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Una introducción a la gestión de riesgos en proyectos complejos

Presentación de la charla impartida en el Congreso Internacional de Innovación en la Gestión y Dirección de Proyectos (CIGEDIP) de la Universidad Galileo (Guatemala).

Contenidos:
- ¿Qué son los riesgos?
- ¿Por qué hay que gestionarlos?
- El proceso de gestión: de la planificación a la comunicación
- Fuentes de riesgos
- Gestionar riesgos en escenarios de gran incertidumbre

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Una introducción a la gestión de riesgos en proyectos complejos

  1. 1. Congreso Internacional de Innovación en la Gestión y Dirección de Proyectos GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS 1 COMPLEJOS
  2. 2. 2 Tópicos a desarrollar • ¿Qué son los riesgos? • ¿Por qué hay que gestionarlos? • El proceso de gestión: de la planificación a la comunicación • Fuentes de riesgos • Gestionar riesgos en escenarios de gran incertidumbre
  3. 3. UN CASO (TRISTEMENTE) REAL Manuel García Viejo, misionero y director médico en un 3 hospital en Lunsar (Sierra Leona)
  4. 4. UN CASO (TRISTEMENTE) REAL • Decidió dedicarse a los demás, en una región en la que su vida corría serio peligro (enfermedades, conflictos armados, …). • Consciente de este riesgo, decidió aceptarlo y dedicarse a lo que realmente amaba. • García Viejo falleció a principios de Octubre de 2014 víctima del ébola, en un hospital de Madrid, donde fue trasladado cuando se le diagnosticó la enfermedad en Sierra Leona 4
  5. 5. UN CASO (TRISTEMENTE) REAL Teresa Romero fue una de las enfermeras que trató a García Viejo en el Hospital Carlos III de Madrid 5
  6. 6. UN CASO (TRISTEMENTE) REAL • Consciente de que también corría un riesgo por su profesión, aunque menor que el del misionero. 6 • Algo falló – Escasa formación, reducción de medios en el hospital a causa de la crisis, sobrecarga de trabajo por falta de personal, mala aplicación de un procedimiento, un descuido, … • El riesgo de contagio de (en principio) baja probabilidad y alto impacto se materializó • Teresa consiguió vencer al virus del ébola tras varias semanas luchando por su vida
  7. 7. UN CASO (TRISTEMENTE) REAL Escalibur era el perro de Teresa Romero. Fue sacrificado por temor al posible contagio del ébola 7
  8. 8. UN CASO (TRISTEMENTE) REAL 8 • Los perros saben qué es un riesgo – Echarse al río a jugar, enfrentarse en una pelea con otro animal, … • Nunca hubiera imaginado que sería sacrificado por estos hechos – Contagio de su dueña – ¿Pueden los perros contagiar el ébola? – Presiones políticas, mediáticas y defensores animales. • Había un riesgo que jamás pudo prever, y que se materializó, costándole la vida
  9. 9. 9 MORALEJA • A veces nos enfrentamos a situaciones de alto riesgo, poniendo en juego nuestras propias vidas. A veces “NO” no es una opción. • Otras somos conscientes del riesgo, pero confiamos en medios y procedimientos • Otras muchas, desconocemos todos los riesgos que acarrea una situación, o son de probabilidad muy baja. Aún así …
  10. 10. 10 ¿Qué es un riesgo? • Según el PMBOK – An uncertain event or condition that, if it occurs, has a positive or negative effect on a project’s objectives. • ¡Una de las 10 áreas de competencia de todo JdP! – INTEGRACIÓN, ALCANCE, TIEMPOS, COSTOS, CALIDAD, RRHH, COMUNICACIÓN, RIESGOS, ADQUISICIONES, STAKEHOLDERS
