dikenal sekali, yang baru saja ditemukan.  Mengenal semua faktor yang mungkin dapat menimbulkan/mempengaruhi timbulnya Efek Samping Obat atau mempengaruhi angka kejadian dan hebatnya Efek Samping Obat. Kegiatan :  Menganalisa laporan Efek Samping Obat  Mengidentifikasi obat-obatan dan pasien yang mempunyai resiko tinggi mengalami Efek Samping Obat  Mengisi formulir Efek Samping Obat  Melaporkan ke Panitia Efek Samping Obat Nasional Faktor yang perlu diperhatikan :  Kerjasama dengan Panitia Farmasi dan Terapi dan ruang rawat  Ketersediaan formulir Monitoring Efek Samping Obat Pelayanan Informasi Obat Merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh Apoteker untuk memberikan informasi secara akurat, tidak bias dan terkini kepada dokter, apoteker, perawat, profesi kesehatan lainnya dan pasien. Tujuan  Menyediakan informasi mengenai obat kepada pasien dan tenaga kesehatan dilingkungan rumah sakit.
  47. 47. 46  Menyediakan informasi untuk membuat kebijakankebijakan yang berhubungan dengan obat, terutama bagi Panitia/Komite Farmasi dan Terapi.  Meningkatkan profesionalisme apoteker.  Menunjang terapi obat yang rasional. Kegiatan :  Memberikan dan menyebarkan informasi kepada konsumen secara aktif dan pasif.  Menjawab pertanyaan dari pasien maupun tenaga kesehatan melalui telepon, surat atau tatap muka.  Membuat buletin, leaflet, label obat.  Menyediakan informasi bagi Komite/Panitia Farmasi dan Terapi sehubungan dengan penyusunan Formularium Rumah Sakit.  Bersama dengan PKMRS melakukan kegiatan penyuluhan bagi pasien rawat jalan dan rawat inap.  Melakukan pendidikan berkelanjutan bagi tenaga farmasi dan tenaga kesehatan lainnya.  Mengkoordinasi penelitian tentang obat dan kegiatan pelayanan kefarmasian.
  48. 48. 47 BAB III GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT DAN ANALISA MASALAH DI INSTALASI FARMASI RS X 3.1. VISI RUMAH SAKIT “X” : Sebagai Rumah Sakit yang memberikan pelayanan berkualitas dengan biaya terjangkau dan menjadi Rumah Sakit pilihan di wilayah Kabupaten Bekasi. 3.2. MISI RUMAH SAKIT “X” : a) Memberikan pelayanan kesehatan, optimal, bermutu, berorientasi, pada kecepatan, ketepatan, keselamatan, dan kenyamanan berlandaskan etika dan profesionalisme. b) Meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan kompeten di semua lini pelayanan Rumah Sakit. c) Memberikan pelayanan prima yang didukung dengan peralatan yang berkualitas. d) Menyediakan peralatan sarana dan prasarana pendukung Rumah Sakit yang berkualitas dan aman. e) Menjalin kerjasama dengan mitra Rumah Sakit, Bidan Praktek Mandiri dan pelayanan kesehatan lainnya. f) Menekan angka kematian Ibu dan Bayi dalam rangka upaya peran aktif tercapainya target MDGs. 3.3. MOTTO RUMAH SAKIT “X” : “ Kesehatan Anda adalah Prioritas Kami “
