دورة في إدارة الوقت‏

17,641 views

Published on

Published in: Education
4 Comments
12 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
17,641
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
866
Comments
4
Likes
12
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

دورة في إدارة الوقت‏

  1. 1. إدارة الوقت
  2. 2. أ . استطلاع الواقع ب . وضع الأهداف وتحديد الأولويات . ج . تحديد الأنشطة وبرنامجها الزمني . أ . جمع المعلومات . ب . اختبار النشاطات . ج . منحنى النشاطات . 1- تحليل الوقت 2- التـخـــطيط المحاور
  3. 3. المحاور أ . مراحل التنفيذ . ب . نصائح عامة للتنفيذ . ج . قواعد عامة للتنفيذ . أ . إعداد قائمة الأعمال اليومية . ب . التفويض الفعال . ج . تنظيم مكان العمل . 3- التنظيم 4- التنفيذ
  4. 4. أ . شخصية ( ذاتية ) ب . عامة ( بيئية ) د ــ التعامل مع مضيعات الوقت هـ ــ كيف تكسب الوقت المحاور أ . ما هي الرقابة . ب . صفات الرقابة الفعالة . ج . مبدأ إعادة تحليل الوقت . 5- المتابعة
  5. 5. أهداف البرنامج <ul><li>حسن التعرف على أهمية الوقت والحاجة لإدارته بكفاءة . </li></ul><ul><li>كيف تقيم استخدامك الحالي للوقت ؟ </li></ul><ul><li>ما هي أساسيات إدارة الوقت ؟ </li></ul><ul><li>التعرف على القواعد العامة لإدارة الوقت . </li></ul><ul><li>تخطيط الوقت وتنظيمه . </li></ul><ul><li>مهارات التفاوض الفعال . </li></ul>
  6. 6. أهداف البرنامج 7 ) استخدام قائمة العمل اليومية . 8 ) التعامل مع المقاطعات والمفاجآت . 9 ) ما هي أجزاء وقتك التي تتحكم بها والتي لا تتحكم بها ؟ 10) كيفية التعرف على مضيعات الوقت بأنواعها . 11) كيفية التعامل مع مضيعات الوقت . 12) التعامل والسيطرة على الإجهاد .
  7. 7. 1- الوقت أغلى ما يملك الإنسان . 2- الوقت مورد محدود . 3- الوقت لا يمكن تعويضه . 4- الوقت يمضي سريعاً . 5- استغلال الوقت يزيد من قيمته . طبيعة الوقت
  8. 8. 1- لتنفيذ المهام الهامة ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل والاستجمام أيضاً . 2- لتحديد الأولويات وإنجاز أهم الإعمال . 3- للاستفادة من الوقت الضائع واستغلاله جيداً . 4- للتغلب على الإجهاد والإحباط الذي يقلل من كفاءة العمل . لماذا إدارة الوقت ؟
  9. 9. هل تعلم أن الإدارة الصحيحة لوقتك تضيف إلى حياتك ساعات أطول إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة في حياتك ؟ !! أن إضافة 15 دقيقة كل يوم تعني إضافة 13 يوم عمل كل عام . أن إضافة 30 دقيقة كل يوم تعني إضافة 26 يوم عمل كل عام . إن هذا يُعادل شهراَ جديداَ من العمل كل عام .
  10. 10. تذكر دائماً إن تغيير العادات يأخذ إن إدارة الوقت قضية ذاتية يجب أن تُناسب ظروفك طبيعتك مجهوداً كبيراً وقتاً طويلاً
  11. 11. أولاً : تحليل الوقت تحليل الوقت
  12. 12. لا أتحكم مطلقاً في وقتي أتحكم كلية في وقتي إلى أي مدى تتحكم في وقتك ؟ ضع نفسك على هذا المقياس صفر 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
  13. 13. استقصاء كيف تدير وقتك ؟ أجب عن أسئلة الاستقصاء كن صادقاً مع نفسك فلن يطلع على نتيجتك أحد
  14. 14. 90% 75% 55% أقل تتحكم في وقتك بفعالية في طريقك للتحكم في وقتك تعاني من مشاكل الوقت هو الذي يتحكم فيك مفتاح الاستقصاء مدير 4 3 2 1 عادي 5 4 1 1 دائماً أحياناً نادراً أبداً
  15. 15. لتحليل وقتك بشكل فعال أولاً : اجمع المعلومات * استخدم جداول النشاطات اليومية . * املأ الجدول يومياً لمدة أسبوع .
