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Manual práctico de Hojas de Cálculo con LibreOffice Calc (2017)

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Manual de Hojas de Cálculo con LibreOffice Calc (2017) con ejercicios prácticos y elaborado en el centro Guadalinfo de Cenes de la Vega

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Manual práctico de Hojas de Cálculo con LibreOffice Calc (2017)

  1. 1. Curso Básico de LibreOffice Calc 1 Indice: 1. INTRODUCCIÓN 2. ENTORNO DE TRABAJO 3. INTRODUCIR DATOS: EJEMPLO SENCILLO 4. OPERACIONES BÁSICAS: EL FORMATO DE LAS CELDAS 5. AUTOMATIZAR LA INTRODUCCIÓN DE DATOS 6. FÓRMULAS Y FUNCIONES 7. FUNCIONES ESTADÍSTICAS 8. FUNCIONES FINANCIERAS Y LÓGICAS 9. GRÁFICOS 10. LISTAS 11. FILTROS Y SUBTOTALES 12. EJEMPLOS
  2. 2. Aprende Calc paso a paso Curso Básico de LibreOffice Calc 1. INTRODUCCIÓN LibreOffice Calc es un programa de Cálculo y Análisis que trabaja en las áreas de economía, estadística y cálculo matemático. En este curso aprenderemos a realizar desde simples operaciones matemáticas hasta complejos cálculos financieros, trabajar con diagramas en 2D y 3D,... Una hoja de cálculo es un conjunto de herramientas y utilidades encaminadas a resolver un determinado tipo de operaciones tales como análisis financieros, contables, estadísticas,... En una hoja de cálculo la información se trata organizada en filas y columnas como tablas, matrices y listas. 2. ENTORNO DE TRABAJO Vamos a empezar a trabajar con la aplicación. Accedemos a la aplicación utilizando el menú general Aplicaciones>Oficina>LibreOffice – Hojas de Cálculo. Por defecto, el programa ya nos abre un documento nuevo. Vamos a ir explicando cada una de las partes de la aplicación. En primer lugar tenemos la barra de título en la que aparece el nombre del fichero (en este caso aún no le hemos puesto nombre, por ello aparece Sin Título 1) seguido del nombre del programa (LibreOffice.org Calc). A la derecha aparecen los botones para minimizar, maximizar y cerrar la aplicación. Más abajo se encuentra la Barra de Menu (Archivo, Editar,...) seguida de las Barras de Herramientas. Existen varias barras de herramientas disponibles, según el tipo de tareas. Por defecto están visibles la barra de herramientas estándar, la de formato y la de fórmula. El usuario podrá ocultar o mostrar todas las que quiera. Para ello solo debe pinchar en el menú Ver>Barra de Herramientas. Justo a la derecha se mostrarán todas las barras de herramientas disponibles y el usuario solo tendrá que activar las que quiera mostrar u ocultar las que ya están visibles, simplemente pinchando sobre ellas. 2
  3. 3. Si nos colocamos con el cursor del ratón sobre los botones de las barras de herramientas visibles, nos aparece un rótulo en amarillo con información sobre el botón. Justo debajo de la barra de fórmulas se encuentra la ventana del libro de trabajo (PANEL DE TAREAS). Dentro de cada documento de Calc también llamado libro de trabajo podemos encontrar una o varias hojas de cálculo. Los nombres de las hojas de cálculo aparecen en la parte inferior de la ventana de la aplicación. Una hoja de cálculo no es más que un conjunto de celdas organizadas en filas y columnas, y varias hojas de cálculo forman un documento calc. La unidad mínima de información que encontramos dentro de una hoja de cálculo se denomina celda y la identificamos a través de un par de coordenadas (fila y columna), es decir, que la intersección de una fila y una columna se denomina celda y el numero de la fila y la columna designan el nombre de la celda. Las filas se nombran con números, mientras que las columnas se hacen con letras en orden alfabético, por lo que al nombrar a una celda, nombraremos primero la columna en la que se encuentra y, a continuación, su fila (por ejemplo, B6). Los encabezados de columna (letras) y fila (números) es lo que aparece en el área del Campo de nombre en la Barra de fórmula. Los encabezados se pueden activar o desactivar desplegando el menú Ver” y eligiendo la opción “Titulo de filas/columnas‖ Dentro de una celda podemos encontrar diferentes tipos de datos: textos, números, fechas y fórmulas. Una fórmula no es más que una operación realizada con los datos de otras celdas, y cuyo resultado se refleja en la celda donde la fórmula fue escrita. 3 Hojas de cálculo Celda activa
  4. 4. En la barra de fórmulas, en la casilla más a la izquierda podemos ver la celda que está seleccionada. En este caso se trata de la celda A1. En la línea de entrada puede escribir y editar datos haciendo clic en ella. Una vez que el cursor esté dentro, dicho campo estará activado, es decir, que estará preparado para recibir datos. Cuando dicho campo esté activado aparecerán tres botones: el de la derecha es un botón para confirmar la entrada o modificar datos, en el centro se encuentra un botón que deshace los datos introducidos, y a la izquierda se encuentra el botón que muestra las funciones, es decir, las fórmulas predefinidas para una amplia variedad de cálculos. 4 campo de fórmulas
  5. 5. Como ya comentamos antes, todos los cálculos que se realicen se quedan guardados en los libros de trabajo que se componen de una o varias hojas de calculo. La hoja que está visible es la primera de este libro (Hoja1) y está formada por una serie de celdas. También podemos crear más hojas en el libro. Por defecto, cuando creamos un nuevo documento, aparece una hoja de calculo (Hoja1). Podemos crear las hojas de calculo que queramos e incluso renombrarlas. Además, si tuviésemos que trabajar con muchas hojas de cálculo, podemos movernos fácilmente por ellas utilizando los botones que hay a la izquierda de las pestañas. Además usted puede decidir que parte de las pestañas y la barra de desplazamiento debe quedar a la vista. Para ello nos ponemos con el cursor entre ambas y pinchamos y arrastramos. Siempre podemos tener una útil ayuda pinchando sobre una de las pestañas (por ejemplo sobre la Hoja1) con el botón derecho del ratón. Nos saldrá un menú contextual con comandos válidos para la sección específica del programa en la que está situado el puntero del ratón. Podemos insertar hoja, renombrar hoja,.... En este caso vamos a cambiar el nombre de la hoja y vamos a escribir Presupuesto. Luego pulsamos en Aceptar. También podemos mover las hojas de cálculo arrastrándolas a la posición deseada. Vamos a trabajar durante el curso con ejercicios ya preparados y sobre los que tendremos que realizar cambios. Abrimos el ejercicio llamado EJER_01.ods que se encuentra en la carpeta /publico/curso calc. Podemos mover o copiar hojas de cálculo de distintos libros de trabajo. Hacemos clic con el botón derecho sobre la pestaña teléfonos y seleccionamos Mover/copiar hoja. 5 botones de desplazamiento barra de desplazamientoCrear pestañas
  6. 6. En el cuadro de dialogo que aparece podremos decir en que libro, de todos los que tengamos abiertos, queremos mover o copiar la hoja. También lo podemos mover o copiar a un libro nuevo. Si tan solo queremos hacer una copia solo tenemos que seleccionar la casilla Copiar. Para guardar los cambios realizados pinchamos en el menú Archivo>Guardar. También podemos guardar una copia de un archivo sin modificar el archivo original. Para ello pinchamos en el menú Archivo>Guardar como. Aparece una ventana donde podemos elegir el nombre del archivo, el formato y la carpeta donde lo queremos guardar. Podemos crear una carpeta nueva desde dicha ventana para guardar el documento en ella. Por defecto, el formato que le da el programa es el propio del programa (.ods). Pero este documento no se verá en el programa que tendremos en casa: EXCEL. Para que puedas abrirlo en casa con EXCEL necesitarás guardarlo con otro formato, concretamente con el de Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls). 6
  7. 7. También podemos guardar con contraseña si se trata de un documento que no queremos que nadie vea. Para ello debemos activar la casilla “Guardar con contraseña”. Luego nos aparecerá una ventana donde deberemos introducir la contraseña. Vamos a aprender a mover, copiar, insertar y ocultar filas y columnas. Hacemos doble clic en el archivo Ejercicio_E01.ods. En la primera hoja de calculo llamada Profesores podemos ver varias columnas. Vamos a colocar la columna del DNI antes de la columna de ID. Para ello pinchamos en la etiqueta de la columna B con el botón derecho del ratón y elegimos la opción Insertar columnas a la izquierda. Pinchamos en la etiqueta de la columna D para seleccionarla. Luego pinchamos en el menu Editar>Copiar. Luego seleccionamos la columna B y pinchamos en el menu Editar>Pegar. Luego pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la columna D y elegimos la opción Eliminar las columnas seleccionadas. También podemos insertar nuevas celdas. Seleccionamos el rango en el que desee insertar nuevas celdas, pinchando desde la primera celda (C3) y arrastrando hasta la ultima (D4). Cuando las tengamos seleccionadas, pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la selección y elegimos el comando Insertar. 7