  49. 49. 48 3.4. NILAI-NILAI BUDAYA KERJA RUMAH SAKIT “X” : a) Ramah b) Sopan c) Cepat dan tepat d) Efektif dan Efisien e) Tanggung Jawab 3.5. STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT “X” STRUKTURORGANISASIRSKARTIKAHUSADATAMBUN Direktur ManagerPelayanan Medis&Keperawatan DokterSpesialis DokterUmum Ka.Bid. Keperawatan KURawatInap KURawatJalan KUUGD KUKamar Bersalin KUKamar Operasi KUICU/NICU/ PICU KUPerinatologi KUHemodialisa KUCSSD Ka.Bid.Rekam Medis StafRekam Medik Manager Penunjang Medis Ka.Bid.Farmasi KUPerbekalan Farmasi KUPelayanan FarmasiRI&RJ Ka.Bid.Umum KUSecurity KUIPRS& IPAL KUDriver& Ambulance KULaundry KUHouse Keeping KU Maintenance KURadiologi KU Laboratorium KUFisioterapi KUGizi ManagerSDM& Mutu Ka.Bid.Diklat& Mutu Ka.BidSDM Staf Administrasi Manager Finance Ka.Bid.Finance KUFinance StafFinance Ka.Bid. Purchasing KULogis k Umum StafGudang Umum KUKasir KUIT Manager Marke ng KUAdm StafSales& Marke ng Ka.Bid.Casemix Staf Casemix KomiteMedis Satuan Pengawas Internal
  50. 50. 49 BAB IV ANALISA MASALAH DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT “X” 4.1. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi merupakan bagian dari Penunjang Medis Rumah Sakit, Instalasi Farmasi di pimpin oleh seorang Kepala Instalasi Farmasi dimana kepala instalasi ini secara struktural berkedudukan di bawah Kepala Penunjang Medik dan berkoordinasi dengan Gudang Farmasi dan Purchasing Dalam melaksanakan tugas sehari-hari di Apotek RSU Permata Ibu Apoteker di bantu oleh 6 (enam) orang Asisten Apoteker
  51. 51. 50 Uraian tugas Kepala Instalasi Farmasi : 1. Membantu kepala penunjang medik dalam penyusunan program kerja pelayanan kefarmasian untuk pasien gawat darurat, rawat jalan, rawat inap, perawatan intensif, kamar operasi dan tindakan medik 2. Melaksanakan kegiatan kefarmasian klinik, konseling dan informasi obat. 3. Bertanggung jawab atas penggunaan, pemeliharan dan peningkatan efisiensi fasilitas material kesehatan, sarana dan prasaran di unit farmasi. 4. Meningkatkan kemampuan personel dalam kegiatan pelayanan kefarmasian. 5. Melakukan waskat terhadap kegiatan dan menjaga keselamatan kerja di unit farmasi. 6. Membantu kepala penunjang medik dalam menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak pelayanan kefarmasian. 7. Membantu Kepala Penunjang Medik dalam kegiatan pengendalian mutu dan kinerja pelayanan kefarmasian. Uraian Tugas Gudang Farmasi : 1. Menyusun rencana kebutuhan material umum dan material kesehatan yang diperlukan dalam kegiatan di unit farmasi. 2. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pelayanan kefarmasian, penerimaan, distribusi obat dan supply medik. 3. Membantu kepala penunjang medik dalam menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak pelayanan kefarmasian.