  16. 16. لتحليل وقتك بشكل فعال ثانياً : اختبر نشاطاتك * هل هي ضرورية ؟ * هل لابد أن تؤديها بنفسك ؟ * ما هي أكثر الطرق كفاءة لأدائها ؟ * استخدم نموذج تحليل الوقت .
  17. 17. تذكر دائماً ابحث عن أحد غيرك للقيام ببعض مهامك قم بالمهمة بأكبر كفاءة ممكنة توقف عن أي مهمة غير ضرورية
  18. 18. لتحليل وقتك بشكل فعال ثالثاً : تعرف على منحنى نشاطك * ارسم منحنى نشاطك . * أعد توزيع أعمالك حسب النتيجة . * حدد وقت الذروة في نشاطك .
  19. 19. 100% 50% صفر % 8 صباحاً 12 ظهراً 5 مساءً منحنى النشاط الطبيعي
  20. 20. ثانياً : تحليل الوقت التخطيط
  21. 21. تخطيط الوقت ما هو التخطيط ؟ هكذا يكون التخطيط كيف تعد خطة ؟
  22. 22. التخطيط هو محاولة التنبؤ بالوقت المتاح في فترة مقبلة و الأعمال المطلوبة ........ لإنجاز أهداف محددة وبرمجة كل ذلك في ضوء : القيود المفروضة الفرص المتاحة
  23. 23. التخطيط يُضيف لك أشياء هامة يُخبرك كيف تصل إلى ما تصبو إليه يُبين لك ما تحتاجه للوصول لما تريد متى تبدأ المهمة حتى تنتهي منها في موعدها المحدد
  24. 24. هكذا يكون التخطيط <ul><li>انفق في التخطيط ما يستحقه من وقت ومجهود . { أسبوع ـ يوم ـ ساعة } </li></ul><ul><li>اجعل خطتك مكتوبة . </li></ul><ul><li>ضع خطة سنوية وشهرية وأسبوعية . </li></ul><ul><li>راعي صفات الهدف الجيد . </li></ul>
  25. 25. ليس فيه غموض من الأفضل في صورة رقمية يمكن تحقيقه في أرض الواقع يتحقق من خلاله إنجاز جيد له مدة زمنية يجب تحقيقه خلالها الهدف الجيد يجب أن يكون : واضحاً قابلاً للقياس واقعياً طموحاً محدداً
  26. 26. احذر أن يتحول التخطيط إلى أحد مضيعات الوقت أن تترك خطتك للذاكرة
  27. 27. كيف تعد الخطة أولاً : استطلاع الواقع <ul><li>تحليل الوقت . </li></ul><ul><li>دراسة الظروف الخارجية : </li></ul><ul><li>( الفرص المتاحة ـ القيود والمعوقات ) </li></ul><ul><li>دراسة الإمكانات المتاحة : ( نقاط القوة ـ نقاط الضعف ) </li></ul>
  28. 28. كيف تعد الخطة ثانياً : وضع الأهداف وتحديد الأولويات <ul><li>تحديد الأهداف السنوية وترتيب الأولويات . </li></ul><ul><li>توزيع الأهداف السنوية على الأشهر ثم الأسابيع </li></ul><ul><li>راع صفات الهدف الجيد . </li></ul><ul><li>لابد أن تشمل الأهداف الجوانب المختلفة لحياتك </li></ul><ul><li>لا تفرط في وضع الأهداف ... </li></ul>كن واقعياً
  29. 29. كيف تعد الخطة ثالثاً : تحديد الأنشطة وبرنامجها الزمني <ul><li>تحديد الأنشطة للأهداف السنوية ثم الشهرية ثم الأسبوعية . </li></ul><ul><li>إلغاء الأنشطة غير الضرورية .. </li></ul><ul><li>ترتيب الأنشطة بحسب الأولوية . </li></ul><ul><li>إعداد جدول زمني لكل مهمة . </li></ul><ul><li>تحديد الإمكانيات المطلوبة لكل مهمة . </li></ul><ul><li>تحديد المسئول عن كل مهمة . </li></ul>وتفويض بعض المهام .
