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Productividad I trabajar por objetivos

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Webinar acerca de cómo trabajar por objetivos

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Productividad I trabajar por objetivos

  1. 1. 1
  2. 2. 2 Modo Algunos consejos previos Eliminar las pestañas de vuestro navegador Reducir las interrupciones Evitar las distracciones Gracias por vuestra comprensión
  3. 3. 3 Agenda del Webinar 22/04/20 16:00 h. Reglas del Webinar Objetivos Introducción 1 Modo Avión Modo Hacer y Terminar Tareas Clave Preparar, Prever y Planificar Hábitos efectivos 2 O3M Plan de Acción Lista de Tareas Métodos 3 Resumen Lecciones aprendidas Cierre Conclusiones 4
  4. 4. 4 “¿Por qué no cambias el reloj por una brújula?”
  5. 5. 5 ¿Qué aprenderemos hoy? ■ Reconocer hábitos efecUvos clave en nuestra organización de la acDvidad y la producDvidad. ■ Saber definir objeUvos de organización y producDvidad. ■ Saber definir un plan de acción (objeDvos, metas/hitos, tareas, acciones, Dempo esDmado/estándar, indicadores de gesDón, …)
  6. 6. 6 ¿Cuáles son vuestros hábitos que consideráis más efectivos?
  7. 7. Crea hábitos efecUvos de trabajo Cómo empezar y terminar la semana con éxito (Preparar, AnDcipar, Planificar) Tareas clave I Tareas “Pilar” Modo “Avión” I Modo “Hacer y Terminar” 7
  8. 8. 8 “Elegir mal tareas y acDvidades al comienzo es como salir sexta posición en una carrera. Luego cuesta remontar.” Empieza el día con una de tus tareas clave. Son la columna vertebral de tu acDvidad Producen resultados y generan saDsfacción ¿Sabes cuáles son tus tareas clave? Escríbelas en una hoja. Crea hábitos efecUvos de trabajo
  9. 9. Ten muy claro antes de empezar qué tarea vas a hacer. Es aconsejable, preferible que la hayas decidido el día anterior, momentos antes de finalizar tu jornada. La importancia de una tarea se define en función de los beneficios y las consecuencias. De los beneficios que logras haciéndola y de las consecuencias negaDvas que Dene no hacerla. Te permite organizar tus proyectos al fijar unos objeDvos en los que trabajar, aprovechar el Dempo y, en definiDva, incrementar tu producDvidad. Evita la presión que conlleva tener que recordar todo lo que Denes por hacer (y conseguir) y te aporta la seguridad de saber que no se ha perdido nada importante. 9 Crea hábitos efecUvos de trabajo
  10. 10. 10 Modo “Hacer y Terminar” Este modo de trabajo significa que seamos capaces de: Empezar la jornada con un objeDvo en mente. Una sola cosa a la vez. “Divide y vencerás” Revisa lo que estés haciendo de manera periódica. Especial atención a las tareas: “procrasDnadas” “casi” terminadas “Nada cansa más que el recordatorio constante de la tarea sin acabar” William James Crea hábitos efecUvos de trabajo
  11. 11. 11 Corta el “zapping” de tareas. Deja de saltar de flor en flor, haz monotarea. Elige una sola cosa, aparta lo demás, céntrate en ello y empieza cuanto antes. Vas a ver que con más facilidad de lo que crees, encontrarás el flujo y la intensidad que necesitas. Hacer una sola cosa a la vez es, hoy en día, un auténDco regalo. Modo “Avión” Crea hábitos efecUvos de trabajo
  12. 12. 12 Elige el mejor momento. Uno no puede estar en “modo avión” todo el día pero sí durante uno o varios momentos al día. Estudia tus ruDnas, tu Dpo de agenda, tus acDvidades y tareas. En muchos casos verás que la primera hora del día es la mejor para acDvar este modo. Ponte a hacer y terminar. Elimina o reduce todo aquello que te distraiga.. Modo “Avión” Crea hábitos efecUvos de trabajo
  13. 13. 13 “Concentracción” Las dos primeras horas del día valen el doble y siempre pongo ahí las tareas más di]ciles. La única tarea que vale es la que se termina. Pon más energía e intensidad en terminar que en empezar. Antes de empezar cualquier tarea me pregunto… qué es, para qué es y qué exige de mí. Si te empeñas en… hacer una sola cosa (unitarea-monotarea) terminas antes y mejor. en eliminar distracciones antes de empezar terminas antes y mejor. Recuerda tus tareas clave: idenD]calas, prepáralas, divídelas, aíslate y termínalas Crea hábitos efecUvos de trabajo