  8. 8. Aquí podemos decidir si prefiere que las celdas sean desplazadas hacia la derecha o hacia abajo. Luego deshacemos los cambios pinchando en el botón deshacer que está en la Barra de Herramientas. También podemos ocultar filas o columnas. Para ello seleccionamos la columna B y C y pinchamos en el menú Formato>Columna>Ocultar. Podemos ver como las columnas B y C están ocultas. Para mostrarlas de nuevo, debemos seleccionar el área que las contiene, es decir, seleccionamos desde la columna A hasta la D. Luego pinchamos en el menú Formato>Columnas>Mostrar. Para terminar, solo tenemos que pulsar en el botón Cerrar que se encuentra en la derecha de la barra de título. 8
  9. 9. El Navegador Vamos a seleccionar un área de celdas, es decir, un conjunto de celdas determinadas por las coordenadas formadas por el nombre de su celda superior izquierda, dos puntos y el nombre de su celda inferior derecha. Por ejemplo: A4:C7. Podemos seleccionarlas utilizando el teclado o bien el ratón. Si lo hacemos con el teclado, pulsamos en la primera celda y nos movemos con las teclas de dirección manteniendo pulsada la tecla MAYÚS. De esta forma, el área de celdas se irá seleccionando conforme usted se desplace. Si decide utilizar el ratón para señalar el área, pulse con el ratón sobre la que será la celda superior izquierda del área y, manteniéndolo presionado, arrastre hasta la que será la celda inferior derecha de la misma. Si desea seleccionar una fila o columna, haga clic con el ratón sobre la cabecera de esa fila o columna. Para seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic sobre el cruce de los cabeceros de filas y columnas o pulsando Ctrol+E. Podemos seleccionar una o varias hojas. Seleccionar varias hojas puede ser una ventaja cuando se quiere hacer cambios a muchas hojas a la vez. Los procedimientos son los siguientes: Hoja individual Pulsar en la pestaña de la hoja que se desee seleccionar. La pestaña de la hoja activa se vuelve blanca. Múltiples hojas contiguas 1. Pulsar en la pestaña de la primera hoja. 2. Mover el puntero del ratón hasta la pestaña de la última hoja. 3. Mantener pulsada la tecla Mayúsculas y pulsar en la pestaña de la hoja. Todas las pestañas intermedias se volverán blancas. Cualquier acción que se realice tendrá efecto en todas las hojas seleccionadas. Múltiples hojas no contiguas 1. Pulsar en la pestaña de la primera hoja. 2. Mover el ratón sobre la pestaña de la segunda hoja. 3. Mantener pulsada la tecla Control y pulsar en la pestaña. 4. Repetir cuantas veces sea necesario. Las pestañas seleccionadas se vuelven blancas. Cualquier acción que se realice tendrá efecto en todas las hojas seleccionadas. Todas las hojas Pulsaremos con el botón derecho sobre cualquiera de las pestañas de hojas y elegiremos la opción Seleccionar todas desde el menú desplegable. 9
  10. 10. Si quisiéramos seleccionar celdas que no se encuentran en las partes visibles de la hoja de cálculo, por ejemplo, si quisiéramos situarnos en la celda C9 o localizar una imagen determinada, lo que debemos hacer es utilizar la herramienta Navegador. Pulsamos en el menú Ver>Navegador. En los campos Columna y Fila podrá teclear la letra de la columna a la que quiere ir y su número de fila. En nuestro caso, teclearemos C en el campo Columna y presionaremos Entrar. Observe que el ratón se sitúa en este columna. Seguidamente, escriba 99 dentro del apartado Fila y pulse de nuevo la tecla Entrar. Otra de las características del Navegador es que nos permite tener una visualización general del contenido de toda la hoja de cálculo, de forma que mediante él pueda acceder a una determinada imagen, nota, área de base de datos,.. Justo debajo el Navegador nos muestra las categorías de la hoja de cálculo. En el caso de que una de ellas se acompañe de una flecha a su derecha, la aplicación le estará indicando que existen elementos en su interior. Haga clic sobre la flecha o un doble clic sobre la categoría para comprobar su interior. Para desplazarse a la imagen, nota o área que muestra el Navegador, haga doble clic sobre su nombre y éste se marcará. Por ejemplo, hacemos clic sobre la flecha que acompaña a la categoría Hojas y podrá ver las diferentes hojas de cálculo del documento. Si posee más de un documento abierto, desplegando el cuadro de lista de la parte inferior de la ventana, podrá posicionarse en uno o en otro con sólo hacer clic sobre su nombre. 10
  11. 11. Fijar filas y columnas La función Fijar permite dejar fijas un número de filas al principio de la hoja de cálculo, un número de columnas a la izquierda, o ambas. Al desplazarse por la hoja, las filas o columnas fijas permanecen visibles. Se pueden fijar tanto filas como columnas, incluso ambas a la vez. Fijar filas o columnas individualmente 1. Pulsaremos en la cabecera de fila inferior a la que se quiere fijar, o en la columna a la derecha de la que se desea fijar. 2. Pincharemos en el menú Ventana>Inmovilizar. Aparece una línea negra, indicando donde se ha fijado la vista. Fijar una fila y una columna 1. Pulsaremos en la celda inmediatamente inferior a la fila que desee fijar e inmediatamente a la derecha de la columna a fijar. 2. Pincharemos en el menú Ventana>Inmovilizar. Aparecen dos líneas en la ventana, una horizontal sobre la celda y una vertical a la izquierda. Ahora cuando nos desplacemos por la ventana, todo sobre la línea horizontal y a la izquierda de la vertical se mantiene visible. Quitar fijado Para dejar sin fijar las filas o columnas, seleccionaremos Ventana → Fijar. La opción Fijar quedará desmarcada. Dividir pantalla Otra manera de cambiar la vista es dividir la ventana, también conocida como dividir la pantalla. La pantalla se puede dividir tanto horizontal como verticalmente, o de ambas formas. Esto permite ver hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo. ¿Por qué podemos querer hacer esto? Imaginemos que tenemos una hoja grande y una de las celdas tiene un valor que se usa en fórmulas de otras tres celdas. Usando la técnica de dividir la pantalla, podemos situar en una porción el valor y en las tres restantes las celdas con las fórmulas. Así se puede modificar el valor base y al mismo tiempo observar lo que sucede con las fórmulas. 11
  12. 12. Dividir la pantalla horizontalmente Para dividir la pantalla horizontalmente: 1. Moveremos el ratón a la barra de desplazamiento vertical, en la parte derecha de la pantalla, y lo pondremos encima del botón pequeño que hay en la parte superior del triángulo negro. 2. Inmediatamente aparece una línea gruesa negra. Moveremos el puntero del ratón a esta línea y se transformará en una línea con dos flechas. 3. Mantendremos pulsado el ratón y una línea gris atravesará la página. Arrastraremos el ratón hacia abajo y para desplazar la línea. 4. Soltaremos el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento vertical. Podemos desplazarnos independientemente por la parte superior y por la inferior. La parte superior e inferior se pueden desplazar de manera independiente. Dividir la pantalla verticalmente Para dividir la pantalla verticalmente: 1. Moveremos el ratón a la barra de desplazamiento horizontal, en la parte inferior de la pantalla, y lo colocaremos encima del botón pequeño a la derecha con el triángulo negro. 2. Inmediatamente a la derecha hay una línea gruesa negra. Moveremos el puntero del ratón sobre esta línea y éste cambiará a una línea con dos flechas. 3. Mantendremos pulsado el ratón y aparecerá una línea vertical gris. Arrastraremos el ratón a la izquierda y la línea los seguirá. 4. Soltaremos el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento. Quitar pantallas divididas Para quitar la división de pantallas, haremos una de las siguientes acciones: ● Hacer doble clic en cada línea divisoria. ● Pulsar y arrastrar las líneas divisorias a sus lugares de origen en las barras de desplazamiento. ● Seleccionar Ventana>Descombinar para quitar todas las líneas divisorias a la vez. 12
