Demo-presentación de la plataforma de gestión documental
Indice <ul><li>Características  Adapting Document® </li></ul><ul><li>Ventajas </li></ul><ul><li>Aplicaciones de la platafo...
Características <ul><li>Tecnología 100% Web  </li></ul><ul><li>Identificación y caracterización de usuarios </li></ul><ul>...
Ventajas <ul><li>Reutilización del conocimiento </li></ul><ul><li>Velocidad de implantación </li></ul><ul><li>Fiabilidad d...
Aplicaciones del gestor documental <ul><li>Gestión de la documentación del sistema de calidad </li></ul><ul><li>Gestión co...
Aplicaciones verticales <ul><li>Empresas de digitalización y custodia </li></ul><ul><li>Sector inmobiliario: </li></ul><ul...
 
Buscador avanzado Busca en la base de datos documental combinando filtros acumulables para afinar la búsqueda
Búsqueda tipo documental ‘factura’ Configurable:  solicita automáticamente  los datos adicionales del tipo de documento a ...
Alta de nuevo documento en el gestor Formulario de alta manual de documento,  se rellenan los datos  que lo caracterizan y...
Estructura de carpetas Lista de las carpetas donde se ubican los documentos, al estilo Windows. Permite varios niveles y n...
Listado de documentos Listado de documentos resultado de una búsqueda en la carpeta de Administración.  Nos muestra el tip...
Ficha de metadatos y anexo Datos que caracterizan el documento y forman la base de datos sobre la que actúa el buscador. A...
Ficha de expediente con documentos Ficha de datos del expediente  con listado de documentos que lo integran  y acciones pe...
Mis tareas pendientes con alertas Lista de documentos sobre los que el usuario tiene tareas pendientes. Con alertas de día...
Circuito / flujo de aprobaciones Flujo de trabajo sobre los documentos. Aprobaciones o cambio de estado por parte de los r...
Reconocimiento de código de barras Generación e impresión de etiquetas con los datos del documento para  reconocimiento de...
Integrable con OCR de caracteres Opcionalmente se puede integrar un software OCR o reconocimiento de caracteres durante el...
Importador de archivos digitalizados Los documentos ya escaneados a PDF o en cualquier formato electrónico, se incorporan ...
 
Caso gestor documental I
<ul><li>Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor de...
Necesidades I <ul><li>Control del acceso a la documentación </li></ul><ul><li>Mejora de la búsqueda de información </li></...
Solución técnica I <ul><li>Adapting Document®: </li></ul><ul><li>Módulo de expedientes </li></ul><ul><li>Módulo de captura...
Resultados I
Caso gestor documental II
<ul><li>Concesionario BMW,  </li></ul><ul><li>Alpicat (Lleida). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor de expedientes...
Necesidades II <ul><li>Control de la documentación y estado de expedientes </li></ul><ul><li>Reducción del papeleo , tiemp...
Solución técnica II <ul><li>Adapting Document® : </li></ul><ul><li>Módulo de gestión de expedientes </li></ul><ul><li>Módu...
Resultados II
Caso gestor documental III
<ul><li>Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid. </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor document...
Necesidades III <ul><li>Control del acceso a la documentación  </li></ul><ul><li>Segmentación de información por perfiles ...
Resultados III
Otros ejemplos gestor documental I
Otros ejemplos gestor documental II
Otros ejemplos gestor documental III
Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 ...
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Demo Gestor Documental Adapting Document

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Presentación DEMO de la plataforma de gestión documental Adapting Document.