  30. 30. ثالثاً : تحليل الوقت التنظيم
  31. 31. تنظيم الوقت إعداد قائمة الأعمال اليومية التفويض الفعال تنظيم مكان العمل
  32. 32. إعداد قائمة الأعمال اليومية <ul><li>ضع خطتك الأسبوعية في متناول يدك أثناء الإعداد . </li></ul><ul><li>ضع قائمتك في نفس الوقت من كل يوم . </li></ul><ul><li>لا تضع أكثر من قائمة ( صغيرة ) . </li></ul><ul><li>أعد قائمتك الخاصة التي تناسبك . </li></ul><ul><li>اكتب كل نشاطاتك في القائمة . </li></ul><ul><li>قسم وقتك على مهامك حسب الأولوية ( قاعدة 80/20) </li></ul><ul><li>أجمع النشاطات المتشابهة والمتوازية . </li></ul><ul><li>خصص لكل مهمة وقتاً محدداً لإنجازها . </li></ul>
  33. 33. إعداد قائمة الأعمال اليومية <ul><li>راجع مهامك اليومية ( تخلص من غير الضروري وفوض بعضها ) . </li></ul><ul><li>لا تجدول كل دقيقة في وقتك .. اترك وقتاً للطوارئ . </li></ul><ul><li>تعامل جيداً مع الأمور الطارئة . </li></ul><ul><li>اترك وقتاً للراحة .. لنفسك .. لأسرتك .. </li></ul><ul><li>ضع القائمة دائماً في متناول يدك . </li></ul><ul><li>التزم بقائمتك . </li></ul><ul><li>لا تفرط في التنظيم . </li></ul>
  34. 34. مهم وعاجل مهم وغير عاجل غير مهم و عاجل غير مهم و غير عاجل أؤديه بنفسي أؤديه بنفسي أو أفوض أفوض أتركه : عمل واحد ( أ ) أفضل من تسعة ( د ) تذكر التنفيذ على أربع مراحل جدول ايزنهاور غير مهم ج د مهم أ ب عاجل غير عاجل غير مهم ج د مهم أ ب عاجل غير عاجل غير مهم ج د مهم أ ب عاجل غير عاجل
  35. 35. المهمة تتمدد لتشغل الوقت المتاح لها قانون باريكسون
  36. 36. <ul><li>يسمح لك بوقت للتفكير والتخطيط . </li></ul><ul><li>يساعدك على إنجاز المهام الأكثر أهمية </li></ul><ul><li>يخلصك من المهام الروتينية . </li></ul><ul><li>يمكنك من الاستفادة من خبرات الآخرين </li></ul><ul><li>يقلل من وقت صُنع القرار . </li></ul><ul><li>يُنمي مهارات الآخرين . </li></ul><ul><li>يُمكنك من إنجاز المهام بشكل متوازي . </li></ul>لماذا التفويض ؟ طريقك للنجاح التفويض
  37. 37. <ul><li>عدم الثقة بالآخرين . </li></ul><ul><li>كره المخاطرة . </li></ul><ul><li>الخوف من الظهور بمظهر الكسول . </li></ul><ul><li>تغلب العادة السيئة والقدوة السيئة . </li></ul>لماذا لا نفوض ؟ طريقك للنجاح التفويض
  38. 38. <ul><li>يجب أن تتأكد أن الشخص </li></ul><ul><li>الذي تفوضه يملك أمرين هامين : </li></ul><ul><li>القدرة و المهارة للقيام بالمهمة . </li></ul><ul><li>الرغبة والحماسة الكافية لدفعه </li></ul><ul><li>إلى إنجاز المهمة على أفضل وجه . </li></ul>لمن نفوض ؟
  39. 39. <ul><li>فوض قدر ما تستطيع . </li></ul><ul><li>فوض المهام ذات الأولوية ( ج ) . </li></ul><ul><li>فوض الشخص الكفء المتحمس . </li></ul><ul><li>ناقش المهمة جيداً مع من تفوضه . </li></ul><ul><li>تابع من فوضته دائماً . </li></ul><ul><li>قدم له يد العون . </li></ul><ul><li>كافئه على نجاحه . </li></ul>التفويض الفعال تذكر دائماً المسئوليةلا تفوض
  40. 40. <ul><li>اجلس مع من تريد تفويضه : اشرح له المهمة جيداً ، تأكد أنه يفهم الهدف من المهمة ، وكيف ينفذها . </li></ul><ul><li>خذ منه التزاماً بأنه سينتهي من المهمة بأفضل كفاءة ممكنة ، وفي الوقت المحدد </li></ul><ul><li>تناقش معه حول الصعوبات المحتملة وطرق مواجهتها . </li></ul><ul><li>ابق على اتصال دائم معه . </li></ul><ul><li>يمكن أن تعده بمكافأة عند إنجاز المهمة </li></ul>كيف نفوض؟
  41. 41. <ul><li>يجب أن تُسلح من فوضته بسلطة . </li></ul><ul><li>يجب أن تكون السلطة مكافئة للمهمة . </li></ul><ul><li>يجب مراقبة من فوضته ومتابعته . </li></ul><ul><li>يجب أن توجد عندما توجد مشكلة </li></ul><ul><li>يجب أن تعترف بالنجاح في المهمة المفوضة </li></ul><ul><li>قدم له يد العون . </li></ul><ul><li>كافئه على نجاحه . </li></ul>ماذا بعد التفويض؟ من فوضته على نجاحه كافئ
