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Premio FORUM PA Sanita 2022 - AVG-MMP-Final.pdf

MEDICATION MANAGEMENT PLATFORM (MMP) La nuova piattaforma introduce nuovi paradigmi di efficienza nei processi ospedalieri di gestione di farmaci e dispositivi medici dall’ingresso alla farmacia centrale fino al momento della somministrazione al paziente. La completa tracciabilità dei flussi di medicinali e dispositivi medici si combina infatti con sistemi di automazione in grado di sollevare gli operatori dai compiti più gravosi e ripetitivi. L’unione automazione-tracciabilità permette inoltre di ottimizzare le procedure di riordino e gli stock, sia centrali che periferici, prevenendo fra l’altro mancanza e sprechi di materiali dovuti a scadenza.

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#forumpasanita2022
LA PIATTAFORMA DI MEDICATION MANAGEMENT DI ANTARES VISION GROUP
1. Descrizione della soluzione
La Medication Management Platform (MMP) è nata con l’obiettivo di supportare ospedali e
operatori sanitari nelle loro attività di cura del paziente e gestione dei processi logistici di farmaci e
dispositivi medici. La completa tracciabilità dei flussi di medicinali e dispositivi medici si combina
infatti con sistemi di automazione in grado di sollevare gli operatori dai compiti più gravosi e
ripetitivi come la predisposizione del carrello terapia e la ricerca dei farmaci da somministrare,
permettendo di concentrare le loro energie sul vero obiettivo finale: la cura dei pazienti. L’unione
automazione-tracciabilità permette inoltre di ottimizzare le procedure di riordino e gli stock, sia
centrali che periferici, prevenendo fra l’altro sprechi di farmaci per sopraggiunta scadenza. La
definizione dei requisiti ha visto coinvolti numerosi ospedali, fra cui in prima fila il Centro di Ricerca
in Tecnologie Avanzate per la Salute ed il Ben-Essere dell’IRCCS Ospedale San Raffaele di Milano e
la fondazione Poliambulanza di Brescia. Il progetto è stato selezionato e supportato dal Ministero
per lo Sviluppo Economico in relazione all’alto grado di innovazione e ricadute positive per il sistema
sanitario. La piattaforma comprende carrelli automatizzati in grado di connettersi con la
piattaforma informatica ospedaliera, recepire il fabbisogno di farmaci necessari per il giro terapia e
caricarsi autonomamente dei farmaci necessari, prelevandoli da armadi automatizzati senza alcun
bisogno dell’intervento umano. Durante il giro terapia, una volta identificato il paziente, il sistema
robotizzato interno al carrello preleva i farmaci e li propone all’infermiere direttamente sul piano di
lavoro, in modo che questi possa procedere alla somministrazione senza perdere tempo a cercare i
farmaci dai cassetti. Il sistema registra tutte le operazioni e le comunica alla piattaforma ospedaliera
per la registrazione sulla cartella clinica elettronica del paziente: quali farmaci sono stati
somministrati, a quali pazienti, a che ora, e da chi.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
Per lo sviluppo del progetto, Antares Vision ha creato un team multidisciplinare composto da
numerosi sottogruppi, coordinati da un gruppo di Project Managers per la definizione dei product
concepts, la raccolta dei requisiti dal campo e il coordinamento con i partner ospedalieri.
Il team è così composto: 1) ingegneri con competenze meccatroniche per lo sviluppo delle parti
hardware in particolare per quelle robotizzate. 2) team di sviluppo software per la definizione e
sviluppo dell’architettura e la gestione della cyber security 3)team di qualità per assicurare il rispetto
#forumpasanita2022
normativo in tutte le fasi di progettazione e validazione di tutti i componenti hardware e software
e il rispetto dei requisiti CE e della certificazione MDR 4)team customer service, per la produzione
della manualistica e dei training 5) team di operations che fin dalla fase iniziale di design ha
contribuito alla definizione di soluzioni facilmente producibili e mantenibili con approcci di Design
for Manufacturing and Assembling 6) Uno studio di design – esterno – che ha curato la parte estetica
del carrello, dell’armadio e di vari accessori.
