Successfully reported this slideshow.

Марија Тодоровић, Законске обавезе стваралаца архивске грађе и документарног материјала

0

Share

1 of 24
1 of 24

Марија Тодоровић, Законске обавезе стваралаца архивске грађе и документарног материјала

0

Share

Download to read offline

Законске обавезе стваралаца архивске грађе и документарног материјала

Законске обавезе стваралаца архивске грађе и документарног материјала

More Related Content

More from Arhivistika

Related Books

Free with a 14 day trial from Scribd

See all

Related Audiobooks

Free with a 14 day trial from Scribd

See all

Марија Тодоровић, Законске обавезе стваралаца архивске грађе и документарног материјала

  1. 1. ЗАКОНСКЕ ОБАВЕЗЕ СТВАРАЛАЦА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА Историјски архив Шумадије – Крагујевац МаријаТодоровић дипл.правник – Архивски саветник
  2. 2. Закон о архивској грађи и архивској делатности • Закон о архивској грађи и архивској делатности ( Службени гласник Републике Србије бр.6/20 ) уређује: - систем заштите архивске грађе и документарног материјала; - услове и начин коришћења архивске грађе; - организацију, надлежност и делатност архива у Републици Србији ( чл. 1 Закона ). • Циљ доношења Закона : - побољшање квалитета заштите архивске грађе и документарног материјала код стваралаца; - унапређење стручне делатности јавних архива.
  3. 3. ОСНОВНИ ПОЈМОВИ • Јавни архив - установа заштите која обавља архивску делатност; • Архивска грађа – документарни материјал који се трајно чува, одабрани, изворни, а у недостатку изворног и сваки други репродуковани облик документа или записа, који су настали радом и деловањем правних или физичких лица, а од трајног значаја су за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене области. • Документарни материјал - Целина докумената или записа, насталих или примљених деловањем и радом различитих стваралаца у оригиналном или репродукованом облику. • Стваралац архивске грађе и док.материјала - правно или физичко лице чијим деловањем настаје архивска грађа и документарни материјал.
  4. 4. • Ималац архивске грађе и док.материјала - носилац права на архивској грађи и документарном материјалу (власник или ималац другог стварног права ) који има државину на архивској грађи и документарном материјалу. • Дигитализација архивске грађе - преношење архивске грађе из облика који није електронски у електронски облик. • Архивска књига - основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу ствараоца. • Листа категорија архивске грађе и докум.материјала - посебан акт којим се одређују врсте архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.
  5. 5. ПРАВНИ РЕЖИМ ЗАШТИТЕ ПОСЛОВНЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ • Закон о архивској грађи и архивској делатности ( Службени гласник Републике Србије бр.6/20 ); • Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе ( Службени гласник Републике Србије бр.21/2020, 32/2021 ); • Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе ( Службени гласник Републике Србије бр.20/2022 ); • Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику ( Службени гласник Републик Србије бр.107/2021 ); • Правилник о обрасцу Архивске књиге ( Службени гласник Републике Србије бр.34/22 ); • Интенција законодавца је да се уреди канцеларијско-архивско пословање стваралаца у циљу: - лакшег и бржег проналажења пословних предмета и аката за потребе основне делатности - ефикаснијег стручног надзора јавног архива.
  6. 6. ОБАВЕЗЕ СТВАРАЛАЦА И ИМАЛАЦА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА • Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да: савесно чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у којем су настали. да обезбеди одговарајући простор и опрему; да одреди одговорно лице за заштиту и поступање са пословном документацијом; евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал; предаје архивску грађу надлежном архиву под условима и роковима предвиђеним законом; осигура трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање одн.пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у електронском облику надлежном јавном архиву;
  7. 7. води архивску књигу на прописаном обрасцу; достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30.априла текуће године за документарни материјал настао у претходној години; прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал ( статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др. ); одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредни документарни материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од дана истека утврђеног рока; омогући овлашћеном лицу надлежног јавног архива стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, одн. њеним одабирањем из документарног материјала; поступа у складу са мерама и роковима које надлежни архив наложи решењем а на основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и документарног материјала; обавести надлежни јавни архив о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка ( чл.9. т.1-12 Закона ) .
