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Boite à outils de l'auditeur

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Boite à outils de l'auditeur

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Boite à outils de l'auditeur

  1. 1. Cet article est un extrait de mon travail de recherche réalisé dans le cadre de mes études de master "Audit Interne et Audit des Systèmes d'Information". © Ammar Sassi (http://tn.linkedin.com/pub/ammar-sassi/) Boite à outils de l’auditeur Afin de mener à bien sa mission, l’auditeur a besoin le long de son travail dès la phase de préparation jusqu'à l’élaboration du rapport d’un nombre d’outils et des méthodes pour collecter les informations, analyser les données, décrire l’état du système, ainsi que des outils de vérification et de validation. Sur ce on distingue deux catégories d’outils utilisés : A) Les outils d’investigation : qui offrent une aide aux auditeurs afin de formuler des questions ou apporter des réponses à des questions qui se posent. B) Les outils de description : ces outils de « révélation » permettent de projeter de la lumière sur différents aspects fonctionnels et organisationnels de l’entreprise. A) Les outils d’investigation 1) Les sondages statistiques ou échantillonnage : ce type d’outil est souvent utilisé dans la pratique d’audit. Dans la plupart des opérations de sondage ou d’échantillonnage, l’échantillon est choisi à partir d’une série d’articles (qui doivent être représentatifs de la population fixée). Les mesures et les opérations statistiques effectuées sur l'échantillon choisi vont permettre de projeter des jugements et des conclusions sur l’ensemble de la population. Il faut mentionner aussi que cet outil fait appel essentiellement aux qualités de bon sens et de bon jugement de l’auditeur, que ce soit pour la détermination de la taille de l’échantillon, la sélection des articles à étudier et les conclusions dérivée des résultats de l’analyse de l’échantillon et qui vont être reportés à la population. Tableau 1 : Les dix commandements pour un bon échantillonnage Principes 1 Connaitre les principes de l’échantillonnage scientifique, et ne l’utiliser que lorsqu’ils s’adaptent aux mieux aux objectifs de l’audit. 2 Connaitre la population étudiée et ne fonder des opinions que sur la population échantillonnée. 3 Accorder la même chance d’être choisis à tous les éléments de la population. 4 Ne laissez pas un « biais » personnel affecte l’échantillon. 5 Ne permettre pas que des configurations particulières de la population affectent le caractère aléatoire que doit revêtir l’échantillon. 6 Faire attention, l’échantillon orienté vers un but (dirigé) a un rôle à jouer, mais n’en tirer pas des conclusions pour toute la population. 7 Baser les estimations de taux maximaux d’erreurs sur ce qui est raisonnable dans un modèle réel, essayer de déterminer à quel moment des signaux d’alarme cesseraient de jouer. 8 Stratifier chaque fois que cela semble réduire la dispersion dans l’échantillon. 9 Ne fixer pas sans nécessité des objectifs élevés de fiabilité (niveau de confiance et de précision). Les contrôles, la supervision, les indicateurs, les procédés d’autocorrection, ainsi que la conscience des faits qu’à la direction et la surveillance qu’elle exerce, sont autant d’éléments qui doivent être considérés pour tenter de réduire l’étendue des investigations d’audit. 10 Ne s’arrêter pas aux résultats statistiques, mais chercher les causes.