  14. 14. 14 La efecUvidad la conseguimos Creando y manteniendo: hábitos de eficacia (qué conseguir; los objeDvos y metas) eficiencia (cómo conseguirlo; métodos:listas de tareas, tablero Kanban,…) Ciclo de acUvidad: “Concentracción”, “Desconexión” y “Descanso” Modos de trabajo “Avión” y “Hacer y Terminar” Entorno de trabajo ]sico y digital ópDmo, cómodo, fácilmente accesible y agradable Crea hábitos efecUvos de trabajo
  15. 15. 15 ¿Cuáles son vuestros objetivos? ¿Sabéis que solo el 2% de los colaboradores pueden nombrar las 3 prioridades de su organización?
  16. 16. 16 03M Objetivos Metas Perspectiva Control Métodos Procesos Lista de tareas Lista de control Plan de acción Proyectos Kanban …//… Medidas M.A.R.T.E reglas de oro “Palabras mágicas” Mantener Eliminar Reducir Aumentar Crear Cambiar ¿Qué queremos conseguir? ¿Hasta cuánto voy a lograr en un determinado plazo? ¿Qué acciones, tareas, procesos, procedimientos,… hay que aplicar? 1 Cantidad, Calidad, Coste, Tiempo, Satisfacción 2 Perspectivas: Económica, Comercial, Organización y Personas KQCtS 11 Cuadro de mando Cuadro de mando 21 Cuadro de mando ¿Cómo me aseguro del logro? Métodos efecUvos de organización
  17. 17. 17 IdenDfica cuáles son los resultados que quieres conseguir Sé concreto y preciso al definir esos resultados. Descompón esos resultados en uno o más objeUvos. Pueden ser fases, metas, hitos, momentos, terminar algo, … y recuerda que sean específicos, medibles, asumibles, realistas y que estén acotados en el Dempo. Traduce esos objeUvos en tareas concretas. Cosas que irás haciendo diaria o semanalmente. Con ellas luego irás construyendo tus listas de tareas. Métodos efecUvos de organización
  18. 18. 18 Después de establecer un objeUvo y unas metas (puntos de control) recuerda que hay que planificar tu acUvidad pero … ¿por qué es tan importante? ¿Planificar o improvisar? ¿Qué haces tú? Prepara el día anterior Recuerda lo que hay que hacer al terminar mi jornada, prever el día siguiente. ¿Qué hay que preparar por anDcipado en tu acDvidad? La clave está en anUciparse Organiza tu calendario de trabajo Tu agenda como un tetris Métodos efecUvos de organización
  19. 19. 19 Trabajar con fechas, plazos, hitos, …son una ayuda ¿Por qué? Las fechas límite son un fenomenal mecanismo de acDvación y puesta en marcha La “tensión producUva” Plazos e imprevistos en justo equilibrio Siempre damos prioridad a lo úlUmo; consejos: Por adelantado bloquea Dempo en las próximas semanas o meses para trabajar en esas cosas a largo plazo. Empieza el día las cosas a largo plazo. ¿Cómo actúas ante los retrasos? Revisa, reajusta, recalibra Si ves venir un iceberg desde una km. de distancia puedes variar el rumbo. Si intentas virar cuando ya lo Uenes encima, hay colisión. Métodos efecUvos de organización
  20. 20. 20 ¿Por qué es tan importante planificar? Por que … reaccionas mejor ante los imprevistos y “marrones” sirve para que tu jefe te ayude a priorizar. haces en lugar de improvisar. haces en lugar de recordar. te ayuda a administrar y dosificar tus fuerzas. tu trabajo cobra más senDdo, Dene una intención y un punto de desDno. aprovechas mejor el Dempo. Métodos efecUvos de organización
  21. 21. 21 Plan de acción Herramientas Objetivos y metas Acciones Tareas Personas responsables Actores Tiempo Cronograma Progreso Pendiente, en curso, obstáculo, finalizado Enfoque tradicional Papel y lápiz TrelloAgantty Métodos efecUvos de organización
  22. 22. 22 Métodos efecUvos de organización Flujo natural de tareas Tarjetas/TareasTablero Ciclo/Proceso de “Producción”Persona responsable Fecha límite (entrega) Límite Tareas Tiempo estimado 4 Pendiente En curso Obstáculos Hecho Objetivos Metas Método KanBan
  23. 23. 23 Resumen, conclusiones Tareas clave Identifícalas Rincones del día Aprovecha el tiempo Modos de trabajo Avión Hacer y Terminar Concentración Desconexión Descanso O3M Objetivos, Metas, Métodos y Medidas Plan de acción Objetivo, tarea, actor, tiempo, estado Prioridad Basada en el compromiso Herramientas M.A.R.T.E. Método Kanban
  24. 24. 24 Vuestra opinión cuenta… ¿Qué os ha parecido la sesión (formato, contenidos, ritmo, …)? ¿Qué concepto, idea, contenido os ha satisfecho más? ,¿Y menos? ¿Qué contenidos creéis que podéis aplicar en breve? ¿Qué contenido queréis profundizar más en un futuro?
  25. 25. 25 Muchas gracias a todos por vuestra atención y colaboración.

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