Cómo no crear una oficina de dirección de proyectos

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Cómo no crear una oficina de dirección de proyectos

  1. 1. Cómo no crear una Oficina deDirección de Proyectos (PMO) Alejandro Domínguez Julio de 2012 www.slideshare.net/alexdfar
  2. 2. Una PMO: cada quien su definiciónUna PMO es una entidad organizacional cuyas responsabilidades estánrelacionadas con la administración centralizada y coordinada de aquellosproyectos bajo su dominio. Las responsabilidades de la PMO pueden serdesde proveer apoyo a la dirección de proyectos hasta la dirección de unproyecto (PMBOK)Una PMO es un mecanismo administrativo a través del cual se provee unenfoque de la dirección de proyectos en una organización (Parviz, F. (2001) IsYour Organization a Candidate for Project Management Office (PMO)? AACEInternational Transactions, 2001, p7.1, 4p)Una PMO es una entidad formal y centralizada de control entre el director yla dirección de proyectos (Martin, N. L.; Pearson, J. M; Furumo, K. (2007) ISProject Management: Size, practices and the project management office.Journal of Computer Information Systems, Vol. 47 Issue 4, p52-60
  3. 3. Una definición adicional de una PMOA Project Management Office (PMO) is a Una Oficina de Dirección de Proyectosgroup or department within a business, (PMO) es un grupo de personas o unagency or enterprise that defines and departamento dentro de un negocio,maintains standards for project agencia o empresa que define ymanagement within the organization mantiene estándares para la dirección de(http://searchcio.techtarget.com/definiti proyectos dentro de la organizaciónon/Project-Management-Office) Organización Negocio, agencia o empresa PMO: define y mantiene estándares para la dirección de proyectos
  4. 4. Cómo crear una PMOCrear una PMO escomo desarrollar ydirigir un proyecto
  5. 5. Como si crear una PMO: especificación internaUna PMO requiere una especificación precisa de los componentes siguientes y su interrelación• El objetivo esencial y los servicios a proveer• Los procesos/funciones internas• La información que debe administrar/almacenar• La estructura funcional y características del personal• La infraestructura/tecnología a utilizar OBJETIVO Y SERVICIOS PROCESOS/ INFRAESTRUCTURA/ FUNCIONES TECNOLOGÍA ESTRUCTURA/ INFORMACIÓN PERSONAS
  6. 6. Como si crear una PMO: alineación con la empresa Una PMO debe estar alineada con: • Las políticas internas de la empresa • Cultura interna de la empresa • Estructura organizacional interna de la empresa OBJETIVO Y SERVICIOS Políticas internas PROCESOS/ INFRAESTRUCTURA/ FUNCIONES TECNOLOGÍA Cultura Estructura internal interna ESTRUCTURA/ INFORMACIÓN PERSONAS
  7. 7. Como si crear una PMO: consideración de su entorno
  8. 8. Como si crear una PMO: comunicación permanente con su entorno
  9. 9. Una PMO debe definir su objetivo y servicios a proveer Ser la fuente principal para la guía, documentación y métricas relacionadas con las prácticas para dirigir e OBJETIVO DE UNA implementar proyectos dentro de la organización PMO Obtener beneficiosUna por medio de la Estar involucrada en la tareas estandarización yPMO propias del proyecto y el seguimiento de las actividades seguimiento de lasdebe políticas, procesos Reportar a los directores y métodos de ejecutivos las actividades, requerimientos y problemas dirección de del proyecto, con el fin de que proyectos los implementadores y tomadores de decisiones estén orientados a cumplir las metas y objetivos
  10. 10. Una PMO debe definir sus procesos/funciones Modelo de Consultor de Proyectos Los procesos/funciones deben definirse con base a tres modelos de administración básicos (o cualquier combinación de ellos)
  11. 11. Una PMO debe definir la información que debe administrar/almacenar Políticas y procedimientos propios para la dirección de proyectos (qué, quién, cuándo, cómo, dónde, porqué) Estándares de Reportes y lecciones dirección de aprendidas de los proyectos (PMBOK, proyectos dirigidos PRINCE2BOK, etc.)
  12. 12. Una PMO debe definir su estructura funcional y características del personal Características principales de la estructura • Dar respuesta rápida • Actuar con conocimientoCaracterísticas del personal• Conocimientos• Habilidades• Experiencia• Orientado a la resolución de problemas• Empático
  13. 13. Una PMO debe definir lainfraestructura/tecnología a utilizar LugarTecnología/equipo Espacio físico adicionalComunicaciones Mobiliario Software Hardware
  14. 14. Conclusiones: cómo no crear una PMO en 10 pasos1. No defina los objetivos y servicios a proveer2. No defina los procesos/funciones3. No defina la información a administrar/almacenar4. No defina la estructura y características del personal5. No defina la infraestructura/tecnología a utilizar6. No considere las políticas internas de la empresa7. No considere la estructura interna de la empresa8. No considere la cultura de la empresa9. No considere al entorno10.No comunicarse con su entorno
  15. 15. Conclusiones: cómo no dirigir una PMO Lujuria Desear dirigir todos los proyectos de la Soberbia empresa Gula No dar crédito al Dirigir proyectos trabajo de los más allá de su demás capacidad Los 7 pecados capitales en la Envidia dirección de Avaricia Hacer críticas una PMO Acumular recursos negativas a e información en cualquier proyecto exceso Ira Pereza Dirigir proyectos Ser incapaz de con gritos y enojos dirigir los y subestimando a proyectos los equipos

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