  13. 13. 3. INTRODUCIR DATOS: EJEMPLO SENCILLO Vamos a hacer un cálculo breve y sencillo. Creamos un documento nuevo pinchando en el menú Archivo>Nuevo>Hoja de Cálculo. Hacemos clic en la celda A1 (intersección entre la columna A y la fila 1). Si pinchamos en otra celda, por ejemplo en B4, nos aparecerá arriba la celda en cuestión. Escribimos en la celda A1 “Libro de Cuentas” y pulsamos en la tecla Entrar para que la información quede almacenada en A1. Al pulsar Entrar, pasa a estar seleccionada la celda A2. Podemos modificar la información haciendo doble clic en la celda, luego nos vamos a la barra de fórmulas y añadimos a Libro de cuentas “de casa”. Hacemos clic en B2 y escribimos Enero y pinchamos en el botón Aplicar Este botón hace lo mismo que la tecla Entrar pero sigue estando seleccionada la celda después de hacer clic sobre el botón Aplicar. Ahora vamos a situar el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda B2 hasta que aparezca una cruz. Luego pinchamos y arrastramos con el ratón hasta la celda D2. De esta forma se rellena automáticamente los meses siguientes a Enero. Esto mismo también lo podemos hacer con los días de la semana y las series numéricas (AUTORRELLENO). Hacemos clic en A3 e introducimos “Mis ingresos” y pulsamos Entrar para confirmar. En la siguiente línea introducimos “Ingresos Miguel” y pulsamos Entrar. En la celda siguiente metemos “Gastos”. En la celda E2 introducimos “Total”. 13
  14. 14. Como podemos ver, los títulos invaden la columna siguiente, ya que si escribe un texto de longitud superior a la anchura de la celda, la visualización se extenderá a las celdas contiguas si éstas están vacías. Si las celdas no están vacías, la representación del texto se cortará al terminar la celda y podrá ver en su margen derecho una pequeña flecha de color rojo. Para que el programa adapte el ancho de la columna al contenido, situamos el cursor justo en el borde de la columna y hacemos doble clic. Si no nos gusta como queda, podemos hacerlo manualmente pinchando en el borde y arrastrando. Ahora vamos a introducir los ingresos. Pinchamos en B3 e introducimos 1500. Para introducir la misma cantidad en C3 y D3 podemos hacerlo de forma muy sencilla. Para ello pinchamos en la esquina inferior derecha de la celda B3, mantenemos la tecla CTRL pulsada y arrastramos hasta la celda D3. De esta forma rellenamos la misma cantidad en varias celdas. Si no hubiéramos mantenido pulsada al mismo tiempo la tecla CTRL, aparecería en C3 1501 y en D3 1502. Los ingresos de Miguel cambiarán según el mes. Seleccionamos desde B4 hasta D5, pulsamos en Entrar para empezar a rellenar desde la primera y vamos rellenando y pulsando Entrar para completar cada registro. Si tiene que modificar algo, pulsamos en la celda a modificar y modificamos en la barra de fórmulas. Los mismo hacemos con los gastos. 14
  15. 15. Vamos a calcular el total de ingresos y gastos. Para empezar vamos a calcular el total de mis ingresos. Para ello, pinchamos en la celda E3 y luego en el botón suma situado en la barra de fórmulas. El programa propone automáticamente las celdas que debe sumar, desde B3 a D3: SUMA(B3:D3). Si estamos de acuerdo pulsamos Entrar. Para calcular el total de los ingresos de Miguel y el total de gastos, pinchamos en E3 en la esquina inferior derecha y arrastramos hasta la celda E5. Las fórmulas se van ajustando a los contenidos de cada fila, si hacemos clic en la celda E4 vemos que no se refiere a la fila 3, sino a la fila 4. Como ve se muestran las sumas, pero el programa lo que almacena es la fórmula, de modo que si se modifica el contenido de alguna de las celdas implicadas, se modificará automáticamente el resultado total. Ahora hacemos clic en A6 y ponemos “Resultado”. Pinchamos en B6. Vamos a introducir en B6 una fórmula. Las fórmulas deben empezar por un signo “=”. Escribimos “=B3+B4-B5” y pulsamos en el botón de confirmar. Por lo visto en el mes de Enero hemos gastado más de la percibido. Hacemos lo mismo con las casillas C6, D6 y E6. Para ello, pinchamos en la esquina inferior derecha y arrastramos hasta la celda E6. Ahora le vamos a dar formato a la tabla para dejarla más bonita. Podemos hacerlo manualmente o bien, el propio programa puede ayudarnos. En este caso pediremos al programa que nos ayude. Seleccionamos la tabla sin el título, es decir, desde la celda A2 hasta la E6. Pinchamos en el menú Formato>Formateado automático. Nos aparece una ventana donde podremos elegir entre varios estilos, elegiremos el Marrón. 15
  16. 16. Seleccionamos desde la celda B2 a E2 y pulsamos en el icono alinear horizontalmente que se encuentra en la barra de herramientas. Para que el título quede en el centro, seleccionamos desde la celda A1 a E1 y combinamos las celdas pulsando en el botón combinar y centrar celdas de la barra de herramientas. 16
  17. 17. GRÁFICOS Podemos añadirle un gráfico: seleccionamos la tabla sin el título (desde A2 hasta E6) y luego pinchamos en el menú Insertar>Gráficos. Nos aparecerá una ventana con el asistente para gráficos, quien nos irá conduciendo por los distintos pasos a seguir. Pinchamos en el tipo de diagrama llamado Columnas y luego pinchamos en Siguiente o en el paso 2 Intervalo de datos. Seleccionamos la opción Series de datos en filas y dejamos el resto de opciones igual. Luego pinchamos en Siguiente o pinchamos en el paso 3 Series de datos. Dejamos los valores que hay por defecto y pinchamos en Siguiente o en el paso 4 Elementos del diagrama. 17
  18. 18. En la siguiente ventana le ponemos título al diagrama y a los ejes X e Y. Pinchamos en el botón Finalizar cuando hayamos terminado. Nos aparece justo al lado de la tabla el gráfico que acabamos de crear. Este gráfico podemos moverlo, redimensionarlo,... como si fuera una imagen más. Además, si modificásemos cualquier valor de la tabla, se actualizaría dicho valor automáticamente en la gráfica. Guardamos el documento en nuestro pendrive y cerramos el documento. 18
  19. 19. 4. OPERACIONES BÁSICAS: EL FORMATO DE LAS CELDAS En este capítulo vamos a estudiar formas de introducir datos en el programa. Debemos tener en cuenta cómo interpreta Calc los datos que vamos a introducir, ya que no todas las formas de introducir datos son correctos. Creamos un documento nuevo pinchando en Archivo>Nuevo>Hoja de Calculo. Podemos trabajar con distintos tipos de datos: ● Texto ● Números ● Fechas ● Fórmulas ● Funciones Empezaremos introduciendo un número decimal. Por ejemplo, pinchamos en la casilla A1 y escribimos 1,33 y pulsamos en aplicar. En el campo de fórmulas se muestra el modo en el que calc interpreta el dato, es decir, el modo en el que lo almacena internamente. En este caso coincide con la información que se muestra en la celda. Pulsaremos en la celda y escribiremos el número usando el teclado. Para introducir un número negativo, escribiremos primero el signo negativo (–) o el número entre paréntesis, como por ejemplo: (1234). Debemos tener cuidado y ser precisos a la hora de introducir datos en las celdas. Imaginémonos que intentamos introducir un nº decimal y nos equivocamos y ponemos 5:1. Los “:” se utilizan para separar las horas, los minutos y los segundos. Por ello, Calc lo interpretará como un horario. Si un número se introduce de la forma 01481, Calc trunca el 0 de la izquierda (hay una excepción que se explica más abajo). Para mantener el cero de la izquierda, como por ejemplo para los códigos de área en números de teléfono, escribiremos un apostrofe antes del número, como: '01481. Pinchemos en la celda A4 y pongamos '12345 y confirmemos. El dato ha sido interpretado como un texto, porque en Calc los textos se alinean a la izquierda mientras que los números se alinean a la derecha. Por otro lado, puede que usted desee que Calc lea con formato de moneda una cantidad que haya introducido en cualquier celda. Introduzca 2.000 en la celda A5. Para que Calc la interprete como moneda convendría incluir el símbolo del euro €. Para ello mantenga pulsada la tecla Alt Gr mientras pulsa la tecla E y confirme la entrada. 19
  20. 20. Calc introduce automáticamente en la celda el formato de moneda. Podemos comprobarlo introduciendo en la misma celda -2000 sin incluirle el símbolo del euro. Como la celda conserva el formato, la cantidad se muestra en rojo para indicar que es negativa y aparece el símbolo del euro, indicando el formato de moneda. Si lo desea puede personalizar el formato de las celdas. Pinchamos en la celda A5 y hacemos clic en el menú Formato>Celdas. En la pestaña Números veremos varias categorías. Lo normal es que esté seleccionada ya la categoría Moneda. Aquí podemos seleccionar la forma en que desea presentar las cantidades en la pantalla. Seleccionamos dos decimales y el símbolo del euro €. Activamos también la casilla que dice “Negativo en rojo”, para que nos salgan en rojo las cantidades negativas. Luego pinchamos en Aceptar. 20