  52. 52. 51 4.2. Manajemen Farmasi Sesuai struktur organisasi maka kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada kepala Penunjang Medik yang dalam pelaksanaan tugasnya berkoordinasi dengan Gudang Farmasi dan bagian Purchasing. Instalasi farmasi mengelola barang-barang yaitu obat, alat kesehatan dan bahan habis pakai. RS ”X” mempunyai Komite Farmasi dan Terapi yang berkoordinasi dengan Manajemen RS ”X”, bertugas membuat daftar obat esential rumah sakit, yang selanjutnya dipakai oleh panitia standardisasi obat dan alkes RS untuk menentukan dan membuat daftar obat dan alkes rumah sakit. Daftar standar obat dan alkes ini merupakan pedoman bagi seluruh unit terkait di rumah sakit dalam melaksanakan tugasnya masing-masing tim dokter RS “X” dan pengadaan. Namun pada kenyataannya komite ini belum bekerja secara optimal, formularium yang telah dibuat belum berjalan sepenuhnya namun diterapkan secara bertahap, hal ini lah yang berimbas kepada banyaknya varian obat yang ada sehingga mengakibatkan pembelanjaan obat yang besar. 4.3. Sumber Daya Manusia Posisi dan kondisi sumber daya manusia yang ada di Instalasi farmasi saat ini adalah : NO Jabatan Jumlah Jenis Tenaga 1 Manager Penunjang Medis 1 Dokter Gigi 2 Kepala Bidang Farmasi 1 S2 – Farmasi Klinik 3 Kepala Unit Farmasi 1 S1 – Farmasi 4 Kepala Gudang Farmasi 1 S1 – Farmasi 5 Asisten Apoteker 13 D3 Kefarmasian 6 Pekarya Farmasi 2 SMU & SMF 7 Kurir 1 SMU
  53. 53. 52 BAB IV ANALISA MASALAH DAN RENCANA PENYEMPURNAAN DI INSTALASI FARMASI RS KARTIKA HUSADA TAMBUN IV.1 Hasil Pemotretan Dari hasil survei yang dilakukan pada bulan September 2016 di Instalasi Farmasi RS “X” , ternyata banyak hal yang harus dibenahi di semua poin-poin yang mempengaruhi terbentuknya suatu pelayanan Instalasi Farmasi yang profesional. 1. Pemilihan obat  Jumlah obat yang beredar terlalu banyak, total ada 2910  Komite Farmasi dan terapi belum bekerja secara optimal  Formularium yang telah dibuat belum berjalan sepenuhnya namun diterapkan secara bertahap, hal ini lah yang berimbas kepada banyaknya varian obat yang ada sehingga mengakibatkan pembelanjaan obat yang besar 2. Pengadaan barang  Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan dengan metoda konsumsi. Analisa ABC belum pernah dibuat.  Proses permintaan barang ke gudang dan permintaan pembelian masih dilakukan secara manual dengan melihat fisik barang satu per satu, permintaan berdasarkan konsumsi rata-rata 3 bulan terakhir.
  54. 54. 53  Proses pembuatan permintaan pembelian (PP) masih agak lama karena: 1). Manual 2). Harus mengkroscek PP yang sudah ada tetapi barang belum datang, supaya tidak terjadi double permintaan 3). data diinput ke excel agar dapat diketahui jumlah pemakaian 3 bulan sebelumnya untuk menentukan jumlah permintaan yang tepat  Lead Time dari permintaan barang sampai barang datang rata2 2 hari- 1 minggu.  Pembuatan PO di sistem dilakukan setelah faktur ada, sehingga Laporan penerimaan barang (LPB) ke sistem terlambat diinput. Efek yang ditimbulkan antara lain: 1). stok fisik dan sistem selisih 2). Kesulitan pada saat Stock Opname 3). Data laporan jumlah stok gudang dan pembelian barang menjadi bias. 3. Pengawasan stok  Tempat penyimpanan terlalu kecil  Belum ada Pallet  Obat High Alert baru satu item yang ditempel stiker HA per ampul obat yaitu RECAIN (Bupivacain)  Pemantauan Suhu/Kelembaban kulkas dan ruangan sudah dilakukan, tapi disiplin petugas masih kurang.  Sistem FEFO dan FIFO belum maksimal karena kondisi tempat penyimpanan obat
  55. 55. 54 4. Pelaporan  Masih banyak ditemukan selisih antara stok fisik dengan sistem ketika melakukan stock opname 5. Standar Prosedur Operasional  Pembuatan laporan bulanan Gudang farmasi belum ada. Seharusnya minimal ada: 1) Laporan penerimaan barang harian dan bulanan 2) Laporan distribusi barang ke Unit pelayanan per bulan; Laporan Pemakaian BMHP (barang medis habis pakai) unit per bulan  Laporan Bulanan dari Purchasing belum ada. Seharusnya : 1) Laporan Pembelian per Bulan (detail) 2) Rekap pembelian per PBF per Bulan 3) Rekap pembelian per principal per bulan (10 principal terbesar sampai terkecil); Rekap Laporan pembelian per jenis barang (obat, Alkes, Lab, Rad, Oksigen); Laporan Diskon obat On dan Off Faktur; 3). Rata2 Lead Time per bulan 4) Daftar barang yang mengalami kenaikan harga/discontinue/kosong PBF sementara 6. Standar Prosedur Operasional  SOP Farmasi sudah ada tapi belum disosialisasikan 7. Job description (uraian tugas)  Jobdesc staf Farmasi sudah dibuat, belum disahkan  Floor stock, stock troley emergency ruangan, dan BMHP belum terstandar.