  11. 11. 11 PROBABILIDAD
  12. 12. 12 IMPACTO
  13. 13. 13 ACEPTABILIDAD
  14. 14. 14 EN RESUMEN • Es algo que puede suceder con una cierta probabilidad – Cuantificable o no • Que, de suceder, tendrá un impacto en los objetivos – Medio/Alto/Bajo en Alcance/Plazos/Costes • Puede ser aceptable o no
  15. 15. ¡OPORTUNIDADES Y AMENAZAS! 15
  16. 16. 16 ¿ARTE O CIENCIA?
  17. 17. CUALITATIVAMENTE CUANTITATIVAMENTE 17 17 PROCESOS PLANIFICAR IDENTIFICAR ANALIZAR MITIGAR MONITORIZAR COMUNICAR
  18. 18. 18 PLANIFICACIÓN • Se debe gestionar riesgos en todo momento de la vida del proyecto – Pre-venta – Venta (oferta) – Ejecución – Mantenimiento y garantía • ¡No olvidar las lecciones aprendidas!
  19. 19. 19 19 IDENTIFICACIÓN FUENTE DE RIESGO RIESGO ¡HECHO CONSUMADO!
  20. 20. 20 IDENTIFICACIÓN FUENTE DE RIESGOS RIESGO HECHO (CONSUMADO) FORMACIÓN CONOCIMIENTOS INSUFICIENTES EN SISTEMAS DE TIEMPO REALL FALTA DE CONOCIMIENTOS EN SISTEMAS EN TIEMPO REAL REQUISITOS DE CLIENTE INESTABILIDAD EN LA DEFINICIÓN DE REQUISITOS POR PARTE DEL CLIENTE HAN PASADO DOS MESES Y AÚN NO SE HA CERRADO LA ESPECIFICACIÓN SUBCONTRATACIÓN EL SUBCONTRATISTA ENTREGA TARDE EL SUBCONTRATISTA HA ENTREGADO TARDE CUIDADO CON … PORQUE PODÍA SER … ¡¡¡¡TE LO DIJE!!!!
  21. 21. 21 IDENTIFICACIÓN • No hay dos proyectos iguales  No hay recetas mágicas para identificar (y mitigar) riesgos • Capturar riesgos de diferentes fuentes y según naturaleza del proyecto • Mitigación de riesgos: Procedimientos + Lecciones aprendidas
  22. 22. 22 ANÁLISIS • Identificar la(s) categoría(s) (en qué impactan) – Alcance – Plazos (calendario) – Costes • Un mismo riesgo puede afectar a más de una categoría
  23. 23. 23 ANÁLISIS • Determinar y establecer las probabilidades. • Ejemplos: – Alta: Probabilidad mayor del 20% – Media: Probabilidad entre 5% y 20% – Baja: Probabilidad menor que 5%
  24. 24. “CUANTIFICAR” EL IMPACTO 24 Impacto Categoría Bajo Medio Alto Técnico Impacto no relevante en funcionalidad o prestaciones Impacto relevante en funcionalidad o prestaciones de los Sistemas, solventable con procedimiento de uso Impacto relevante en funcionalidad o prestaciones de los Sistemas, no solventable con procedimiento de uso Calendario Sin retraso en la entrega al cliente Retraso en la entrega al cliente < X meses Retraso en la entrega al cliente > X meses Coste Impacto < YY% Impacto entre YY% y ZZ% Impacto > ZZ%
  25. 25. 25 SCORING DE RIESGOS Impacto Probabilidad Bajo Medio Alto Alta No aceptable No aceptable No aceptable Media Aceptable No aceptable No aceptable Baja Aceptable Aceptable No aceptable
  26. 26. 26 MITIGACIÓN • Implementar acciones correctivas para mitigarlo (reducir probabilidad y/o impacto) Impacto Probabilidad Bajo Medio Alto Alta RISK#01 RISK#02 RISK#03 RISK#07 Media RISK#05 Baja RISK#06 RISK#04
  27. 27. 27 SEGUIMIENTO • Reevaluar los riesgos – ¿Han tenido efecto las medidas correctivas? – ¿Cambia la probabilidad y/o impacto? ¿Cuánto? ¿Cómo? – Descartar o volver a evaluar
  28. 28. COMUNICACIÓN ¿HAY QUE COMUNICAR TODOS LOS RIESGOS? 28 28
  29. 29. 29 COMUNICACIÓN • Riesgos “internos” – No “confesables” al cliente – Evitar situaciones de pánico / alarma • Riesgos “externos” – Visibles a todas las partes implicadas • Todos los riesgos deben gestionarse, pero hay que ser muy cauto en cómo se comunican
