Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Project PM       Een onderzoek naar de werking en verbetering van de intranetsite van de dienst                           ...
Inhoudsopgave                Inhoudsopgave ..................................................................................
Inleiding                      De mensen die werken bij de stad Antwerpen doen belangrijk werk. Op welkeProjectbeschrijvin...
Projectbeschrijving                      Beschrijving OrganisatieProjectbeschrijving                      De afdeling Pers...
Binnen de stad Antwerpen zijn er een aantal verschillende intranetsites. Deze                      intranetsites zijn niet...
Concurrentieanalyse   Concurrentieanalyse                      Om een beeld te kunnen vormen van de aanpassingen die toege...
Concurrentieanalyse   Resultaten                      Uit de gegevens van de concurrentieanalyse zijn we tot de volgende  ...
Concurrentieanalyse   Het lijkt ons daarom gepast om de gulden middenweg te bepalen tussen de                      sterkte...
Concurrentieanalyse   Leesbaarheid                      Het gebruik van sommige kleuren (bv. lichtoranje) bemoeilijkt de l...
Doelgroepanalyse                   Bij het herontwerpen van het Intranet PM is het van belang om in het oog te houden     ...
Zoekfunctie: De toevoeging van een zoekfunctie zou een absolute verbetering zijn.                   Nu zijn documenten enk...
hun eigen ervaring bij het zoeken van documenten. Door niet-relevante profielen te                   verbergen, wordt het ...
Card sorting               Om de nieuwe structuur van het intranet te helpen doorzien maken we gebruik van               c...
een aantal kleinere groepjes. Aangezien die op de homepage verschijnen bij het               inloggen zal deze grootste gr...
Naast het nieuwsvak voorzien we een ruimte waarin willekeurige foto’s met naam               verschijnen van alle medewerk...
Voorbeeld opmaak16
Voorbeeld opmaak17
Voorbeeld opmaak18
Bijlagen           Om de overzichtelijkheid van het projectplan ten goede te komen, is er een aparte           sectie voor...
Bijlage 1: Concurrentieanalyse PM-dienst                                                            slecht   1   2   3    ...
Bijlage 2: Concurrentieanalyse Enfinity                                                          slecht   1   2   3     4 ...
Bijlage 3: Concurrentieanalyse Vitaalflex                                                          slecht   1   2   3     ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Intranet Stad Antwerpen (pdf)

6,370 views

Published on

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Intranet Stad Antwerpen (pdf)

  1. 1. Project PM Een onderzoek naar de werking en verbetering van de intranetsite van de dienst PersoneelsmanagementDirk van der BurgAïcha CardoenSanne van der PalenRaphaël de Pitteurs-HiegaertsYoshi Denis 1 Afbeelding © Steven Holl Architects
  2. 2. Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................... 2 Inleiding .................................................................................................. 3 Projectbeschrijving ................................................................................. 4 Beschrijving organisatie ................................................................ 4 Doelstelling intranet ...................................................................... 4Inhoudsopgave Aanleidingen.................................................................................. 4 Look and feel ................................................................................. 4 Informatie en interactie ................................................................ 5 Kern ............................................................................................... 5 Concurrentieanalyse ............................................................................... 6 Resultaten ..................................................................................... 7 Homepage ..................................................................................... 7 Design ............................................................................................ 7 Navigatie........................................................................................ 8 Leesbaarheid ................................................................................. 9 Doelgroepanalyse ................................................................................... 10 Structuur........................................................................................ 10 Communicatie ............................................................................... 11 Samenvatting ................................................................................ 11 Card sorting............................................................................................. 13 Structuur........................................................................................ 14 Voorbeeld opmaak ................................................................................. 16 Bijlagen ................................................................................................... 19 2
