UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

AZIENDA
LA STORIA
L’azienda Reggini S.p.A. offre numerosi servizi per il mondo delle auto. La
sua storia inizia nel 1950. Emilio Reggini nutre una grande passione per le
automobili ed è legato da una profonda amicizia al fondatore del Gruppo
Volkswagen, Gerhard Richard Gumpert.
Piano piano, ad affiancare Reggini arrivano i figli, Benito e Piero. Da
azienda individuale, la Reggini si trasforma in S.p.A. e, giunta alla terza
generazione, rappresenta i marchi Volkswagen, Audi e Skoda.
Oggi conta oltre 100 collaboratori, più di 3.200 vetture vendute e oltre 75
milioni di euro fatturati nell’ultimo esercizio.
L’esperienza maturata in questi sessant’anni, gli alti standard qualitativi dei
brand rappresentati, la professionalità di un team specializzato, il proporre
prodotti e servizi sempre all’avanguardia, sono questi i principi base della
Reggini la cui regola fondamentale è «Il cliente prima di tutto».

ESIGENZA
LE ESIGENZE PRINCIPALI
Reggini S.p.a. aveva la necessità di una soluzione che fosse integrata con il proprio
DMS aziendale per recuperare in automatico i documenti dallo stesso ed
interfacciarsi con i propri software contabili.
ADA.DPM, la soluzione sviluppata da Adawen e verticalizzata sul mondo
automotive, integra la piattaforma documentale ARXivar NEXT, attraverso i
connettori, al DMS CROSS2, a Microsoft Dynamics e a Panthera ERP.
Inoltre, visti i numerosi archivi cartacei presenti in azienda, vi era la necessità di
gestire e organizzare i documenti in maniera digitale fin dall’ingrasso in azienda
degli stessi.

ESIGENZA
LE ESIGENZE SPECIFICHE
GESTIONE DEI DOCUMENTI DI VENDITA
Vista la grande quantità di documenti e flussi da gestire, Reggini aveva
l’esigenza di adottare una soluzione in grado di automatizzare e
digitalizzare i processi aziendali, indipendentemente dal luogo in cui si
trovava l’utente ed il software che li generava.
GESTIONE DEGLI ORDINI DI LAVORO DIGITALI
L’esigenza principale era quella di avere un unico contenitore di
riferimento per le commesse di officina, con tutti i documenti relativi alla
lavorazione di un determinato veicolo dal principio fino al termine della
commessa.
GESTIONE DATI DEL CICLO PASSIVO
Dati i numerosi documenti d’acquisto in azienda, cartacei o elettronici,
era necessario trovare una soluzione che potesse gestirli ed organizzarli
all’interno di un sistema documentale. Pertanto sono state messe in atto
diverse procedure per l’acquisizione dei documenti passivi, tra cui
l’acquisizione degli stessi tramite etichetta barcode.

SOLUZIONE

SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
Gestione dei documenti di vendita:
Il workflow consente al reparto commerciale un maggior grado di controllo sull’intero processo, gestendo
la procedura dal primo contatto con il cliente fino all’eventuale concretizzazione della vendita e consegna
del veicolo. Tutto grazie a:
TASK specifici che seguono passo dopo passo ciascuna figura nelle varie fasi di vendita,
indicando in ogni momento le varie azioni da intraprendere (verificare i dati, allegare un
documento, etc.)
BLOCCHI selettivi che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono
soddisfatte alcune condizioni, come ad esempio le liste di documenti che devono essere
allegati per poter procedere allo step successivo
REMINDER che avvisano se la pratica è inattiva da un certo periodo di tempo o in ritardo
ARCHIVIAZIONE tramite relazioni o pratiche, in modo che, dato un certo documento si possa
risalire con un click a tutti gli altri documenti della stessa pratica di vendita dei veicoli

SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
Archiviazione digitale dell’ordine di lavoro:
L’implementazione di questa procedura permette di acquisire e controllare in maniera ottimale gli interventi di
officina effettuati sulle auto. Anche in ottica di verifica da parte di enti certificatori, è, infatti, fondamentale avere uno
strumento che consenta di:
• Avere una visione completa di tutti gli interventi eseguiti in determinati periodi e il loro stato
• Recuperare con un click tutta la relativa documentazione
• Archiviare facilmente tutta la documentazione prodotta. L’ordine di lavoro presenterà un apposito barcode, il quale
consentirà l’archiviazione automatica su ADA.DPM una volta scansionato
Controllo e gestione dei documenti di acquisto:
Per le fatture d’acquisto elettroniche ricevute direttamente da Volkswagen Group Italia S.p.a, essendo Reggini un
cliente estero con sede legale a San Marino, è stata gestita l’importazione del documento elettronico e la successiva
lettura da parte del sistema contabile dei dati di registrazione della fattura.
Per le fatture cartacee, invece, il flusso è stato pensato in maniera opposta:
1. Viene letta la registrazione del documento dal sistema contabile
2. Avviene la creazione del profilo della fattura sul documentale
3. Viene stampata l’etichetta barcode apposta sul documento cartaceo per la scansione

BENEFICI
GRAZIE AD ARXIVAR:
• La documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente
dal luogo in cui ci si trova
• I processi sono facilmente controllabili e regolamentati anche non essendo fisicamente in azienda.
L’adozione di ADA.DPM ha portato, inoltre, ulteriori benefici tra cui:
• Forte riduzione dell’utilizzo di carta che normalmente si manifesta nella fase di preventivazioni
• Un’unica copia di ogni documento legato alla vendita, eliminando il problema di ridondanza e
duplicati
• I documenti seguono un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati che fungono da
certificatori e approvatori per gli step successivi
I BENEFICI

PAROLA AL CLIENTE
«ADA.DPM ci ha permesso di recuperare tutta la documentazione direttamente dal
nostro DMS in modo automatico grazie alla perfetta integrazione con software. Oltre
al recupero automatico delle informazioni la soluzione ci permette di digitalizzare tutti i
documenti sin dal loro ingresso in azienda e di farli poi confluire in un percorso
prestabilito a seconda della loro natura.
La creazione di processi specifici per le singole necessità ci ha permesso di aumentare il
grado di controllo di tutte le informazioni che transitano in azienda e di velocizzare le
procedure di verifica ed autorizzazione, diminuendo di conseguenza le tempistiche
decisionali.
La digitalizzazione documentale, inoltre, ci ha portato ad un notevole risparmio sia dal
punto di vista logistico, inteso come spazio occupato dai vecchi archivi cartacei, sia in
termini di costi di gestione della documentazione fisica.
Possiamo dire che ADA.DPM ci ha portato importanti benefici e sicuramente avvicinato
alla completa digitalizzazione aziendale».
Marco Reggini
Amministratore Delegato di Reggini S.p.a