Contenidos:

- Características de Adapting Document

- Ventajas

- Aplicaciones

- Funcionalidades

- Casos y ejemplos

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Demo Gestor Documental Adapting Document

  1. 1. Demo-presentación de la plataforma de gestión documental
  2. 2. Indice <ul><li>Características Adapting Document® </li></ul><ul><li>Ventajas </li></ul><ul><li>Aplicaciones de la plataforma </li></ul><ul><li>Funcionalidades </li></ul><ul><li>Casos y ejemplos </li></ul>
  3. 3. Características <ul><li>Tecnología 100% Web </li></ul><ul><li>Identificación y caracterización de usuarios </li></ul><ul><li>Personalización de contenidos </li></ul><ul><li>Gestión de perfiles y permisos </li></ul><ul><li>Capacidad de distribución y notificación </li></ul><ul><li>Facilidad de manejo / Usabilidad </li></ul><ul><li>Workflow colaborativo </li></ul><ul><li>Rapidez de implantación </li></ul><ul><li>Personalización de diseño y funciones </li></ul><ul><li>Especialización por sector/ aplicación </li></ul>
  4. 4. Ventajas <ul><li>Reutilización del conocimiento </li></ul><ul><li>Velocidad de implantación </li></ul><ul><li>Fiabilidad de resultados </li></ul><ul><li>Optimización de costes </li></ul><ul><li>Facilidad de mantenimiento </li></ul><ul><li>Crecimiento y mejora modular </li></ul>
  5. 5. Aplicaciones del gestor documental <ul><li>Gestión de la documentación del sistema de calidad </li></ul><ul><li>Gestión colaborativa de la documentación técnica y de I+D </li></ul><ul><li>Extranet de intercambio de documentación con clientes y proveedores </li></ul><ul><li>Gestión digitalizada del registro de entrada de correspondencia </li></ul><ul><li>Gestión de facturas y su flujo de aprobación </li></ul><ul><li>Gestión digitalizada de expedientes </li></ul><ul><li>Gestión de facturas electrónicas (Portal de e-facturas) </li></ul>
  6. 6. Aplicaciones verticales <ul><li>Empresas de digitalización y custodia </li></ul><ul><li>Sector inmobiliario: </li></ul><ul><ul><li>Registro de entrada/ salida </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de expedientes de promoción </li></ul></ul><ul><li>Concesionarios automóvil: </li></ul><ul><ul><li>Gestión de expedientes comerciales </li></ul></ul><ul><li>Centros de I+D+i: </li></ul><ul><ul><li>Gestión del conocimiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Observatorios tecnológicos </li></ul></ul><ul><li>Administración pública: </li></ul><ul><ul><li>Registro de entrada/ salida </li></ul></ul><ul><ul><li>e-Administración </li></ul></ul>
  7. 8. Buscador avanzado Busca en la base de datos documental combinando filtros acumulables para afinar la búsqueda
  8. 9. Búsqueda tipo documental ‘factura’ Configurable: solicita automáticamente los datos adicionales del tipo de documento a buscar, la factura
  9. 10. Alta de nuevo documento en el gestor Formulario de alta manual de documento, se rellenan los datos que lo caracterizan y se adjunta el archivo/documento desde el disco del PC o carpeta de la red local
  10. 11. Estructura de carpetas Lista de las carpetas donde se ubican los documentos, al estilo Windows. Permite varios niveles y navegar por ellas para localizar los documentos También se navega por las carpetas al estilo menú web
  11. 12. Listado de documentos Listado de documentos resultado de una búsqueda en la carpeta de Administración. Nos muestra el tipo, código, título, fecha y estado del documento.
  12. 13. Ficha de metadatos y anexo Datos que caracterizan el documento y forman la base de datos sobre la que actúa el buscador. Adjunta el fichero o ‘documento’ listo para su descarga
  13. 14. Ficha de expediente con documentos Ficha de datos del expediente con listado de documentos que lo integran y acciones pendientes sobre ellos
  14. 15. Mis tareas pendientes con alertas Lista de documentos sobre los que el usuario tiene tareas pendientes. Con alertas de días de retraso en su tramitación
  15. 16. Circuito / flujo de aprobaciones Flujo de trabajo sobre los documentos. Aprobaciones o cambio de estado por parte de los responsables de su tramitación . Por ejemplo apruebo esta factura y la dejo pendiente de contabilización por el dpto. de contabilidad