  3. 3. Inleiding De mensen die werken bij de stad Antwerpen doen belangrijk werk. Op welkeProjectbeschrijving afdeling er ook gewerkt wordt, bijna 500.000 Antwerpenaren zijn afhankelijk van de werknemers van ’t Stad. Om burgers optimaal van dienst te kunnen en om het werkplezier te verhogen, is het erg belangrijk dat de interne informatievoorziening van Antwerpen staat als een huis. Het Intranet kan hierbij gerust gezien worden als het fundament. Een centrale spil binnen de Stad is de afdeling Personeelsmanagement. Deze afdeling moet zelf goed geïnformeerd zijn over alle geldende regels, maar moet ook hun collega’s met raad en daad bij kunnen staan als het gaat om personeelszaken. Het huidige Intranet PM wordt hier al voor gebruikt. Maar er is ruimte voor verbetering. De stad Antwerpen heeft er daarom voor gekozen om een budget vrij te maken voor het vernieuwen van dit intranet. In dit rapport zal duidelijk beschreven worden welke taken dit intranet heeft en zal krijgen. U vindt een eerste ontwerp terug. Uiteraard hebben wij beschreven op welke manier dit ontwerp tot stand is gekomen en op welke manier het vernieuwde intranet beter aansluit bij de wensen en eisen van de afdeling Personeelsmanagement. Iedere wijziging is er op geënt het werk plezieriger en efficiënter te maken, waarbij duidelijk en actualiteit voor alles gaat. 3
  4. 4. Projectbeschrijving Beschrijving OrganisatieProjectbeschrijving De afdeling Personeelsmanagement (PM) is één van de bedrijven die opereren binnen de stad Antwerpen. Er werken zo’n 140 mensen. Deze afdeling behandelt een heel keur aan verschillende zaken, van ziekmeldingen tot het aantrekken van nieuw personeel, lonen en arbeidsongevallen. Het bedrijf Personeelsmanagement moet er ook voor zorgen dat informatie over deze zaken terechtkomt bij de medewerkers van de stad. Die moeten immers op de hoogte zijn van alle regelgeving omtrent henzelf en hoe zij dienen te handelen bij bijvoorbeeld ziekte, zwangerschap of een ongeval op het werk. Iedere medewerker met toegang tot het intranet kan de intranetsite van Personeelsmanagement opvragen. Werknemers die bij een onderdeel als de plantsoenendienst werken, hebben vaak toegang tot het intranet via een informatiezuil. Ook via hun eigen personeelsverantwoordelijke kunnen zij het nodige regelen. Doelstelling Intranet Voor medewerkers van de stad Antwerpen zou het intranet van PM de belangrijkste informatiebron moeten zijn. Helaas komen er toch nog veel vragen telefonisch binnen. Hoewel het doel van deze intranetsite is om alle beschikbare informatie op een gemakkelijke en aantrekkelijke manier aan te bieden, is dit dus nog niet het geval. Om effectief te kunnen navigeren binnen de huidige site is voorkennis nodig. Wanneer je een document al eens eerder hebt moeten opzoeken, is het vaak eenvoudig weer terug te vinden. Begin je echter vanaf nul, dan is het vinden van informatie moeilijk. De structuur van de website is niet intuïtief; een zoekfunctie ontbreekt. Wanneer alle informatie op een logische manier geordend en terug te vinden is, is het doel van de intranetsite van PM bereikt. Aanleiding Het doel van de nieuwe intranetsite is dan ook om een logische, gemakkelijk te navigeren informatievergaarbak te worden. Medewerkers van de stad Antwerpen moeten de informatie op eigen houtje kunnen vinden. Personeelsleden met een leidinggevende of personeelsverantwoordelijke functie moeten voorts goed bij de voor hun relevante informatie en formulieren kunnen. Tegelijkertijd moet de website ook een uithangbord worden voor de afdeling Personeelsmanagement, zodat voor iedere medewerker duidelijk wordt wat dit bedrijf kan betekenen voor hem of haar. Ook moet de intranetsite de samenwerking en betrokkenheid binnen de gehele organisatie waar mogelijk vergroten. Look and feel Ook visueel kan er het nodige veranderen. Hoewel de huisstijl van de Stad Antwerpen wel terug komt in het ontwerp van de pagina, doet het geheel gedateerd aan. Zoals gezegd is de structuur verre van optimaal. 4