  21. 21. Veamos otro ejemplo. Pinchamos en la celda A6 y luego en el menú Formato>Celdas. Seleccionamos la Fecha como categoría. Podemos seleccionar entre varios formatos ya preparados para la fecha. En este caso seleccionaremos 2 dígitos para el día, 2 dígitos para el mes y 2 dígitos para el año, todos separados por la barra inclinada “/” (MAYUS+7). Hacemos clic en Aceptar. Ahora escriba en la celda A6 la fecha de esta manera: 5/05/2002 y confirme. La fecha fue formateada tal y como la había predefinido a pesar de que la introdujo con un formato diferente, es decir, la escribe así: 5/05/02 Calc también es capaz de interpretar las fechas como números para así poder hacer cálculos con ellas. Imagine que quiere saber cuántos días han pasado entre dos fechas. Para ello solo hay que introducir una fórmula en la que las fechas estén entre comillas. Por ejemplo, pulsamos en A7 y escribimos la siguiente fórmula: =”07/05/04”-”07/03/04” y confirmamos. Al trabajar con datos es posible que necesite anotar ciertos comentarios. Para ello, seleccionamos la celda B6 y pinchamos en el menú Insertar>Comentario. Nos aparecerá una pequeña ventanita donde anotaremos lo que queramos recordar. Por ejemplo, pondremos “Mi comentario”. El punto rojo en la esquina superior derecha de la celda indica que hay un comentario para dicha celda. Sólo necesitamos colocar el cursor en la celda y se desplegará el comentario. 21
  22. 22. 5. AUTOMATIZAR LA INTRODUCCIÓN DE DATOS Podemos agilizar la introducción de datos en un libro de trabajo, sobre todo cuando deseamos introducir series o secuencias de valores. Vamos a crear un nuevo documento pulsando en el menú Archivo>Nuevo>Hoja de Cálculo. A partir de la celda B2 vamos a escribir los meses Mayo, Junio y Julio. Podemos escribirlos uno a uno o bien podemos utilizar la herramienta de autorrelleno de Calc. Para ello, escribimos en B2 Mayo y después nos situamos con el ratón encima de la esquina inferior derecha de la celda, pinchamos sobre ella y arrastramos hasta D2. Vemos que Calc ha completado los meses de forma automática. Otra posibilidad para rellenar series sería introducir una secuencia de números. Por ejemplo, vamos a introducir una secuencia de números que aumente de 20 en 20. Para ello, introducimos los primeros términos de la serie: 20 y 40 en las celdas A3 y A4 respectivamente. Seleccionamos ambos números con el ratón y arrastramos hasta completar la serie. Luego elimine la serie seleccionándola y pulsando la tecla Supr. OPERACIONES DE AUTOCORRECCIÓN Vamos a escribir el nombre de algunos cursos. En la celda A3 empezamos escribiendo CU en mayúsculas y el resto en minúsculas: CUrso. ¿Qué es lo que sucede? Calc corrige la entrada y pone sólo la primera letra en mayúsculas. Como ve las herramientas de autocorrección de Calc le ayudan a no cometer errores. Además es muy sencillo personalizar estas opciones. Pulse en el menú Herramientas>Opciones de autocorrección. En este cuadro de diálogo, en la pestaña Opciones, podrá ver activada la heramienta “Corregir DOs MAyúsculas SEguidas”, que es justo lo que acaba de hacer Calc con el texto que introdujo. En la pestaña Reemplazar se muestran palabras y expresiones que Calc corregirá automáticamente mientras escribe. En el campo Abreviatura, podrá agregar más entradas de autocorrección. Termine de introducir Curso de Gimp y cuando haya terminado intente introducir Curso de Impress. 22
  23. 23. Como ve el programa reconoce Curso y le sugiere Curso de Gimp, ya que la herramienta de autocompletar detecta, al introducir un valor, si este es similar a otro dato ya introducido y le sugiere el valor existente. Luego haciendo clic en el campo de fórmula podrá cambiar la palabra Gimp por Impress y ahorrarse asi escribir el text completo. Esta herramienta es más útil cuando tiene que repetir un nombre en la lista. Introduzca en A5 Curso de Calc. Otra forma de completar datos en una lista es hacer clic con el botón derecho del ratón y desde el menú contextual seleccionar Lista de selección. Se mostrarán entonces todos los valores ya introducidos y podrá elegir el que más le convenga. 23
  24. 24. Vamos a introducir nuestra dirección de correo. Pinchamos en A7 y escribimos mimail@yahoo.es. Calc convierte la dirección en un hipervínculo. Si queremos evitar esto pinchamos en el menú Herramientas>Opciones de autocorrección y en la pestaña Opciones desactivamos la casilla Reconocer URL. Si volvemos a escribir el correo lo interpreta como un simple texto. La ventaja de crear hipervínculos es que si pinchamos sobre ellos podremos acceder directamente a nuestro servidor de correo o a una página web en el caso de generar un hipervínculo a una dirección web. Para borrar todos los datos introducidos hasta el momento, pinchamos en el cruce de las cabeceras de filas y columnas para seleccionarlo todo. Pinchamos en el menú Editar>Eliminar contenidos. Vamos a introducir una serie a mano. Seleccionamos desde las celdas A1 hasta C3 y pulsamos Entrar. Ahora simplemente tecleamos los números de la serie 1,2,3,4,5,6,7,8,9 y confirmamos cada uno con la tecla Tabulación (Tab). No lo hacemos con Entrar. Con la tecla Entrar y con la tecla Tabulador podemos decidir la dirección de la entrada de datos estando la tabla seleccionada. Con Entrar se avanza por filas y con Tabulador se avanza por columnas. Ahora hacemos clic en la esquina inferior derecha de la tabla y usamos el control de relleno. Arrastramos dos filas más, soltamos y hacemos lo mismo con dos columnas más. 24
  25. 25. Escribimos también en la fila 7 la siguiente línea: Ene Enero Lunes Trim1 Grupo1. Luego la seleccionamos y arrastramos hasta la fila 13 utilizando el control de relleno. Calc ha entendido las abreviaturas y vuelve a empezar cada registro con dicha abreviatura seguida de la numeración. Si no deseamos que Calc construya la serie, pulsamos la tecla CTRL mientras arrastramos. De esta forma la fila se repite. Borramos desde la fila 8 hasta la 13, seleccionamos la fila 7, mantenemos la tecla CTRL pulsada y arrastramos de nuevo. También es fácil añadir listas personalizadas. Supongamos que desea que Calc reconozca esta serie: Primavera Verano Otoño Invierno Escribimos la serie en la fila 15, la seleccionamos y pinchamos en el menú Herramientas>Opciones. 25
  26. 26. En la parte de la izquierda de la ventana que aparece pinchamos en el signo “+” que se encuentra a la izquierda de la opción OpenOffice.org Calc. Justo debajo se despliega una lista de opciones. Seleccionamos la opción Listas de ordenamiento. Para añadir esta lista a las ya creadas, pulsamos en el botón Copiar. De esta forma incorporamos nuestra lista a las demás. Pulsamos en Aceptar para Terminar. 26
  27. 27. Ahora vamos a comprobar que funciona. Borra la lista seleccionada del libro de trabajo, seleccionándola y pulsando en la tecla Supr. Escribimos en la celda A15 Primavera. Seleccionamos la celda y pinchamos en la esquina inferior derecha y arrastramos hacia la derecha 3 celdas a la derecha. Vemos que Calc a terminado de escribir la lista con las estaciones del año. Para borrar la lista personalizada, primero la borramos del libro de Trabajo y luego pinchamos en el menú Herramientas>Opciones. Pinchamos en OpenOffice.org Calc>Listas de Ordenamiento. Seleccionamos la lista que acabamos de crear y pulsamos en el botón Eliminar. Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos si deseamos eliminar dicha lista. Pulsamos en la opción Si y por último pinchamos en el botón Aceptar. 27
  28. 28. PRÁCTICA: Introducir datos Creamos la tabla que se muestra en la imagen a partir de la celda B3. Aplique el formato de moneda y el de porcentaje a las columnas correspondientes. Guarde el documento con el nombre Introducir datos. Vuelva a guardar el archivo asignándole la contraseña system. A continuación, intente abrirlo y verifique que, para ello, necesita la clave de apertura que le adjudicó. Resultado final: También podemos darle un formato a la tabla: 28