  8. 8. Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да обезбеди стручно оспособљавање и усавршавање, као и проверу стручне оспособљености запослених који управљају документима. Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да у року од 30 дана обавести надлежни архив о свом оснивању, као и о свим изменама статуса и организације ( промена назива, промена организације, промена адресе, као и престанка рада.
  9. 9. • Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала, осим физичких лица, дужан је да донесе: Општи акт о начину евидетирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала; Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања; Општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената. ( чл.14 т.1-3. Закона ) . Надлежни јавни архив даје сагласност на Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања, који се достављају у по 2 / два / примерка установи заштите на оверу.
  10. 10. ОДАБИРАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И УНИШТАВАЊЕ БЕЗВРЕДНОГ ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА • Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да после извршеног одабирања архивске грађе, издвоји ради уништавања документарни материјал коме је истекао рок чувања. ( чл.16. Закона ). • Надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи. • Приликом уништавања безвредног документарног материјала стваралац је дужан да предузме неопходне мере заштите података који би могли повредити права и правни интерес лица на који се документарни материјал односи ( Записник о уништењу ) . • Валоризација архивске грађе – Листа категорија документарног материјала са роковима чувања
  11. 11. • Kатегорије документарног материјала се групишу према области коју регулишу, а израда Правилника и Листе категорија документарног материјала се поверава руководиоцима организационих јединица код стваралаца, који најбоље познају организациону структуру правног субјекта и функционални процес рада, одн. научни, доказни, стручни и општедруштвени значај пословне документације. • Листа категорија документарног материјала са роковима чувања садржи: редни број; класификациони знак; врсту документарног материјала; рок чувања.
  12. 12. • При одређивању рокова чувања архивске грађе и документарног материјала користе се одредбе важећег Закона о архивској грађи и архивској делатности, али и одредбе посебних прописа у одређеним областима, као нпр:  Закон о рачуноводству и ревизији;  Закон о порезу на додату вредност;  Уредба о буџетском рачуноводству;  Закон о привредним друштвима;  Закон о здравственој документацији и евиденцијама у области здравствене заштите;  Закон о пензијском и инвалидском осигурању и др...
  13. 13. АРХИВСКА КЊИГА • Основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу ствараоца-имаоца, одн. општи инвентарни преглед целокупног пословне документације ствараоца-имаоца из ранијих година. • Води се у: папирнатом облику; електронском облику. • Архивска књига има 11 рубрика : редни број, датум уписа, година настанка, садржај, класификациона ознака, рок чувања из Листе категорија, број сагласности наЛисту категорија, количина документарног материјала, просторије и полице-уређаји за складиштење са локацијом ( за електронску арх.грађу и док.материјал ), број и датум записника, примедба. ( Правилник о обрасцу архивске књиге Сл.гласник РС бр.34/2022 ).
  14. 14. Архивска књига:  закључује на крају календарске године, са подацима о количини пословне документације у дужним метрима;  препис архивске књиге се доставља надлежном архиву сваке године најкасније до 30.априла текуће године, за претходну годину. Архивска ознака – завршени предмети се одлажу у регистраторе, фасцикле, омоте, са ознаком:  назив правног лица – ствараоца-имаоца архивске грађе и документарног материјала;  година настанка ( распон година );  врста документарног материјала;  распон бројева предмета;  класификациони знак;  рок чувања по Листи категорија;  број из Архивске књиге.
  15. 15. ПРИМО-ПРЕДАЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ • Стваралац-ималац архивске грађе, сређену и пописану архивску грађу предају на чување надлежном јавном архиву по истеку 30 година, од њеног настанка. (чл.17. Закона ). • Архивска грађа се предаје записнички, пописана, технички опремљена, неоштећена, са санираним оштећењима, а архивску грађу у електронском облику заједно са припадајућим метаподацима, декодирану, на начин који одреди надлежни јавни архив. ( чл.18. Закона ). У саставу записника је списак архивске грађе за трајно чување у архиву, са бројевима из архивске књиге.
  16. 16. КАЗНЕНЕ МЕРЕ • Јавни архиви имају право активне легитимације за подношење захтева за покретање прекршајног и кривичног поступка у случајевима непоштовања законских норми, а нарочито у случајевима оштећења или уништења архивске грађе и документарног материјала. • Казне за прекршај се крећу од 50.000 до 2000 000 дин. за правно лице, одн. од 5000 до 150 000 дин. за одговорно лице у правном лицу. • АРХИВСКА ГРАЂА СЕ НЕ СМЕ УНИШТИТИ, КАО НИ ДОКУМЕНТАРНИ МАТЕРИЈАЛ ИЗ КОГА НИЈЕ ОДАБРАНА АРХИВСКА ГРАЂА, БЕЗ ОБЗИРА НАТО ДА ЛИ ЈЕ МИКРОФИЛМОВАН ИЛИ ДИГИТАЛИЗОВАН.
  17. 17. ХВАЛА НА ПАЖЊИ!

×