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ARXivar per Sutter: gestione ciclo passivo e codifica nuovi prodotti finiti

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La Sutter Industries S.p.A.è la multinazionale italiana che produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni. Il Gruppo aveva esigenza di risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo e automatizzare l’iter per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino a prima gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti

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ARXivar per Sutter: gestione ciclo passivo e codifica nuovi prodotti finiti

  1. 1. Un nostra storia di successo
  2. 2. L’azienda La Sutter Industries S.p.A. è la multinazionale italiana che produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni. L’headquarter e l’unità produttiva sono situati in Italia, a Borghetto Borbera, in provincia di Alessandria. L’azienda è strutturata in due Business Unit: Consumer riconosciuta con il brand Emulsio. Professional si rivolge al settore del cleaning professionale attraverso una capillare rete di distributori presenti in Europa e altri Paesi del Mondo
  3. 3. L’azienda 200 dipendenti 150 anni di storia e innovazione 7 certificazioni aziendali e di prodotto
  4. 4. L’ Esigenza Avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale Recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro. Risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo Automatizzare l’iter per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino ad ora gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti.
  5. 5. La Soluzione Il Gruppo Sutter ha affrontato una software selection allo scopo di esaminare piattaforme di Document & Process Management alternative rispetto a quella storicamente utilizzata, al fine di acquisire un prodotto “duttile” e facilmente personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella gestione della piattaforma stessa. Dopo la fase di screening e di analisi la scelta è caduta sulla piattaforma di Information & Process Management ARXivar
  6. 6. La Soluzione Il progetto di avviamento e sostituzione della soluzione preesistente è avvenuta in meno di 10 giornate di assistenza diretta Il recupero dei documenti archiviati nel preesistente sistema documentale è stato realizzato mediante un’esportazione in formato CSV e successiva importazione in ARXivar mediante Spool Recognition. Archiviazione di tutti i documenti del ciclo passivo (bolle, fatture) tramite la tecnica del barcode ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata o preformata secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei documenti.
  7. 7. La Soluzione Per la Codifica di nuovi Prodotti Finiti è stato sviluppato un workflow che fa circolare la richiesta di compilazione dei campi su form divisi per funzione. Alla fine del workflow tutti i form compilati vengono «ricomposti» su un unico documento che viene archiviato ed inviato per essere utilizzato per il data entry sull’ERP aziendale.
  8. 8. I Benefici  Piena autonomia nella gestione ed implementazione della piattaforma  Semplificazione del processo di archiviazione dei DDT e delle Fatture Fornitori  La gestione del processo di Codifica dei Nuovi Prodotti Finiti sviluppata con ARXivar ha permesso, inoltre, di semplificare, controllare e ottimizzare il lavoro degli utenti coinvolti e di velocizzare i tempi . Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità nell’integrazione con il sistema informativo.
  9. 9. La parola al cliente “Nell’ultimo anno abbiamo integrato la gestione documentale di Arxivar con il nuovo ERP sfruttando al massimo la sinergia dei due sistemi per tutte le società gestite. Poiché la piattaforma Arxivar ha soddisfatto le attese aziendali, pensiamo di utilizzarla per estendere il workflow ad alcuni processi aziendali critici che richiedono integrazione tra documentazione cartacea e dati gestionali strutturati.“ Giannino Massone – CIO Gruppo Sutter

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