  42. 42. نصائح هامة لترتيب مكان العمل <ul><li>حافظ على تنظيم جيد للحجرة . </li></ul><ul><li>لا تضع على مكتبك إلا ما تقوم به الآن أو </li></ul><ul><li>ما تحتاجه خلال اليوم . </li></ul><ul><li>حافظ على إضاءة جيدة فوق مكتبك . </li></ul><ul><li>تأكد من ترتيب الكتب بشكل جيد في مكتبتك . </li></ul><ul><li>رتب أدواتك في مكانها . </li></ul><ul><li>سلة المهملات : تخلص فوراً من أي شئ </li></ul><ul><li>ليس له أهمية ، ولن تحتاجه بعد ذلك . </li></ul>
  43. 43. نصائح هامة لترتيب مكان العمل <ul><li>أحتفظ بنظام جيد للملفات لحفظ المعلومات . </li></ul><ul><li>رتب الملفات حسب درجة الأهمية . </li></ul><ul><li>أصنع ملفاً واحداً لكل مهمة . </li></ul><ul><li>لا تنس أن تمتلك ملفاً للأشياء الهامة جداً والعاجلة . ) ضعه دائماً أمام عينيك ( </li></ul><ul><li>أصنع ملفاً أخر للأشياء البسيطة ( ج ) </li></ul><ul><li>ضعه دائماً في الحقيبة </li></ul><ul><li>أعد فهرس بالملفات إذا زاد عددها . </li></ul>رتب خزانتك جيداً :
  44. 44. تذكر الواجبات دائماً أكثر من الأوقات أنت لا تملك أكثر من 24 ساعة يومياً أن المهام المفتوحة لا تنتهي أبداً
  45. 45. رابعاً : تحليل الوقت التنفيذ
  46. 46. أولاً : نصائح عامة في التنفيذ ثالثاً : تعامل جيداً مع مضيعات الوقت ثانياً : احذر التسويف
  47. 47. نصائح عامة في التنفيذ <ul><li>ألق نظرة على قائمة أعمالك اليومية . </li></ul><ul><li>التزم بقائمة أعمالك اليومية وابتعد عن الروتينيات . </li></ul><ul><li>أبدأ في إنجاز مهامك . </li></ul><ul><li>كن منجزاً ... لا تتردد . </li></ul><ul><li>تعلم أن تقول </li></ul><ul><li>لا تقطع عملك : </li></ul><ul><ul><li>إذا بدأت في إنجاز مهمة لا تقطعها </li></ul></ul><ul><ul><li>وفر كل شئ قبل البدء في العمل </li></ul></ul><ul><ul><li>احذر الأفكار الطارئة . </li></ul></ul>لا
  48. 48. نصائح عامة في التنفيذ <ul><ul><li>تعامل جيداً مع المهام الكبيرة </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>إذا جابهتك مهمة كبيرة .. لا تنزعج .. تعامل معها جيداً . </li></ul></ul></ul>استخدم طريقة قطعة الجبن السويسري هل تعلم لماذا توجد فراغات في الجبن السويسري ؟
  49. 49. نصائح عامة في التنفيذ <ul><ul><li>أضف ليومك وقتاً جديداً : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>أبذل مزيداً من الجهد دوماً . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>أستخدم الأوقات الضائعة وأجزاء الوقت الصغيرة { أوقات الانتظار، المواصلات ، الأوقات البينية } </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>تعود أن تزيح حدود تعبك قليلاً . </li></ul></ul></ul><ul><li>التزم بمواعيدك ( الزيارة بمواعيد سابقة ) </li></ul><ul><li>انته من كل نشاط في موعده . </li></ul><ul><li>ثابر على تنظيم وقتك . </li></ul>
  50. 50. تذكر لا شئ يغري بالانتهاء قدر الابتداء فتت المهام الصعبة والكبيرة لا شئ يغري بالنجاح قدر النجاح نفسه
  51. 51. ونفذ ثانية فكر ثانية تفكر سنة وتنفذ سنة ولا ولا قواعد هامة في التنفيذ
  52. 52. تمرين إذا توفر لديك ساعتان إضافيتان يومياً .. ففي أي من النشاطات الآتية سوف تنفقها ؟ !! <ul><li>في التخطيط لعملك وحياتك </li></ul><ul><li>في القراءة وتنمية مهاراتك . </li></ul><ul><li>في حفظ القرآن . </li></ul><ul><li>في التدريب على العمل . </li></ul><ul><li>في قراءة الجرائد والمجلات . </li></ul><ul><li>في التفكير و الإبداع . </li></ul><ul><li>في كتابة رسائل شخصية </li></ul><ul><li>في الاستماع إلى الأشرطة </li></ul><ul><li>في إنجاز بعض المهام البسيطة </li></ul>
  53. 53. الآن تعلم أن كل هذه المهام الإضافية بمكن أن تنجزها في أجزاء وقتك الصغيرة .... أن كل هذه المهام الإضافية بمكن أن تنجزها في أجزاء وقتك الصغيرة .... أن كل هذه المهام الإضافية بمكن أن تنجزها في أجزاء وقتك الصغيرة .... أن كل هذه المهام الإضافية يمكن أن تنجزها في أجزاء وقتك الصغيرة ....