  29. 29. 6. FÓRMULAS Y FUNCIONES Cree un nuevo documento pinchando en el menú Archivo>Nuevo>Hoja de Calculo. Escriba los siguientes números desde la celda A1 hasta A4 (60,100,2,4). Ahora vamos a crear una fórmula en la celda A6. Para ello hacemos doble clic en la celda A6 y escribimos el signo “=”. Todas las fórmulas tienen que empezar con el signo “=” para que Calc las interprete como fórmulas. Escribimos A1 + A2. Podemos escribirlo a mano o bien pinchando en la celda A1, luego escribimos el signo “+” y hacemos clic en la celda A2. Luego confirmamos. El resultado que se muestra en la celda donde introdujimos la fórmula es 160 y la fórmula también se ve en el campo de fórmulas. Hacemos doble clic sobre el resultado. Como puede ver las celdas que componen este cálculo aparecen resaltadas en un color diferente. Vamos a complicar la fórmula un poco dividiendo la suma por el valor de la celda A3. Haga doble clic en A6, ponga A1+A2 entre paréntesis seguido del signo de la división “/”. Es necesario poner la suma entre paréntesis para decirle a Calc que lo primero que debe hacer es la suma, si no Calc entenderá que sólo tiene que dividir A2 por A3. Pinchamos en confirmar. 29
  30. 30. Ahora vamos a multiplicar A3 por la celda A4 y lo vamos a poner entre paréntesis para que Calc los multiplique antes de dividir A1+A2 por su resultado. Pinchamos en confirmar. Compruebe la diferencia con paréntesis y sin él. Vamos a trabajar con funciones exponenciales. Para ello vamos a ampliar la fórmula. Hacemos doble clic sobre la celda A6, colocamos el cursor a la derecha de A3 y escribimos el símbolo “^”. Para escribir el símbolo “^” pulsamos en la tecla ^ mientras pulsamos la tecla MAYUS. Luego pulsamos la tecla espaciadora y escribimos a continuación el número 2. También podemos usar el símbolo del porcentaje %. Lo añadimos a la derecha de A2 en la fórmula y confirmamos. El porcentaje divide por 100 el contenido de la celda A2 dando como resultado 1. Finalmente 61 dividido por 16 es igual a 3,81. FUNCIONES MATEMÁTICAS Calc posee una gran cantidad de fórmulas predefinidas denominadas funciones. Lo borramos todo y escribimos la siguiente serie: 500 0 10500 0 0 150 Calc tiene un asistente para ayudarle a buscar las diferentes funciones. Pero primero trabajaremos por nuestra cuenta. 30
  31. 31. Pinchamos en la celda A7 y escribimos: “=SUMA(“ Los datos que aparecerán entre paréntesis serán los datos que calculará la función. Vamos a sumar A1, A2 y A3. Para ello, justo después de abrir paréntesis vamos a seleccionar desde la celda A1 hasta la celda A3. Calc pone un marco alrededor de las celdas y escribe A1:A3. Los dos puntos indica que se van a sumar todas las celdas comprendidas entre A1 y A3. Si quiere añadir más celdas escriba “;” a continuación de A3 y haga clic en la celda A6 y luego confirme. El punto y coma sirve para separar series distintas. También podemos escribir las referencias a las celdas (p.e. A6) en lugar de pinchar en ellas. Haremos la misma función pero utilizando el asistente de fórmulas. Borramos la fórmula y pinchamos en el botón de insertar función Se abre el cuadro de diálogo donde aparecen todas las funciones disponibles según la categoría seleccionada. Seleccionamos la categoría Matemáticas, que es donde se encuentra la función SUMA y pulsamos en Siguiente>>. 31
  32. 32. En el primer argumento podemos escribir directamente A1:A3 o bien pinchar en las celdas correspondientes. Para ello primero minimizamos el cuadro de diálogo pinchando en el botón Luego seleccionamos desde la celda A1 hasta la celda A3 y maximizamos el cuadro de diálogo pinchando en el mismo botón. Luego pinchamos en el segundo argumento y hacemos lo mismo, minimizamos el cuadro de diálogo, seleccionamos la celda A6 y maximizamos el cuadro de diálogo. En el campo resultado del cuadro de diálogo aparece el resultado: 11150. 32
  33. 33. Para comprobar que todos los valores insertados como argumentos sean correctos, haga clic en la pestaña Estructura. En ella, verá la función empleada en forma de esquema. Los argumentos insertados se representarán en forma de puntos de color azul si son correctos, y de color rojo si ocasionarán un error en la función. Si presiona el botón fx en el campo de un argumento, podrá insertar como argumento una función. Pinchamos en Aceptar. 33
  34. 34. PŔACTICA: Introducir fórmulas Abra el ejercicio Introducir datos.ods y sobre él: Cree una nueva columna denominada Importe. Calcule los datos de esta columna sumando al precio de cada artículo su IVA correspondiente. La fórmula a emplear será Precio*(1+IVA). Cree una nueva fila llamada Total y utilice la opción Suma para calcular los totales en las celdas D8 y F8. Elimine el contenido de la celda D8 y calcule de nuevo su valor mediante la función SUMA del Piloto automático de funciones. Guarde el ejercicio con el nombre Introducir fórmulas. Resultado final: 34
  35. 35. PŔACTICA: Mi tienda del Oeste Creamos un nuevo documento a partir de la celda C3 rellenando la siguiente información. E l IVA será siempre del 16% Calcule los datos dela columna Importe con la fórmula Precio*(1+IVA) Dar formato a la tabla para que quede bonita. Guarde su trabajo con el nombre Mi tienda del Oeste 35
  36. 36. PŔACTICA: Funciones FECHA y HORA Creamos un documento nuevo y rellenamos la siguiente información. Sitúese en las celdas C4 y C5 de la columna Fórmula y calcule la función HOY y la función AHORA respectivamente, según se indica en la columna de la izquierda. Desglose la fecha obtenida en la celda C4, utilizando las funciones DIA, MES y AÑO en las celdas D4, E4 y F4 respectivamente. Realice el mismo proceso con los datos de la celda C5, en las celdas D5, E5 y F5. Seguidamente, sitúese en la celda E12 y, con ayuda de los datos de la tabla Introducir fecha, emplee la función FECHA. Aplique los formatos adecuados para conseguir un aspecto similar la que se muestra en la imagen final. Guarde el documento con el nombre Funciones FECHA y HORA. Nota: si nos da un error a la hora de calcular la función AHORA, agrandamos la celda y volvemos a intentarlo. También deberíamos cambiar el formato de la celda para que contenga la fecha y la hora. 36
  37. 37. 7. FUNCIONES ESTADÍSTICAS Y CÁLCULOS CON FECHAS Nos bajamos el fichero EJER_E03.ods de la carpeta publico Para ello pinchamos en Lugares>Publico y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego hacemos doble clic en el archivo Ejercicio_E03.ods. Antes de empezar a realizar modificaciones en el fichero debemos guardarlo en nuestra carpeta personal. Para ello pinchamos en el menú Archivo>Guardar como. Luego cambiamos la carpeta publico por nuestra carpeta personal y le damos a Guardar. Los datos que aparecen son los datos obtenidos del seguimiento de un grupo de alumnos tras finalizar un curso. Una vez completado un curso el procedimiento es realizar un análisis para conocer más sobre el desarrollo del mismo. Los datos que necesitamos calcular son: El número de horas de formación que han consumido los alumnos El número total de alumnos que han realizado el curso La nota mínima obtenida La nota más repetida La nota que ocupa la posición central o mediana El tiempo medio que los alumnos han invertido en la realización del curso. Lo primero que vamos a hacer es sumar el total de horas de formación. Es importante que el formato de las celdas sea el correcto. Para ello seleccionamos las celdas de la columna del tiempo y hacemos clic en Formato>Celdas para ver el formato. 37
  38. 38. Pinchamos en la celda D12 y luego hacemos clic en el Asistente de funciones. Seleccionamos la función SUMA y pinchamos en Siguiente>>. Luego pinchamos en el icono reducir del primer argumento para minimizar el cuadro de dialogo y seleccionamos desde la celda D3 hasta la D11. Maximizamos el cuadro de diálogo y pinchamos en Aceptar. 38
  39. 39. Nos aparece el resultado de sumar todas las horas que los alumnos han dedicado a formación. Podemos rellenar la casilla con algún color de fondo para destacar su contenido. Seleccionamos la celda, pinchamos en el menú Formato>Celdas y en la pestaña Fondo seleccionamos un color y pinchamos en Aceptar. Para calcular el número total de alumnos que ha realizado el curso pinchamos en la celda B13 y pinchamos en el icono de Asistente de funciones. Escogemos la función CONTARA que se encuentra entre las funciones estadísticas. Luego pinchamos en Siguiente>> y en el primer argumento, pinchamos en el icono de minimizar el cuadro de diálogo, seleccionamos el rando de valores desde A3 hasta A11. Maximizamos el cuadro de diálogo y pinchamos en Aceptar. 39
  40. 40. El resultado obtenido es 9. Ahora vamos a calcular la Nota Mínima obtenida por los alumnos. Pinchamos en la celda B14 y volvemos a hacer clic en Asistente de funciones . En la categoría Estadística seleccionamos la función MIN utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra a la derecha de las funciones. Pinchamos en Siguiente>> y seleccionamos el rango de datos desde B3 hasta B11. El resultado será 66. Ahora calcularemos el Promedio de las notas. Para ello debemos pinchar en B15 y escoger la función PROMEDIO que se encuentra en la categoría ESTADÍSTICA. El rango de valores es desde la B3 hasta la B11 y el resultado obtenido será 78. 40