  56. 56. 55  Key Performance Indicator farmasi baru ada mengenai persentase resep yang tidak bisa terlayani di farmasi  Kompetensi Apoteker dan Asisten Apoteker belum ditingkatkan sepenuhnya. Dan mungkin masih banyak lagi kekurangan-kekurangan yang mungkin masih dapat ditemui namun karena terbatasnya waktu penelitian, penulis hanya menuliskan beberapa permasalahan saja. IV.2. Rencana Penyempurnaan Rencana penyempurnaan di unit Farmasi Rumah Sakit ”X” membutuhkan waktu yang cukup lama. Bagan 1. Hasil Pemotretan dan rencana penyempurnaan pelayanan Unit Farmasi RS ”X” No Hasil Pemotretan Rencana Target Waktu 1 Pemilihan Obat Jumlah obat yang beredar terlalu banyak, total ada 2910 item. Dilakukan pengurangan item obat, sehingga terjadi penurunan menjadi 1381 item 1-5 Nov 16 2 Pengadaan Barang Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan dengan metoda konsumsi. Analisa ABC belum pernah dibuat. Membuat perencanaan berdasarkan analisa ABC 6-9 Nov 16 Proses permintaan barang ke gudang dan permintaan pembelian masih dilakukan secara manual dengan melihat fisik barang satu per satu, permintaan berdasarkan konsumsi rata-rata 3 bulan Penggantian Sistem informasi RS dari TEN Medical ke SMART HIS 1-30 Nov 16
  57. 57. 56 terakhir. Proses pembuatan permintaan pembelian (PP) masih agak lama karena 1). Manual; 2). Harus mengkroscek PP yang sudah ada tetapi barang belum datang, supaya tidak terjadi double permintaan; 3). data diinput ke excel agar dapat diketahui jumlah pemakaian 3 bulan sebelumnya untuk menentukan jumlah permintaan yang tepat. Pembuatan stok min-max di sistem SMART HIS 6-9 Nov 16 Lead Timedari permintaan barang sampai barang datang rata2 2 hari- 1 minggu. Koordinasi dengan Purchasing 6-9 Nov 16 Pembuatan PO di sistem dilakukan setelah faktur ada, sehingga Laporan penerimaan barang (LPB) ke sistem terlambat diinput. Efeknya 1). stok fisik dan sistem selisih; 2). Kesulitan pada saat Stock Opname; 3). Data laporan jumlah stok gudang dan pembelian barang menjadi bias. Koordinasi dengan Purchasing 6-9 nov 16 3 Penyimpanan Barang Tempat penyimpanan terlalu kecil Renovasi gudang farmasi Nov-Jan 16 Belum ada Pallet Proses pengajuan (done), sementara dialas kardus bekas Oct-16 Obat High Alert baru satu item yang ditempel stiker HA per ampul obat yaitu RECAIN (Bupivacain) Penetapan Obat High Alert, Pembuatan stiker HA Oct-16
  58. 58. 57 Pemantauan Suhu/Kelembaban kulkas dan ruangan sudah dilakukan, tapi disiplin petugas masih kurang. Peningkatan disiplin petugas dalam mengisi Formulir Pemantauan Suhu Oct-16 Sistem FEFO dan FIFO belum maksimal karena kondisi tempat penyimpanan obat Renovasi gudang farmasi Okt-Des 16 4 Pengawasan stok Masih banyak ditemukan selisih antara stok fisik dengan sistem ketika melakukan stock opname Dilakukan stock opname bulanan, stock opname internal pertengahan bulan, sampling stok fisik