  5. 5. Binnen de stad Antwerpen zijn er een aantal verschillende intranetsites. Deze intranetsites zijn niet allemaal tegelijk ontwikkeld en maken gebruik van verschillende templates. Het is daarom belangrijk dat in het ontwerp van deProjectbeschrijving intranetsite voor Personeelsmanagement rekening gehouden wordt met opschaalbaarheid. Dat wil zeggen dat deze intranetsite als een template gebruikt moet kunnen worden die op termijn ook voor de sites van andere bedrijven binnen de Stad geschikt is. Een dergelijke gelijkschakeling zal de interne identiteit van het bedrijf versterken en op die manier een bijdrage kunnen leveren aan het gevoel van samenhorigheid binnen ’t Stad. Informatie en Interactie Aan de kern van de site hoeft niet of nauwelijks gesleuteld te worden: Informatievoorziening is en blijft de hoofdtaak. Het eventueel aanpassen van hoe deze informatie is opgesteld valt buiten het bereik van dit project. Slechts de structuur waarin deze informatie gevangen is wordt mogelijk aangepast. Om tot een structuur te komen die voor eenieder duidelijk en logisch is, kan er gebruik gemaakt worden van bewezen methodes als card sorting. Door een dergelijke methode te gebruiken, kunnen de medewerkers van de Stad invloed uitoefenen op hoe hun intranetsite PM er uiteindelijk uit komt te zien. Verderop in dit rapport kunt u een korte uitleg van deze methode lezen, samen met de verkregen resultaten. Een informatiebron is over het algemeen een vrij statisch geheel. Wanneer de informatie op het intranetsite onjuist is, kan dit verstrekkende gevolgen hebben. Het is daarom dan ook geenszins de bedoeling om van de intranetsite een wiki te maken, waarin behalve de redactie ook andere medewerkers aanpassingen kunnen doen. Toch moet de interactiviteit wel worden verhoogd. Zo kunnen medewerkers wel degelijke nuttige tips hebben. Ook een fout in de beschikbare informatie kan door medewerkers worden opgemerkt. Nu kan een medewerker dit enkel mailen naar de communicatieverantwoordelijke, wat een overvolle mailbox oplevert. Een feedbackknop per artikel op het intranet zou praktischer zijn: De drempel om daadwerkelijk feedback te geven wordt kleiner en de feedback kan worden afgehandeld met een team. Verder is een zoekfunctie, die momenteel mist, een uitermate belangrijke tool om gemakkelijk de gewenste informatie te vinden. Deze zouden wij dan ook zeker in de nieuwe intranetsite willen implementeren. Kern Alle medewerkers van ’t Stad moeten hun informatie gemakkelijk in een intuïtief en een goed doorzoekbaar informatiepunt kunnen vinden. PM moet haar eigen identiteit kunnen uitdragen door middel van de vernieuwde intranetsite. Informatieverzoeken via andere kanalen moeten sterk verminderen door een beter opgezette intranetsite. 5
  6. 6. Concurrentieanalyse Concurrentieanalyse Om een beeld te kunnen vormen van de aanpassingen die toegebracht kunnen worden aan de intranetsite van PM, is het interessant om een vergelijking te maken met de sites van andere bedrijven. Door een vergelijkende studie uit te voeren met behulp van een concurrentieanalyse is het mogelijk de sterke en de zwakke punten van de intranetsite van de PM- dienst beter in kaart te brengen. Een analyse van de punten waar de intranetsite van de PM-dienst minder goed op scoort maakt het eveneens mogelijk om te onderzoeken of de andere bedrijven hier eventueel een oplossing voor hebben gevonden en hoe ze dit hebben geïntegreerd. We hebben bijgevolg het intranet van de Stad Antwerpen vergeleken met de intranetsites van twee andere bedrijven, namelijk die van Enfinity en Vitaalflex. Enfinity specialiseert zich in hernieuwbare energie. Vitaalflex is een organisatie die zorgpersoneel voorziet voor hulpbehoevenden, zoals bejaarden of mensen met een handicap. Zoals wel duidelijk is, is de niche waarin de verschillende bedrijven opereren heel verschillend. Toch is bij elk van de bedrijven het idee achter intranet hetzelfde: een vergaarbak van informatie die werknemers kunnen gebruiken om hun taken te vervullen. Om de concurrentieanalyse uit te voeren hebben we ons gebaseerd op een lijst waarin allerlei aspecten van de intranetsite beoordeeld kunnen worden met behulp van een beoordelingsschaal van 1 (heel slecht) tot 5 (heel goed). De voorbeeldpagina’s en de concurrentieanalyse kunnen geraadpleegd worden in de bijlage. Omdat we geen toegang hebben tot de intranetsites zelf, werd de analyse beperkt tot de gegevens die we konden bestuderen vanuit de voorbeeldpagina’s. Deze gegevens zijn: • Homepage • Design • Navigatie (is de site logisch gestructureerd?) • Leesbaarheid 6
