Adysa Group Portal Empleado

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Adysa Group Portal Empleado

  1. 1. Portal del empleado Resumen Ejecutivo
  2. 2. Problemática: el crecimiento exige automatización de procesos •  Cuando las organizaciones empiezan a crecer empiezan a surgir problemas de comunicación y los costes de gestión y logística se disparan: 1 Falta de accesibilidad, utilidad y fiabilidad de la información 2 Procesos que requieren de muchas horas de gestión 3 Deficiencias en la calidad de servicio a cliente 4 Costes de papel y archivo 5 Falta de visibilidad de la dirección
  3. 3. Gestión Tradicional Problemática de gestión tradicional Problemática •  Comunicación •  Dificultad en la comunicación con los empleados à nuevos productos, comunicados, etc. •  Acceso a documentación obsoleta y mal organizada à consumo de tiempo excesivo y errores por versiones obsoletas •  Gestión de procesos •  Tiempo en la gestión de cada solicitud multiplicada por cada interlocutor •  Uso de papel à coste de papel + espacio de archivo •  Disponibilidad física de responsables para flujos de aceptación •  Errores humanos de contabilización y correspondencia con políticas internas •  Necesidad de gestión por parte de RRHH, Calidad u otros departamentos à consumo tiempo 3
  4. 4. La Solución •  Para mitigar esa problemática se puede crear un PORTAL DEL EMPLEADO que canalice la COMUNICACIÓN (canal empleado ßà empresa) y sirva de soporte a la AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS AHORRO DE COSTES PREPARACIÓN PARA EL CRECIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
  5. 5. Comunicación Social Automatización de Procesos Integración • Creamos tu portal del empleado totalmente a medida, adaptado a tu imagen y códigos de comunicación • Facilitamos la comunicación efectiva en la compañía • Organizamos la documentación y permitimos la gestión del conocimiento efectivo 5
  6. 6. Comunicación Social Automatización de Procesos Integración •  Creamos e incentivamos los mecanismos para comunicarse con la organización y entre ellos mejorando en ambiente y la vinculación con la compañía: Ideas sugerencias encuestas concursos foros iniciativas 6
  7. 7. Comunicación Social Automatización de Procesos Integración •  Automatizamos todos los procesos de relación empresa !" empleado, mejorando la eficiencia y reduciendo costes: Vacaciones, servicios de compensación, vehículos de empresa, reservas de salas, notas de gastos •  Incorporamos procesos departamentales en ámbitos formación, selección, riesgos laborales, etc. 7
  8. 8. Comunicación Automatización de Procesos Social Integración •  Integramos el portal con cualquier solución de gestión laboral ó ERP de la compañía (SAP, Meta4, PeopleSoft, etc): Nóminas Mod. 145 Certif. de retenciones Bajas 8
  9. 9. Portal del empleado Beneficios Portal del empleado Beneficios •  Eliminación de papel, y archivo •  Eliminación de trabajo de gestión y control por RRHH •  Agilización del proceso de aceptación/denegación •  Mejora en la satisfacción del empleado •  Visibilidad a los Managers y Directores en tiempo real •  Capacidad competitiva, toda la empresa está informada de las últimas novedades. •  Unificación de todos los servicios, aplicaciones, documentación interna etc. disponibles en la compañía en un único portal. •  Transmisión de imagen de empresa. •  Fomento de la colaboración entre empleados. •  Integración con las aplicaciones disponibles en la compañía. •  Simplificación de los procesos administrativos. •  Información unificada e integrada à >Aumenta la eficacia de los canales de comunicación y la productividad de los empleados. •  Empleados involucrados y eficientes y la empresa aumenta su rendimiento. •  Segmentación de la información •  Trabajo a distancia que ofrece a todos los empleados la posibilidad de acceder a las informaciones y aplicaciones de la empresa. 9