Il team di Antares Vision ha collaborato strettamente con diversi ospedali ed in particolare con il
Centro di Ricerca in Tecnologie Avanzate per la Salute ed il Ben-Essere dell’Ospedale San Raffaele
che, oltre a contribuire alla definizione delle macrospecifiche funzionali, ha coordinato la fase di test
della piattaforma, definendo il protocollo, le metriche di valutazione e coinvolgendo tutte le
direzioni interessate: farmacia, ingegneria clinica, infermieristica per le prove sul campo.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
La piattaforma è nata con l’intento di rendere più efficace, efficiente, sicuro e - perché no – più
piacevole il lavoro del personale ospedaliero in tutte le fasi di gestione del farmaco, dalla logistica
alla somministrazione ai pazienti.
-Permette agli operatori di focalizzare le loro energie sul paziente piuttosto che disperdersi nella
gestione dei farmaci: ordini, ricezione, storage, allestimento dei carrelli, ecc.
-Garantisce la completa tracciabilità del processo, eliminando errori di dispensing, la perdita di
farmaci, sprechi dovuti a farmaci in scadenza, somministrazione di lotti soggetti a ritiro o scaduti,
out-of-stock, etc.
-Un ambiente automatizzato, efficiente e virtualmente esente da errori
-Fornisce la piena visibilità sul processo, permettendo allo staff di prendere decisioni tempestive e
informate, per raggiungere finalmente: La giusta dose, al giusto paziente, al momento giusto,..
4. Descrizione dei destinatari della misura
I destinatari della piattaforma MMP sono gli operatori delle strutture sanitarie alla ricerca di nuovi
strumenti e soluzioni per ottimizzare il ciclo di gestione di farmaci e dispositivi medici, dalla ricezione
alla somministrazione ai pazienti. La presenza di un sistema informatizzato di cartella clinica e
prescrizione massimizza la resa della nuova piattaforma, per cui saranno proprio le strutture più
avanzate - in Italia e nel mondo - gli early adopters della soluzione.
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5. Descrizione della tecnologia adottata
MMP – Medication Management Platform è una piattaforma costituita da sistemi meccatronici
innovativi, integrati ed orchestrati da una infrastruttura software multifunzionale. I componenti
chiave sono:
Carrello robotizzato: rappresenta una rivoluzione nel processo di gestione della terapia, poiché
solleva il personale ospedaliero dai compiti più ripetitivi come riempire il carrello, cercare i farmaci
da somministrare e persino spingere il carico pesante dei carrelli tradizionali, disponendo di un
sistema di movimentazione servoassistito. Funzionalità e benefici:
•Verifica i fabbisogni di farmaci per ciascun giro terapia e li carica automaticamente
• al momento della somministrazione, porta i farmaci necessari direttamente sul piano di lavoro per
un'erogazione ergonomica, rapida e sicura (l’operatore non è costretto a cercare i farmaci nei vari
cassetti e non deve chinarsi per raggiungere i cassetti in basso)
• traccia il ciclo di somministrazione (quale farmaco, a quale paziente, a che ora e da chi)
Armadio automatizzato: anch’esso dotato di un robot interno, è stato dimensionato per servire uno
o più reparti sostituendo gli armadi tradizionali. Funzionalità e benefici:
• Carica automaticamente i farmaci necessari al giro terapia nel carrello automatizzato in pochi
minuti senza alcun intervento dell’operatore.