  7. 7. Concurrentieanalyse Resultaten Uit de gegevens van de concurrentieanalyse zijn we tot de volgende conclusies gekomen over de intranetsite van PM. Homepage Enerzijds ziet de homepage er uitnodigend uit en biedt het interessante en relevante informatie voor het personeel. Anderzijds geeft de opmaak ervan een ietwat onsystematische indruk, het is namelijk zeer druk, kleurrijk en aanwezig. Dit doet naar ons gevoel afbreuk aan het gevoel van professionalisme. De informatie die geboden wordt op de sites van Enfinity en Vitaalflex zijn eveneens interessant voor de werknemer. Door hun sobere opmaak is het gevoel van professionalisme eveneens groter, maar daarom niet noodzakelijk uitnodigend. De huisstijl van de stad Antwerpen moet ook naar voren komen in de vernieuwde intranetsite van PM. Om het gebruiksgemak en de professionele uitstraling van de site te verbeteren, zal de vernieuwde site in een rustiger kleurenpalet uitgevoerd worden. Hierin zullen de kleuren grijs en rood centraal staan. Design Het is duidelijk dat het intranet van de PM-dienst gebruik maakt van een typische huisstijl van de Stad Antwerpen. De kleuren rood, wit en oranje zijn alomtegenwoordig op de site en het kenmerkende logo is terug te vinden op elke pagina. Er is keuze uit 4 verschillende profielen: • Medewerker stad • Personeelsverantwoordelijke • Leidinggevende • Medewerker PM Deze profielen zijn elk voorgesteld in een verschillende kleur en hebben elk een andere opmaak. Deze inconsistentie komt helaas wat onachtzaam over en kan eveneens ongunstige gevolgen hebben voor de gebruiksvriendelijkheid van de navigatie voor de gebruiker. De intranetsites van Enfinity en Vitaalflex hebben een sobere opmaak zonder al te veel franjes. Dit komt de professionaliteit en het gebruiksgemak van de sites zeker ten goede, maar het komt anderzijds een beetje stijf en afstandelijk over. 7
  8. 8. Concurrentieanalyse Het lijkt ons daarom gepast om de gulden middenweg te bepalen tussen de sterktes en zwaktes van de PM-dienst enerzijds (herkenbaar maar inconsistent) en die van Enfinity en Vitaalflex anderzijds (gebruiksvriendelijk maar afstandelijk). We stellen een behoud van de huisstijl voor, maar met daarbij een logischere opbouw en grotere consistentie tussen de verschillende profielen en pagina’s. Navigatie Bij zowel de sites van de PM-dienst, Enfinity en Vitaalflex is de homepage gemakkelijk bereikbaar via de knop ‘home’. De menunamen van elk van de sites zijn duidelijk aangeduid en logisch getiteld. Voor de site van de PM-dienst soms is het soms onduidelijk op welke pagina de gebruiker zich bevindt en wat het verband met andere pagina’s is. Enfinity heeft dit opgelost door gebruik te maken van een kruimelpad. Dit spoor laat precies zien welke pagina wordt weergegeven en waar deze pagina staat ten opzichte van andere pagina’s. De structuur van het intranetsite van Vitalaalflex is dermate simpel dat het gebruik van een kruimelpad geen toegevoegde waarde heeft. Er zijn namelijk geen subpagina’s. Een ander probleem dat we zijn tegengekomen bij de het intranet van PM is dat de hyperlinks onoverzichtelijk zijn en inconsistent worden gebruikt. Zo worden sommige hyperlinks aangeduid met ‘klik hier’, andere door de documentnaam te onderstrepen. In sommige gevallen wordt een document genoemd, maar is er geen hyperlink. Enfinity verwijst consistent naar hyperlinks door de documentnaam in het blauw te zetten. Vitaalflex maakt consistent gebruik van markers als ‘inzien’ of ‘klik hier’. We stellen dus vast dat de intranetsite van PM nood heeft aan een consistent systeem om hyperlinks te markeren. Alle hyperlinks in het blauw aanduiden is een simpel en doeltreffend systeem. Het grootste navigatieprobleem voor de PM-dienst is de afwezigheid van een zoekfunctie. Er is enkel een ‘A tot Z gids’ voorzien. Deze pagina voorziet een lijst met alle vragen en documenten in alfabetische volgorde van A tot Z. Dit is niet bepaald een gebruiksvriendelijke manier om op de site te navigeren. Enfinity biedt een zoekfunctie die geraadpleegd kan worden op elke pagina van de site. Ook de intranetsite van Vitaalflex heeft een zoekfunctie, maar deze is beperkt tot bepaalde pagina’s waarin een zoekfunctie relevant is. De implementering van een zoekfunctie die te allen tijde geraadpleegd kan worden lijkt ons de beste keuze in dit geval. Het is namelijk altijd handig om iets op te kunnen zoeken zonder daarbij extra stappen te moeten ondernemen, zoals naar de juiste pagina te moeten gaan. 8
  9. 9. Concurrentieanalyse Leesbaarheid Het gebruik van sommige kleuren (bv. lichtoranje) bemoeilijkt de leesbaarheid van de informatie die zich op de site van PM bevindt. Bij zowel Enfinity als Vitaalflex is de leesbaarheid van de pagina’s geen probleem omdat deze bedrijven gekozen hebben voor zwarte letters op een witte of witgrijze achtergrond. We stellen daarom voor om letterkleuren aan te passen om ze leesbaarder te maken, zonder dat het daarbij noodzakelijk afbreuk doet aan de huisstijl van de Stad Antwerpen. Samenvatting Na het intranet van PM vergeleken te hebben met die van Enfinity en Vitaalflex zijn we tot een aantal verbeterpunten gekomen: • Herstructurering van de site en homepage • Consistentere opstelling van de profielen en hun deelpagina’s • Implementering van een kruimelspoor • Consistentere aanduiding van hyperlinks • Implementering van een zoekfunctie • Aanpassing letterkleuren om ze leesbaarder te maken 9