  16. 17. Reconocimiento de código de barras Generación e impresión de etiquetas con los datos del documento para reconocimiento del código de barras y la indexación automática tras el escaneado por lotes.
  17. 18. Integrable con OCR de caracteres Opcionalmente se puede integrar un software OCR o reconocimiento de caracteres durante el escaneado para indexar automáticamente . Por ejemplo puede reconocer el nº de CMR y escribirlo en la ficha anexando su correspondiente imagen escaneada
  18. 19. Importador de archivos digitalizados Los documentos ya escaneados a PDF o en cualquier formato electrónico, se incorporan en lote automáticamente a sus fichas de metadatos.
  19. 21. Caso gestor documental I
  20. 22. <ul><li>Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP a medida. </li></ul><ul><li>4.000 expedientes/ mes </li></ul><ul><li>50 usuarios internos </li></ul>Resumen I
  21. 23. Necesidades I <ul><li>Control del acceso a la documentación </li></ul><ul><li>Mejora de la búsqueda de información </li></ul><ul><li>Deterioro físico del almacén documental (inundación) </li></ul><ul><li>Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre ERP y Gestor documental </li></ul><ul><li>Cumplimentación del expediente con documentos externos </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>ERP a medida </li></ul><ul><li>Integración mediante webservices (SOAP) </li></ul><ul><li>Entorno Intranet , servidor dedicado </li></ul><ul><li>SQL Server 2005 / Windows 2003 Server </li></ul>
  22. 24. Solución técnica I <ul><li>Adapting Document®: </li></ul><ul><li>Módulo de expedientes </li></ul><ul><li>Módulo de captura (reconocimiento cód.barras) </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Conector con ERP a medida </li></ul>
  23. 25. Resultados I
  24. 26. Caso gestor documental II
  25. 27. <ul><li>Concesionario BMW, </li></ul><ul><li>Alpicat (Lleida). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos. </li></ul><ul><li>25 usuarios internos </li></ul>Resumen II
  26. 28. Necesidades II <ul><li>Control de la documentación y estado de expedientes </li></ul><ul><li>Reducción del papeleo , tiempos de búsqueda, etc. </li></ul><ul><li>Mejora de la imagen frente al cliente </li></ul><ul><li>Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc) </li></ul><ul><li>Permitir análisis comercial </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa </li></ul><ul><li>SQL Server 2005 / Windows 2003 Server </li></ul><ul><li>Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta) </li></ul>
  27. 29. Solución técnica II <ul><li>Adapting Document® : </li></ul><ul><li>Módulo de gestión de expedientes </li></ul><ul><li>Módulo de captura (carga multi-fuente) </li></ul><ul><li>Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos) </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Creación automática de documentos personalizados por tipo de expediente y tipología del cliente </li></ul>
  28. 30. Resultados II
  29. 31. Caso gestor documental III
  30. 32. <ul><li>Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid. </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor documental multi-sede. </li></ul><ul><li>3.000 referencias </li></ul><ul><li>600 documentos/mes (creciendo) </li></ul><ul><li>40 usuarios internos </li></ul><ul><li>Acceso clientes </li></ul>Resumen III
  31. 33. Necesidades III <ul><li>Control del acceso a la documentación </li></ul><ul><li>Segmentación de información por perfiles internos y clientes </li></ul><ul><li>Flujos de aprobación documental + gestión de versiones </li></ul><ul><li>Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter </li></ul><ul><li>SQL Server 2005 / Windows 2003 Server </li></ul>
  32. 34. Resultados III
  33. 35. Otros ejemplos gestor documental I
  34. 36. Otros ejemplos gestor documental II
  35. 37. Otros ejemplos gestor documental III
  36. 38. Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 marketing@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz

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