  54. 54. ما هو التسويف؟ ! التسويف هو أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة بدلاً من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية . لماذا لا يجب أن تسوف؟ ! * لأنه أكثر مضيعات الوقت خطورة . * لأنه يُخرج خطتك عن مسارها . * لأنه محبوب .. رغم أنه .. قاتل وخطير . * لأنه يجعل العمل يتراكم . ثانياً : احذر التسويف
  55. 55. لماذا نسوف؟ ! * الكسلِ * الأعمال غير المحببة * الأعمال الصعبة و الكبيرة * التردد * الخوف من المجهول * انتظار الإبداع وساعة الصفاء انتبه ثانياً : احذر التسويف إن أسهل طريقة لعلاج التسويف ... هي ألا تدعها تبدأ إن أسهل طريقة لعلاج التسويف ... هي ألا تدعها تبدأ إن أسهل طريقة لعلاج مشكلة التسويف ... هي ألا تدعها تبدأ .
  56. 56. كيف تقضي على التسويف ؟ <ul><li>ضع وقتاً للانتهاء من كل مهمة . </li></ul><ul><li>خذ على نفسك عهداً . ( لعدم التسويف ) </li></ul><ul><li>شجع نفسك : </li></ul><ul><ul><ul><li>اسأل نفسك عن مشكلات التأجيل . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>اجعل لنفسك حافزاً . </li></ul></ul></ul><ul><li>اكتب موعد الانتهاء أمام كل عمل . </li></ul><ul><li>تأكد أن الموعد واقعي . </li></ul><ul><li>اجعله أمامك دائماً . </li></ul><ul><li>اجعل أحد غيرك يتابعك . </li></ul>
  57. 57. <ul><li>تعرف جيداً على مهامك . </li></ul><ul><li>تذكر حكمة الدقائق الخمسة . </li></ul><ul><li>ابدأ في العمل .. الآن . </li></ul>* هل هي ضرورية؟ * هل لها وقت معين لنهايتها؟ * ما الفائدة من إنجازها ؟ * ما هي خطوات إنجازها؟ * ما هي العقبات ؟ * وكيف تتغلب عليها ؟ كيف تقضي على التسويف ؟
  58. 58. كيف تقضي على التسويف ؟ <ul><li>أنجز المهام التي تؤجلها دائماً .. أولاً . </li></ul><ul><li>لا تتردد : </li></ul><ul><ul><ul><li>تعلم وقت اتخاذ القرار . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>لا تنتظر نتائج مثالية . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>لا تخف من الخطأ . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>لا تقلق . </li></ul></ul></ul><ul><li>لا تنتظر الإيحاء أو المزاج الملائم . </li></ul><ul><li>واجه المهام غير المحببة . </li></ul><ul><li>فتت المهام الصعبة والكبيرة . </li></ul>
  59. 59. هل تعلم أن تعلم التسويف سوف * يجعلك إنساناً كسولاً . * يضيع لك وقتك . * يجعل عملك يتراكم . * يجعلك إنسانا فاشلاً . ثانياً : احذر التسويف
  60. 60. هل تعلم أن وقت اتخاذ القرار هو ثانياً : احذر التسويف تلك اللحظة التي لا تؤثر بعدها المعلومات الجديدة كثيراً في اتخاذ القرار .