  41. 41. Intente calcular la nota más repetida utilizando la función MODA en la celda B16. El resultado será 76. También vamos a calcular la nota que ocupa la posición central o también llamada MEDIANA en la celda B17. Su resultado será 76. Ahora calcularemos el tiempo que han tardado en realizarse las pruebas de evaluación. Vamos a calcular el periodo en el que los alumnos han realizado las pruebas. Calc nos permite restar dos fechas para calcular el número de días transcurridos entre ambas. Para ello introduciremos la fórmula “=C11-C5” en la celda C12. El primer término se refiere a la fecha de realización del último examen y el segundo termino a la fecha de realización del primer examen. 41
  42. 42. Tenemos que darle el formato general a la celda para que se muestran los días. Pinchamos en el menú Formato>Celdas y en la pestaña Números seleccionamos la categoría Todos. Como resultado tenemos que han transcurrido 11 días entre un examen y otro. Ahora queremos saber que profesor realizó cada examen conociendo el día de la semana que trabaja cada uno. Sabemos que María trabaja los lunes, miércoles y sábado, y que Daniel trabaja los martes, jueves y viernes. Vamos a usar la función DIASEM que está en la categoría Fecha y Hora y que nos permitirá saber el día de la semana en la que se realizó cada examen. Pinchamos en la celda C14 y hacemos clic en el icono de Asistente de funciones. Seleccionamos la categoría Fecha y Hora y elegimos la función DIASEM. Minimizamos el cuadro de diálogo a la derecha del campo Num_de_serie y seleccionamos la celda C3. Maximice el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar. 42
  43. 43. Aparece el número 6 en la celda donde hemos insertado la función. Calc devuelve el día como un numero entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado). En este caso el numero 6 corresponde al viernes, por lo tanto, Daniel fue el profesor que realizó el examen del 15 de marzo del 2002. Intente averiguar el día de la semana de las fechas de las celdas C4 y C5. Así es como debería quedar el informe que entregásemos como análisis de resultados. 43
  44. 44. PRÁCTICA: Jefes de área Nos bajamos el fichero Jefes de Área.ods de la carpeta publico Para ello pinchamos en Lugares>Publico y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego hacemos doble clic en el archivo Jefes de Área.ods. Antes de empezar a realizar modificaciones en el fichero debemos guardarlo en nuestra carpeta personal. Para ello pinchamos en el menú Archivo>Guardar como. Luego cambiamos la carpeta publico por nuestra carpeta personal y le damos a Guardar. Calculamos el tiempo total en realizar la evaluación en la celda H14 y luego calculamos el nº de jefes de área, la nota mínima en la pre-evaluación y en la evaluación, el promedio de notas en la pre-evaluación y en la evaluación, la nota más repetida en la pre-evaluación y en la evaluación, y la mediana de notas en la pre-evaluación y en la evaluación. 44
  45. 45. El resultado final será: 45
  46. 46. 8. FUNCIONES FINANCIERAS Nos bajamos el fichero EJER_E04.ods de la carpeta publico Para ello pinchamos en Lugares>Publico y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego hacemos doble clic en el archivo Ejercicio_E04.ods. Antes de empezar a realizar modificaciones en el fichero debemos guardarlo en nuestra carpeta personal. Para ello pinchamos en el menú Archivo>Guardar como. Luego cambiamos la carpeta publico por nuestra carpeta personal y le damos a Guardar. Vamos a ver en que consiste la función PAGO. Si queremos que nos financien la compra de un coche y sabemos que el interés de este tipo de préstamos está alrededor del 5% y quiere calcular qué cuota mensual tendría que pagar si solicita 18.000 €, el interés al que se lo presta y el tiempo que tiene para devolverlo. Vamos a calcular la cuota mensual. Pinchamos en la celda D3 y pinchamos en Asistente de funciones. Seleccionamos la categoría FINANZAS y la función PAGO. Luego pulsamos en Siguiente>>. Se abre el cuadro de diálogo donde podemos insertar los argumentos de la función. Estos argumentos son: ● Tasa: se refiere al tipo de interés del préstamo, el 5% en este caso. Minimizamos el cuadro de diálogo y seleccionamos la celda B3 y volvemos a maximizar el cuadro de diálogo. 46
  47. 47. Debemos introducir el interés bancario por periodo de pago, es decir, por mes. Ahora mismo en Tasa tenemos el contenido de B3 que es el interés anual. Pero al ser cuotas mensuales necesitamos dividirlo por 12 referidos a las diferentes meses del año en el que va a realizar los pagos: B3/12. ● Nper: se refiere al número de periodos en los que se va a devolver el préstamo y como las cuotas de pago van a ser mensuales, tenemos que multiplicar 5 años por 12. ● Va: es el valor total del capital, es decir, el valor del préstamo que cobramos hoy, en este caso 18.000€. ● Vf: se refiere al valor futuro del capital, y en este caso se omite, porque el valor futuro de un préstamo es 0. ● Tipo: se refiere al momento en el que usted va a efectuar los pagos de las cuotas del préstamo. Existen dos tipos: pago 0 es el que se hace al final del mes y pago 1 se hace a principios del mes. Movemos la barra de desplazamiento hacia abajo para dejar a la vista el último argumento (Tipo) e insertamos un 1. El coche le va a costar 338€ mensuales durante 5 años. 47
  48. 48. Vamos a ver otro ejemplo. Para ello pinchamos en la Hoja 2 del libro de trabajo. El banco le ha hecho una oferta para financiar el coche. Le ha propuesto pagar en 4 años y medio tasas mensuales de 420 €. Queremos ver si nos conviene dicha financiación. Para ello vamos a calcular el interés que le están cargando. Hacemos clic en B3 y en Asistente de funciones. Buscamos la función TASA entre las funciones de Finanzas y pulsamos Siguiente>>. Vamos a ir rellenando los siguientes argumentos: ● nper: recordemos que es el número de periodos en los que se va a devolver el préstamo y como las cuotas de pago van a ser mensuales, tenemos que multiplicar el contenido de la celda C3 (4 años y medio) por 12 meses. ● PAGO: se refiere a la cuota mensual. En este caso seleccionamos la celda D3. ● Va: es el total del capital, por tanto, seleccionamos la celda A3. ● Vf: lo dejamos vacio. ● Tipo: escribimos un 1. 48
  49. 49. El interés que se muestra es el interés mensual que se presta, en este caso 0,91%. Para calcular el interés anual debemos multiplicarlo por 12. Luego confirmamos. Como ve 10,97% es mucho más alto que el 5%. Ahora vamos a calcular el valor final de sus ahorros e inversiones. Pinchamos en la hoja 3 de este libro de trabajo. Supongamos que decidimos realizar una inversión mensual de 50€ en un banco que le ofrece un interés del 2% anual y le gustaría calcular que capital tendrá dentro de un par de años. Para ello, seleccionamos la celda C3 y introducimos un 2 y punchamos en A3. Pulsamos en el Asistente de funciones. Seleccionamos la función VF entre las funciones de Finanzas, hacemos clic en Siguiente>> y vamos rellenando los distintos argumentos. 49
  50. 50. ● Tasa: seleccionamos la celda B3 y la dividimos por 12. ● Nper: es el número de periodos, por tanto, seleccionamos la celda C3 y la multiplicamos por 12. ● Pago: es la cuota mensual que realizamos, por tanto, seleccionamos D3. ● Va: como en este caso ha decidido realizar un depósito inicial de 500€, introduzca -500€ en este campo. ● Tipo: ponemos 1 y pulsamos en Aceptar. Como resultado se muestra el capital que tendrá acumulado después de 2 años de ahorro. Pruebe a introducir otra cantidad en C3 para calcular el ahorro en otro periodo de tiempo, por ejemplo 4 y pulse en confirmar. 50
  51. 51. Volvemos a la hoja 1 del libro de trabajo. Normalmente los bancos suelen considerar entre un 25 y un 30% de la nómina para sufragar un préstamo. El Banco hace sus cálculos y considera que podríamos pagar hasta 400€ mensuales. Introduzca 400 en la celda A4. Luego vamos a modificar el contenido de la celda D3. Simplemente añadiremos un signo menos delante de la fórmula en el campo fórmula y le damos a confirmar. Sitúese en B4 y haga clic en Insertar función. Entre las funciones lógicas seleccione la función SI y pinche en Siguiente>>. Sitúese en el campo Prueba_lógica, minimice el cuadro de diálogo y seleccione la celda D3. Dígale ahora a Calc que si la cantidad introducida es menor que la cantidad que hay en la celda A4 (400€), el préstamo será “Concedido” y en caso contrario “Denegado”. Luego hacemos clic en Aceptar. El resultado es “Concedido”. Si introducimos ahora en D3: 401€ y le damos a confirmar vemos que el préstamo, en este caso, será “Denegado”. 51