  10. 10. Doelgroepanalyse Bij het herontwerpen van het Intranet PM is het van belang om in het oog te houden dat het niet slechts de medewerkers van deze afdeling zijn die ervan gebruik maken. Ieder van de ruim 7000 werknemers van de Stad heeft namelijk in meer of mindereDoelgroepanalyse mate te maken met deze intranetsite. Alle informatie over personeelszaken is terug te vinden op deze site. Deze werknemers kunnen een normaal statuut hebben, maar ze kunnen ook als leidinggevende of als personeelsverantwoordelijke te boek staan. Deze laatsten behartigen de belangen van een bepaalde afdeling op het gebied van personeelszaken. In feite fungeren zij dus als satellieten van de afdeling PM. Op de huidige intranetsite kan er uit een viertal profielen gekozen worden: Medewerker PM, Medewerker Stad, Leidinggevende en Personeelsverantwoordelijke. Om een goed beeld van de doelgroep te krijgen zijn er interviews afgenomen met medewerkers van PM en medewerkers van andere afdelingen. Op basis van hun opmerkingen hebben we geprobeerd op te tekenen hoe zij de intranetsite gebruiken, wat hun mening erover is en welke verbeterpunten zij zelf aangeven. Informatie uit eigen interviews is hierbij gebruikt, maar er is ook gekeken naar interviews van andere projectgroepen. Structuur Uit de gesprekken met de eindgebruikers blijkt vooral het gebrek aan structuur een groot manco te zijn. De intranetsite van PM wordt vooral gebruikt voor het opzoeken van reglementen en personeelsdocumenten, maar deze zijn lastig te vinden. Vindbaarheid is van groot belang. De geïnterviewde medewerkers gaven hier een aantal belangrijke pijnpunten aan: Lappendeken: Het gehele intranet van de Stad Antwerpen is een onoverzichtelijk lappendeken. Prettiger zou het zijn als er een duidelijke centraal intranet zijn, dat de aparte intranetten van de afdelingen eenduidig met elkaar verbind. Vindbaarheid: De logica achter waar welk document op het intranet van PM te vinden is ontbreekt. Documenten worden niet zozeer gevonden omdat ze op de juiste plek staan, maar omdat de medewerker uit ervaring weet waar deze terug te vinden is. Hoewel niet iedere werknemer van de stad er zo over denkt, wordt de verdeling in profielen als lastig ervaren omdat je voor bepaalde documenten echt moet weten onder welk profiel deze staat. Profielen verbergen: Het zou praktisch zijn om profielen die niet relevant zijn voor een gebruiker af te schermen. Zodoende kan iemand die inlogt als ‘gewone’ gebruiker niet gaan grasduinen in profielen zoals ‘leidinggevende’ zolang hij of zij daar niets te zoeken heeft. 10
  11. 11. Zoekfunctie: De toevoeging van een zoekfunctie zou een absolute verbetering zijn. Nu zijn documenten enkel handmatig te vinden in de zoals gezegd wat chaotische structuur. Feedback: Ook zouden de mogelijkheden voor technische en inhoudelijke feedback bekeken moeten worden. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan eenDoelgroepanalyse feedbackknop, waarmee een medewerker snel een bericht kan sturen wanneer informatie op de site niet klopt. Ook een e-helpdesk zou uitkomst kunnen bieden, al moet een goed ontworpen intranetsite natuurlijk kunnen functioneren zonder een dergelijke helpdesk. Gebruik van afkortingen: Een respondent gaf aan dat het bijna onmogelijk is om door het intranet te navigeren als een gebruiker die niet op de hoogte is van de gebruikte afkortingen. Of het gebruik van afkortingen zou dus moeten worden beperkt, of er moet een duidelijke en vooral recente verklarende woordenlijst aan de site worden toegevoegd. Communicatie Uit de gesprekken blijkt duidelijk dat het intranet vooral wordt gezien en gebruikt als een informatieportaal. Communicatie gaat niet of nauwelijks via het intranet, als speelt deze er natuurlijk wel een integrale rol in. Zo kunnen medewerkers gemakkelijk de personalia van hun collega’s opzoeken via de bedrijfsgids HOERA. Wellicht verrassend is dat HOERA ook een rol speelt in de directe communicatie tussen collega’s. Een van de geïnterviewden gaf aan dat het heel prettig is om even een foto te kunnen opzoeken voordat een collega voor het eerst wordt opgezocht. De meeste communicatie gaat, zoals bij de meeste andere instellingen en organisaties, via de e-mail. Als communicatiekanaal speelt Intranet geen rol en de latente wens om dit in het intranet op te nemen lijkt niet aanwezig. Een opkomend communicatiekanaal is Yammer. Deze applicatie is enigszins te vergelijken met Twitter: Collega’s kunnen van elkaar zien waar ze precies mee bezig zijn en er kan gemakkelijk gecommuniceerd worden met een hele afdeling. Een medewerker van de afdeling Info+ gaf bijvoorbeeld aan dat ook de directeur van het ICT-bedrijf waarbij de Stad Antwerpen klant is meedeed aan deze vorm van communicatie, waardoor je op verassende gedachten kan worden gebracht. Hoewel Yammer door veel medewerkers als een handig hulpmiddel wordt gezien, wordt het gebruik hiervan niet door hogerhand gestimuleerd. Samenvatting Uit de gesprekken blijkt dat er vraag is naar centralisatie en naar uniformiteit. Het netwerk van intranetten zoals dat nu bestaat is onoverzichtelijk. Elke afdeling heeft weer een anders ingedeelde site op het intranet. Er moet een zoekfunctie worden toegevoegd en de intranetsite zou logischer ingedeeld moeten worden. Nu moeten medewerkers zich voornamelijk beroepen op 11