  61. 61. تحليل الوقت التعامل مع مضيعات الوقت
  62. 62. التخطيط السليم و التنظيم الدقيق للوقت التعامل مع مضيعات الوقت التنفيذ السليم للخطة تصرف إيجابي تجاه مضيعات الوقت + + إدارة ناجحة وفعالة للوقت =
  63. 63. ما هي مضيعات الوقت ؟ التعامل مع مضيعات الوقت كيف تتعامل مع مضيعات الوقت؟ أن ننفذ ما خططنا له .. ونتغلب عليه
  64. 64. ما هي مضيعات الوقت ؟ التعامل مع مضيعات الوقت * هي العوامل التي تحول دون أداء الأعمال الهامة ذات القيمة العالية . * هي الأعمال التي تستهلك كمية كبيرة من الوقت لا تتناسب مع القيمة الناتجة عنها . * هي الأعمال التي تشغلنا كثيراً ولكنها تساهم مساهمة محدودة في تحقيق أهدافنا .
  65. 65. لا شخصية ( ذاتية ) التعامل مع مضيعات الوقت <ul><li>عدم النظام </li></ul><ul><li>التأجيل </li></ul><ul><li>البحث عن الكمال </li></ul><ul><li>لا يستطيع أن يقول </li></ul><ul><li>الزوار </li></ul><ul><li>التليفون </li></ul><ul><li>الانتظار </li></ul><ul><li>الاجتماعات </li></ul><ul><li>الطوارئ </li></ul>عامة ( بيئية )
  66. 66. أسباب عدم إدارة الوقت جيداً <ul><li>الكسل والميل للراحة والتسويف . </li></ul><ul><li>عدم ضبط المواعيد . ( الدقة ) </li></ul><ul><li>عدم كتابة الأهداف . </li></ul><ul><li>تداخل المواعيد . ( سوء التنظيم ) </li></ul><ul><li>عدم تحديد الأولويات . </li></ul><ul><li>عدم التخطيط . </li></ul><ul><li>المفاجئة ( سوء التعامل مع الطوارئ ) </li></ul><ul><li>الكسل والميل للراحة والتسويف . </li></ul><ul><li>عدم ضبط المواعيد . ( الدقة ) </li></ul><ul><li>عدم كتابة الأهداف . </li></ul><ul><li>تداخل المواعيد . ( سوء التنظيم ) </li></ul><ul><li>عدم تحديد الأولويات . </li></ul><ul><li>عدم التخطيط . </li></ul><ul><li>المفاجئة ( سوء التعامل مع الطوارئ ) </li></ul>
  67. 67. الاجتماعات <ul><li>من المضيعات الكبيرة للوقت .. </li></ul><ul><li>إن العديد من الاجتماعات هام جداً .. </li></ul><ul><li>إنه يوفر الوقت وينجز العمل المطلوب بكفاءة عالية .. </li></ul><ul><li>ولكن الكثير من الاجتماعات مضيع للوقت </li></ul>
  68. 68. إن تضيع الوقت في الاجتماعات يأتي من مصدرين أثنين : الاجتماعات التي تدعو إليها الاجتماعات التي تُدعى إليها
  69. 69. أ - عندما تدعو إلى اجتماع قبل الاجتماع سل نفسك <ul><li>هل هذا الاجتماع ضروري ؟ </li></ul><ul><li>هل هناك وسيلة أخرى لتحقيق الهدف ؟ </li></ul><ul><li>هل يمكن استبدال الاجتماع بشىء أسهل ؟ </li></ul><ul><li>من الذي يجب أن يحضر الاجتماع ؟ </li></ul>
  70. 70. أ - عندما تدعو إلى اجتماع قبل الاجتماع <ul><li>حدد زمن الاجتماع . </li></ul><ul><li>حدد مكان الاجتماع . </li></ul><ul><li>أعد برنامج الاجتماع . </li></ul><ul><li>أحرص على إيصال برنامج الاجتماع إلى المدعوين قبل الاجتماع بوقت كاف . </li></ul>