  52. 52. PRÁCTICA: Hipoteca Nos bajamos el fichero hipoteca.ods de la carpeta publico Para ello pinchamos en Lugares>Publico y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego hacemos doble clic en el archivo hipoteca.ods. Antes de empezar a realizar modificaciones en el fichero debemos guardarlo en nuestra carpeta personal. Para ello pinchamos en el menú Archivo>Guardar como. Luego cambiamos la carpeta publico por nuestra carpeta personal y le damos a Guardar. Calculamos la cuota mensual que voy a tener que pagar al banco durante 30 años, dado un capital de 120.000 € y un interés del 5%. Luego calculamos el interés que nos ofrecerá el banco para una cuota mensual de 820 € al mes durante 30 años y para un capital de 120.000€. ¡¡Ojo!!, el interés que nos sale utilizando la función TASA es el interés mensual. Para calcular el interés anual debemos multiplicar dicho interés por 12 meses. Ahora calcularemos el valor final de nuestros ahorros si decidieramos realizar una inversión mensual de 200 € durante 10 años y con un interés anual del 2%. Empezariamos con una cuota inicial de 1.000 €. 52
  53. 53. 9. DIAGRAMAS (GRÁFICOS) Los gráficos nos ayudarán a representar los datos de nuestros libros de trabajo. Nos bajamos el fichero EJER_E12.ods de la carpeta publico Para ello pinchamos en Lugares>Publico y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego hacemos doble clic en el archivo Ejercicio_E12.ods. Antes de empezar a realizar modificaciones en el fichero debemos guardarlo en nuestra carpeta personal. Para ello pinchamos en el menú Archivo>Guardar como. Luego cambiamos la carpeta publico por nuestra carpeta personal y le damos a Guardar. Vamos a representar los datos referentes a los ingresos de los cursos de Internet y Programación en el primer trimestre del año. Para ello lo primero es seleccionar el área que contiene los datos que quiere representar, es decir, desde B7 hasta D8. Si quisiésemos seleccionar áreas no contiguas, sólo tendríamos que hacerlo al mismo tiempo que mantenemos pulsada la tecla Ctrl. En el eje de coordenadas aparecerán las cantidades en euros y en el eje de abcisas los meses. Tenemos a nuestra disposición una serie de DIAGRAMAS para poder representar nuestros datos de diferentes formas. Para realizar dichos diagramas utilizaremos el menú INSERTAR>Gráfico y aparecerá una pantalla que nos irá guiando para confeccionar nuestro gráfico. La primera página del asistente es el Tipo de gráfico y aparece preseleccionada el tipo de gráfico de columnas. Dejamos ese mismo. Si nos fijamos hay varios tipos de gráficos y dentro de cada tipo existen varios subtipos. Seleccionamos el primer subtipo del tipo de gráfico de columnas. También desde aquí podemos decidir si queremos un gráfico en 3D activando la opción 3D y dentro de esta opción podemos elegir el tipo (simple o realista) y la forma (barra,cilindro,cono y pirámide). 53
  54. 54. Pinchamos en la segunda página del asistente, Intervalo de Datos. Se muestra el área seleccionada. Si está correcta, la dejamos como está. Más abajo, activamos la casilla Serie de datos en filas o bien Serie de datos en columnas para especificar como desea representar sus datos. En este caso pinchamos en Serie de datos en columnas. Luego pinchamos en la tercera página Series de datos. En esta tercera página no vamos a tocar nada pero podríamos modificar el rango de datos para cada serie. 54
  55. 55. Pinchamos en la cuarta página del asistente de gráficos llamada Elementos de gráficos. Le ponemos el Título Ingresos Internet-Programación, en el Eje X ponemos Meses y en el Eje Y ponemos Ingresos. Dentro del área Mostrar cuadrículas, podrá mostrar u ocultar los ejes principales de su diagrama con sólo activar o desactivar las casillas de verificación con sus nombres: Eje X, Eje Y, Eje Z. También podemos activar la leyenda pinchando en el cuadro que está a la izquierda de Mostrar Leyenda y colocarla en el lugar que queramos (izquierda, derecha, arriba y abajo). Para terminar pinchamos en Finalizar. El gráfico se mostrará en la misma hoja donde se encuentra la tabla con los datos. Si desea colocarlo en otra posición, pulse sobre él y, cuando el cursor se muestre como una mano, presione y, sin soltar, arrastre hasta la nueva posición. Para cambiar de tamaño, selecciónelo, posiciónese sobre una de sus esquinas y, cuando el cursor se muestre como una flecha, pulse y arrastre hacia dentro o hacia afuera dependiendo de si desea reducirlo o agrandarlo. 55
  56. 56. MODIFICAR UN DIAGRAMA EXISTENTE Una vez hecho el diagrama podemos modificarlo. Podemos modificar el color del título y los ejes, el formato de los números, el color de las barras, del área de la gráfica y del área del diagrama y también podemos cambiar las líneas de las cuadrículas, hacerla más fina, cambiarle el color o cambiar el estilo de las líneas. Lo primero que tenemos que hacer es editar su diagrama haciendo doble clic sobre él. Sabrá que está editado porque se bordeará de un cuadro gris y los comandos de la Barra de herramientas y opciones de menús cambiarán. Despliegue el menú Formato y, en su interior, pinche en Tipo de gráfico y podremos cambiar el tipo de gráfico y el subtipo. Seleccionamos la opción 3D, elegimos el tipo realista y la forma Barra. 56
  57. 57. También podemos, a través del menú Formato, personalizar la leyenda, títulos, plano lateral del gráfico, área,... Marque una de estas opciones y se abrirá su correspondiente cuadro de diálogo en el que verá varias pestañas que le ofrecerán la oportunidad de cambiar la fuente, el color, añadir transparencias, bordes, etc. Resultado final tras cambiar el color de los títulos y de los ejes, de las barras y la superficie del gráfico, de las líneas de cuadrícula y tras cambiar también el formato de los números eliminando los decimales. 57
  58. 58. PRÁCTICA: Diagrama del Oeste Abra el ejercicio que hizo el otro día llamado Mi tienda del Oeste.odt y represente gráficamente el área C4:D13. Insertelo en la parte inferior de la tabla de datos, dentro de la Hoja1. El tipo de gráfico que debe utilizar para conseguir un resultado similar al de la imagen final es Columnas, variante Normal. Vista en 3D, realista y de forma cilíndrica. Muestre únicamente la línea de cuadrícula Eje Y, y represente los datos en Columnas. Quita los decimales en los números que se muestran en el Eje Y y coloca los nombres que se muestran en el Eje X en disposición vertical. El título del gráfico será Comparativa de precios. Active la leyenda. Una vez creado el diagrama, edítelo y, mediante el menú Formato, muestre la superficie del gráfico con el gradiente Axial rojo claro/blanco. Guarde el nuevo documento con el nombre Diagrama del Oeste. 58
  59. 59. 10. LISTAS Vamos a construir y mantener listas. Además, vamos a aprender a utilizar opciones para ordenarlas y realizar una validación de datos. Nos bajamos el fichero listas.ods de la carpeta publico Para ello pinchamos en Lugares>Publico y abrimos la carpeta llamada curso calc. Luego hacemos doble clic en el archivo listas.ods. Antes de empezar a realizar modificaciones en el fichero debemos guardarlo en nuestra carpeta personal. Para ello pinchamos en el menú Archivo>Guardar como. Luego cambiamos la carpeta publico por nuestra carpeta personal y le damos a Guardar. Seleccionamos la tabla previamente. Le damos un formato a la tabla usando el formateado automático que se encuentra en el menú Formato. Escogemos el verde. También centramos los títulos de las columnas. Calc proporciona numerosas formas de ordenar áreas de celdas en una hoja de cálculo, independientemente de si éstas forman o no, parte de una lista. Podrá ordenar su lista por filas o por columnas, en orden ascendente o descendente, y considerando o ignorando las letras mayúsculas; incluso podrá definir secuencias de ordenación personalizadas para que, por ejemplo, los días de la semana aparezcan en el orden lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado y domingo, en lugar de aparecer en orden alfabético. Para ordenar una lista, en primer lugar, seleccione cualquier celda que forme parte de ella, por ejemplo pinche en la celda D3. Luego despliegue el menú Datos y presione la opción Ordenar. Calc examinará sus datos para definir la extensión de la lista, determinará si ésta contiene filas de encabezamiento que no deberían ordenarse, y mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. 59