  2. 2. Cet article est un extrait de mon travail de recherche réalisé dans le cadre de mes études de master "Audit Interne et Audit des Systèmes d'Information". © Ammar Sassi (http://tn.linkedin.com/pub/ammar-sassi/) 2) Les interviews ou entretiens : ces outils sont utilisés fréquemment, ils ne doivent pas être confondus avec les conversations et les interrogatoires. Les conditions d’une bonne interview seront garanties selon le niveau de collaboration instauré entre audité et auditeur. Les trois phases d’une interview : * Préparation de l’interview : l’auditeur doit d’abord prendre un rendez-vous avec son interlocuteur, et avant de le contacter il doit collecter quelques informations professionnelles sur lui (prendre connaissance de son interlocuteur). Aussi il doit préparer son sujet et ses outils, il est indispensable pour chaque entretien d’avoir fixé au préalable les objectifs que l’on souhaite atteindre avec un questionnaire détaillé ou au moins un guide d’entretien. * Conduite de l’interview : une méthode efficace consiste à prendre des notes au fur et à mesure, ça permet de ralentir les flux d’informations et de garder des traces du déroulement de l’entretien et de ces points essentiels. * Après interview : l’auditeur doit formaliser ses notes afin de les exploiter. Tableau 2 : Les règles à suivre dans une interview Règles 1 Il faut respecter la voie hiérarchique. Sauf urgence exceptionnelle, l’auditeur ne doit pas procéder à une interview sans que le supérieur hiérarchique de son interlocuteur ne soit informé. 2 Rappeler clairement la mission et ses objectifs. L’interlocuteur de l’auditeur doit connaître le pourquoi et le comment de l’interview. Il serait désastreux qu’il puisse s’imaginer que l’on va lui tendre des questions pièges, que l’interview n’est en somme qu’un interrogatoire déguisé. 3 Evoquer les difficultés, les points faibles, les anomalies rencontrées avant toute autre chose. 4 Recueillir son adhésion les conclusions de l’interview résumées avec l’interlocuteur, avant de les communiquées sous quelque forme que ce soit à sa hiérarchie. 5 Conserver l’approche système, en vertu de ce principe l’auditeur ne s’intéresse pas aux hommes. On doit donc se garder de toute question ayant un caractère subjectif et mettant en cause les personnes. 3) Les questionnaires : se présentent comme un outil efficace d’évaluation de niveau de conformité des dispositifs de contrôle aux normes et bonnes pratiques choisies comme références. Ils permettent d’identifier les points forts et/ou les faiblesses de ces dispositifs ainsi que les risques associés à leur absence ou leur insuffisance. Ils permettent aux auditeurs d’organiser et de répartir les différents points à traiter sous forme de questions groupées par thème. Leur importance réside dans un ensemble d’avantages qui permettent à l’auditeur de : * Formuler des questions par thèmes et de les mettre dans un ordre de priorité. * Préparer un ensemble de points à traiter et aborder dans le questionnaire. * Établir un barème d’évaluation afin de comparer les réponses de l’audité avec la référence et de comparer les réponses des différents audités.
  3. 3. Cet article est un extrait de mon travail de recherche réalisé dans le cadre de mes études de master "Audit Interne et Audit des Systèmes d'Information". © Ammar Sassi (http://tn.linkedin.com/pub/ammar-sassi/) Tableau 3 : Les différents types de questionnaire d'audit Type de questionnaire Description Les questions à choix multiples Questions fermées avec un choix à faire parmi plusieurs réponses prédéfinies. Les questions directes Questions formulées de manière à impliquer directement le répondant, afin qu'il se sente concerné par la réponse. Les questions indirectes Questions formulées de manière à ne pas impliquer directement le répondant, afin qu'il se sente libre de répondre. Les questions fermées Questions à la/aux réponse(s) limité(s) à une liste de propositions. Les questions ouvertes Question laissant au répondant la liberté de choisir ses propres mots. Les grilles d’évaluation Succession de questions basées sur la même échelle d'évaluation (échelle de Likert). L'échelle contient en général cinq ou sept choix de réponse qui permettent de nuancer le degré d'accord. 