  71. 71. أ - عندما تدعو إلى اجتماع أثناء الاجتماع <ul><li>كن أول الحاضرين . </li></ul><ul><li>ابدأ الاجتماع في موعده .. تفقد الغائبين . </li></ul><ul><li>وزع البرنامج على الحاضرين ... و اشرحه . </li></ul><ul><li>التزم بالبرنامج . </li></ul>
  72. 72. أ - عندما تدعو إلى اجتماع أثناء الاجتماع <ul><li>تعامل مع المقاطعات . </li></ul><ul><li>أبق على النقاش في طريقه الصحيح . </li></ul><ul><li>لخص من آن لأخر ما توصلتم إليه . </li></ul><ul><li>لا بد من وجود من يكتب محضر الاجتماع . </li></ul>
  73. 73. أ - عندما تدعو إلى اجتماع أثناء الاجتماع في ختام الاجتماع <ul><ul><li>أعد قراءة ما توصلتم إليه لتتأكد من موافقة الجميع . </li></ul></ul><ul><ul><li>حدد المهام ومواعيد المتابعة . </li></ul></ul><ul><ul><li>أنه الاجتماع في موعده . </li></ul></ul>
  74. 74. أ - عندما تدعو إلى اجتماع بعد الاجتماع <ul><ul><li>أوصل نتيجة الاجتماع إلى المشاركين سريعاً . </li></ul></ul><ul><ul><li>تابع تنفيذ المهام . </li></ul></ul>
  75. 75. ب - عندما تُدعى إلى اجتماع <ul><li>تأكد أنك من الضروري أن تحضر . </li></ul><ul><li>احضر في الموعد .. </li></ul><ul><li>وكن جاهزاً للمشاركة في النقاش . </li></ul><ul><li>لا تحد بالنقاش عن مساره . </li></ul><ul><li>كن فعالاً حتى تجعل اللقاء فعالاً .. </li></ul><ul><li>افهم الهدف جيداً وساعد في الوصول إليه . </li></ul><ul><li>اكتب قائمة بما يجب عليك القيام به .. </li></ul><ul><li>واضفها إلى قائمة أعمالك . </li></ul>
  76. 76. كيف تكسب الوقت ؟ <ul><ul><li>التقليل من النوم . </li></ul></ul><ul><ul><li>القراءة السريعة . </li></ul></ul><ul><ul><li>الوقت الساقط . </li></ul></ul><ul><ul><li>الراحة القصيرة . </li></ul></ul><ul><ul><li>راحة طعام الغذاء . </li></ul></ul><ul><ul><li>مكافأة الذات . </li></ul></ul><ul><ul><li>حسن التعامل مع الضغوط : </li></ul></ul><ul><li>استشارة أهل الخبرة ــ الصمود ــ قسط من الراحة </li></ul><ul><li>8 ) الاتصالات </li></ul><ul><li>9) استعمال التقنيات الحديثة . </li></ul><ul><li>( الجوال ــ الفاكس ــ الأنترنت ) </li></ul><ul><ul><li>التقليل من النوم . </li></ul></ul><ul><ul><li>القراءة السريعة . </li></ul></ul><ul><ul><li>الوقت الساقط . </li></ul></ul><ul><ul><li>الراحة القصيرة . </li></ul></ul><ul><ul><li>راحة طعام الغذاء . </li></ul></ul><ul><ul><li>مكافأة الذات . </li></ul></ul><ul><ul><li>حسن التعامل مع الضغوط : الصمود </li></ul></ul><ul><li>استشارة أهل الخبرة ــ قسط من الراحة </li></ul><ul><li>8 ) الاتصالات </li></ul><ul><li>9) استعمال التقنيات الحديثة : </li></ul><ul><li>( الجوال ــ الفاكس ــ الأنترنت ) </li></ul>
  77. 77. تحليل الوقت المتابعة
  78. 78. المتابعة و الرقابة إن التخطيط بلا تنفيذ ....... ضرب من الآمال الحالمة وتضييع الوقت . و التنفيذ بلا متابعة ....... لا جدوى منه . الرقابة هي مقارنة ما سبق تخطيطه بما تم تنفيذه و إنجازه بهدف تحديد الانحرافات والاستفادة من الإيجابيات وتجنب السلبيات ووضع مقترحات لعلاجها .
