1. VGM in de wolken
Op weg naar een DAM systeem
bij het Van Gogh Museum
Wouter de Voogd, functioneel beheerder Adlib
Marianne Nouwen, informatiebeheerder

2. Doelstelling DAM
• Centraal systeem voor het beheren, delen en
ontsluiten van multimedia bestanden
• Uitgangspunten:
- Adlib: voor het vastleggen van alle object
gerelateerde informatie
- DAM: voor het vastleggen van alle asset
gerelateerde informatie

3. Selectietraject
• Opstellen Programma van Eisen (PvE)
- gewenste functionaliteiten
- gewenste koppelingen
- technische eisen
• Aanschrijven leveranciers
• Uitnodigen van 4 leveranciers voor demo
• Keuze leverancier

4. Gewenste functionaliteiten
Onder andere:
• Uploaden bestanden (ook grote
hoeveelheden)
• Ondersteunen van diverse formaten
• Vastleggen van metadata
• Goede zoekfunctionaliteit
• Verschillende presentatiemogelijkheden

5. Gewenste koppelingen
• Adlib-DAM
- actuele metadata over object in DAM
- parent-child relaties zichtbaar in DAM
• DAM-Adlib:
- 1 afbeelding uit DAM zichtbaar in Adlib
- Overige beschikbare media in DAM

6. Technische eisen
Onder andere:
• SQL database
• Rollen en rechten
• Aantal gelijktijdige gebruikers

7. Uitkomst selectietraject
Cumulus van de Duitse firma Canto
Plus (+):
– Ervaring met eerdere koppelingen met museale collectie-informatiesystemen
– Goede zoek– en presentatiemogelijkheden
– Aparte webversie voor (externe) gebruikers
– Goede, heldere communicatie
Min (-):
– Eigen database

8. Proof of Concept (PoC)
• Om leverancier alle toezeggingen te laten
bewijzen
• Projectgroep met vertegenwoordigers diverse
afdelingen
• november 2013 – maart 2014
• Leermoment: beperk PoC echt tot PvE

9. Implementatiefase
• Vanaf 1 april 2014
• Ondanks PoC toch een complexe fase
(diepgaande kennis en ervaring bij alle
partijen is noodzakelijk)

10. Leermomenten
- 3e partij nóg beter informeren over structuur Adlib
- Testomgeving moet hetzelfde zijn ingericht als
productieomgeving
- Voer linkrefcheck (controle op dode links) in Adlib
- Kijk kritisch naar de notatie van de objectnummers
- Kijk kritisch naar de benaming van je assets

11. Sneak preview
In ontwikkeling:
• Cumulus Client (beheren, raadplegen, delen)
• Cumulus Sites (raadplegen, delen)
• Koppeling Adlib-Cumulus

12. Cumulus client

15. parent-child relatie

16. Leveren van afbeeldingen

20. Cumulus Sites

23. Adlib-DAM
Referentie
vanuit DAM
Oude referentie.
(Komt t.z.t. te
vervallen)
Link naar
overige media
in DAM

24. Resultaat van link vanuit Adlib in Sites