• Consente un rapido accesso ai farmaci richiesti da parte del personale autorizzato (modalità
dispensing);
• Fornisce un accesso controllato ai vari prelievi di farmaci, compresi i narcotici
• Permette un controllo in tempo reale dell'inventario
• Massimizza la densità di farmaci stoccati, diminuendo gli spazi necessari allo stoccaggio dei farmaci
Infrastruttura software: è stata sviluppata facendo leva sulle soluzioni di tracciabilità che Antares
Vision ha sviluppato per le principali case farmaceutiche mondiali. I vari moduli software
permettono di:
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- interfacciarsi ai software di cartella clinica e prescrizione per la gestione delle
somministrazioni e la pianificazione dei fabbisogni
- Assicurare la completa tracciabilità della singola confezione o del singolo dispositivo medico,
dal suo ingresso in ospedale al suo utilizzo nei reparti a bordo letto o nelle sale operatorie.
- Pianificare in modo puntuale i fabbisogni di reparto, interfacciandoci con le prescrizioni
informatizzate e l’ERP ospedaliero
- Monitorare tutti i principali KPI a livello di reparto, struttura ospedaliera e gruppo
Ospedaliero permettendo una visibilità completa dei processi e delle performance
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari)
La piattaforma MMP costituisce un enorme progresso nella somministrazione della terapia e nella
gestione della logistica di farmaci e dispositivi medici:
- Semplificazione e riduzione del tempo necessario per svolgere le attività in reparto
(caricamento carrelli e armadi; procedura di inventario e controllo scaduti, preparazione
terapie e giri visita, preparazione ordini, ….), con conseguente possibilità di riallocazione
delle risorse in altre attività a maggior valore aggiunto per la cura del paziente.
- Riduzione dei costi logistici (riduzione del costo di mantenimento a scorta e stock out).
- Riduzione della spesa farmaceutica dovuta a una riduzione delle obsolescenze e sprechi
- Eliminazione degli errori di somministrazione e dei costi associati
- Riduzione dei premi assicurativi grazie a un sistema di logistica farmaceutica ottimizzato,
tracciato e più sicuro
Inoltre, la piattaforma costituisce un vero e proprio cambio di paradigma nella somministrazione
dei farmaci, con benefici tangibili per il personale sanitario, per il paziente e per l’intero processo in
termini di:
-Ergonomia per gli operatori sanitari: il farmaco viene presentato direttamente sul piano di lavoro;
-Sicurezza per il paziente: il sistema fornisce la dose giusta, al paziente giusto, al momento giusto;
-Efficienza: il sistema armadio-carrello scambia i farmaci automaticamente evitando attività
manuale di refill ripetitive, noiose e di poco valore;
-Tracciabilità: tutte le attività sono tracciate;
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I grafici di sintesi dei risultati della sperimentazione effettuata presso l’IRCCS Ospedale San Raffaele
di Milano sono inequivocabili: Il nuovo sistema prevale sui sistemi tradizionali su tutte le metriche
obiettivo, con un gap particolarmente elevato su sicurezza ed efficienza, grazie alla forte riduzione
delle attività a basso valore richieste al personale, che permette loro di concentrarsi su ciò che
veramente conta: la cura del paziente.
7. Tempi di progetto
Il progetto è stato avviato nel 2019 dopo avere recepito i bisogni di numerosi ospedali italiani. A
valle dell’analisi è stata avviata la fase di progettazione e sviluppo, che ha portato alla costruzione
dei primi prototipi che sono stati testati nei primi mesi del 2022 presso l’ospedale San Raffaele di
Milano. Ad oggi è in corso la fase di industrializzazione. La disponibilità della piattaforma completa
è prevista per i primi mesi del 2023.
CONCLUSIONI
La nuova piattaforma di Medication Management proposta da Antares Vision Group, è stata
progettata per fornire ai sistemi sanitari una soluzione innovativa con l’obiettivo di rendere il lavoro
più facile, più efficiente e meno faticoso per gli operatori sanitari.
Il livello di automazione introdotto dalla nuova piattaforma di Medication Management non ha
precedenti ed è destinata a stabilire un nuovo punto di riferimento per gli ambienti ospedalieri in
termini di efficienza, sicurezza, ergonomia per il personale e trasparenza dei processi.