  60. 60. A continuación, en el campo Ordenar según de la pestaña Criterios, indique el encabezamiento de la columna por la que quiere organizar su lista, en este caso por Departamentos. Marque la casilla Ascendente, para ordenar alfabéticamente A antes de Z y 1 antes de 2. Asegúrese que en el resto de las opciones tengamos seleccionado la opción no definido. Para no incluir en la ordenación los encabezamientos de las columnas de la lista, presione la pestaña Opciones y active la casilla “El intervalo contiene etiquetas de columnas”. Presione Aceptar para ver los resultados obtenidos. 60
  61. 61. Ahora queremos ordenar listas por más de una columna, por ejemplo, ordenar la lista por Departamentos y a su vez, estos departamentos por Áreas, y dentro de cada área, disponer el nombre de los Empleados por orden alfabético. Para ello pinchamos en la celda D3 y luego en el menú Datos>Ordenar. En la pestaña Criterios, en el cuadro de lista Ordenar según, seleccione el encabezado de la primer columna e indique que se organice de forma ascendente. En el cuadro Después según, seleccione el encabezado de la segunda columna e indique ordenación ascendente. En el segundo cuadro Después de, seleccione la tercera columna e indique ordenación ascendente. Para comprobar los resultados, presione Aceptar. Ver las opciones de ordenación que aparecen en la pestaña Opciones del cuadro de diálogo que aparece en el menú Datos>Ordenar. 61
  62. 62. VALIDEZ DE DATOS Para asegurarse de que los nuevos datos que introduce en una lista ya creada satisfacen sus necesidades, es indispensable validar la entrada de esta información, especificando un tipo de datos permitido: números enteros, fechas, horas o texto; así como un área de valores aceptables como, por ejemplo, números enteros entre 1 y 1000 disponibles en una lista desplegable. Empecemos insertado una nueva columna a la que llamaremos Antigüedad en la empresa. Para definir criterios de validación de datos, seleccione el área de celdas a las que afectará el criterio (columna D), pulse sobre el menú Datos y presione la orden Validez. En el cuadro de diálogo que aparece, en el pestaña Criterios, indique el tipo de datos que desee validar. Para ello abra la lista desplegable Permitir y seleccione uno de los formatos que se presentan en ésta. En la lista desplegable Datos, elija el operador de comparación que quiera aplicar a los datos de entrada. Tras esta selección, Calc modificará las opciones del cuadro de diálogo para que pueda introducir los valores con los que desea comparar los datos de entrada. Por ejemplo, si selecciona Números Enteros y el operador mayor o igual que, se solicitará un valor mínimo (7). Active o desactive la casilla de verificación Permitir celdas vacías dependiendo de si desea omitir o no las celdas sin contenido. 62
  63. 63. En la pestaña Ayuda de entrada, podrá insertar un mensaje que le indique al usuario las características de los datos permitidos. Para ello, marque la casilla de verificación Mostrar Ayuda sobre la entrada al seleccionar una celda. Podremos especificar el título y el mensaje que será presentado como comentario siempre que una de estas celdas se seleccione. El título será Recuerde y el mensaje Deberá tener como mínimo 7 años de antigüedad. La pestaña Mensaje de error le permitirá crear el mensaje que podrá ver siempre que se introduzca un dato no válido. Active, para ello, la casilla Mostrar mensaje de error al introducir valores no válidos. Igualmente podremos introducir un título y el mensaje que se mostrará al introducir valores incorrectos. En el cuadro de Acción, si escogemos la opción Detener, no podremos introducir ningún valor no válido. Si no introduce ningún mensaje de error, cuando se inserten datos no válidos, Calc mostrará un mensaje de error estándar, dando la opción al usuario de aceptar o cancelar. Seleccionamos la acción Detener pero no ponemos ningún mensaje de error. 63
  64. 64. Para comprobar que los datos que ya se encuentran insertados en su lista también cumplen con los requisitos que usted ha introducido como parámetros de validación de datos, despliegue el menú Herramientas y sitúese en la opción Detective>Marcar los datos incorrectos. Como ve se muestran marcadas aquellas celdas cuya información no cumple con los criterios de validación que hemos introducido. Para eliminar estos círculos, pinche en el menú Herramientas>Detective>Eliminar todos los rastros. 64
  65. 65. Para comprobar que Calc no nos va a dejar introducir ningún numero que no sea mayor o igual 7, intentaremos introducir un 2 en la celda D3. Como vemos, Calc nos muestra el mensaje de error estándar. 65
  66. 66. PRACTICA: Clasificación Inserte la lista que se muestra en la imagen inicial a partir de la celda B2. Calcula la columna PUNTOS otorgando 3 puntos por cada partido ganado y 1 por partido empatado. Muestre el cuadro de diálogo Datos>Ordenar, y organice la columna Equipos de forma ascendente. A continuación, trabaje con las columnas PUNTOS y Goles en contra, y ordénelas de forma descendente y ascendente respectivamente. Aplique los formatos oportunos para conseguir un aspecto similar al de la imagen final. Guarde el documento con el nombre Clasificación. 66
  67. 67. 16. FILTROS Y SUBTOTALES Vamos a aprender a aplicar filtros sobre listas ya creadas. Vamos a copiar el siguiente ejemplo. Ahora vamos a crear un filtro automático. Un filtro automático se utiliza para depurar la información de una lista y mostrar sólo aquellos datos que cumplan con una determinada condición. Para crearlo vamos a seleccionar una de las celdas de la lista y desplegaremos el menú Datos>Filtro>Filtro automático. A partir de este momento, Calc presentará flechas desplegables junto a cada encabezamiento de las columnas de su lista. Despliegue una de las flechas y observe que mostrará todos los valores correspondientes a su encabezamiento. 67
  68. 68. Si escoge uno de los elementos que ofrece el cuadro de lista desplegable (por ejemplo Lámpara), estará especificando un criterio de filtrado, ocultando el resto de las filas que no lo cumplan. Para recordar que ha filtrado su lista y que lo que está visualizando es un subconjunto de la misma, Calc le mostrará la flecha de la columna o columnas filtradas de color azul. Para mostrar de nuevo todos los datos de una columna filtrada, despliegue su lista y pulse sobre la opción todo. 68
  69. 69. FILTRO ESTANDAR Con la ayuda de la opción filtro estandar de Filtro automático, podrá filtrar una lista en función de una comparación de desigualdad o encontrar filas que estén dentro de un área de valores. Abrimos la lista desplegable de la columna Precio de coste y seleccionamos filtro estandar. Se mostrará entonces el cuadro de diálogo filtro estandar. En él podemos introducir hasta 3 criterios. Comprobamos que en el campo Nombre del campo esté seleccionado Precio de coste. En el apartado Condición, seleccione un operador de comparación , en este caso “menor que” y, a continuación, escoja un Valor de las lista de la derecha, por ejemplo, 120,2 €. Haga clic en Aceptar para obtener los resultados. 69
  70. 70. Si desea eliminar el filtro automático, solo tiene que pinchar en el menú Datos>Filtro>Restablecer el filtro. Si lo que desea es ocultar las flechas, pero mantener los criterios de filtrado establecidos con el Filtro automático, despliegue el menú Datos>Filtro>Ocultar AutoFiltro. 70
  71. 71. MODELO DE FACTURA ● Base imponible: Es la suma de la columna importe (desde la celda E12 hasta la celda E23) ● Importe del Iva: Aplicamos a la base imponible el porcentaje de Iva (B27*C27) ● Total: Base imponible más importe de iva (C27+D27). 71
  72. 72. PRACTICA: Factura2 ● En el cuadro de los artículos, en la columna Total, habrá que insertar una función donde multiplicaremos el valor que hay en la columna Unidad por el valor que hay en la columna Precio de cada artículo. ● Luego en la celda a la derecha de Total a pagar habrá que insertar una función que nos sume todos los totales. 72
  73. 73. PRACTICA: Ventas ● Seleccionamos desde la celda B6 hasta la G10 e insertamos el diagrama. 73
  74. 74. PRACTICA: Población ● En la celda C13 sumaremos el nº de hombre y en la celda D13 sumaremos el nº de mujeres. ● Seleccionamos desde la celda B6 hasta la D11 e insertamos el diagrama. Luego podremos hacer todos los cambios que se nos ocurran: 3D, cambiar la superficie del diagrama,.... 74

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