  30. 30. 30 COMUNICACIÓN • Una mala comunicación puede causar excesivo pánico y “alarma social” – ¡No mentir! – Elegir el momento adecuado, la forma y el fondo – Siempre con un plan de acción – Involucrar a las partes afectadas
  31. 31. 31 FUENTES DE RIESGOS • Requisitos e interfaces – Falta de concreción, inestabilidad, priorización, aprobación, • Planificación – Retrasos de entradas a actividades en el camino crítico, plazos ajustados exigidos por el cliente, presión del time-to-market, disponibilidad de recursos
  32. 32. 32 FUENTES DE RIESGOS • Stakeholders – Baja disponibilidad, poco interés, … • Recursos – No llegan a tiempo, formación insuficiente, perfiles no adecuados, falta de motivación, situación laboral, bajas prestaciones, baja productividad …
  33. 33. 33 FUENTES DE RIESGOS • Incumplimiento de procedimientos y buenas prácticas • Socios y subcontratistas – Intereses contrapuestos, interés, falta de recursos, idiosincrasia, … • Financieros – Situación financiera de la empresa, del cliente, de los subcontratistas, …
  34. 34. 34 FUENTES DE RIESGOS • Contractuales – Penalizaciones, Propiedad Intelectual, cancelación del proyecto, … • Políticos – Cambios en regulaciones, conflictos bélicos, crisis, • Tecnológicos – Obsolescencia, modas/tendencias, …
  35. 35. 35 HERRAMIENTAS • ¡Sentido común y experiencia! – Indicadores de proyecto – Observación del “entorno” • Business Intelligence – Cuadros de mando – Minería de datos (data mining) – Big Data
  36. 36. 36 HERRAMIENTAS • Simulaciones (análisis cuantitativo) – Simulaciones de Montecarlo – Análisis de sensibilidad (what-if) – Paquetes software dedicados
  37. 37. 37 HERRAMIENTAS • Bases de datos de conocimiento – Fuentes de riesgos – Tipos de riesgos y acciones de mitigación recomendadas – Ejemplos – Lecciones aprendidas
  38. 38. 38 HERRAMIENTAS • Herramientas de análisis estratégico – Análisis DAFO (SWOT), especialmente Amenazas y Oportunidades – Análisis PEST (Político, Económico, Social y Tecnológico) D A F O
  39. 39. 39 HERRAMIENTAS • Técnicas de resolución de problemas (mitigación) – Diagrama de Ishikawa (espina de pez) – Brainstorming – Análisis causa / raíz – Aproximaciones top-down y bottom-up
  40. 40. GESTIONAR LA INCERTIDUMBRE • “Sólo el 32% por ciento de los proyectos evaluados cumplieron con el costo, cronograma y los requisitos de características.” (Chaos Report 2009) • Irrupción de la filosofía Lean y metodologías ágiles 40
  41. 41. 41 CONCLUSIONES • La gestión de riesgos es vital para la buena marcha de un proyecto – ¡¡¡¡Proceso clave durante TODA la vida del proyecto!!!! • Es necesaria una labor de “evangelización” • Existe abundante literatura sobre buenas prácticas y procedimientos
  42. 42. 42 CONCLUSIONES • Planificar  identificar  analizar  evaluar  mitigar  monitorizar  identificar  … • Crear cultura de gestión de riesgos en las organizaciones • Nuevos paradigmas de gestión para entornos de gran incertidumbre: lean, agile, …
  43. 43. LAS COSAS NUNCA HAN SIDO FÁCILES 43
  44. 44. ¡PERO HAY ESPERANZA! LO QUE NO SE GESTIONA … 44
  45. 45. 45 45
  46. 46. 46 ÁNGEL GAVÍN ALARCÓN http://elmiracielos.com

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