1. Pas du tout d'accord 2. Pas d'accord 3. Ni en désaccord ni d'accord 4. D'accord 5. Tout à fait d'accord À remarquer que le questionnaire est une sorte de guide pour l’entretien, au cours de l'entretien l’auditeur peut approfondir son enquête en improvisant des questions sur la lumière des révélations de son interlocuteur et en se basant sur son expérience, tout en notant ses observations et remarques conclues. B) Les outils de description 1) L’organigramme fonctionnel : la collecte des organigrammes de l’entreprise par l’auditeur est importante afin de pouvoir comprendre les responsabilités respectives du personnel. L’auditeur est très souvent amené à mettre à jour les organigrammes ou à rajouter ses propres commentaires sur les responsabilités réelles. Les mots figurant dans les cases de ces organigrammes ne sont pas des noms de personnes (organigramme hiérarchique) mais des verbes désignant des fonctions. Cet organigramme doit aussi présenter des descriptifs des postes qui se considèrent comme des éléments importants de contrôle interne. 2) Le diagramme de circulation des flux ou Flow-Chart : c’est une représentation narrative ou graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, centres de travail, de décision, de responsabilité, sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise. L’élaboration de ce Flow-Chart améliore la perception de l’entreprise par le classement et le tri des données, structurées sous une forme synthétique. Ce diagramme de circulation des flux doit permettre de faire ressortir les éléments suivants : • Les rôles et responsabilités pour chaque opération. • Les points d’action, de décision et de contrôle. • Les descriptions des circulaires et documents similaires. • Les flux de communication à l’intérieur et avec l’extérieur de l’organisation. La synthèse de tous ces éléments permettra à l’auditeur de mettre en évidence les contrôles-clés existant au sein de l’organisation et sur lesquels il s’appuiera lors de sa mission.
  4. 4. Cet article est un extrait de mon travail de recherche réalisé dans le cadre de mes études de master "Audit Interne et Audit des Systèmes d'Information". © Ammar Sassi (http://tn.linkedin.com/pub/ammar-sassi/) Le document doit donc représenter sans ambiguïté toute l’information nécessaire pour comprendre le circuit étudié et l’interpréter sans avoir à rechercher de renseignements complémentaires. Comme toute technique standardisée, le Flow-Chart doit comprendre un certain nombre de symboles et de conventions. La forme narrative de description se révèle une méthode difficile à manier et peu claire, c’est pour cette raison qu’une représentation schématique recensant les faiblesses et forces du contrôle interne s’avère beaucoup plus utile. Cet outil permet à l'auditeur de comprendre les méthodes et les systèmes employés au sein de l'organisation, ainsi que les contrôles effectués, en mettant l'accent plus particulièrement sur les procédures de circulation de l'information. Cette compréhension des systèmes sert de base à l'évaluation des flux et contrôles interne matérialisés par ce type de documents normalisés. Son usage permet en outre d'améliorer l'efficacité et l'homogénéité du groupe d'audit et de permettre une meilleur communication entre les différents auditeurs. 3) L’observation physique : il s’agit d’une constatation de la réalité instantanée de l’existence et du fonctionnement d’un ensemble d’éléments tel que : les processus, les biens, les transactions, les valeurs, les documents, les comportements. Il existe deux formes d’observations : • L’observation directe : permettant d’assurer une vérification immédiate et visuelle d’un descriptif. Elle peut aboutir à un avis sur l’état physique et/ou de fonctionnement d’un bien, comme elle peut prendre la forme d’un comptage d’unités/ des composants (inventaire). • L’observation indirecte : et qui consiste soit à consulter directement des documents représentatifs du droit, de l’engagement (comme les contrats), courriers, certificats…, soit faire des correspondances avec des tiers concernés pour lui fournir leurs observations et remarques concernant les éléments à audités. Cette méthode permet à l’auditeur de mieux comprendre le contexte, le périmètre et l’environnement de la mission d’audit à exécuter. En conclusion, cet ensemble d'outils ne présente pas une liste exhaustive mais une base de départ importante pour un auditeur afin de réaliser ces travaux d'investigation et d'analyse. D'autres outils existent et notamment les CAATs (Computer Assisted Audit Techniques) et qui sont utilisés essentiellement pour simplifier ou automatiser l'analyse de données stockés dans des systèmes de gestion intégrée ou ERP.

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