dan sistem per hari Sep-des Obat ED kurang dari 6 bulan kedepan sudah di data untuk di follow-up bisa retur/tidak. Apabila tidak bisa di retur maka dikoordinasikan ke dokter untuk diutamakan peresepannya. Sept-des Disiplin serah terima barang harus ditingkatkan. Serah terima fisik dan bukti distribusi sistem, bukan di form manual. Sept-des 5 Laporan Pembuatan laporan bulanan Gudang farmasi belum ada. Seharusnya minimal ada: 1) Laporan penerimaan barang harian dan bulanan; 2) Laporan distribusi barang ke Unit pelayanan per bulan; Penggantian Sistem informasi RS dari TEN Medical ke SMART HIS 1-30 Sept 16
  59. 59. 58 Laporan Pemakaian BMHP (barang medis habis pakai) unit per bulan Laporan Bulanan dari Purchasing belum ada. Seharusnya : 1) Laporan Pembelian per Bulan (detail); 2) Rekap pembelian per PBF per Bulan; 3) Rekap pembelian per principal per bulan (10 principal terbesar sampai terkecil); Rekap Laporan pembelian per jenis barang (obat, Alkes, Lab, Rad, Oksigen); Laporan Diskon obat On dan Off Faktur; 3). Rata2 Lead Time per bulan; 4). Daftar barang yang mengalami kenaikan harga/discontinue/koso ng PBF sementara Koordinasi dengan Purchasing 6-9 Sept 16 6 SOP SOP Farmasi sudah ada tapi belum disosialisasikan. Pengesahan SOP dan sosialisasi Oct-16 7 Jobdesc Jobdesc staf Farmasi sudah dibuat, belum disahkan. Pengesahan Jobdesc dan sosialisasi Oct-16 8 Floor stock, stock troley emergency ruangan, dan BMHP belum terstandar. Koordinasi dengan Keperawatan dalam membuat standar stock unit. 6-9 Nov 16 9 Key Performance Indicator farmasi baru ada mengenai persentase resep yang tidak bisa terlayani di farmasi. Membuat KPI untuk respon time pelayanan resep obat jadi dan resep racikan. Oct-16 10 Kompetensi Apoteker dan Asisten Apoteker belum ditingkatkan sepenuhnya. Mengadakan training internal dan eksternal untuk staf Sept-dst
  60. 60. 59 BAB IV EVALUASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN INS. FARMASI RUMAH SAKIT “X” Untuk mengetahui kinerja pengendalian persediaan, perlu dilakukan evaluasi parameter dibawah ini secara periodik : MS = Nilai stok Jan-Maret = Rp. 1.544.136.171 = 2,46 Nilai pemakaian rata2 Jan-Maret Rp. 627.073.615 MS = Nilai stok April-Jun = Rp 1.265.443.560 = 1,38 Nilai pemakaian rata2 April-Jun Rp 915.801.230  Semakin kecil nilai MS berarti semakin efisensi persediaan 0 0.5 1 1.5 2 2.5 MS Jan- Mar MS Apr-Jun 2.46 1.38 Month Stock 1. Month Stock (MS) MS = Nilai stok rata-rata x 1 bulan Nilai pemakaian rata-rata
  61. 61. 60 TO = Nilai pemakaian Jan-Maret = Rp 627.073.615 = 0,41 Nilai stok rata2 Jan-Maret Rp 1.544.136.171 TO = Nilai pemakaian April-Jun = Rp 915.801.230 = 0,72 Nilai stok rata2 April-Jun Rp 1.265.443.560  Semakin besar nilai TO berarti semakin efisien persediaan 0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 MS Jan- Mar MS Apr-Jun 0.41 0.72 Turn Over 2.Turn Over TO = Nilai pemakaian/satu periode Nilai stok rata-rata