  10. 10. Cuadro funcional Directorio  (organización  funcional  y  jerárquica)    |    Sistema  de  nevagación  (Portal)   Comunicación   •  Circulares   •  Notas  de  prensa   •  Revista   corpora6vas   online   •  Polí6cas  de   compañía   •  Plan6llas  / procedimientos   •  Who  is  who   •  Welcome  Pack   •  Riesgos   Laborales   Solicitudes  y  work   flows   •  Vacaciones   •  Help  Desk   Informá6co   •  Vehículos  de   compañía   •  Servicios  de   compensación   •  Planes  de   pensiones   •  Stock  Op)ons   •  Seguro  médico   •  Tickets   Restaurant   •  Vehículos  de   compañía   •  …   Social   •  Eventos   •  Consultas   temá6cas  (foros:   laboral,  técnico,   etc.)   •  Tablón  de   anuncios   •  Encuestas   •  Ideas   Logís6ca  /   Facili6es   •  Notas  de  gastos   •  Notas  de  gastos   de  viajes   •  Reservas  de   Salas   •  Reservas  de   material   (cañones,   portá6les,   disposi6vos,   etc.)   •  Biblioteca/ Hemeroteca  on-­‐ line  (reservas   recursos)   Selección   •  Solicitud  de   becarios  /   empleados   •  Job  Pos6ngs   (Puestos   vacantes)   •  Programa  de   referencias  a   puestos   vacantes   •  Proceso  de   selección   Formación  y   desempeño   •  Definición  de   puestos  y  skills   •  Plan  de  carrera   •  Plan  de   formación  de   empleados   •  Catálogo  de   formación   •  Sistemas  de   Formación  on-­‐ line  (elearning)   •  Evaluación  de   desempeño   10
  11. 11. Solicitud empleado •  Rellena papel de solicitud •  Firma de Jefe à localizar físicamente •  Envío a RRHH à archivo manual y mecanización a sistema de control (excel) Problemática •  Uso de papel à coste de papel + espacio de archivo •  Disponibilidad física del jefe para aceptación •  Necesidad de una persona para el control de las vacaciones •  Errores humanos de contabilización, y correspondencia, con políticas internas Proceso Automatizado (Portal del empleado) Proceso tradicional Ejemplo proceso automatizado / Solicitud de vacaciones Solicitud empleado •  Solicitud desde el Portal del empleado •  El sistema controla los días disfrutados y los disponibles, contando con fiestas y políticas de compañía •  Llega la notificación al Jefe por email/sms para la aceptación à no requiere presencia física •  El sistema contabiliza automáticamente los días para ese empleado à RR.HH. no necesita intervenir Beneficios •  Eliminación de papel, y archivo •  Eliminación de trabajo de gestión y control por RRHH •  Agilización del proceso de aceptación/ denegación •  Mejora en la satisfacción del empleado •  Visibilidad a los Jefes, y Directores, de cómo está la situación de su personal 11
  12. 12. Fases de proyecto Consultoría y Definición de proyecto Diseño y Usabilidad Implementación funcional Estudio consultoría previo Estudio previo usabilidad Integración tecnológica del alcance definido Estructuración lógica del directorio (usuarios, perfiles y privilegios) Diseño Base Puesta en marcha Definición de sistema de navegación y Acceso a recursos y aplicaciones actuales Creación de piloto navegable Implantación plan de comunicación y gestión del cambio Definición de secciones de Contenidos: noticias, comunicados, políticas, acceso a revista, etc. Estudio con Focus Group para test de usuarios, previo a la integración con la plataforma de gestión (opcional) Definición de procesos a automatizar Plan de comunicación interna web: Definición de iniciativas de comunicación posibles a utilizar 12
  13. 13. Tecnología para el éxito Visión modelo tecnológico
  14. 14. Selección de la tecnología más adecuada •  A la hora de seleccionar la tecnología adecuada debemos tener en cuenta los siguientes criterios: •  •  •  •  •  •  •  •  Necesidad de flexibilidad en la funcionalidad Coste de mantenimiento: equipo humano, licencias, actualizaciones, mantenimiento de backups, adecuación a LOPD/LSSI Coste de infraestructuras: servidores, conectividad, sistemas de respaldo, escalabilidad de accesos Migraciones de productos e inversiones en nuevas licencias y servicios profesionales Facilidad de integración de los distintos sistemas de información Capacidades de producto y coste de complementos (si existen). Coste de desarrollos de funcionalidades no estandarizadas en el producto Coste de adopción de nuevas funcionalidades/productos asociados 14
  15. 15. Tecnología en modelo Cloud •  La tecnología utilizada es transparente para el cliente, abstrayendo toda esa complejidad. Todo se incluye en el servicio y solo se paga por el uso realizado mensualmente. •  •  •  •  •  No tengo que coordinar equipos de informática (interna o externa) No tengo que pensar en el dimensionamiento de infraestructuras independientemente del nivel de accesos y uso de servicios No tengo que invertir en desarrollos que luego no vuelvo a utilizar, porque cuento con un producto consolidado Tengo un equipo de soporte para atenderme ante cualquier necesidad Tengo la flexibilidad para poder evolucionar las funcionalidades que necesito en tiempos cortos 15
  16. 16. Beneficios del Cloud Computing Arquitectura Multiusuario Fácil personalización Acceso Universal 16