  12. 12. hun eigen ervaring bij het zoeken van documenten. Door niet-relevante profielen te verbergen, wordt het voor veel medewerkers waarschijnlijk overzichtelijker. Ze zullen dan niet verdwaald raken op plekken waar ze eigenlijk niets te zoeken hebben. De communicatie op het intranet is zeer beperkt, en kan dat blijven. De mogelijkheid om feedback te geven zou wou erg praktisch zijn. De bedrijfsgids lijkt naar behoren teDoelgroepanalyse werken en een verdere facelift of integratie hiervan is dan ook geen prioriteit. Voor communicatie wordt veel gebruikgemaakt van e-mail en Yammer is opkomend. Ook dit lijkt naar wens te werken. 12
  13. 13. Card sorting Om de nieuwe structuur van het intranet te helpen doorzien maken we gebruik van card sorting. Dat is een erg eenvoudige maar efficiënte techniek om items logisch te groeperen. De basis van deze methode is heel eenvoudig. Elk item dat op het intranet moet komen wordt op een kaart geschreven (een kaart per item). Als alle items verdeeld zijn dan kan het brainstormen beginnen. Het doel is om groepen te maken van items die bij elkaar horen zoals bijvoorbeeld: afscheid collega en jubileum collega. Die twee items gaan over collega’s en over eerder informele aangelegenheden. Dat is een duidelijk voorbeeld maar helaas ligt het onderscheid niet altijd en niet voor iedereen zo voor de hand. Daarom is het aangewezen om voorCard sorting card sorting meerdere meningen te gebruiken. Bij dit project gaat het om twintig personen verdeeld over zeven groepen. Die groepen maakten elk hun eigen verdeling en door die met elkaar te gaan vergelijken kunnen we de structuur van ons voorstel staven aan de hand van statistische gegevens. Het komt erop neer dat de gecombineerde logica en internetervaring van de deelnemende personen tot percentages van overeenkomst leiden. Je voegt dan het item best toe aan de groep waar het percentage het hoogst is. Card sorting De resultaten van de card sorting brengen ons naar een duidelijke en natuurlijke samenhang tussen de verschillende items. We hebben de groepen namen gegeven en gekozen voor een onderverdeling op twee niveaus. In de nieuwe structuur van het intranet van PM zal informatie in vijf horizontale niveaus verdeeld worden. In een verticaal niveau wordt de informatie dan verder verfijnd waar nodig. Het resultaat is dat het nieuwe PM-intranet compacter en overzichtelijker zal zijn. De focus ligt dan meer op het vlot terugvinden van geordende informatie dan op de rang van de gebruiker. De vijf items op de horizontale lijn worden How to, Documenten, PM, InTeam en Mijn links. De grootste groep wordt How to en daaronder zal er dus een extra onderverdeling verschijnen die al de instructies, handleidingen, procedures etcetera verder zal verfijnen. De groep How to vertoonde overigens de grootste overeenkomsten met een gemiddeld percentage van maar liefst 89,8%. Dat is een erg hoog gemiddelde maar is ten dele te danken aan het feit dat deze groep vrij groot is. Daarom is een verdere verfijning nodig. Daarbij groeperen we de items verder in 13
  14. 14. een aantal kleinere groepjes. Aangezien die op de homepage verschijnen bij het inloggen zal deze grootste groep ook het snelst gekend zijn onder de gebruikers. De volgende tab is die van de Documenten. De gemiddelde overeenkomst van de gekozen items met behulp van card sorting is hier 69,7%. Concreet wil dit zeggen dat meer dan tweederde van de card sorting-deelnemers wist wat ze onder deze tab kunnen vinden. Onder deze tab komen dan ook alle papieren of elektronische documenten waarover PM beschikt. Een verticale verfijning is hier ook aangewezen, zeker als en wanneer het aantal documenten voelbaar stijgt. Daarna komt de tab PM. Die dient om alle informatie in onder te brengen die specifiek te maken heeft met personeelsmanagement. Hier komen ook oudereCard sorting nieuwsitems terecht die relevant zijn voor PM. De uitkomst van de card sorting voor deze tab was minder overtuigend. Een gemiddeld percentage van overeenkomst van 45,7% wil zeggen dat het voor de geteste personen niet altijd even duidelijk was wat ze bij PM moesten gaan zoeken. Een tegenargument zou natuurlijk kunnen zijn dat