  62. 62. 61 ANALISIS ABC Analisis ABC adalah analisis yang digunakan dalam beberapa sistem persediaan untuk menganalisis pola konsumsi dan jumlah dari total konsumsi untuk semua jenis obat. Analisis ABC (Always, Better, Control) merupakan pembagian konsumsi obat dan pengeluaran untuk perencanaan. Metode ini cenderung pada profit oriented product karena berdasar pada dana yang dibutuhkan dari masing-masing obat. Analisis ABC digunakan untuk menganalisa tingkat konsumsi semua jenis obat. Analisis ini mengenai 3 kelas yaitu: a. A (Always) Obat harus ada karena berhubungan dengan pengendalian dalam pengadaannya. Persentase kumulatifnya antara 75%-80%. Kelas A tersebut menunjukkan 10%-20% macam persediaan memiliki 70%- 80% dari total biaya persediaan. Hal ini berarti persediaan memiliki nilai jual yang tinggi sehingga memerlukan pengawasan ekstra dan pengendalian yang harus baik (Quick, 1997). b. B (Better) Kelas B, 20-40% item obat di rumah sakit dengan alokasi dana 10-15% dari keseluruhan anggaran obat. Persentase kumulatifnya antara 80- 95% (Quick, 1997). c. C (Control) Obat mempunyai nilai yang rendah, yaitu sekitar 5% namun jumlah obat sangat banyak, yaitu mencapai 60%. Karena obat selalu tersedia maka pengendalian pada tingkat ini tidak begitu berat. Persentase kumulatifnya antara 95%-100% (Quick, 1997). Tabel. Pareto ABC Kelompok Jumlah item Nilai A B C 10-20 % item 20-40% item 60% item 80 % 15 % 5 % Contoh perhitungan menggunakan data 40 macam item barang farmasi adalah sebagai berikut :
  63. 63. 62 . Diperoleh data penjualan obat selama periode bulan Januari – September 2016, bagian pelayanan resep instalasi farmasi, sebagai berikut: Catatan: Nilai kumulatif 0-80% adalah kelompok A, 80-96% adalah kelompok B dan 96-100% adalah kelompok C. Untuk kepentingan perhitungan persediaan (Inventory), kelompok A biasanya berjumlah kurang lebih 20% dari total elemen tetapi merepresentasikan 80% dari nilai total investasi. Kelompok B berjumlah 20% dari total item dan merepresentasikan 10-20% total nilai investasi. Kelompok C biasanya berjumlah 60-70% dari total elemen dan merepresentasikan 10-20% total nilai investasi
  64. 64. 63 No Nama Barang Jml Penggunaan harga Nilai (Rp) % nilai Kum Nilai Kategori 1 CEFOMAX 1GR 1355 115,500 156,502,500 5.7 5.7 A 2 RL / TM WIDA 11805 12,705 149,982,525 5 11.1 A 3 TERFACEF INJEKSI 662 210,100 139,086,200 5 16.1 A 4 CEFTRIAXONE INJEKSI 10542 10,313 108,719,646 3.9 20.1 A 5 F-HEMOSOL PART A ( HD ) 1137 92,400 105,058,800 3.8 23.9 A 6 BLOODLINE ( HD ) 1058 97,680 103,345,440 3.7 27.6 A 7 RL 500ML DP/ INFUSAN RL DP 5100 19,085 97,333,500 3.5 31.2 A 8 SPORETIK SYRUP 1151 83,050 95,590,550 3.5 34.6 A 9 BIBAG SODIUM BICARBONATE 1139 80,850 92,088,150 3.3 38.0 A 10 SARUNG TANGAN STERIL 5965 14,500 86,492,500 3.1 41.1 A 11 PROHELIC CAP 15969 