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Como fazer o seu PMO sobreviver em Tempos de Crise

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Webinar apresentado por Americo Pinto no portal ProjectManagement.com, do PMI (Project Management Institute).

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Como fazer o seu PMO sobreviver em Tempos de Crise

  1. 1. 1 COMO FAZER O SEU PMO SOBREVIVER EM TEMPOS DE CRISE Uma poderosa metodologia de 8 passos para criar ou reinventar o seu PMO Americo Pinto, Chairman, PMO Global Alliance Janeiro de 2016
  2. 2. 2 Agenda Neste webinar você vai: • Ser desafiado em relação a tudo o que você acredita sobre PMOs; • Entender porque devemos acabar com os mitos que destroem o valor de um PMO; • Descobrir como estabelecer um PMO realmente comprometido com a criação de valor para a organização. Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
  3. 3. 3Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise De onde vem tudo isso • Origina-se em um programa de pesquisa iniciado em 2009 e concluído em 2015; • Está fundamentado no trabalho dos mais notáveis pesquisadores e na experiência de um grande grupo de profissionais em PMOs, com larga experiência de mercado; • É resultado de um amplo trabalho colaborativo, envolvendo mais de 120 profissionais que estão na “frente de batalha, vivendo o dia-a-dia de alguns dos PMOs mais bem sucedidos do mundo.
  4. 4. 4Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • O que é um PMO? • O PMO é um “provedor de serviços”. • O PMO possui clientes, que têm necessidades específicas. • Atender as necessidades dos seus clientes é a melhor maneira de ter o seu valor reconhecido. • O PMO cumprirá esse objetivo provendo seus serviços da melhor forma possível. Então vamos começar!
  5. 5. 5Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise O PMO VALUE RING • Uma metodologia inovadora para criar ou redesenhar um PMO; • Baseado em um banco de dados de benchmarking formado pela experiência de líderes de PMOs em todo o mundo; • Foco em fazer com que o valor do PMO seja reconhecido pela organização.
  6. 6. 6Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 1 “Cada organização deve escolher o seu tipo de PMO: PMO de Controle; PMO de Suporte; PMO Diretivo, PMO Estratégico, Centro de Excelência, etc.”
  7. 7. 7Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • Identifique os benefícios esperados pelos clientes do PMO. • Cada serviço tem uma probabilidade de gerar cada benefício. • O mix de serviços do PMO irá maximizar a probabilidade de atender as expectativas de seus clientes. • Fica alerta a mudanças significativas na organização. Elas podem influenciar o mix de serviços do PMO. Passo 1 Definir os serviços do PMO
  8. 8. 8Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 2 “Prover metodologia e ferramentas para o gerenciamento de projetos são as mais importantes funções para um PMO.”
  9. 9. 9Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 2 Balancear o mix de serviços do PMO • Gerar valor percebido é algo importantíssimo para um PMO bem sucedido. • Cada serviço do PMO gera uma diferente percepção de valor ao longo do tempo. • Entender como o PMO irá gerar valor no tempo é importante para manter o apoio dos seus clientes. • O mix de serviços do PMO deve ser definido considerando a sua capacidade de gerar valor percebido no curto, médio e longo prazo.
  10. 10. 10Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 3 “Estabeleça a equipe do PMO e depois defina o que o PMO irá fazer.”
  11. 11. 11Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 3 Estabelecer os processos do PMO • Como um provedor de serviços, o PMO deve estabelecer formalmente os seus processos. • Processos formais serão úteis como referência para estabelecer SLAs (Service Level Agreements) com seus clientes, contribuindo para o alinhamento de expectativas. • Cada serviço corresponde a um processo, o qual deve ser descrito e adaptado de acordo com as necessidades específicas da organização.
  12. 12. 12Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 4 “O sucesso dos projetos demonstra o sucesso do PMO.”