mensen met actieve ervaring binnen een afdeling PM een breder universeel begrip hebben van de concepten die bij PM horen. Toch adviseren wij om de reacties van de medewerkers hier goed op te volgen. InTeam is de laatste tab die met behulp van card sorting bepaald is. Het gemiddelde van de geselecteerde items bedroeg hier 61,9%. De medewerkers van PM en van de Stad zullen dus waarschijnlijk weinig problemen ondervinden in dit deel van de site. Alles wat niet rechtstreeks met het werk te maken heeft maar daarom zeker niet minder belangrijk is komt in deze lijst terecht. Informatie zoals verjaardagen van collega’s en foto’s van een teambuilding etcetera. Structuur Hierboven is de eerste fase van de structuur al aan bod gekomen maar er zijn veel meer functies waarover een goed werkend intranet moet beschikken. Helaas kan card sorting niet voor alles gebruikt worden en hier zullen het dan ook onder andere de concurrentie- en doelgroepanalyses zijn die de gids waren voor de verdere structuur van het nieuwe intranet van PM. Hieronder bespreken we kort de verdere functies en mogelijkheden. De horizontale menustructuur bovenaan zal een mouseover-structuur gebruiken. Dat wil zeggen dat je niet meer hoeft door te klikken om te zien wat er onder die tab staat. Dat vermijdt onnodig doorklikken en verhoogt dus de gebruiksvriendelijkheid. De tab How to zal deel uitmaken van de homepage en zo ziet de gebruiker onmiddellijk de twee niveaus. Op die homepage komt er ook een nieuwsvak. In dat vak verschijnen nieuwsberichten als kop met een begeleidende foto. Daarop doorklikken brengt de gebruiker naar de volle tekst van het bericht. Ook komt er een knop ‘oudere berichten’ die uitkomt bij het nieuwsarchief. 14
  15. 15. Naast het nieuwsvak voorzien we een ruimte waarin willekeurige foto’s met naam verschijnen van alle medewerkers van de Stad. Wanneer je dan op een foto of naam klikt brengt dat je naar het profiel van die medewerker waar je dan de functie, afdeling en contactgegevens van die persoon kan terugvinden. Het intranet van het provinciebestuur gebruikt dit al en de reacties daar zijn positief volgens de communicatieverantwoordelijke. Naast de tab InTeam komt er een tab Mijn links. Dat is de personaliseerbare ruimte die elke werknemer ter beschikking zal hebben. Als één medewerker een bepaald document vaak nodig bijvoorbeeld heeft kan die dat naar Mijn links kopiëren of slepen. Zo heeft elke medewerker medezeggenschap over de inhoud van zijn of haar intranet.Card sorting De integratie van een zoekfunctie in het nieuwe intranet is onontbeerlijk. Vooral voor nieuwkomers en sporadische bezoekers is het een meerwaarde maar ook voor PM- medewerkers zelf kan het erg handig zijn om snel informatie terug te vinden. De nieuwe zoekfunctie krijgt dan ook een prominente plaats bovenaan. Een andere belangrijke nieuwe functie is het kruimelspoor. Daarmee is een gebruiker zich te allen tijde bewust van zijn of haar positie. De integratie daarvan zal er ook voor zorgen dat de opbouw van het intranet sneller duidelijk wordt voor de regelmatige gebruiker. Die ziet ten slotte elke keer een stukje van de structuur. Er komt ook een feedbackfunctie. Zo zullen de medewerkers de kans hebben hun feedback te geven over verschillende de items. Een permanente link naar Yammer maakt ook deel uit van de vernieuwde site. Hoewel echte integratie in de intranetarchitectuur niet nodig is zal het aspect sociale media in de toekomst nog belangrijker worden. Het programma wordt al gebruikt door een aantal medewerkers en is een goed platform om op informelere manier te communiceren. Een rechtstreekse link op het intranet helpt de drempel te verlagen voor die werknemers die mogelijk onbekend zijn met sociale media. Onderaan de pagina staat tenslotte de slogan ‘samen aan het werk voor X Antwerpenaren’. Die X is dan het meest recente cijfer van het bevolkingsregister. Op de volgende pagina’s staan de voorbeelden van de nieuwe look die we voor het intranet van de PM-dienst in gedachte hadden. 15
  16. 16. Voorbeeld opmaak16
  17. 17. Voorbeeld opmaak17
  18. 18. Voorbeeld opmaak18
  19. 19. Bijlagen Om de overzichtelijkheid van het projectplan ten goede te komen, is er een aparte sectie voorzien voor de bijlagen. Deze sectie bevat alle bijlagen waaraan gerefereerd zijn in het projectplan.Bijalgen 19