5,134 81,984,846 3 44.1 A 12 SPUIT 10 CC 16825 4,650 78,236,250 2.8 46.9 A 13 MAXMOR SYRUP 760 99,000 75,240,000 2.7 49.6 A 14 SPUIT 3 CC 25530 2,900 74,037,000 2.7 52.3 A 15 ISPRINOL TABLET 7120 10,313 73,428,560 2.7 55.0 A 16 SIMFIX 200MG 2984 22,000 65,648,000 2.4 57.3 A 17 PANTOMEX INJEKSI 438 143,000 62,634,000 2.3 59.6 A 18 MYOTONIC TABLET 21217 2,915 61,847,555 2.2 61.9 A 19 CEFADROXYL 500 MG TAB 50717 1,210 61,367,570 2.2 64.1 A 20 INFUSET MAKRO 4901 12,100 59,302,100 2.1 66.2 A 21 NACL INFUS 100ML OTSU 4890 12,100 59,169,000 2.1 68.4 A 22 PROGESTON 14800 3,740 55,352,000 2.0 70.4 A 23 NACL 100ML / INFUSAN NS 3315 16,555 54,879,825 2 72.4 A 24 VOSTRIN SYRUP 1313 41,250 54,161,250 2 74.3 A 25 NUTRICIA BEBELOVE 1 BB 1511 35,587 53,771,957 2 76.3 A 26 EPHEDRINE INJEKSI 941 55,000 51,755,000 1.9 78.1 A 27 NACL 500ML / NS /TM WIDA 4868 10,516 51,191,888 1.9 80.0 B 28 FLOKSID 4209 12,100 50,928,900 1.8 81.8 B 29 CEFILA 100MG TAB 2802 18,150 50,856,300 1.8 83.7 B 30 ABBOCATH 24 ( INTROCAN G 24 1826 25,410 46,398,660 1.7 85.4 B 31 SPUIT 1 CC 11430 4,000 45,720,000 1.7 87.0 B 32 RECAIN INJEKSI 806 55,000 44,330,000 1.6 88.6 B 33 SANMOL INFUS 684 60,720 41,532,480 1.5 90.1 B 34 PROFAT SYRUP 680 60,500 41,140,000 1.5 91.6 B 35 IMUNVIT PLUS TAB 5689 7,150 40,676,350 1.5 93.1 B 36 PROVERA TABLET 100MG 2336 16,591 38,756,576 1.4 94.5 B 37 SPORETIK 100MG 2016 19,168 38,642,688 1.4 95.9 B 38 CEFIXIME 100MG TAB 13207 2,874 37,956,918 1.4 97.3 C 39 PROBIOKID 2962 12,705 37,632,210 1.4 98.6 C 40 SPIRAMYCIN 500MG 18076 2,068 37,381,168 1.4 100.0 C 284736 2,760,158,862 100.0 Analisa ABC
  65. 65. 64 SIMULASI PERHITUNGAN PERENCANAAN OBAT UNTUK GUDANG Obat fast moving Kategori A Cefadroxil 1 Hari : 200 tab (2 box) Rata-rata 2 bulan : 6000 tab (60 box) Lead Time : 2 Hari Sisa Stok Gudang : 2000 (20 Box) Sisa Stok Apotik : 400 (4 Box) Rumus : Rerata penjualan 2 Bln+30%+Lead Time 2 Hari-Sisa Stok Gdg+Apotik 4 = (6000 + 30% + 2 hr ) - ( 2000+400) = (1500 + 1800 + 200) – 2400 4 =1100 tab (11 box) tiap minggu Obat Midle Moving kategori B Sporetik 100 mg tab 1 Hari : 15 tab Rata-rata 2 bulan : 400 tab (4 box) Lead Time : 2 Hari Sisa Stok Gudang : 100 (1 box) Sisa Stok Apotik : 10 tab RUMUS : Rerata penjualan 2 Bln+20%+Lead Time 2 Hari-Sisa Stok Gdg+Apotik 4 = (400 + 20% + 2 hr ) - (100+10 ) = (100 + 80 +30 ) – (100+10) 4 = 100 tab tiap minggu
  66. 66. 65 SIMULASI PERHITUNGAN PERENCANAAN OBAT UNTUK APOTIK RAWAT INAP Obat fast moving Kategori A Cefadroxil 1 Hari : 50 tab Rata-rata 2 bulan : 1500 tab (15 box) Lead Time : 2 Hari Sisa Stok Apotik Rawat Inap : 100 tab(1 box) Rumus : Rerata penjualan 2 Bln+30%+Lead Time 2 Hari-Sisa Stok Rawat inap 30 = (1500 + 30% + 2 hr ) – (100) = (50 + 450 + 100) – 100 = 500 tab (5 box) 30 SIMULASI PERHITUNGAN PERENCANAAN OBAT UNTUK APOTIK RAWAT JALAN Obat fast moving Kategori A Cefadroxil 1 Hari : 100 tab Rata-rata 2 bulan : 3000 tab (30 box) Lead Time : 2 Hari Sisa Stok apotik Rawat jalan : 200 tab(2 box) Rumus : Rerata penjualan 2 Bln+30%+Lead Time 2 Hari-Sisa Stok Rawat jalan 15 = (3000 + 30% + 2 hr ) – (200) 15 = (200 + 900 + 200) – 200 = 1100 tabs (11 box)