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  • 2. #forumpasanita2022 normativo in tutte le fasi di progettazione e validazione di tutti i componenti hardware e software e il rispetto dei requisiti CE e della certificazione MDR 4)team customer service, per la produzione della manualistica e dei training 5) team di operations che fin dalla fase iniziale di design ha contribuito alla definizione di soluzioni facilmente producibili e mantenibili con approcci di Design for Manufacturing and Assembling 6) Uno studio di design – esterno – che ha curato la parte estetica del carrello, dell’armadio e di vari accessori. Il team di Antares Vision ha collaborato strettamente con diversi ospedali ed in particolare con il Centro di Ricerca in Tecnologie Avanzate per la Salute ed il Ben-Essere dell’Ospedale San Raffaele che, oltre a contribuire alla definizione delle macrospecifiche funzionali, ha coordinato la fase di test della piattaforma, definendo il protocollo, le metriche di valutazione e coinvolgendo tutte le direzioni interessate: farmacia, ingegneria clinica, infermieristica per le prove sul campo. 3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare La piattaforma è nata con l’intento di rendere più efficace, efficiente, sicuro e - perché no – più piacevole il lavoro del personale ospedaliero in tutte le fasi di gestione del farmaco, dalla logistica alla somministrazione ai pazienti. -Permette agli operatori di focalizzare le loro energie sul paziente piuttosto che disperdersi nella gestione dei farmaci: ordini, ricezione, storage, allestimento dei carrelli, ecc. -Garantisce la completa tracciabilità del processo, eliminando errori di dispensing, la perdita di farmaci, sprechi dovuti a farmaci in scadenza, somministrazione di lotti soggetti a ritiro o scaduti, out-of-stock, etc. -Un ambiente automatizzato, efficiente e virtualmente esente da errori -Fornisce la piena visibilità sul processo, permettendo allo staff di prendere decisioni tempestive e informate, per raggiungere finalmente: La giusta dose, al giusto paziente, al momento giusto,.. 4. Descrizione dei destinatari della misura I destinatari della piattaforma MMP sono gli operatori delle strutture sanitarie alla ricerca di nuovi strumenti e soluzioni per ottimizzare il ciclo di gestione di farmaci e dispositivi medici, dalla ricezione alla somministrazione ai pazienti. La presenza di un sistema informatizzato di cartella clinica e prescrizione massimizza la resa della nuova piattaforma, per cui saranno proprio le strutture più avanzate - in Italia e nel mondo - gli early adopters della soluzione.
  • 3. #forumpasanita2022 5. Descrizione della tecnologia adottata MMP – Medication Management Platform è una piattaforma costituita da sistemi meccatronici innovativi, integrati ed orchestrati da una infrastruttura software multifunzionale. I componenti chiave sono: Carrello robotizzato: rappresenta una rivoluzione nel processo di gestione della terapia, poiché solleva il personale ospedaliero dai compiti più ripetitivi come riempire il carrello, cercare i farmaci da somministrare e persino spingere il carico pesante dei carrelli tradizionali, disponendo di un sistema di movimentazione servoassistito. Funzionalità e benefici: •Verifica i fabbisogni di farmaci per ciascun giro terapia e li carica automaticamente • al momento della somministrazione, porta i farmaci necessari direttamente sul piano di lavoro per un'erogazione ergonomica, rapida e sicura (l’operatore non è costretto a cercare i farmaci nei vari cassetti e non deve chinarsi per raggiungere i cassetti in basso) • traccia il ciclo di somministrazione (quale farmaco, a quale paziente, a che ora e da chi) Armadio automatizzato: anch’esso dotato di un robot interno, è stato dimensionato per servire uno o più reparti sostituendo gli armadi tradizionali. Funzionalità e benefici: • Carica automaticamente i farmaci necessari al giro terapia nel carrello automatizzato in pochi minuti senza alcun intervento dell’operatore. • Consente un rapido accesso ai farmaci richiesti da parte del personale autorizzato (modalità dispensing); • Fornisce un accesso controllato ai vari prelievi di farmaci, compresi i narcotici • Permette un controllo in tempo reale dell'inventario • Massimizza la densità di farmaci stoccati, diminuendo gli spazi necessari allo stoccaggio dei farmaci Infrastruttura software: è stata sviluppata facendo leva sulle soluzioni di tracciabilità che Antares Vision ha sviluppato per le principali case farmaceutiche mondiali. I vari moduli software permettono di:
  • 4. #forumpasanita2022 - interfacciarsi ai software di cartella clinica e prescrizione per la gestione delle somministrazioni e la pianificazione dei fabbisogni - Assicurare la completa tracciabilità della singola confezione o del singolo dispositivo medico, dal suo ingresso in ospedale al suo utilizzo nei reparti a bordo letto o nelle sale operatorie. - Pianificare in modo puntuale i fabbisogni di reparto, interfacciandoci con le prescrizioni informatizzate e l’ERP ospedaliero - Monitorare tutti i principali KPI a livello di reparto, struttura ospedaliera e gruppo Ospedaliero permettendo una visibilità completa dei processi e delle performance 6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari) La piattaforma MMP costituisce un enorme progresso nella somministrazione della terapia e nella gestione della logistica di farmaci e dispositivi medici: - Semplificazione e riduzione del tempo necessario per svolgere le attività in reparto (caricamento carrelli e armadi; procedura di inventario e controllo scaduti, preparazione terapie e giri visita, preparazione ordini, ….), con conseguente possibilità di riallocazione delle risorse in altre attività a maggior valore aggiunto per la cura del paziente. - Riduzione dei costi logistici (riduzione del costo di mantenimento a scorta e stock out). - Riduzione della spesa farmaceutica dovuta a una riduzione delle obsolescenze e sprechi - Eliminazione degli errori di somministrazione e dei costi associati - Riduzione dei premi assicurativi grazie a un sistema di logistica farmaceutica ottimizzato, tracciato e più sicuro Inoltre, la piattaforma costituisce un vero e proprio cambio di paradigma nella somministrazione dei farmaci, con benefici tangibili per il personale sanitario, per il paziente e per l’intero processo in termini di: -Ergonomia per gli operatori sanitari: il farmaco viene presentato direttamente sul piano di lavoro; -Sicurezza per il paziente: il sistema fornisce la dose giusta, al paziente giusto, al momento giusto; -Efficienza: il sistema armadio-carrello scambia i farmaci automaticamente evitando attività manuale di refill ripetitive, noiose e di poco valore; -Tracciabilità: tutte le attività sono tracciate;
  • 5. #forumpasanita2022 I grafici di sintesi dei risultati della sperimentazione effettuata presso l’IRCCS Ospedale San Raffaele di Milano sono inequivocabili: Il nuovo sistema prevale sui sistemi tradizionali su tutte le metriche obiettivo, con un gap particolarmente elevato su sicurezza ed efficienza, grazie alla forte riduzione delle attività a basso valore richieste al personale, che permette loro di concentrarsi su ciò che veramente conta: la cura del paziente. 7. Tempi di progetto Il progetto è stato avviato nel 2019 dopo avere recepito i bisogni di numerosi ospedali italiani. A valle dell’analisi è stata avviata la fase di progettazione e sviluppo, che ha portato alla costruzione dei primi prototipi che sono stati testati nei primi mesi del 2022 presso l’ospedale San Raffaele di Milano. Ad oggi è in corso la fase di industrializzazione. La disponibilità della piattaforma completa è prevista per i primi mesi del 2023. CONCLUSIONI La nuova piattaforma di Medication Management proposta da Antares Vision Group, è stata progettata per fornire ai sistemi sanitari una soluzione innovativa con l’obiettivo di rendere il lavoro più facile, più efficiente e meno faticoso per gli operatori sanitari. Il livello di automazione introdotto dalla nuova piattaforma di Medication Management non ha precedenti ed è destinata a stabilire un nuovo punto di riferimento per gli ambienti ospedalieri in termini di efficienza, sicurezza, ergonomia per il personale e trasparenza dei processi.