  20. 20. Bijlage 1: Concurrentieanalyse PM-dienst slecht 1 2 3 4 5 uitstekend Homepage • Hoe is de eerste indruk? X • Hoe is de snelheid van laden? Nvt • Is de informatie voldoende interessant? X Design • In welke mate heeft de site een juiste ‘look and X feel’? (gerelateerd aan doel en doelgroep) • Hoe consistent is de stijl in de site doorgevoerd? X • In welke mate draagt het ontwerp bij aan de X herkenbaarheid van het bedrijf of product? Navigatie • Kan de bezoeker altijd eenvoudig terug naar de X homepage? • Hoe is de site gestructureerd? X • Hoe consistent is de navigatie toegepast? X • In welke mate weet de bezoeker altijd waar hij is X en waar hij naar toe kan? • In welke mate zijn de menunamen logisch gekozen X en niet te lang? • In welke mate zijn hyperlinks voldoende X informatief? (dus niet ‘klik hier’) • Hoe zijn zoekmogelijkheden toegepast? X Inhoud • Hoe up-to-date is de informatie? Nvt • Geeft de site de gewenste informatie? Nvt • Geeft de site voldoende informatie? Nvt Interactie • In welke mate voldoet de site aan de verwachte Nvt interactie? • Hoe eenvoudig is het contact te leggen? Nvt Leesbaarheid • In welke mate verhoogt het gebruikte lettertype de X leesbaarheid? • En de lettergrootte? X • En het kleurgebruik? X • Hoe is de schrijfstijl? Nvt • In welke mate zijn teksten geschikt voor het web Nvt (niet te lange zinnen, kleine tekstblokken)? Technische kwaliteit • Hoe is de herkenbaarheid van hyperlinks? X • In welke mate is de site browsercompatibel? Nvt • Hoe is de keuze van de gebruikte technieken? Nvt • In welke mate zijn de gebruikte technieken correct Nvt toegepast? • In welke mate zijn afbeeldingen correct Nvt vervaardigd? • Hoe printbaar is de site? X Totaalindruk X Totalen per waardering 2 3 5 4 2 20
  21. 21. Bijlage 2: Concurrentieanalyse Enfinity slecht 1 2 3 4 5 uitstekend Homepage • Hoe is de eerste indruk? X • Hoe is de snelheid van laden? X • Is de informatie voldoende interessant? X Design • In welke mate heeft de site een juiste ‘look and X feel’? (gerelateerd aan doel en doelgroep) • Hoe consistent is de stijl in de site doorgevoerd? X • In welke mate draagt het ontwerp bij aan de X herkenbaarheid van het bedrijf of product? Navigatie • Kan de bezoeker altijd eenvoudig terug naar de X homepage? • Hoe is de site gestructureerd? X • Hoe consistent is de navigatie toegepast? X • In welke mate weet de bezoeker altijd waar hij is X en waar hij naar toe kan? • In welke mate zijn de menunamen logisch X gekozen en niet te lang? • In welke mate zijn hyperlinks voldoende X informatief? (dus niet ‘klik hier’) • Hoe zijn zoekmogelijkheden toegepast? X Inhoud • Hoe up-to-date is de informatie? Nvt • Geeft de site de gewenste informatie? Nvt • Geeft de site voldoende informatie? Nvt Interactie • In welke mate voldoet de site aan de verwachte Nvt interactie? • Hoe eenvoudig is het contact te leggen? X Leesbaarheid • In welke mate verhoogt het gebruikte lettertype X de leesbaarheid? • En de lettergrootte? X • En het kleurgebruik? X • Hoe is de schrijfstijl? Nvt • In welke mate zijn teksten geschikt voor het web Nvt (niet te lange zinnen, kleine tekstblokken)? Technische kwaliteit • Hoe is de herkenbaarheid van hyperlinks? X • In welke mate is de site browsercompatibel? Nvt • Hoe is de keuze van de gebruikte technieken? Nvt • In welke mate zijn de gebruikte technieken Nvt correct toegepast? • In welke mate zijn afbeeldingen correct Nvt vervaardigd? • Hoe printbaar is de site? X Totaalindruk X Totalen per waardering 1 1 9 8 21
  22. 22. Bijlage 3: Concurrentieanalyse Vitaalflex slecht 1 2 3 4 5 uitstekend Homepage • Hoe is de eerste indruk? x • Hoe is de snelheid van laden? n.v.t. • Is de informatie voldoende interessant? x Design • In welke mate heeft de site een juiste ‘look and x feel’? (gerelateerd aan doel en doelgroep) • Hoe consistent is de stijl in de site doorgevoerd? x • In welke mate draagt het ontwerp bij aan de x herkenbaarheid van het bedrijf of product? Navigatie • Kan de bezoeker altijd eenvoudig terug naar de x homepage? • Hoe is de site gestructureerd? x • Hoe consistent is de navigatie toegepast? x • In welke mate weet de bezoeker altijd waar hij is x en waar hij naar toe kan? • In welke mate zijn de menunamen logisch x gekozen en niet te lang? • In welke mate zijn hyperlinks voldoende x informatief? (dus niet ‘klik hier’) • Hoe zijn zoekmogelijkheden toegepast? x Inhoud • Hoe up-to-date is de informatie? Nvt • Geeft de site de gewenste informatie? Nvt • Geeft de site voldoende informatie? Nvt Interactie • In welke mate voldoet de site aan de verwachte Nvt interactie? • Hoe eenvoudig is het contact te leggen? x Leesbaarheid • In welke mate verhoogt het gebruikte lettertype x de leesbaarheid? • En de lettergrootte? x • En het kleurgebruik? x • Hoe is de schrijfstijl? Nvt • In welke mate zijn teksten geschikt voor het web Nvt (niet te lange zinnen, kleine tekstblokken)? Technische kwaliteit • Hoe is de herkenbaarheid van hyperlinks? x • In welke mate is de site browsercompatibel? Nvt • Hoe is de keuze van de gebruikte technieken? Nvt • In welke mate zijn de gebruikte technieken Nvt correct toegepast? • In welke mate zijn afbeeldingen correct Nvt vervaardigd? • Hoe printbaar is de site? x Totaalindruk x Totalen per waardering 1 1 5 7 4 22

×