  79. 79. صفات الرقابة الفعالة <ul><ul><ul><li>* رقابة فورية . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>* رقابة دورية و مستمرة . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>* رقابة اقتصادية . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>* رقابة إصلاحية . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>* رقابة مرنة . </li></ul></ul></ul>
  80. 80. <ul><li>إن الرقابة في إدارة الوقت </li></ul><ul><li>تعني مبدأ واحداً ..... وخطيراً .. وهو .. </li></ul>مبدأ إعادة تحليل الوقت  إن العادات القديمة السيئة ... تعود سريعاً .. لا بد من إعادة تحليل وقتك بعد ” ثلاثة إلى ستة شهور” ثم بعد ذلك لا بد من إعادة التحليل سنوياً على الأقل مبدأ إعادة تحليل الوقت
  81. 81. ابدأ تنفيذ ما تعلمته وفر <ul><li>في نفسك قناعة كبيرة : </li></ul><ul><ul><ul><li>أنك يجب أن تدير وقتك بشكل صحيح . </li></ul></ul></ul>قم <ul><li>بتحليل وقتك : </li></ul><ul><ul><ul><li>اجمع المعلومات . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>حلل استخدامك للوقت . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>تعرف على منحنى نشاطك . </li></ul></ul></ul>
  82. 82. ابدأ تنفيذ ما تعلمته إبدأ في تخطيط وقتك : <ul><ul><ul><li>استطلع الواقع : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>على الفرص المتاحة والقيود المفروضة .. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>على نقاط قوتك ونقاط ضعفك .. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>جيداً من تحليل وقتك . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>ضع أهدافك وحدد أولوياتك . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>حدد النشاطات وبرنامجها الزمني . </li></ul></ul></ul>تعرف استفد
  83. 83. ابدأ تنفيذ ما تعلمته <ul><ul><ul><li>ضع الخطة المناسبة لك أنت . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>لا تفرط في التخطيط .. خطط في حدود الواقع . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>استخدم ما يناسبك من الجداول المساعدة . </li></ul></ul></ul>انتبه
  84. 84. ابدأ تنفيذ ما تعلمته <ul><ul><ul><li>أعد قائمة أعمالك اليومية المناسبة لك . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>فوض قدر ما تستطيع .. ليكن تفويضاً فعالاً . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>قم بتنظيم وتنظيف مكان عملك . </li></ul></ul></ul>قم بتنظيم وقتك
  85. 85. ابدأ تنفيذ ما تعلمته <ul><ul><ul><li>راع النصائح العامة عند التنفيذ . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>لا تسوف . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>تعامل جيداً مع مضيعات الوقت . </li></ul></ul></ul>نفذ خطتك بدقة
  86. 86. ابدأ تنفيذ ما تعلمته <ul><ul><ul><li>اجعل رقابتك فعالة . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>أعد تحليل وقتك .. تأكد أن عاداتك السيئة لم تعد إليك ثانية . </li></ul></ul></ul>تابع تنفيذ خطتك : استخدم استقصاء الوقت النهائي لتقييم أدائك بعد 4- 6 أسابيع من بداية خطتك
  87. 87. اختبار حدد أياً من هذه العبارات صحيح و أيها خطأ في ضوء ما تعتقده و تقوم به في حياتك اليومية ........ 5 من الممكن أن يتيح لك التأخير الفرصة لتحسين نوعية القرار الذي ستتخذه . 4 إن عملك فريد من نوعه وليس له نمط معين . 3 المديرون أصحاب المناصب الإدارية العليا يتخذون عادة أفضل القرارات . 2 إن معظم الناس يعانون من كثرة الأعمال بسبب طبيعة وظائفهم . 1 لا يوجد حتى الآن إنسان يتوفر له الوقت الكافي صواب خطأ
  88. 88. اختبار 10 الأشخاص المشغولون النشطون الذين يقومون بالعمل الصعب يحققون أفضل النتائج . 9 أغلب الأنشطة اليومية لا تحتاج إلى تخطيط و لا ينجح الكثيرون في التخطيط لها مطلقاً . 8 إن تفويضك للسلطة يمكن أن يحرر الكثير من وقتك ويريحك من بعض المسئوليات . 7 يستطيع أغلب الأشخاص حل المشكلات المتعلقة بالوقت عن طريق بذل جهد أكبر في العمل . 6 إن إدارة الوقت بصورة أفضل تنحصر في تقليل الوقت المستغرق في الأنشطة المتعددة . صواب خطأ
  89. 89. اختبار 15 أغلب النتائج التي تحققها تكون عادة نتيجة لعدد قليل من الأنشطة الهامة . 14 ليس من الممكن ــ في الغالب ــ العمل على أساس تحديد الأولويات . 13 إذا أردت أن تؤدي عملك بطريقة سليمة فمن الأفضل أن تؤديه بنفسك . 12 ليس من الضروري في أغلب الأحيان أن تكتب أهدافك ، يكفي أنك تعرفها . 11 مشكلة إدارة الوقت هي أنها لا تسمح بالسلوك التلقائي وهي عملية آلية أكثر منها نشطة ومتحركة . صواب خطأ
  90. 90. النتيجة ممتاز { تستفيد من وقتك جيداً } مقبول { راجع وجهات نظرك عن الوقت } جيد { أنت في الطريق الصحيح } ضعيف { عدد كبير من افتراضاتك عن الوقت يحتاج مراجعة } 14 : 15 إجابة صحيحة 12 : 13 10 : 11 أقل من 10 الأرقام 3 ، 5 ، 10 ، 15 صحيحة و بقية الأرقام خاطئة .
  91. 91. أنت الآن تسير في الطريق الصحيح .. عليك بالصبر والتوكل على الله
  92. 92. شكراً لحسن استماعكم

×