  17. 17. Cloud OnPremise (tradicional) Cloud Computing vs OnPremise Licencias Implantación Valores habituales para Toma de decisión Infraestructura Mantenimiento Equipo humano Escalabilidad de infraestructura Upgrades producto Valores que se olvidan y suponen mucho coste Migraciones LOPD 17
  18. 18. Seguridad y Cloud Computing Geanet realiza anualmente fuertes inversiones para garantizar la Alta disponibilidad y la Securización de su plataforma de cara a dar un exigente SLA y ofrecer la mayor tranquilidad a nuestros clientes de que sus datos están en el mejor sitio. Así, el modelo Cloud nos permite disponer de un nivel securización de nuestros servidores que sería le costosísimo abordar económicamente a un cliente de manera individual. 18
  19. 19. La solución •  Gestión de directorio: Organización (centros, departamentos, puestos, Tipos de contratos, etc.) y dependencias jerárquicas, Who is Who •  Soluciones de comunicación: circulares, comunicados, notas de prensa. Control de lectura efectiva y estadísticas de acceso. Creación de contenidos de obligada lectura. •  Gestión de Tareas pendientes (leer comunicados, entrar a un curso, aprobar unas vacaciones, etc. •  Publicación de contenidos: filosofía, políticas, plantillas, gestión documental. Publicación selectiva de contenidos à cada uno ve lo que le puede interesar •  Riesgos laborales: publicación de formación e información por puestos •  Solicitudes: Vacaciones, servicios de compensación, coches, etc. •  Formación: planes de formación, elearning, definición de puestos y plan de carrera, evaluación del desempeño •  Selección: Solic. Becarios y empleados, job postings, procesos de selección •  Facilities: Reserva de salas, material, notas de gastos, viajes 19
  20. 20. Enfoque al Retorno de la Inversión (ROI) •  Análisis previo
  21. 21. Return on Investment (ROI) •  El Retorno de la Inversión (ROI) es una medida clave a tomar en cuenta en cualquier proyecto de inversión •  •  •  en la fase de decisión a la hora de fijar objetivos en el seguimiento y análisis de los resultados ¿Por qué calcular el ROI? •  •  Resume de forma cuantitativa los costes y beneficios de la inversión Define el período de tiempo previsto para la recuperación de la inversión
  22. 22. Cálculo del ROI / tangibles (ejemplo)
  23. 23. Cálculo del ROI / intangibles Mejora de la Captación y Retención de talento Mejora de ambiente laboral Más tiempo disponible para dar mejor servicio à Satisfacción del cliente / excelencia Retención del Know How en la compañía à Gestión del conocimiento
  24. 24. Algunos casos de éxito
  25. 25. Portal del Empledo Room Mate •  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de acceso •  Definición de interfaz •  Definición e implantación de procesos de negocio •  Comunicación interna •  Gestión de Vacaciones •  Descarga de nóminas (comunic. SAP) •  Colaboración •  Formación 25
  26. 26. Portal del Empleado Inversis •  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de acceso •  Definición de interfaz •  Definición e implantación de procesos de negocio •  Automatización Procesos RRHH •  eLearning 26
  27. 27. Intranet BSCH •  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de acceso •  Definición de interfaz •  Definición de procesos •  Definición y automatización •  Dirección de equipo externo para implantación con Lotus Domino 27
  28. 28. Intranet TPI •  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de acceso •  Definición de interfaz •  Definición e implantación de procesos: •  Comunicación interna •  Notas de gastos •  Comercial •  Colaboración 28
  29. 29. Intranet Sun Microsystems •  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de acceso •  Definición de interfaz •  Definición e implantación de procesos de negocio •  Automatización Procesos RRHH •  Aplicativos Comercial y MKT •  Seguimiento de la calidad •  Formación y evaluación del desempeño •  Etc, 29
  30. 30. Intranet / Portal del Empleado MOA •  Consultoría de comunicación •  Estructuración •  Definición de perfiles de acceso •  Definición de interfaz •  Definición e implantación de procesos de negocio •  Automatización Procesos RRHH •  Implantación ERP con modulo financiero, comercial (CRM,y Operaciones) •  Gestión de acciones de Markqting e eMail Marketing 30
  31. 31. Principales Clientes
  32. 32. Principales clientes 32
  33. 33. Contacto §  Para más información, por favor contactar con: Juan Conde Morala 627 550 763 jconde@adysa.com Adysa Group C/ Alcalá, 119 – 3º dcha Madrid - 28009 33

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