  13. 13. 13Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 4 Definir os indicadores de desempenho (KPIs) do PMO • É impossível demonstrar valor sem mensurar desempenho. • O desempenho dos projetos nem sempre demonstra o desempenho do PMO. • Cada serviço do PMO deve ser medido de forma específica. • O conjunto de indicadores de desempenho selecionado deve ser utilizado para monitorar o desempenho do PMO e a sua capacidade de gerar valor percebido para a organização.
  14. 14. 14Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 5 “As competências de um profissional em PMOs e de um gerente de projetos são as mesmas.”
  15. 15. 15Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 5 Definir o headcount do PMO e as suas competências • As competências de um profissional em PMOs não são, necessariamente, as mesmas de um gerente de projetos. • As competências necessárias para um PMO dependerão de quais serviços estão sendo oferecidos para os seus clientes. • Os profissionais mais adequados devem ser selecionados para cada serviço, considerando a relevância de cada competência.
  16. 16. 16Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MI TO6 “O PMO deve evoluir a sua maturidade do nível operacional para o nível estratégico.”
  17. 17. 17Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 6 Identificar a maturidade do PMO e planejar a sua evolução • Maturidade do PMO e maturidade da organização são conceitos diferentes. • Ser estratégico ou operacional não é um sinal de maturidade, mas apenas um resultado das necessidades dos clientes do PMO. • O PMO maduro oferece serviços com um alto nível de sofisticação e, como consequência, é capaz de gerar mais valor percebido.
  18. 18. 18Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 7 “É impossível calcular o retorno financeiro do PMO.”
  19. 19. 19Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 7 Calcular o ROI (Return on Investment) do PMO • Calcular o retorno financeiro de um PMO é um grande desafio, devido a variabilidade do fenômeno. • Considere a premissa de que o PMO existe para reduzir perdas e que, em cada organização, essas perdas são causadas por diferentes problemas. • Cada serviço possui uma probabilidade específica de contribuição para a redução das perdas da organização. • O mix de serviços do PMO irá determinar a sua habilidade de reduzir as perdas observadas.
  20. 20. 20Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 8 “O Balanced Scorecard pode ser utilizado apenas para monitorar o desempenho estratégico das organizações.”
  21. 21. 21Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 8 Estabelecer o BSC do PMO • O BSC é uma técnica muito útil para o PMO. • O mapa estratégico do PMO será a principal referência para gerar valor efetivo para os seus clientes e para a organização como um todo. • Todas as tradicionais perspectivas do BSC podem ser aplicadas a um PMO, exceto uma delas. • Todos os passos anteriores farão parte do mapa estratégico do PMO, e serão integrados em uma visão única, com foco na geração de valor.
  22. 22. 22Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise O que você nunca deverá esquecer se quiser ser bem sucedido • Nunca siga tipos e modelos de PMOs pré-estabelecidos. Eles são “ótimos para vender livros, porém são também o caminho mais curto para o fracasso. • O segredo do sucesso é ser suficientemente flexível para se adequar as necessidades de seus clientes. • Não há certo ou errado em PMOs. Há apenas o que o seu PMO deve fazer para ter o seu valor reconhecido por sua organização. • Não tenha medo – ou preguiça – de reavaliar e reinventar o seu PMO sempre que necessário.
  23. 23. 23Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Metodologia PMO VALUE RING www.pmovaluering.com
  24. 24. 24Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • A metodologia já possui mais de 3.500 usuários em 60 países diferentes. • Todas as funcionalidades essenciais estão disponíveis gratuitamente para a comunidade mundial de gerenciamento de projetos. • A metodologia pode ser utilizada por organizações, profissionais, consultores, professores, e todos que tenham interesse em PMOs. Metodologia PMO VALUE RING
  25. 25. 25Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • Americo Pinto • Web: http://www.pmoga.com • Email: americopinto@pmoga.com • LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/americopinto • Twitter: http://twitter.com/americopinto • Facebook: http://www.facebook.com/americopinto Obrigado!

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