  67. 67. 66 BAB V PENUTUP KESIMPULAN Pelayanan Kefarmasian merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mencegah, dan menyelesaikan masalah terkait Obat. Pada kesempatan ini kami melakukan pemotretan di rumah sakit “X” di daerah bekasi dima adari hasil tersebut telah ada upaya atau perencanaan terkait perbaikan system di unit farmasi. Besaran nilai guna mengukur beberapa item dimulai dari bulan januari sampai dengan juni dikarenakan sedang adanya proses perapihan sehingga data full baru kami dapatkan untuk periode tersebut. Pengendalian Persediaan untuk stok barang bertujuan untuk  Meminimkan investasi.  Menetapkan tingkat pelayanan yang tetap.  Meminimkan biaya penyimpanan  Menyeimbangkan pemasukan dan pengeluaran barang  Mempertahankan sistem pengendalian yang “up to date” Dari hasil pengamatan dan perhitungan kami, adanya peningkatan kinerja dari unit farmasi dima ada penurunan dari Month Stok dan peningkatan dari turn over obat di rumah sakit “X”. Saran untuk mencapai pelayanan farmasi secara optimal adalah selain menetapkan struktur organisasi yang baku, pelatihan logistik farmasi bagi petugas, penetapan standar minimal pelayanan Farmasi, melakukan proses pengadaan dan pengendalian obat dan alkes menggunakan metoda ABC , revisi Formularium Rumah Sakit , dan
  68. 68. 67 kepada pihak manajemen untuk meng evaluasi pelayanan obat bagi karyawan agar tercapainya efisiensi dan efektifitas. Pada pemotretan di bagian pengadaan barang diketahui bahwa Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan dengan metoda konsumsi. Analisa ABC belum pernah dibuat. Sehingga pada tahap perbaikan direncanakan untuk membuat perencanaan obat dengan menggunakan analisa ABC yang efektif dapat membantu Rumah Sakit dalam membuat perencanaan obat dengan mempertimbangkan aspek pemakaian, nilai investasi dan kekritisan obat. Pengindeksan obat digunakan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan pembelian obat.
  69. 69. 68 DAFTAR PUSTAKA Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pedoman perencanaan dan Pengelolaan Obat. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta. 1990. Departemen Kesehatan RI. SK Menkes No.1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta, 1999. https://mulyanipharmaco.files.wordpress.com/2013/11/standar- pelayanan-farmasi-di-rs.pdf Quick dkk, J.D., Hume, M.L., Rankin, J.R.,O’Connor, R.W., 1997, Managing Drug Supply, Management Sciences for Health, 7th printing, Boston, Massachussets Siregar, Charles. Farmasi Rumah Sakit. EGC.Jakarta.2003 Subagya. Manajemen Logistik. Penerbit CV. Hanmas Agung. Jakarta. 1994.

×